Como resolver os problemas mais comuns causados ​​pela má gestão do tempo

Quão boas são suas habilidades de gerenciamento de tempo?

Não importa onde você esteja na escala - se você está lutando com isso ou está perto de dominá-lo (ou está em qualquer lugar no meio) - sempre há espaço para melhorias.

Neste artigo, abordaremos:

• Os sinais de má gestão do tempo, para que possa reconhecê-los em si e nos outros;
• Que problemas uma má gestão do tempo pode causar, para que possamos reconhecer a importância de uma boa gestão do tempo;
• Como deixamos de administrar o tempo, para que possamos melhorá-lo;
• E, finalmente, erros comuns de gerenciamento de tempo e como resolvê-los, porque todos nós os cometemos às vezes.

Sinais de má gestão do tempo

Estes são os sinais mais comuns de má gestão do tempo. Eles causam uma série de erros que discutiremos mais adiante neste artigo (além de oferecer soluções, é claro).

Facilmente distraído

É difícil encontrar um espaço completamente livre de distrações, mas podemos fazer o nosso melhor para otimizar nosso espaço de trabalho para ser o mais livre de distrações possível.

O primeiro passo é descobrir o que mais te distrai. Essas notificações estão no seu telefone? Conversando com seus colegas de trabalho? Ruídos da rua?

Depois de descobrir o que é, será mais fácil gerenciá-lo e evitá-lo.

Pouca pontualidade

Todos nós ficamos presos no trânsito, ou nosso alarme não disparou por algum motivo. Somos humanos e acidentes acontecem, mas estar constantemente atrasado é algo diferente. É desrespeitoso com os outros e seu tempo.

Como Anna Musson, a especialista em etiqueta, disse ao The Huffington Post Australia: “Há uma infinidade de razões pelas quais [alguém está atrasado], mas a principal razão é que sugere que, no fundo, você acha que seu tempo é mais valioso do que os outros”.

Poucos minutos de espera aqui e ali tendem a se acumular rapidamente, o que resulta em muito tempo perdido.

Prazos perdidos

Assim como o atraso, se acontecer raramente e por um bom motivo, pode ser arquivado em “coisas acontecem”. Por outro lado, a falta frequente de prazos prejudicará seriamente sua reputação profissional.

É importante poder contar com as pessoas com quem você trabalha e confiar que elas farão a parte delas, para que você possa fazer a sua. Se as pessoas não podem confiar em você, elas não vão querer trabalhar com você.

Se você perder prazos com frequência, tente descobrir o motivo – os motivos mais comuns são a procrastinação, a incapacidade de organizar seu tempo de forma eficaz ou porque você deve delegar e terceirizar mais.

Sempre correndo

Você sente que está constantemente com pressa? Parece que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que você planejou?

Pode ser porque você está esperando até o último minuto ou porque você tem muitas coisas no seu prato, então você está lutando para completar todas as tarefas.

Seja qual for, é estressante e afeta negativamente a qualidade do seu trabalho. Planeje seu dia com antecedência para ter tempo e energia suficientes para tudo.

Você pode usar um aplicativo de gerenciamento de tempo ou uma boa e velha lista de tarefas para esse fim.

Esgotamento

Talvez o pior sinal de má gestão do tempo seja a sua saúde em risco.

O Burnout se manifesta em uma variedade de sintomas: desde físicos (falta de ar, tontura, sistema imunológico enfraquecido, entre outros) até emocionais e comportamentais (exaustão mental, perda de motivação, sensação de impotência e aprisionamento, etc).

A melhor maneira de combatê-lo é dar uma pausa. Programe um tempo para descansar e aproveitar a vida fora do trabalho.

Que problemas a má gestão do tempo pode causar?

