Os benefícios de usar um rastreador de tempo em uma equipe remota

Minha amiga uma vez me disse que, quando sua equipe estava trabalhando brevemente em casa, seu chefe não acreditava que eles realmente funcionavam. Embora a equipe realizasse seu trabalho da mesma maneira que em um escritório, seu empregador desconfiava. Assim, eles logo voltaram para o escritório. Devo mencionar que eles não rastrearam o tempo enquanto trabalhavam em casa.

Por que isso importa? Bem, quando funcionários remotos registram suas horas, eles têm provas de seu trabalho, então é mais fácil construir confiança entre empregadores e trabalhadores. Além de uma questão de confiança, existem outras maneiras pelas quais o uso de um rastreador de tempo em uma equipe remota é significativo.

Neste artigo, abordaremos os benefícios do rastreamento de tempo para equipes remotas e mostraremos como o rastreamento de tempo em uma equipe remota pode funcionar na prática.

Quais são os benefícios do rastreamento de tempo dos funcionários para equipes remotas?

Antes de começarmos a explorar as principais razões pelas quais os funcionários remotos devem começar a controlar o tempo, vamos apenas lembrar o que o trabalho remoto abrange. Funcionários remotos são aqueles que:

• trabalho a partir de casa,
• trabalhe em espaços de coworking, cafés ou outros locais que não sejam escritórios,
• trabalham em vários locais, mas ocasionalmente vêm ao escritório,
• às vezes têm horários de trabalho flexíveis.

Agora, aqui estão os benefícios do rastreamento de tempo dos funcionários para equipes remotas.

Faturamento e folha de pagamento precisos

Quando funcionários remotos trabalham em vários projetos e para vários clientes, é importante acompanhar cada hora que eles gastam em cada projeto. Além disso, os trabalhadores precisam separar as horas faturáveis ​​das não faturáveis, o que você pode fazer com uma ferramenta de rastreamento de tempo como o Clockify. Esse roteamento tornará o faturamento dos clientes muito mais fácil.

Como você pode ver abaixo, a primeira entrada não é faturável, enquanto outras são marcadas como faturáveis. Aqui, a tarefa chamada “Atualizando portfólio” não é atribuída a um projeto específico, o que pode significar que não é uma tarefa feita para um cliente. Portanto, não é faturável.

Fonte: Como calcular horas faturáveis

Com a ajuda de uma ferramenta de controle de tempo, uma equipe remota poderá acompanhar todas as horas faturáveis ​​de diferentes clientes. Como resultado, o registro do tempo evitará erros de cálculo e garantirá que as faturas sejam feitas corretamente.

Além de fins de cobrança, o registro de horas garante que os funcionários recebam contracheques precisos. Ao usar um rastreador de tempo, os trabalhadores remotos anotam em quais projetos trabalharam e por quanto tempo. Ao ter dados de trabalho tão precisos, os empregadores não poderão pagar a menos ou a mais a seus trabalhadores remotos. Além disso, os gerentes também podem revisar se alguém tem horas extras.

Gerenciamento de projetos eficaz

Ao trabalhar remotamente, os gerentes de equipe podem achar difícil dizer quem está lidando com qual projeto dentro da equipe. Mas, se todos em uma equipe registrarem suas horas e inserirem os detalhes sobre as tarefas e projetos, a transparência do trabalho será muito mais clara. Portanto, se houver alguns trabalhadores sobrecarregados, os gerentes devem considerar alocar as tarefas de maneira diferente.

Além disso, acompanhar o tempo ajudará os líderes a ficar de olho no status de um projeto. Por exemplo, digamos que você e sua equipe tenham estimado que o projeto ABC levará 163 horas para ser concluído. Até agora, seus funcionários remotos rastrearam cerca de 14 horas de trabalho. Então, você ainda está no começo porque tem mais 149 horas para terminar o projeto. Ou, se preferir porcentagens, você completou cerca de 8% do trabalho, que você pode ver abaixo.

