Como não odiar o rastreamento de tempo

O controle de tempo pode ser uma dor absoluta e, por muito tempo, senti que minha saída não importava – desde que eu tivesse os números na minha planilha de horas. Isso foi antes de eu perceber como o rastreamento pode realmente salvar minha pele no trabalho, ser mais divertido e me fazer sentir que estou realizando algo com minha carreira.

Mas para que isso aconteça, precisamos superar a sensação desagradável e irritante de ter que lembrar de controlar o tempo e realmente fazer esse trabalho adicional. Neste artigo, compartilho algumas dicas que funcionaram para mim. Discutirei coisas como encontrar o motivador certo, fazer o controle do tempo em um jogo e simplificá-lo ao máximo.

Certifique-se de ter o motivador certo

Embora a motivação em si possa ser muito fugaz (se você estiver esperando a inspiração chegar), não se deve negligenciar o poder do motivador certo.

O único conselho “abstrato” que darei aqui é encontrar uma boa razão pela qual você precisa controlar o tempo. Por exemplo:

1. Evitarei mal-entendidos com meu chefe/gerente/líder de equipe/colegas de trabalho;
2. Haverá um “rastro de papel” do meu tempo de trabalho, para que eu possa me apoiar quando necessário;
3. É provável que meus clientes sejam mais confiantes e/ou dispostos a pagar mais porque pareço diligente e transparente;
4. Terei uma ideia melhor de onde perco meu tempo e posso fazer algo a respeito;
5. Quero parar de trabalhar horas extras;

Depois de ter suas razões no papel, o rastreamento de tempo tem mais um propósito. Isso é algo que você pode colocar em um quadro de avisos, acima de sua mesa de trabalho ou em um post-it em seu monitor. Como a artista e treinadora Katy Arrington acredita, o motivador certo pode ajudá-lo a passar por tantas contrariedades mentais ao trabalhar em sua produtividade.

O mesmo vale para o rastreamento de tempo, que é um dos elementos centrais da produtividade.

Transforme o rastreamento de tempo em um jogo

Gamificar sua produtividade pode trazer muito progresso.

Quando você leva a seriedade desnecessária do controle do tempo, de repente será mais divertido iniciar o cronômetro e observar como você gasta seu tempo.

Trate o rastreamento de tempo como uma habilidade para subir de nível

O rastreamento de tempo pode se tornar um jogo se você pensar nisso em termos de preenchimento de uma barra de progresso da experiência. Você ganha experiência pouco a pouco e, depois de algum tempo, sobe de nível. O mesmo método pode ser aplicado se você tratar o controle de tempo como uma habilidade do jogo e suas tarefas como pontos de experiência (exp).

Então, vai ficar um pouco assim:

• Faça uma barra de progresso muito parecida com as que você vê nos videogames;
• Atribua-lhes valores ou pontos de experiência;
• Toda vez que você acompanhar com sucesso o tempo em uma tarefa, atribua um ponto de experiência (ou mais).

Você pode tornar o conceito tão simples quanto isso, ou expandi-lo. Por exemplo, cada tarefa pode levar um número diferente de pontos de experiência – se levar uma hora, são 5 pontos e se forem 20 minutos, são 2.

Aqui está como eu fiz isso por um curto período de tempo:

• Eu preciso atingir o nível 4 em um mês de rastreamento de tempo. O nível 4 requer 200 pontos de exp;
• Tenho quatro semanas de trabalho, o que significa que posso ganhar no máximo 50 pontos por semana;
• Tenho 5 dias de trabalho por semana, chegando a 10 pontos no máximo por dia;
• Objetivo: Ganhe 10 pontos por dia enquanto monitora o tempo.
• Se eu acompanhasse cada tarefa com sucesso, receberia os 10 pontos completos.
• Se eu falhasse em algum lugar, eu deduziria os pontos de acordo.

Pode parecer complexo, mas era a matemática mais simples, e com uma barra de experiência desenhada à mão na minha mesa, eu me senti um pouco como um personagem de videogame subindo de nível.

Felizmente, existem muitos gráficos de progresso e modelos on-line que você pode copiar ou adaptá-los para atender às suas necessidades. De qualquer forma, se você for um pouco do tipo de pessoa de jogos, isso deve funcionar bem.

Traga cor e criatividade para seus quadros de horários

Em 2011, o ex-líder técnico da Stamen , Michal Migurski, criou uma maneira inteligente e engraçada de acompanhar o tempo de sua equipe.

