6 dicas para reduzir custos ao organizar um evento corporativo

Quando se trata de planejamento de eventos corporativos, existem algumas áreas-chave em que os custos podem aumentar rapidamente. As taxas de aluguel do local costumam ser um dos maiores itens de linha do orçamento e podem ser um grande ponto de discórdia para os planejadores de eventos. No entanto, existem algumas maneiras de contornar esse problema e ainda proporcionar uma experiência incrível para os hóspedes.

Com um pouco de criatividade e pensamento criativo, é possível entregar um evento corporativo incrível sem gastar muito e ainda impressionar seus convidados. Para tornar isso realidade, é importante que os planejadores de eventos estejam cientes de algumas estratégias-chave de economia de custos.

Nas próximas seções, abordaremos algumas dicas inteligentes sobre como você pode reduzir essas despesas e ainda entregar um evento de alto nível.

Seja criativo com a seleção do local

Escolher um local que tenha seus próprios equipamentos e instalações e reduzir a necessidade de alugar ou comprar o seu próprio é uma maneira de gastar menos nos custos totais do local. Hoje em dia é possível fazer isso usando um software de planejamento de eventos corporativos para ajudar a fazer essas comparações diretas entre diferentes locais.

Como uma opção mais criativa e econômica, considere optar por um local não convencional, como uma área externa ou um prédio antigo. Escolher um estilo de evento menos padrão, como um jantar ou piquenique, muitas vezes pode ser alugado por uma fração do preço de um salão de banquetes ou centro de conferências tradicional. E, com um pouco de engenhosidade, você pode transformar esses espaços em locais de eventos verdadeiramente memoráveis.

Claro, apenas esteja atento ao tipo de evento que você está planejando e ao ambiente que você está tentando nutrir. Se você está considerando opções ao ar livre, fique de olho no clima nessa época do ano também.

Aproveite os equipamentos e instalações

Você pode economizar dinheiro em seu evento escolhendo um local que tenha seus próprios equipamentos e instalações para que você não precise alugar ou comprar um sistema de som, palco e iluminação separados. Muitos locais já têm essas coisas configuradas, então não deixe de perguntar sobre elas ao considerar seu próximo local.

As empresas podem economizar custos de várias maneiras, aproveitando os equipamentos e instalações fornecidos pelo local, como:

• Projetores e telas disponíveis para uso em apresentações
• Disponibilidade de Wi-Fi, para que os hóspedes possam usar seus próprios dispositivos
• Desconto para usar seus serviços de catering interno
• Planos de pagamento em potencial para melhorar o fluxo de caixa

Procure parceiros de patrocínio para ajudar a compensar os custos

Um método eficaz para reduzir o custo do evento da sua empresa é procurar parceiros patrocinadores. Eles podem ajudar a cobrir os custos em troca da promoção de seu produto ou marca. Isso beneficia ambas as partes porque você economiza dinheiro enquanto elas ganham exposição.

Existem algumas maneiras de encontrar potenciais parceiros de patrocínio. Para promover seu evento, considere entrar em contato com empresas que compartilham um público-alvo semelhante. Por exemplo, se você estiver organizando uma conferência de energia verde, poderá entrar em contato com empresas de painéis solares ou fabricantes de carros elétricos.

Depois de encontrar alguns parceiros em potencial, o próximo passo é entrar em contato com eles e fazer uma proposta. Explique sobre o que é o seu evento e por que a marca deles seria uma boa opção, incluindo informações sobre os participantes do seu evento e a cobertura da mídia. Fornecer a eles um pacote de patrocínio que descreva os benefícios de investir em seu evento certamente aumentará suas chances de garantir o apoio deles.

Aqui estão alguns outros exemplos de como os parceiros de patrocínio podem ajudar as empresas a economizar custos em conferências:

• Uma empresa de computadores doa laptops para uso durante um seminário de treinamento
• Um varejista de roupas fornece cartões-presente para uso como prêmios de porta
• Uma rede hoteleira oferece um desconto para os convidados de um evento
• Uma companhia aérea oferece viagens com desconto para palestrantes em uma conferência

Faça um brainstorming de uma lista de possíveis parceiros para ajudar a tornar sua próxima conferência mais impactante.

Utilize a tecnologia para reduzir os custos de impressão e envio

De acordo com um estudo da Environmental Paper Network , a impressão digital pode economizar até 25% nos custos gerais de impressão. Além disso, ao utilizar serviços de remessa online, as empresas podem reduzir seus custos em até 50% com serviços online como UPS e FedEx.

A tecnologia também pode ser usada para ajudar a reduzir o custo do serviço de alimentos e bebidas em eventos corporativos. Ao encomendar alimentos e bebidas on-line, as empresas podem aproveitar descontos em massa e ofertas de frete grátis. Com o uso de aplicativos móveis para gerenciar pedidos e pagamentos, as empresas podem evitar erros dispendiosos que geralmente ocorrem ao lidar com métodos tradicionais baseados em papel.

Crie um tema ou decore de uma maneira única, mas econômica

Moldar seu evento corporativo em torno de um tema único e econômico pode dar um toque único. Por exemplo, você pode selecionar ouro e branco como suas cores e usá-los em toda a decoração; isso pode incluir o aluguel de toalhas de mesa e guardanapos brancos com detalhes em ouro. Isso ainda parece elegante, evitando os custos adicionais que podem ser associados a cores mais exclusivas.

O dinheiro também pode ser economizado em decorações fazendo você mesmo alguns elementos, como peças centrais usando potes de pedreiro, flores falsas e fitas. Ao hospedar vários eventos em um ano, pode ser mais barato alugar decorações em vez de comprá-las todas de uma vez.

Use as mídias sociais para promover seu evento e economize nos custos de marketing

Ao usar plataformas como Facebook, TikTok, Twitter e Instagram, você pode alcançar um grande público com pouco ou nenhum custo, oferecendo uma vantagem ao criar páginas de eventos, postar atualizações e interagir com possíveis convidados.

Ao promover um evento corporativo, você deve garantir que suas postagens nas mídias sociais sejam profissionais e estejam na marca. Assim, você pode criar uma página de evento no site da sua empresa, compartilhá-la em suas plataformas de mídia social e usar as hashtags certas para alcançar um público mais amplo para promover ofertas ou descontos especiais que você possa estar oferecendo.

Finalmente, eles são uma opção para realizar promoções e concursos. Oferecer descontos para convidados que compartilham sua página do evento em seus próprios perfis de mídia social ou realizar um concurso em que o prêmio é ingressos gratuitos para o seu evento são boas opções para experimentar ao usar esses canais.