Um exemplo de status do projeto no Clockify

Essa é a maneira perfeita de saber se haverá atrasos em potencial e evitar esses problemas, se possível. Além disso, você pode acompanhar o progresso de cada equipe remota trabalhando em um projeto. No exemplo acima, podemos ver que as equipes de design e controle de qualidade têm sido bastante eficazes até agora.

Confiança no local de trabalho remoto

Como os superiores podem saber que seus funcionários remotos estão trabalhando? O elemento mais crucial aqui é a confiança, e estamos falando de confiança e respeito mútuos entre trabalhadores e gerentes ou empregadores. O rastreamento de tempo desempenha um papel vital na construção de confiança em um local de trabalho remoto.

Pense no rastreador de tempo como uma cola que conecta funcionários e superiores. Os trabalhadores têm a responsabilidade de registrar suas horas diariamente e provar que são confiáveis. Por outro lado, empregadores e gerentes precisam confiar e aceitar os dados do quadro de horários dos funcionários como prova de seu trabalho remoto.

Liberdade de escolher um estilo de vida de trabalho remoto

Alguns funcionários têm o hábito de trabalhar remotamente de mudar seu local de trabalho. Além do escritório em casa, os trabalhadores remotos também realizam suas tarefas em espaços de coworking, cafés ou bibliotecas. Essa é a liberdade que vem com o trabalho remoto.

Digamos que hoje você começou seu dia de trabalho em casa, mas depois de duas horas, você precisava de uma mudança de cenário. Você foi a uma biblioteca e ficou lá por mais três horas. Agora, para acompanhar todas as tarefas que você fez em casa e na biblioteca, você deve começar a registrar o tempo. Algumas ferramentas de rastreamento de tempo, como Clockify, têm a opção de sincronizar os dados em vários dispositivos, como telefones celulares, laptops e etc.

Fonte: Software gratuito para trabalho remoto e equipe

Se for mais conveniente para você, você pode acompanhar o horário da biblioteca no telefone, mas o horário do escritório em casa no laptop. Um rastreador de tempo garantirá que todas as horas registradas sejam salvas e sincronizadas, independentemente do local de trabalho e dos dispositivos que você usa.

Melhor comunicação e colaboração

Um rastreador de tempo pode facilitar a comunicação e a colaboração em equipes remotas. Veja como: funcionários em regime de teletrabalho marcam o ponto no início de seu dia de trabalho, o que mostra aos colegas que eles estão trabalhando no momento. Assim, fica mais fácil esclarecer quem está disponível para reuniões ou bate-papos. Na captura de tela abaixo, podemos ver que Austin e Karen estão trabalhando no momento porque o tempo rastreado está "Em andamento".

Isso é especialmente prático para equipes cujos membros vêm de diferentes continentes ou até mesmo de vários fusos horários. Quando os funcionários sabem quem está de plantão no momento, eles podem contatá-los se tiverem algum problema ou precisarem de ajuda.

Falando em fusos horários, Clockify permite que você acompanhe o tempo independentemente do seu fuso horário. Por exemplo, você trabalha em Paris (UTC/GMT +2 horas) e seu gerente está em Sydney (UTC/GMT +10 horas). Embora você esteja em fusos horários diferentes, quando seu superior avaliar seus quadros de horários, ele verá esses relatórios no fuso horário de Sydney.

Ter uma melhor compreensão da disponibilidade dos funcionários melhora a comunicação e a colaboração remotas.

Maior produtividade e desempenho dos funcionários

Os membros da equipe remota não compartilham o mesmo espaço físico. Portanto, medir a eficácia dos trabalhadores pode ser uma parte complicada. A maneira prática de os gerentes avaliarem o desempenho e a produtividade dos funcionários é analisar as horas registradas dos funcionários, bem como outros detalhes, como descrições de tarefas e a quantidade de tempo gasto em um projeto. Assim, o rastreamento de tempo pode ajudar a garantir que tudo corra bem e que os funcionários remotos sejam capazes de terminar os projetos no prazo.

