Como preencher relatórios de horas para o trabalho

Os relatórios de tempo são um recurso imensamente útil. Embora muitas pessoas não gostem de preenchê-los devido à natureza às vezes tediosa do processo, um quadro de horários adequado pode salvar sua pele, economizar dinheiro e mantê-lo produtivo. Continue lendo para descobrir como preencher relatórios de tempo com o mínimo de incômodo e dor de cabeça, com a ajuda de um rastreador de tempo digital.

Decida qual planilha de horas você precisa

A maneira como você organiza seus projetos e como você trabalha no dia a dia determinará qual planilha de horas seria mais adequada para você. Existem vários tipos, mas os mais usados ​​são:

1. Diariamente – mais comumente usado por funcionários e freelancers pagos por hora para acompanhar as horas faturáveis ​​e melhorar a produtividade
2. Semanalmente – usado para acompanhar a progressão semanal, bem como para pagamentos semanais
3. Bi-semanal - usado por empregadores e trabalhadores que geralmente são pagos em duas semanas
4. Mensal – normalmente usado por empregadores que pagam aos funcionários uma vez por mês, para simplesmente registrar os horários de início e término dos dias de trabalho

Para aqueles menos inclinados ao digital, todos os modelos de quadro de horários mencionados (e mais) estão disponíveis online. Basta imprimi-los e começar a monitorar suas horas de trabalho.

Quadro de horários semanal no Clockify

Crie tags e categorias

Tags e categorias existem para tornar seu controle de tempo muito mais fácil. Você verá que, depois de colocá-los no lugar, o preenchimento de entradas de tempo individuais se torna uma brisa. Não há necessidade de entradas manuais todas as vezes ou de lembrar detalhes.

As tags que você cria devem ser construídas em torno do seu trabalho. Por exemplo, você pode ter:

• Tags relacionadas ao projeto;
• Etiquetas gerais;
• Tags relacionadas ao cliente;

Tags e categorias são especialmente úteis ao formular relatórios de final de projeto ou de cliente. Você pode filtrar dados com base nessas tags e fornecer relatórios mais personalizados.

Um exemplo de um relatório em Clockify

Defina taxas horárias e acompanhe suas horas faturáveis

Naturalmente, quando você é pago por hora e deseja ter um relatório limpo e apresentável para seus clientes, você definirá uma taxa específica. Basta definir uma moeda em seu rastreador de tempo, bem como a taxa padrão (ou por projeto ou cliente, por mais detalhado que você queira), e você pode começar a preencher suas entradas de tempo com tranquilidade.

Configurando uma taxa personalizada no Clockify

Um fato divertido – você deve decidir quais horas não faturáveis ​​você também acompanhará. Acredite ou não, às vezes, eles são tão importantes quanto as horas faturáveis.

Por que rastrear horas não faturáveis?

Essas horas incluem marketing, faturamento, elaboração de relatórios e preparação de reuniões, por exemplo.

Embora você deva ter mais horas faturáveis ​​do que não faturáveis ​​para cobrir os custos, o tempo de rastreamento no último tem seus próprios méritos:

• Você aprende quanto tempo os não faturáveis ​​levam e como melhorá-los;
• Você pode ver quais clientes ou projetos têm mais ou menos horas não faturáveis;
• Melhore seu fluxo de trabalho e gerenciamento de projetos.

E estes são apenas a ponta do iceberg. Para saber mais sobre o rastreamento de horas faturáveis ​​e não faturáveis, criamos um guia que certamente ajudará qualquer funcionário pago por hora.

Acompanhar o tempo

Duas maneiras de rastrear o tempo – inserir manualmente as horas e rastrear automaticamente. Você pode usar um ou ambos os métodos, até mesmo basear sua escolha no tipo de dia de trabalho que está tendo.

Como controlar o tempo manualmente

O rastreamento manual do tempo é bom para aqueles que preferem adicionar tempo após o fato, no final do dia, geralmente porque existem apenas algumas tarefas que ocupam a maior parte do tempo.

Há também pessoas que planejam seu tempo meticulosamente. Suas caixas de tempo para o dia já estão planejadas em uma lista de tarefas ou um calendário. E assim eles podem preencher os relatórios de tempo com antecedência ou no final do dia, vendo como planejam cumprir sua programação da forma mais rigorosa possível.

Além disso, o rastreamento manual de tempo permite que eles editem quaisquer entradas de tempo em que tenham super ou subestimado seus tempos de trabalho.