1. Estresse . A má gestão do tempo faz com que estejamos sempre com pressa, o que resulta em muito estresse adicional. Se você sabe que tem que fazer algo, mas não está fazendo, os prazos estão se aproximando e você não está nem perto de terminar, ou você tem que espremer 2 semanas de trabalho em um dia ou dois - tudo pode ser evitadas organizando melhor o seu tempo.
2. Sempre atrasado . A falta de pontualidade é um dos problemas mais frequentes causados ​​pela má gestão do tempo. O tempo passa facilmente, mas chegar atrasado faz com que as pessoas percebam que você não é confiável.
3. Arruinando sua reputação profissional . O colega de trabalho ideal de ninguém é aquele que está sempre atrasado e não respeita prazos. A maioria das pessoas entende se isso acontecer uma vez e você tiver um bom motivo, mas se você não tiver nenhum conceito de pontualidade, será rotulado como não profissional.
4. Baixa produtividade e má qualidade do trabalho . Quando você está deixando tudo para a última hora, não é muito provável que seu trabalho seja de grande qualidade, pois você vai correr para fazê-lo. Isso afeta negativamente seu desempenho e seus resultados.
   Comece na hora e você não terá que sacrificar a qualidade pela velocidade.
5. Ter muito no seu prato . Se você não tiver uma ideia clara de 1) o tempo que você precisa para completar algo e 2) o tempo que você tem disponível, você corre o risco de se exceder. Aceite apenas projetos que você tenha certeza absoluta de que poderá concluir com sucesso.
6. Pobre equilíbrio entre vida profissional e pessoal . Se você não tem um cronograma definido, provavelmente está sempre trabalhando, mas raramente se envolve em um trabalho profundo. Isso resulta em um equilíbrio ruim entre vida profissional e pessoal, o que pode afetar sua saúde mental.

Como deixamos de administrar o tempo?

Geralmente não conseguimos administrar o tempo por não planejar com antecedência, não estabelecer prioridades, não ter metas claras e procrastinar.

Poucas habilidades de planejamento

Como disse Benjamin Franklin: “Se você falha em planejar, você planeja falhar”.

Você não pode realizar muito sem ter um bom plano (acredite, eu tentei).

Estas são algumas das habilidades nas quais você deve trabalhar se quiser ser ótimo em planejamento:

• Atenção aos detalhes,
• Pensamento crítico,
• Gerenciamento de Projetos,
• Boas habilidades de comunicação,
• Boa organização,
• Pensando no futuro e vendo o quadro maior.

Não definir prioridades

Todas as tarefas são iguais, mas algumas tarefas são mais iguais que outras.

Não priorizar é uma maneira segura de ficar sobrecarregado ou perder tempo fazendo tarefas aleatórias em detrimento de outras mais importantes e/ou urgentes.

A matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta que o ajudará a dividir as coisas importantes das sem importância. Tudo o que você precisa é de um pedaço de papel que você dividirá em quatro partes:

1) Tarefas importantes e urgentes – devem ser feitas primeiro.

2) Importantes, mas não urgentes – programe-se para fazê-las mais tarde.

3) Urgente, mas não importante, também não é você quem deve fazê-los – delegue-os.

4) Aqueles que não são urgentes nem importantes podem ser excluídos da lista.

Não ter objetivos claros

Imagine participar de uma corrida, mas não saber onde fica a linha de chegada. Como você vai saber para onde correr? Como você saberá o quão perto você está de terminar a corrida?

Isso mesmo, você não pode.

O mesmo acontece com a definição de objetivos: você não pode esperar alcançá-los se não souber exatamente quais são seus objetivos. Para definir metas corretamente, certifique-se de que elas sejam SMART – específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado.

Por exemplo, “ficar rico ” não é uma meta inteligente. Rico significa algo diferente para todos. Tentar atingir o objetivo de “ficar rico” significa correr sem rumo, sem linha de chegada à vista.

Tente algo assim: “ter uma quantia X de dinheiro na minha conta bancária até o final do ano” ou “começar a ganhar (quantidade X) mensalmente até (uma determinada data)”.

Quando você tiver números exatos em mente, será mais fácil fazer um plano de como chegar lá também.

Procrastinação

A procrastinação parece ser o inimigo de produtividade favorito de todos.