Além dos líderes, o rastreamento de tempo também é útil para os trabalhadores. Os funcionários podem descobrir como passam o tempo durante o dia, quão produtivos são e quais aplicativos usam mais.

Este é um exemplo da linha do tempo de produtividade, uma opção prática que o Clockify oferece, que mostra quanto tempo você gasta trabalhando em diferentes aplicativos. Para experimentar esse recurso, você precisará usar um rastreador de tempo automático. Certifique-se de que esta linha do tempo mostre apenas atividades com mais de 10 minutos. Como você pode ver na captura de tela, este usuário rastreou três horas no Google Docs. Se o usuário for um redator de conteúdo, então esta é uma boa pontuação porque mostra que ela está escrevendo há três horas (vamos supor que não houve nenhum incômodo em olhar para uma página vazia). O sinal de mais no lado direito da página permite adicionar as entradas de tempo desejadas. Por exemplo, aqui, todas as entradas de tempo, exceto Excel, foram adicionadas.

Melhor responsabilidade

Como o rastreamento de tempo ajuda os funcionários a se responsabilizarem por seu desempenho? Bem, saber que eles precisam registrar suas horas faz com que os trabalhadores percebam que o relógio está correndo. Portanto, é mais provável que os funcionários façam o possível para concluir suas tarefas antes do prazo. Como resultado, os trabalhadores mostrarão o quanto são responsáveis. Uma vez que todos os membros da equipe provem sua responsabilidade, a criação de um relacionamento de confiança entre os trabalhadores também acontecerá.

Como os gerentes podem monitorar funcionários remotos?

Líderes remotos não devem agir como o Big Brother, vigiando os trabalhadores e analisando cada passo que eles dão durante o horário de trabalho. Ao fazer isso, os gerentes estão apagando todos os vestígios de confiança entre eles e seus funcionários.

Em vez disso, líderes e empregadores devem encontrar a abordagem certa para rastrear o tempo que os funcionários gastam realizando suas tarefas remotamente. Aqui estão alguns passos significativos que os superiores podem tomar para monitorar os trabalhadores remotos.

Etapa 1: criar uma diretriz de rastreamento de tempo

Para garantir que os trabalhadores remotos rastreiem seu tempo adequadamente, os empregadores ou gerentes devem criar uma diretriz de rastreamento de tempo. Mesmo que sua empresa use um aplicativo simples de rastreamento de tempo, considere fazer um manual para registrar o tempo. Veja o que uma diretriz precisa cobrir:

• Quais tarefas ou projetos os funcionários precisam acompanhar?
• Os funcionários devem categorizar suas entradas de horas?
• Como os funcionários devem acompanhar seu tempo (manualmente, com um cronômetro, inserindo horas em um quadro de horários)? Se todas as opções estiverem disponíveis, informe isso aos trabalhadores.
• Com que frequência os funcionários precisam registrar seu tempo (todos os dias ou uma vez por semana)?

Além disso, é importante esclarecer como essas entradas de tempo devem ser detalhadas. Por exemplo, se não há problema se os funcionários descreverem suas tarefas como “Publicação de blog” ou “Escrever a postagem de blog 'Como gerenciar equipes remotas'”.

Ter tal orientação não deixa espaço para mal-entendidos. Os funcionários saberão exatamente como registrar suas horas, com que frequência e com que detalhes precisam ser. Além disso, eles não sentirão que sua privacidade foi invadida durante o horário de trabalho.

Etapa 2: peça atualizações à sua equipe

Como já mencionamos, manter uma comunicação eficaz entre os membros da equipe é crucial ao trabalhar remotamente. Para manter contato com funcionários remotos, os gerentes devem organizar reuniões regulares e pedir atualizações aos membros de sua equipe.

Obter atualizações de todos os funcionários ajudará os líderes a descobrir no que cada membro da equipe está trabalhando e se há algum problema com os projetos. Assim, os gerentes poderão fazer estimativas realistas do projeto.