Ele programou um aplicativo para navegadores que exibe o tempo gasto em um projeto, com uma reviravolta: o tempo seria rastreado com um famoso avatar de pássaro do Angry Birds , enquanto ele se move para acertar o porco (também conhecido como prazo). Veja como fica:

Fonte: mike.teczno.com

Como o próprio Migurski explica, o objetivo é simples, você deve acertar o porco. Se o pássaro voa sobre a cabeça do porco, você está perdendo dinheiro/recursos, e se o pássaro voa além do porco, você está muito atrasado em seus prazos. Em seu site, Migurski havia deixado um link para um repositório do Github, para você conferir o Angry Productive Birds .

Recompensa marcos de rastreamento de tempo

Talvez os benefícios de longo prazo do rastreamento de tempo não sejam um bom impulso para você. Os benefícios do rastreamento de tempo são óbvios, mas nem sempre um objetivo final tentador. E tudo bem, porque um impulso motivacional de curto prazo pode ser igualmente bem-sucedido. Ao gamificar seu rastreamento de tempo, certifique-se de definir marcos específicos e recompensas apropriadas.

Por exemplo, se seu objetivo é controlar o tempo com sucesso cinco dias seguidos, a recompensa pode ser um jantar caro para viagem, comprar algo que você queria por um tempo ou… apenas um cochilo sem culpa no meio do dia .

Os marcos também podem incluir o rastreamento bem-sucedido do tempo X número de vezes ao longo do dia, o rastreamento de um total de quatro horas pelo menos (deixando algum espaço caso você esqueça), etc.

Torne o rastreamento de tempo divertido com applets

If This Then That é um aplicativo muito popular e útil que mencionamos algumas vezes no blog Clockify. O site permite criar pequenas ações chamadas applets, que acionam determinados comportamentos em seu computador ou telefone. Por exemplo, todos os vídeos do YouTube que você gosta podem ser adicionados à sua lista de reprodução do Spotify , ou toda vez que sua máquina de lavar louças iniciar, seu roomba começará a limpar a cozinha. Isso tira as pequenas tarefas do seu prato. Como outro exemplo, você pode conectar seu Trello e Clockify para que toda vez que alguém colocar um cartão de tarefa no Trello, um applet insira esse cartão como uma entrada de tempo no Clockify . Tudo o que você precisa fazer é iniciar o cronômetro quando chegar a ele.

Uma maneira mais divertida de acompanhar o tempo seria conectar, digamos, o YouTube e o Clockify , onde toda vez que você para o cronômetro, um pequeno vídeo comemorativo aparece. Você também pode fazer o mesmo com um clipe de áudio ou um gif que achar divertido. Essas comemorações automatizadas são como pequenas recompensas para esperar quando você acompanha o tempo nas tarefas.

Acompanhe o tempo primeiro - categorize depois

No passado, sempre que pensava em controlar o tempo, eu imediatamente revirava os olhos apenas imaginando todo o processo de digitar qual era a tarefa, rotulá-la, decidir quanto tempo meu Pomodoro duraria etc. A ideia de preparação para cada intervalo de tempo estava me matando – estava perdendo o fluxo e me fazia sentir como um robô.

Então, corrigi o problema com alguns ajustes simples:

• Ao fazer minha lista de tarefas, pré-criei todos os rótulos e projetos;
• Joguei fora o cronômetro Pomodoro (exceto para tarefas sensíveis ao tempo);
• Preenchia apenas as informações básicas referentes à tarefa;
• A classificação, notas adicionais e tudo mais foi adiado para o final do dia.

Descobri que tirar essas pequenas nuances técnicas tornava o rastreamento de tempo menos irritante para mim. Como bônus, no final do dia, classificar todas as entradas de tempo provou ser um ótimo ritual de desconexão gradual. Eu não precisava de uma tarefa adicional para analisar como foi meu dia, e passar pelas entradas me recompensou com uma sensação de realização e encerramento.

Fonte: tutorial Clockify – categorizando o tempo

O acima é um exemplo de como você pode fazer tags para tarefas recorrentes no Clockify , então você simplesmente escolhe no que está trabalhando no menu suspenso. Se categorizar entradas de tempo faz sua pele arrepiar, esta é a solução perfeita.

Obtenha uma ferramenta perfeita

Eu pessoalmente tentei inúmeros aplicativos de rastreamento de tempo, rastreamento de hábitos e foco. E embora eu não tenha encontrado nenhum que funcione para mim 100% além do Clockify, posso dizer com certeza que eles diferem muito, cada um atende a um tipo diferente de pessoa.