Para ser justo, algumas pessoas (inclusive eu) precisam sentir alguma pressão por se aproximar dos prazos para liberar sua produtividade e criatividade. Se você já se deparou com algo engraçado ou espirituoso em meus artigos, é muito provável que eu tenha escrito essa parte no dia em que precisei terminar o texto. Ou talvez no dia anterior.

O truque é encontrar o equilíbrio certo entre nenhuma pressão e a pressão que faz você entrar em pânico: o ponto ideal da pressão motivadora , se você quiser.

Erros comuns de gerenciamento de tempo e como resolvê-los

A gestão do tempo de ninguém é perfeita – uma vez que consiste em tantos aspectos diferentes, a maioria de nós tem dificuldades com pelo menos um deles. Aqui estão alguns dos erros mais comuns de gerenciamento de tempo que tendemos a cometer e como resolvê-los:

Não ter um plano

Você quer ser produtivo, mas se sente um pouco perdido? Você está desmotivado? Você costuma ter a sensação de que esqueceu alguma coisa?

Se você respondeu sim mais de uma vez – geralmente acontece quando você não tem um plano e está apenas seguindo o fluxo e sendo reativo.

Solução : Comece sendo proativo e fazendo planos de longo e curto prazo. Sente-se e pense nas coisas que deseja realizar e nos objetivos que deseja alcançar.
Em seguida, anote como chegar lá, passo a passo.

Metas de longo prazo irão ajudá-lo a determinar metas de curto prazo, e metas de curto prazo irão ajudá-lo a escrever boas listas de tarefas.

Você deve determinar seus objetivos pessoais e profissionais para que sua agenda possa ser bem equilibrada e se encaixar em tudo o que você gosta.

Ser ruim em estimar o tempo

Isso costumava ser um dos meus maiores problemas. Eu não tinha ideia de quanto tempo eu precisava para ficar pronto ou quanto exatamente eu levaria para ir do ponto A ao ponto B. Minhas suposições eram muitas vezes um pouco erradas, o que às vezes resultava em atraso.

Solução : Quando percebi que tenho uma tendência a subestimar a quantidade de tempo que preciso para fazer algo, comecei a medi-lo.
Você pode simplesmente usar um cronômetro ou, se quiser fazê-lo de forma mais organizada, um aplicativo de controle de tempo.

Acompanhar seu tempo o ajudará a estimar o tempo com muito mais precisão, pois você terá muitos dados nos quais confiar e fazer uma suposição fundamentada. Também facilitará o planejamento, pois você terá uma visão clara do que gasta seu tempo e do que deveria estar fazendo mais ou menos.

Sendo sobrecarregado

Antes de tudo, dê uma respirada profunda.

Você não pode fazer tudo. Está tudo bem. Ninguém pode.

Ter uma agenda lotada pode prejudicá-lo, então você deve ser gentil consigo mesmo e aceitar que não é sobre-humano. Além disso, boas notícias – há uma solução para isso.

Solução : É importante aprender a priorizar.

Escolha até 3 tarefas que você absolutamente precisa realizar durante o dia e concentre-se nelas. Tente fazê-los na primeira metade do dia: primeiro o maior/mais difícil e depois o resto, por ordem de prioridade. Se você conseguir fazer algo fora das suas 3 principais tarefas – ótimo, mas se não, tudo bem.

Além disso, certifique-se de deixar um buffer entre as coisas que você agendou para garantir que você termine uma tarefa antes que a próxima comece e sua agenda não fique bagunçada.

Distrações

Você sabe o que mais te distrai? Se não, faça esta breve avaliação publicada pela Harvard Business Review para descobrir quais dos seis tipos mais comuns de distrações interferem na sua produtividade e capacidade de foco.