Agora, a frequência dessas reuniões depende do trabalho que sua equipe está realizando. Às vezes, você precisará de atualizações uma ou duas vezes por dia, outras vezes será bom com uma reunião semanal.

Passo 3: Defina prazos

Além das atualizações que você recebe da equipe, outra maneira de garantir que todos estejam na mesma página é definir prazos para todas as tarefas. Goste ou não, os prazos trazem estrutura para uma rotina de trabalho remoto. Claro, vale a pena notar que esses prazos devem ser realistas.

Assim que os funcionários receberem novas atribuições, seguidas pelos horários de início e término, eles poderão organizar seu trabalho de acordo. Além disso, quando os trabalhadores remotos estabelecem prazos, é mais provável que eles se responsabilizem por essas tarefas. Além disso, ter tempo suficiente para uma tarefa ajuda os trabalhadores a ficarem menos estressados ​​e mais produtivos.

Como os trabalhadores remotos podem acompanhar suas horas?

Explicamos como os líderes remotos podem rastrear seus funcionários, mas aqui estão algumas dicas para trabalhadores remotos.

Acompanhe as horas de trabalho e as distrações

Como mencionamos, os funcionários remotos devem seguir uma diretriz de rastreamento de tempo ao rastrear o tempo em que trabalham remotamente. Mas, além de registrar as horas que você gasta trabalhando em tarefas, você também pode rastrear distrações. Isso é especialmente importante para aqueles que trabalham em casa, pois as distrações são um dos desafios mais comuns dos trabalhadores remotos.

Portanto, sempre que alguém o interromper, anote o tempo que você perdeu com essa distração. No final do dia, você terá uma ideia melhor de quanto tempo dedicou às suas tarefas e quanto tempo perdeu com distrações. Além disso, você também pode anotar o tempo gasto em reuniões, se tiver reuniões frequentes.

Acompanhe o tempo para descobrir como diferentes locais afetam seu trabalho

Agora, se você é um daqueles trabalhadores que aproveitam um estilo de vida remoto trocando de local de trabalho, essa dica é para você. O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a descobrir quais locais se adequam a tipos específicos de tarefas.

Veja como isso funciona. Digamos que sua tarefa seja escrever um esboço de blog. Portanto, acompanhe o tempo necessário para concluir essa tarefa ao trabalhar em casa. Além disso, meça quanto tempo você leva para concluir essa tarefa no escritório. Em seguida, basta comparar os resultados. Se você for mais produtivo com essa tarefa em casa, certifique-se de não deixar essa tarefa para o dia em que estiver no escritório.

Ao anotar as entradas de tempo para cada tarefa durante o dia ou uma semana, você logo perceberá quanta carga de trabalho pode fazer em casa versus no escritório/cafés. Assim, você poderá criar um horário de trabalho remoto que melhor se adapte às suas necessidades.

Conclusão

O rastreamento do tempo ao trabalhar remotamente garantirá que tudo se encaixe. Com um rastreador de tempo, as equipes remotas gerenciarão seus projetos com mais eficiência e cobrarão de seus clientes adequadamente. Além dos projetos, o registro de horas também ajudará os funcionários a se comunicarem e colaborarem entre si facilmente, pois os funcionários informarão aos outros quando estiverem no horário. Trabalhar em tal ambiente terá um impacto positivo na construção de confiança dentro de uma equipe remota.

Para monitorar funcionários remotos, os gerentes devem criar uma diretriz de rastreamento de tempo para todos os funcionários. Além disso, os líderes devem sempre solicitar atualizações regulares às suas equipes e definir prazos para todas as tarefas.

Quanto aos trabalhadores remotos, um rastreador de tempo não apenas mostrará como eles passam suas horas de trabalho, mas também com que frequência se distraem. Além disso, ao monitorar o tempo, os funcionários remotos aprenderão como vários locais influenciam seus níveis de produtividade.