Como agendar funcionários de forma eficaz: 3 dicas para aumentar a produtividade e as vendas

Constantemente fazendo malabarismos entre pessoal adequado e orçamentos enxutos? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a agendar funcionários de forma eficaz.

O agendamento de funcionários é um desafio fundamental não apenas para o setor de varejo, mas também para outros setores de serviços, como hotelaria, logística, saúde e serviços de alimentação. Por um lado, as empresas precisam garantir pessoal adequado para lidar com a pressa de clientes. Por outro lado, a programação volátil e imprevisível destrói o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos funcionários.

Muitas vezes, os funcionários de turnos são obrigados a trabalhar em turnos variados a cada semana. Eles raramente têm controle sobre seus horários e normalmente só aprendem seus horários alguns dias antes. Embora várias empresas usem nomes diferentes para essas práticas de agendamento, elas são amplamente conhecidas como agendamento just-in-time ou agendamento centrado no cliente.

Recentemente, a Lowe's adotou um sistema de agendamento centrado no cliente para garantir que os turnos dos funcionários reflitam o tráfego da loja. Embora o sistema pareça bom para os negócios em teoria, na realidade ele limita o número de dias consecutivos de folga para os funcionários, bem como a visibilidade e a flexibilidade no agendamento. A mudança trouxe menos previsibilidade para a vida dos funcionários e afetou negativamente o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, acabando por diminuir o moral da força de trabalho.

Embora a sabedoria convencional dite que a programação instável é a norma nos ambientes de negócios enxutos de hoje, discrepâncias como Nando's e The Gap Inc. mostram que a programação estável não é apenas viável, mas também pode ajudar a melhorar as vendas e a produtividade. E temos três dicas para ajudá-lo a implementá-lo em sua empresa.

3 técnicas de agendamento de funcionários que sua empresa deve usar

Dica nº 1: forneça aos funcionários uma melhor visibilidade de suas agendas

Imagine isso – Adam trabalha na caixa registradora de uma loja de roupas. As férias estão chegando e ele quer planejar dias de folga com sua família. No entanto, os feriados também são a época mais movimentada do ano para a loja e ele não tem ideia de quais dias ou turnos estará trabalhando na próxima semana. Em tais situações, a falta de visibilidade do cronograma provavelmente deixará Adam e funcionários como ele um pouco desapontados, se não frustrados e/ou desengajados.

Arraste e solte o agendamento no Findmyshift (Fonte)

Para os empregadores, uma maneira simples de evitar tais situações é preparar os turnos com antecedência, em calendários de papel ou registros de presença. Ainda melhor, porém, é usar o software de agendamento de funcionários para criar e compartilhar horários de trabalho, bem como enviar lembretes aos funcionários antes de cada turno.

Dica nº 2: Dê aos funcionários a flexibilidade de trocar de turno

No mês passado, a escola da filha de Adam teve uma reunião de pais e professores em uma manhã de sábado. Mas Adam tinha um turno de manhã, então ele ligou para seu gerente para solicitar uma mudança. O gerente acabou passando três horas tentando encontrar outro funcionário para trocar o turno com Adam e comunicar as mudanças a todos os afetados.

Aprovação de substituição no CakeHR (CakeHR)

Essa é outra situação que pode ser evitada com a ajuda de um software de agendamento de funcionários, que torna o processo de troca e troca de turnos muito mais simples para os funcionários. Em nosso exemplo, Adam pode colocar o turno para substituição diretamente no sistema de software, e qualquer colega de trabalho disponível pode reivindicá-lo. A mudança é imediata e visível para todos os envolvidos.

Em um experimento na Gap, cerca de 50% das solicitações postadas com um a três dias de antecedência em um aplicativo de smartphone de troca de turno encontraram compradores, e 62% dos funcionários de meio período que usaram o aplicativo relataram postar ou pegar turnos. No geral, 95% dos funcionários participantes concordaram que o aplicativo facilitou o ajuste dos horários de trabalho para atender às suas necessidades.

Dica nº 3: Avalie as necessidades de pessoal e evite excessos de custos

Continuando com nosso exemplo, digamos que para este mês, Adam está de plantão às segundas e quartas-feiras. Isso significa que ele deve estar disponível para trabalhar no aviso de uma chamada e não pode agendar nenhum compromisso pessoal para esses dias. No entanto, se não for chamado, não é pago por esse dia, apesar de ter bloqueado sua folga devido à possibilidade de trabalho.

Painel de análise no ShopKeep (Fonte)

A imprevisibilidade do agendamento de plantão dificulta que os funcionários dependam de um trabalho garantido, de um determinado nível de renda ou até mesmo consigam um segundo emprego para complementar sua renda. Em 2016, os reguladores forçaram a Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters e alguns outros varejistas a revisar e alterar suas práticas de agendamento de plantão.

Com ferramentas como software de gerenciamento de varejo e software de ponto de venda, os empregadores podem avaliar melhor suas necessidades de pessoal e evitar a necessidade de agendamento de plantão. Os recursos de relatório em tais ferramentas podem ajudar os empregadores a analisar dados históricos e identificar dias/horas que testemunham o maior tráfego de clientes.

Com esse conhecimento, os empregadores podem fazer melhor agendamento, bem como decisões orçamentárias. Eles podem dar aos funcionários a confiabilidade e a flexibilidade de que precisam, ao mesmo tempo em que evitam excessos de custos associados a turnos extras.

Próximos passos—como encontrar o software certo para o seu negócio

Agora que você sabe como o software pode ajudá-lo a otimizar o agendamento de funcionários e torná-lo mais eficiente e eficaz, você pode começar a explorar as soluções no mercado. No entanto, existem algumas considerações que você deve estar ciente:

• Tenha em mente o tamanho e o tipo do seu negócio: as necessidades de agendamento de um restaurante com 10 funcionários serão drasticamente diferentes de um supermercado com 50 funcionários. Primeiro, saiba exatamente o que você quer que o software faça por você, e quantas pessoas vão usá-lo, e então comece a explorar as ferramentas no mercado.
• Reserve um orçamento para a ferramenta: como proprietário de uma empresa ou empregador, há apenas uma certa quantia de dinheiro que você pode dispensar para uma ferramenta. Para uma pequena empresa, isso pode custar algumas centenas de dólares por mês, enquanto para uma grande empresa isso pode ser de alguns milhares de dólares. Reserve o valor que você se sente confortável em gastar em uma ferramenta de agendamento e veja as opções apenas dentro desse orçamento.
• Repense suas necessidades: embora você certamente possa optar por um software de agendamento de funcionários para cuidar de suas necessidades de agendamento, outras ferramentas, como software de gerenciamento de varejo e software de ponto de venda, podem ajudá-lo a fazer muito mais do que agendamento. Empresas especializadas, como salões e lojas de conveniência, também podem explorar ferramentas projetadas especificamente para seu nicho.

Observação: os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis ​​no momento da publicação.