Baseado no tempo vs. E-mails de integração baseados em ação. Eles podem trabalhar juntos?

Depois de descobrir a duração perfeita do teste em um produto SaaS, o debate entre “e-mails baseados em tempo versus e-mails baseados em ação” é provavelmente o tópico mais quente quando se trata de integração de e-mail.

Com base em nossa experiência, 80% dos produtos SaaS enviam apenas e-mails baseados em tempo. Empresas maiores de SaaS em estágio de crescimento também não são exceção.

Por que tão poucos produtos usam e-mails baseados em ação? Isso significa que e-mails baseados em tempo são mais eficazes do que e-mails acionados? Qual deles você deve usar? Vale a pena o incômodo de configurar e-mails baseados em acionados?

Eu tento responder a essas e outras perguntas neste post.

Por que tão poucas empresas de SaaS enviam emails acionados?

Antes de mergulharmos nas diferenças entre cada tipo, vale a pena explorar por que tão poucos produtos têm e-mails acionados por ação e sequências baseadas em tempo ainda são galopantes entre as startups de tecnologia.

Depois de trabalhar com empresas de SaaS por mais de um ano criando fluxos de integração para elas, concluímos que configurar e-mails baseados em ação é um verdadeiro desafio para a maioria das empresas de SaaS.

O que torna isso tão difícil?

1. E-mails baseados em gatilhos são complexos de entender. Você precisa ter uma visão clara do que deseja alcançar com eles. A maioria das startups não tem ideia de quais são seus objetivos com e-mails de integração.
2. A maioria das startups não entende os momentos de valor de seus produtos, o que dificulta o mapeamento de um caminho concreto de sucesso para seus clientes. Portanto, é mais fácil e “seguro” manter uma integração de tamanho único que negligencia a jornada personalizada do cliente.
3. Eles são tecnicamente difíceis de configurar. A entrada dos desenvolvedores é necessária. Isso cria gargalos significativos para o profissional de marketing ou produto encarregado de configurar os e-mails. Descobrimos que o desenvolvimento relacionado ao marketing geralmente é colocado em segundo plano e quase sempre ofuscado por tarefas focadas no produto, como criar um novo recurso ou corrigir um bug crítico.
4. A tomada de decisão é longa. Como os emails acionados estão intimamente ligados à infraestrutura do produto, o processo de tomada de decisão geralmente envolve tanto o desenvolvedor quanto o CEO do produto.
5. As ferramentas populares de automação de marketing não suportam campanhas acionadas prontas para uso ou têm uma curva de aprendizado acentuada.

Tudo isso torna a construção de emails acionados uma dor. É por isso que as empresas de SaaS costumam enviar sequências de e-mail simples e baseadas em tempo com pouca ou nenhuma segmentação, mas isso tem pouco a ver com a eficácia dos dois tipos de e-mail.

Qual tipo de e-mail de integração é mais eficaz?

Para avaliar a eficácia de seus e-mails, primeiro você deve conhecer seu objetivo. O que você deseja alcançar com seus e-mails de integração?

• Converta usuários de avaliação gratuita em clientes pagantes por meio de um modelo de integração de autoatendimento.
• Obtenha leads em uma chamada de demonstração.
• Clientes pagantes a bordo.
• Colete feedback do produto e assim por diante.

Depois de definir sua meta, você pode acompanhar o quão bem seus e-mails estão ajudando você a atingir essa meta. As alterações em seus e-mails se correlacionam com um aumento na conversão de avaliação, mais reservas, maior retenção etc.

Como você provavelmente começou com e-mails baseados em tempo, você já deve ter uma linha de base para avaliar. Ao implementar suas primeiras campanhas baseadas em gatilhos, você pode começar a comparar os números.

E as estatísticas e relatórios?

Há uma tonelada de relatórios sobre e-mails acionados versus e-mails baseados em tempo como este e este, mas a verdade é que não existem relatórios específicos de SaaS até o momento. A maioria desses insights é baseada em números de empresas de varejo. Além disso, os estudos comparam e-mails em massa (ou seja, boletins/transmissões) versus e-mails acionados, o que é uma coisa totalmente diferente.

Dito isso, vimos um aumento significativo no engajamento de e-mail e na taxa de conversão de teste com alguns de nossos clientes quando e-mails baseados em gatilhos são implementados em comparação com o uso apenas de uma sequência baseada em tempo.

E-mails de integração baseados em tempo vs. E-mails de integração baseados em ação – qual você deve usar afinal?

A questão aqui não é um ou outro. Uma integração de e-mail bem executada implementaria e-mails baseados em tempo e em ação sem sobrecarregar os usuários com muitas mensagens.

Na verdade, essa é uma de nossas estratégias quando temos a tarefa de criar campanhas de integração para nossos clientes. Gostamos de criar dois fluxos de integração diferentes – um para os emails acionados por ação e outro para os emails baseados em tempo.

Fluxos de integração da Veremark.

E-mails de integração baseados em ação

E-mails baseados em ação ou acionados são enviados quando os usuários interagem (ou não interagem) com seu produto.

Por exemplo, a solução de pagamento online Payfacile envia um e-mail de recompensa quando um usuário conecta sua conta Stripe, além de direcionar o usuário para alternar para o “modo ao vivo”.

✅ Os e-mails baseados em ação são oportunos e acompanham a jornada do usuário. O usuário recebe as informações quando se importa e está pronto para se envolver mais com elas, o que leva a maiores taxas de abertura e cliques.

✅ É possível que usuários ativados recebam todo o onboarding em menos tempo e atualizem antes do final da janela de avaliação.

✅ Os usuários recebem apenas o que é relevante para eles.