Solução : Se você terminou a primeira etapa de descobrir quais são suas piores distrações, é hora de lidar com elas. Aqui estão algumas sugestões:

1. Trabalhe em um ambiente produtivo. Quando eu era estudante, costumava ir à biblioteca para estudar: todos ao meu redor estavam fazendo seu trabalho, então era natural que eu também o fizesse. Parecia estranho estar no meu telefone.
2. Divida as tarefas em partes para que pareçam mais factíveis e menos intimidantes.
3. Desative as notificações ou coloque o telefone no modo não perturbe .
4. Tenha um horário definido para verificar e-mails – não leia e responda a eles durante todo o dia, pois eles atrapalham sua concentração.
5. Se você trabalha em um ambiente barulhento, invista em bons fones de ouvido com cancelamento de ruído.

Procrastinar

O que causa a procrastinação? Não é apenas “ser preguiçoso”, muitas vezes há um motivo maior – geralmente perfeccionismo e/ou medo do fracasso.

Solução : Existem várias maneiras de abordar a procrastinação, dependendo da causa dela.

1. A primeira seria aceitar que feito é melhor que perfeito . Eu sei que é provavelmente mais fácil falar do que fazer. No entanto, nada que fizermos será perfeito, por isso é melhor aceitá-lo mais cedo ou mais tarde.
   Isso não significa que devemos parar de colocar esforço em nosso trabalho. Isso significa que devemos parar de consertá-lo interminavelmente, enfatizando cada pequeno detalhe, ou nem mesmo começar porque temos medo de que não saia exatamente como imaginamos.
2. Às vezes, procrastinamos porque estamos sobrecarregados. Nós adiamos o início porque parece muito trabalho.
   A solução para isso seria dividir grandes projetos em pequenos passos. Parecem muito mais factíveis. Concentre-se apenas no seu próximo passo e não será tão assustador.
3. Você procrastina porque não tem certeza se é capaz de completar o projeto com sucesso ou se tem habilidade suficiente para isso?
   Peça feedback ao seu gerente ou a uma pessoa de confiança de sua equipe de vez em quando para garantir que você esteja indo na direção certa. Esteja aberto a conselhos e críticas e use-os como uma oportunidade de aprendizado.

Pensar ocupado e produtivo são a mesma coisa

Você é igual a estar ocupado com ser produtivo? Gastar muito tempo trabalhando com muitas coisas feitas? Trabalhando duro com trabalho inteligente?

Ao contrário da crença popular, essas coisas na verdade não são as mesmas. Já aconteceu de você trabalhar o dia inteiro, mas acabou percebendo que não realizou nada significativo?

Solução : Mantenha seus objetivos em mente. Quando estiver escrevendo sua lista de tarefas, pergunte a si mesmo: isso me aproximará dos meus objetivos? Isso é importante para mim? Posso delegar isso?

Se você tiver algumas tarefas menores para fazer, 1) faça-as no final do seu dia de trabalho. Não desperdice o horário nobre do seu cérebro com eles – use-o com sabedoria, para tarefas mais importantes.
2) Agrupe-os, para não perder muito o foco ao mudar de tarefa para tarefa.

Não fazer pausas e folgas do trabalho

Trabalhar o tempo todo, na verdade, não o tornará mais produtivo – apenas o levará ao esgotamento.

Sua mente precisa estar bem descansada e fresca para que possa se concentrar e ser eficiente. Você faz seu trabalho melhor quando não está exausto e privado de sono, acredite ou não.

Solução : A solução para este é bastante óbvia – faça pausas e relaxe.

Previna-se de trabalhar fora do horário de trabalho e de pensar no trabalho quando não estiver realmente trabalhando. Há mais na vida do que produtividade e ganhar dinheiro.

Conclusão

Construir habilidades de gerenciamento de tempo leva tempo e esforço. É um processo, mas vale a pena, pois sua vida se tornará mais fácil à medida que você aprender a gerenciar melhor seu tempo.

Certifique-se de estar planejando seu tempo, definindo metas claras, definindo prioridades e minimizando a procrastinação. Você também deve fazer o seu melhor para evitar distrações, tirar uma folga do trabalho, estimar com precisão seu tempo e se concentrar em ser eficiente em vez de estar ocupado.