Acima está um exemplo de como o Clockify permite que você simplesmente insira o tempo que planeja gastar (ou gastou) trabalhando e adicione-o ao seu relatório de tempo com um clique. Você também pode verificar se as horas são faturáveis ​​ou não e marcá-las adequadamente.

Como controlar o tempo automaticamente

Configurar seu rastreador de tempo para registrar automaticamente suas horas é útil quando você não quer lidar com a configuração de timeboxes ou listas de tarefas. Se você estiver particularmente lotado de trabalho em alguns dias, é mais fácil apenas iniciar o aplicativo e fazer seus negócios.

Rastreadores como o Clockify o seguirão, não importa quantas vezes você alterne entre diferentes programas. Quando o dia de trabalho terminar, você pode gastar 15 minutos para relaxar revisando as entradas de tempo e classificando-as, marcando-as ou revisando-as no quadro de horários.

Uma captura de tela do rastreador automático do Clockify

Contabilização de pagamento adicional

O pagamento adicional inclui casos como horas extras, horas compensatórias, taxas de férias, situações de plantão/emergência. Vamos dar uma breve olhada em cada tipo.

1. Gravação de horas extras

Estamos todos familiarizados com horas extras – são as horas adicionais gastas no trabalho. As horas extras podem acontecer por vários motivos, desde prazos apertados até problemas de produtividade pessoal.

Legalmente, qualquer coisa que ultrapasse a semana de trabalho habitual de 40 horas pode ser considerada hora extra. E dependendo do dia da semana e de quantas horas você trabalhou, um empregador (ou cliente) pode pagar taxas diferentes.

Naturalmente, quanto você ganha ao trabalhar horas extras dependerá muito do país de onde você é.

• Lei de rastreamento de tempo da UE
• Lei de horas extras da Califórnia
• Fair Labor Standards Act e regulamentação do tempo de trabalho

Essas leis trabalhistas foram criadas para proteger empregadores e funcionários, por isso incentivamos todos a se informarem da melhor maneira possível.

2. Gravação de tempo compensatório

O tempo compensatório é o tempo de folga concedido aos funcionários em vez do pagamento de horas extras. Também depende de mais fatores: se você está no setor público ou privado, se é assalariado ou pago por hora e de quão alto é seu salário.

Descubra se você é ou não elegível para tempo compensatório aqui.

3. Gravação de tarifas de férias

Durante os feriados nacionais, é especialmente importante acompanhar as horas de trabalho, pois as taxas de férias podem ser diferentes das horas extras regulares (novamente, dependendo das leis trabalhistas do seu país).

Ao rastrear o tempo em casos como esses, preste atenção especial à atualização das taxas de horas faturáveis. No final, basta gerar um relatório e deixar o rastreador de horas calcular seu pagamento de horas extras.

4. Gravação para trabalho de plantão

Estar de plantão significa estar disponível para trabalhar sempre que o empregador precisar de você. Os exemplos mais comuns incluem enfermeiros, técnicos de TI e manutenção.

O trabalho de plantão pode fazer parte de um plano de emprego regular, mas também uma coisa ocasional – por exemplo, quando uma empresa lança seu novo software em uma sexta-feira e precisa de seus desenvolvedores prontos no sábado, caso surjam problemas sérios.

É importante mencionar o horário de plantão ao seu empregador e lembrá-lo dos regulamentos apropriados da FLSA. Combine como você vai acompanhar o tempo, faturar e relatar as horas trabalhadas para garantir que suas planilhas de horas sejam precisas e não deixem espaço para mal-entendidos.

Esses casos de horas extras são apenas alguns dos mais comuns. Para preencher corretamente os relatórios de horas, é essencial que você se familiarize com o tipo de horas extras que provavelmente fará e quando.

Tempo de arredondamento

Ao preencher seus relatórios de tempo, você provavelmente se deparará com o conceito de arredondamento de tempo . É a prática de arredondar as horas para os incrementos mais próximos.

Ex: Você chega ao trabalho às 8h45 e sai às 16h49. Quando calculado, isso é 8 horas e 4 minutos. Os 4 minutos podem ser arredondados para 8 horas e 5, 10 ou 15 minutos, para facilitar o cálculo da folha de pagamento.

Geralmente, existem três regras ao arredondar o tempo:

1. Arredondamento da entrada de tempo para o incremento de tempo mais próximo (de 7 horas e 59 minutos trabalhados a 8 horas trabalhadas)
2. Arredondar a hora a favor do empregado e a hora a favor do empregador (arredondando para baixo ambas as entradas de horas)
3. Arredondando o relógio em favor do funcionário

Aqui está como essas regras se parecem na prática (e ordem de listagem):

O arredondamento de tempo é necessário para tornar o cálculo da folha de pagamento indolor e para ajudar os dois empregadores a ter uma visão transparente das horas trabalhadas e dos funcionários pagos de forma justa.

