Como acompanhar o tempo de trabalho economiza dinheiro?

Todos nós já ouvimos a expressão “Tempo é dinheiro”, mas de quanto dinheiro estamos falando exatamente?
Nesta postagem do blog, falaremos sobre quanto dinheiro o rastreamento de tempo pode economizar de acordo com a pesquisa, bem como exatamente como isso economiza seu dinheiro. Também forneceremos dicas para controlar o tempo da maneira mais eficaz possível.

Quanto dinheiro o rastreamento de tempo pode economizar para você?

Segundo um estudo feito pela AffinityLive, publicado na Harvard Business Review, trabalhar de forma ineficaz custa à economia norte-americana mais de 50 milhões de horas perdidas, o que significa perder cerca de 7,4 bilhões de dólares por dia .
Ele também afirma que “mudar de atualizações semanais (ou piores) do quadro de horários para diárias (ou melhores) recuperaria US$ 52.000 por profissional, por ano em tempo faturável”.

Para colocar as coisas em perspectiva, aqui está o que você poderia comprar com os US $ 52.000 extras (se eles não tivessem ido com o vento):

• 50 iPhone 12 Pros
• Uma estadia de 2 noites em uma suíte real no hotel Burj Al Arab em Dubai
• Um diamante de 3 quilates
• Uma casa ou um apartamento (o tamanho depende da localização)
• Taxas de matrícula de um ano na Universidade de Harvard

E depois de comprar algo desta lista, você ainda teria alguns milhares de sobra.
Acho que todos podemos concordar que é muito dinheiro – que não deve ser desperdiçado assim.

Como o rastreamento de tempo economiza seu dinheiro

O software de rastreamento de tempo economiza seu dinheiro de várias maneiras, especialmente se você escolher um aplicativo de alta qualidade e totalmente gratuito, como o Clockify. Veja como:

• Você tem dados reais à sua frente, em vez de estimativas. Não é uma ideia estelar confiar em suposições quando se trata de negócios.
  Ao controlar o tempo, você tem uma visão de tudo o que está acontecendo, incluindo todas as tarefas e o tempo gasto para concluir essas tarefas. Mesmo que você tenha que fazer uma estimativa (para um grande projeto futuro, por exemplo), você terá muitos dados nos quais confiar e fazer uma estimativa o mais precisa possível.
  Você também será capaz de dizer se há um projeto específico que desperdiça os recursos da empresa – quando você controla o tempo, você pode ver exatamente para onde seu dinheiro está indo. Isso nos leva ao próximo ponto…
• Facilita o faturamento preciso e os dados de processamento para folha de pagamento e faturas , pois há um registro de todas as horas faturáveis ​​e não faturáveis.
• Evite problemas legais. Falando em dados da folha de pagamento – em 2013, a Receita Federal emitiu 4,5 bilhões de dólares em multas relacionadas a impostos sobre a folha de pagamento. O rastreamento de tempo diminuirá o risco de fazer parte de uma estatística semelhante.
• Aumenta a produtividade. Isso ajuda no foco e na manutenção das prioridades, além de minimizar o trabalho ocioso.
  Também evita o excesso de trabalho. E quando alguém está bem descansado, é muito mais provável que tenha um bom desempenho e seja mais eficiente.
• Economiza tempo , em comparação com sistemas de atendimento desatualizados. Em comparação entre os dois, também há menos espaço para erro humano.
• O rastreamento digital do tempo significa não desperdiçar recursos ambientais, como papel, nem dinheiro adicional para reabastecê-los quando todos forem usados. Você sabia que, de acordo com a University of South Indiana, aproximadamente 1 bilhão de árvores de papel são lançadas a cada ano nos EUA? Usar o software de rastreamento de tempo significa economizar não apenas seu dinheiro, mas também as árvores.

Dicas para um controle de tempo eficaz

Aqui estão algumas dicas para controlar o tempo de forma eficaz e, consequentemente, economizar dinheiro:

Acompanhe o tempo todos os dias

O estudo da AffinityLive afirma que “de acordo com a Curva do Esquecimento de Ebbinghaus, os humanos retêm apenas 23% do que aprendem após seis dias. Isso significa que é impossível ser completamente preciso com sua planilha de horas se você a estiver completando apenas uma vez por semana.”

É por isso que é melhor acompanhar o tempo todos os dias, pois uma frequência mais alta resulta em melhor precisão.

Ser consistente

É tão importante acompanhar o tempo de forma consistente por um período mais longo, quanto acompanhá-lo regularmente. Você tem que cumpri-lo para que seja eficaz!

Além disso, certifique-se de que haja consistência em termos de todos os tempos de rastreamento na mesma plataforma, para que você possa ter todos os dados em um só lugar.

Torne o rastreamento de tempo rápido e fácil

“Descobrimos, sem surpresa, que a principal razão pela qual os profissionais têm maus hábitos de rastreamento de tempo é que é complicado de fazer”, diz o estudo da AffinityLive.
Uma regra geral é que quanto mais complicado, as pessoas são menos propensas a fazê-lo.

É por isso que você deve optar por um software de rastreamento de tempo que não tome muito tempo do dia e não exija muito esforço.

O rastreamento automatizado é uma ótima opção – a única coisa que você precisa fazer é clicar em um botão para iniciar a gravação. Você pode até definir um lembrete para garantir que não se esqueça de começar a rastrear.

Você também pode usar planilhas de horas nas quais adiciona tarefas manualmente (geralmente no final do dia de trabalho) se atender melhor às necessidades da sua empresa. Eles têm uma interface amigável e intuitiva e também são fáceis de usar.

Dê instruções claras

Dando continuidade ao que acabamos de dizer, é muito importante fornecer instruções claras e simples ao introduzir um novo software. Caso contrário, pode ser estressante, especialmente para pessoas menos experientes em tecnologia.
As expectativas também devem ser discutidas, por exemplo, a carga de trabalho diária prevista ou se há uma certa forma de organização das tarefas.

Em volta do tempo

Embora seja importante controlar seu tempo com precisão, geralmente não há necessidade de um nível extremamente alto de precisão; preocupar-se em rastrear cada minuto até o fim pode causar estresse desnecessário e fazer mais mal do que bem. O tempo geralmente é arredondado para os 5, 10 ou 15 minutos mais próximos.
Você também não precisa rastrear coisas como ir ao banheiro ou ir à cozinha para fazer um lanche.

Se você quer saber se o arredondamento de tempo é legal – sim, é, desde que seja feito corretamente.

Conclusão

Não podemos dizer os números exatos que sua empresa pode economizar, pois depende de muitos fatores, como tamanho e número de funcionários. No entanto, com tudo o que mencionamos em mente, pode ser mais fácil calcular como você pode cortar custos e/ou fazer ajustes no seu orçamento e tornar sua empresa mais lucrativa.
Para que o rastreamento de tempo seja eficaz, é melhor fazê-lo diariamente e de forma consistente e escolher o software certo que atenda perfeitamente às necessidades da sua empresa.