Se você deseja um rastreador apenas para aplicativos, um que seja entre dispositivos, rastreamento automático ou entrada manual, relatórios ou não, faturamento, integrações de calendário, você escolhe - eles têm.

Meu melhor conselho seria passar algumas semanas experimentando-os para o tamanho. Clockify tem o sistema de recursos mais robusto para seu plano gratuito, então é um bom ponto de partida, na minha opinião. Você pode ver o que você gosta e precisa, e trabalhar a partir daí.

Não lute pela perfeição

Uma das razões pelas quais eu odiava o controle do tempo era porque cada falha em documentar meu tempo parecia muito pessoal. Como se eu fosse preguiçoso, desatento, incapaz de fazer uma tarefa tão pequena, e outras opiniões muito... desagradáveis.

E foi essa mentalidade negativa desde o início que me impediu de fazer isso por um longo tempo. Por que tentar rastrear o tempo quando isso traz o pior de mim?

Portanto, para combater as suposições negativas que você provavelmente terá, tente nutrir opiniões diferentes.

“Não há problema em falhar de vez em quando”

As coisas às vezes atrapalham.

Você vai se distrair.

Você terá um dia ruim.

Aprenda a se perdoar por ocasionalmente deixar a bola cair. Contanto que você supere esses sentimentos desagradáveis ​​e continue tentando, essas pequenas derrotas não importam. E essa é a mentalidade mais saudável, especialmente se você está apenas começando a controlar seu tempo.

“Não preciso rastrear tudo”

Pausas no banheiro, pausas para fazer café ou escrever um e-mail de acompanhamento que acabou de aparecer como uma tarefa realmente não precisam de seu próprio horário, nem de rastreamento. Atividades de cinco dez minutos provavelmente não são importantes a longo prazo (a menos que sejam pausas de entretenimento que se somam), e não fornecem nenhuma informação útil sobre seus hábitos.

Eles são especialmente sem importância para o seu relatório de cliente/gerente.

Não se sobrecarregue e você não odiará tanto o controle do tempo.

“Controlar o tempo é como comer brócolis”

O rastreamento de tempo pode nos fazer sentir como um robô que precisa preencher uma cota específica para seu engenheiro. E meio que dói ver que os números parecem ter um valor maior do que nossa qualidade ou produção.

Mas a verdade é que bons hábitos não vêm naturalmente. Assim como uma criança precisa adquirir o sabor do brócolis porque faz bem à saúde, nós também precisamos passar pelo incômodo de lembrar de controlar o tempo para sermos mais produtivos em todos os aspectos da vida.

Então, sim, suponho que estou comparando o rastreamento do tempo com brócolis.

“O rastreamento de tempo me mantém seguro”

Uma das melhores razões pelas quais você deve aderir ao controle de tempo é que ele é uma prova irrefutável de como você passou suas horas de trabalho.

O local de trabalho moderno pode estar repleto de dúvidas, prazos quebrados, clientes desconfiados e até golpistas. Quando você sabe que fez sua parte em fazer um relatório justo sobre as horas trabalhadas e quanto você deve, tira muito estresse do seu peito.

Você também recebe provas por escrito caso um cliente tente evadir o pagamento ou uma disputa de escritório entre colegas de trabalho dê errado.

“Dá alguma aparência de controle”

Hoje em dia, existem muitos fatores que influenciam o nosso trabalho diário, bem como as carreiras. Então, quando você tem a oportunidade de ter um aspecto minúsculo de controle total sobre seus recursos e tempo, por que você não aceitaria?

O rastreamento de tempo é uma ação tão pequena e, no entanto, causa um enorme impacto em como você trabalha e se apresenta aos outros. Sem mencionar que, com a evolução dos rastreadores de tempo digital como o Clockify, eles foram aperfeiçoados em uma experiência discreta para quem odeia o rastreamento de tempo.

Concluir

O rastreamento de tempo vem com muita imprensa negativa. Não gostamos porque parece transformar nossa produção em números, e acreditamos erroneamente que nós, como seres humanos, começamos a ser valorizados por meio de nossas planilhas de horas. Isso não poderia estar mais longe da verdade. O rastreamento de tempo pode nos dar controle sobre comportamentos prejudiciais de distração, nos manter a salvo de más práticas, tanto no escritório quanto em freelance, e ser um ótimo caminho para a construção de hábitos de trabalho mais saudáveis.