Além disso, muitos softwares de rastreamento de tempo, como o Clockify , oferecem a opção de arredondar suas entradas de tempo com um simples botão liga-desliga no próprio aplicativo. Dessa forma, você não precisa se calcular ou se preocupar se fez tudo corretamente.

Ativando o arredondamento de horas para calcular a folha de pagamento no Clockify

No entanto, se você deseja fazer coisas “old school”, você sempre pode fazer os cálculos de arredondamento de tempo. Para aqueles que desejam aprender a preencher uma planilha de horas mantendo em mente o arredondamento de tempo, fizemos uma análise detalhada das práticas de arredondamento de tempo. Ele lista todas as regras que você precisa para dominá-lo e tornar o relatório de tempo mais fácil.

Revise seu quadro de horários

Assim que suas entradas de tempo estiverem preenchidas para o dia (ou semana), é melhor reservar alguns minutos no final do dia para revisá-las. Isso é feito melhor olhando para o seu dia em um quadro de horários.

Os rastreadores de tempo têm a opção de apresentar seu dia de trabalho por meio de uma planilha de horas e, além disso, permitir que você edite qualquer entrada feita.

Visualização do quadro de horários no Clockify

Faça um acordo com seu empregador ou cliente sobre o que você poderá editar no próprio quadro de horários. Você pode adicionar ou excluir entradas, editar descrições, tags e nomes de projetos ou clientes e muito mais. A planilha de horas é um reflexo de suas práticas de negócios e deve ser refinada para corresponder a elas.

Escusado será dizer que, uma vez que a confiança é um fator importante nas boas relações comerciais, sempre justifique suas alterações de entrada de tempo para evitar mal-entendidos ou conflitos.

Dicas adicionais de rastreamento de tempo

Por último, mas não menos importante, como o Clockify existe há algum tempo, vimos e ouvimos muitos comentários de nossos usuários. Isso nos ajuda a entender em quais problemas de rastreamento de tempo eles se encontram e como podemos ajudá-los a fazer o melhor uso do nosso aplicativo.

Com isso, aqui está uma pequena lista de dicas que acreditamos que todos precisam.

• Liste todas as razões pelas quais você controla o tempo

Em momentos em que sentimos que preencher relatórios de tempo é a pior tarefa que existe, lembrar a nós mesmos por que fazemos isso pode dar um impulso significativo. Seja uma disputa de cliente, coletando dados para argumentar um aumento ou simplesmente querendo ver onde você está perdendo tempo.

Anote esses motivos em algum lugar visível, como um mantra relacionado ao trabalho.

• Não há necessidade de rastrear absolutamente tudo

Fazer uma pausa para tomar um café ou atender uma ligação pessoal com menos de 10 minutos não é um tempo que vale a pena registrar.

Se cada pequena coisa que você faz ao longo de seu dia de trabalho exigisse uma entrada de tempo, várias coisas aconteceriam:

• Você começaria a odiar o rastreamento do tempo;
• Você perderia tempo com pequenos detalhes;
• Seu cérebro se esgotaria por estar tão focado no tempo;
• Seu foco de trabalho sofreria.

Registre apenas as entradas de tempo que carregam dados importantes - para saber quanto você deve cobrar, quando está no máximo/menos produtivo, etc.

• O tempo de rastreamento não faz de você um robô

Como mencionamos no ponto anterior, apenas rastreando cada aspecto do seu dia de trabalho é um caminho rápido para se tornar mais uma IA do que um humano.

Os relatórios de tempo trazem alguma ordem e estrutura ao nosso dia de trabalho e garantem que tenhamos algum “rastro de papel” do que e como fizemos.

• Nem toda entrada de tempo precisa de uma descrição

Às vezes, “responder a e-mails” é apenas isso. Não é necessário especificar a quais clientes ou empresas você respondeu. A menos que nossas tarefas precisem absolutamente de um histórico de tais detalhes, descrições de tarefas menores são um incômodo adicional com o qual você não deve desperdiçar energia.

Em conclusão

O rastreamento de tempo pode ter muitos componentes, muitas partes móveis. Mas isso não significa necessariamente que tem que ser complicado. Quando configurado corretamente, seu rastreador de tempo pode fazer todo o trabalho pesado, enquanto você apenas registra as horas. Ao usar tags, descrições, categorizar corretamente e criar modelos para cada novo projeto, você está criando um assistente de relatório de tempo que vale uma fortuna.