Importante: um único e-mail irrelevante pode comprometer todos os seus esforços de integração. Digamos que você execute uma ferramenta como o Payfacile e envie um e-mail de alerta solicitando que um usuário conecte sua conta do Stripe. O problema é que esse usuário já havia conectado sua conta Stripe um dia atrás. Isso não apenas criará redundância, mas também criará uma percepção negativa na mente do usuário, pois o usuário pode perceber toda a experiência de integração como irrelevante a partir desse e-mail.

✅ Direcionado e personalizado. Os emails baseados em ação funcionam como segmentos de um, pois cada usuário recebe um email personalizado com base em sua experiência com seu aplicativo.

Como configurar e-mails de integração baseados em ação?

Os e-mails de integração baseados em ação são ótimos, mas, como discutimos na seção anterior, eles podem ser extremamente complicados de serem publicados.

Aqui está uma breve folha de dicas para ajudá-lo nessa tarefa.

1. Assuma a liderança e planeje todo o projeto.
   Trate e-mails baseados em ação como um projeto. Coloque seu chapéu de gerenciamento de projetos e elabore um plano claro de como você vai implementá-los, com prazos e prazos. Certifique-se de ter instruções claras para todos os envolvidos no projeto – as pessoas de nível C, desenvolvedores, redatores de e-mail e assim por diante. Sem um plano de ação bem definido, os e-mails baseados em ação nunca verão o dia da luz.
2. Comece com apenas 3 ações críticas.
   Comece com as 3 ações mais críticas do usuário. Eles devem se basear nos momentos de valor mais importantes do seu aplicativo. Não exagere ao projetar a campanha de integração baseada em ação mais sofisticada com dezenas de e-mails acionados por ação. Feito é melhor que perfeito nesse caso, e você sempre pode expandir o fluxo no futuro.
3. Crie um plano de rastreamento de eventos para seus desenvolvedores
   Mais sobre isso nos recursos a seguir.

Recursos adicionais de e-mails baseados em ação

• Crie um fluxo de integração de e-mail baseado em gatilho para seu SaaS. O Guia Passo a Passo .
• Você está usando e-mails de expiração de avaliação da maneira errada. Vamos corrigi-lo .
• O que são e-mails acionados? O guia sem sentido.

E-mails de integração baseados em tempo

Os e-mails de integração baseados em tempo são uma sequência de e-mails (também chamada de sequência de resposta automática) que envia e-mails com base na passagem de períodos ou tempos de espera específicos.

É assim que uma parte de uma integração baseada em tempo se parece no Encharge:

A melhor parte é que você pode configurar alguns períodos de tempo muito específicos. Como esperar 1 dia e esperar até segunda-feira entre 9h e 17h no fuso horário do usuário.

E-mails baseados em tempo são super fáceis de configurar – tudo o que você precisa fazer é enviar seus usuários para a plataforma de automação de marketing e começar a criar sua sequência de integração.

Aqui estão alguns dos casos de uso de e-mails baseados em tempo:

✅ Acolhendo novos usuários. O e-mail de boas-vindas é obviamente algo que você deseja enviar para todos os seus usuários de avaliação ou freemium. Você ainda pode segmentar com base nos atributos do usuário para torná-lo mais relevante.

✅ Notifique os usuários sobre a expiração da avaliação. Os e-mails de expiração de avaliação são enviados em um horário específico, geralmente de 1 a 3 dias antes do término de uma avaliação.

✅ Estudos de caso, depoimentos, e-mails de feedback e outros

Como usar emails acionados com emails baseados em tempo de forma eficaz

Você pode estar lendo isso e começando a pensar que vai sobrecarregar seus usuários se implementar os dois tipos na integração do seu produto. E você está certo, se não for bem executada uma campanha de integração que emprega os dois tipos de e-mails pode incomodar os usuários.

Existem algumas táticas que você pode usar para ter certeza de que não está enviando e-mails em excesso para seus usuários.

Use os tempos de espera com sabedoria

Como compartilhei anteriormente, o Encharge possui um recurso de espera que pode ajudá-lo a enviar e-mails no momento certo. Eu gosto de usar esse recurso para garantir que os e-mails sejam enviados uniformemente.

Emails baseados em ação são enviados quando um usuário faz ou não algo em seu aplicativo, mas você ainda tem algum controle sobre o tempo em que um email baseado em ação é enviado. O que você quer fazer é atrasar o e-mail acionado até um horário específico.

Por exemplo, digamos que você esteja enviando um e-mail de incentivo quando um usuário começa a fazer algo em seu produto, mas não o termina. Em vez de apenas esperar por X dias antes de enviar o e-mail de alerta, você pode configurar sua etapa de Espera para “Aguardar X dias e esperar até que o dia seja segunda, quarta ou sexta-feira”. Isso significa que o e-mail nudge só pode ser enviado na segunda, quarta ou sexta-feira.

Isso deixa terça, quinta e fim de semana abertos para seus e-mails baseados em tempo. Então você vai querer usar "Aguardar até que o dia seja terça, quinta, etc." para sua sequência baseada em tempo. Dessa forma, você pode distribuir seus e-mails baseados em tempo e ação de maneira uniforme.

Use o fluxo final para ejetar usuários de fluxos

Você quer ter certeza de que não está enviando e-mails irrelevantes para as pessoas. Você pode usar a etapa "Finalizar fluxo" no Encharge para ejetar usuários dos fluxos.

Por exemplo, digamos que um usuário converte. Você deseja evitar o envio de e-mails de expiração de avaliação. Para conseguir isso no Encharge, você usaria um gatilho como "Clientes do segmento inseridos" conectado a uma parada de "Fluxo final", que ejetará automaticamente as pessoas de toda a sequência de expiração do teste.