Como a Clockify ajuda a Thornton & Lowe a sustentar o crescimento dos negócios

Começar um negócio aos 20 anos traz muitos desafios e obstáculos ao longo do caminho, principalmente devido à falta de experiência profissional. Além disso, os dados do Bureau of Labor Statistics dos EUA indicam que quase 20% de todos os novos negócios falham no primeiro ano. Ai!

No entanto, nem tudo é desgraça e melancolia - também existem exemplos de boas práticas.

A história de sucesso de 14 anos e contando de Dave Thornton certamente está entre eles, por isso é um prazer compartilhar com você.

Conduzimos uma entrevista com o próprio homem, cuja empresa Thornton & Lowe conta com nossa ferramenta de rastreamento de tempo desde 2019.

Em nossa entrevista, Dave ficou mais do que feliz em compartilhar seus pensamentos sobre os seguintes tópicos:

• Sua jornada de ascensão na escada corporativa,
• A importância da gestão do tempo nas empresas,
• O papel da tecnologia no local de trabalho moderno,
• Como sua equipe usa Clockify,
• Alcançar um equilíbrio entre vida pessoal e profissional e muito mais!

Então, vamos direto ao assunto!

Gênese de Thornton & Lowe

Tudo realmente começa com uma ideia, mas, como determinar se é a ideia certa ? Aquele para investir seu tempo e dinheiro, uma ideia única na vida que vale a pena dar um salto de fé.

De acordo com Dave Thornton, fundador e diretor da Thornton & Lowe, cabem 2 coisas:

• Pensamento crítico e
• A capacidade de fazer estimativas de trabalho precisas para seus empreendimentos futuros.

Armado com seu mestrado, Dave concluiu com sucesso seu programa de treinamento de pós-graduação, que o ajudou a entender compras, gerenciamento da cadeia de suprimentos e muito mais. Então, Dave se candidatou a um cargo de sede na mesma empresa onde concluiu o treinamento.

A função o ajudou a aprender um pouco mais sobre o setor, mas logo Dave estava ansioso para administrar sua própria operação comercial.

Agora, vamos voltar à frase introdutória e apontar que Dave tornou essa visão uma realidade e fundou a Thornton & Lowe aos 23 anos de idade - deixa o suspiro!

Moldagem adicional da organização Thornton & Lowe

Avançando para quase uma década e meia, o aluno se torna o mestre e, hoje, Dave é o proprietário de uma empresa de sucesso. Sua empresa se especializou em licitações e redação de propostas , ao mesmo tempo em que ostenta uma taxa de sucesso de 75% em 3 divisões e 30 (quase) funcionários internos.

O que a Thornton & Lowe oferece pode ser categorizado em:

• Suporte para redação de lances,
• Treinamento de Licitações e
• Recursos de licitação.

O que podemos aprender com o exemplo de Dave?

Parece que não se trata apenas da ideia, mas sim da execução dela e da conclusão das etapas para fazê-la funcionar.

Logo depois que a ideia surgiu em sua cabeça, Dave se concentrou na parte da realização:

“ Rapidamente comecei a pensar no que precisava para transformar isso em um negócio de verdade. ”

Então, para ser capaz de colocar seu dinheiro onde estava, como qualquer outro pequeno empresário - Dave teve que aprender a:

• Definir adequadamente seus objetivos de carreira,
• Defina e persiga os objetivos SMART,
• Gerenciar uma equipe de funcionários e
• Calcule e faça a folha de pagamento de seus funcionários.

A arte da delegação, também conhecida como a chave para evitar o excesso de trabalho

Com um crescimento constante, as funções e responsabilidades da pessoa responsável podem mudar rapidamente. Adaptando-se ao novo cargo de Diretor, Dave teve que aprender a delegar tarefas para sua equipe, para poder se concentrar nas coisas mais amplas.

Mais precisamente, fazê-lo sem sobrecarregar.

Trabalhar fora do horário comercial normal não é incomum, especialmente para proprietários de empresas. Então, o que Dave agora percebe e admite é que ele não cultivou o equilíbrio entre vida pessoal e profissional:

“ Trabalhei quase constantemente, incluindo noites e fins de semana, e incluindo todos os dias na minha lua de mel! ”

Aqui, gostaria de reservar um momento para reconhecer que Dave incluiu um pedido de desculpas à Sra. T pelas situações mencionadas, então espero que ela aprecie o gesto!

Então, de volta ao excesso de trabalho. A falta de equilíbrio causada pelo excesso de trabalho é um caminho direto para o esgotamento da carreira e, neste caso, ser ambicioso não ajuda. Tais tendências são mais prováveis, como no exemplo de Dave:

“ Um exemplo perfeito de má gestão do tempo, aliada a uma obsessão pelo negócio. ”

Tentando equilibrar trabalho e vida pessoal, hoje em dia Dave prefere ficar obcecado com a vida de suas filhas (a quem temos que agradecer pela foto acima!)

Agora de volta aos negócios. Com a expansão de sua equipe e base de clientes, Dave precisava gerenciar e acompanhar ativamente vários projetos. Bem, para evitar o excesso de trabalho, isso também significava que ele tinha que aprender a abrir mão de estar no topo de cada detalhe.

O que podemos concluir da jornada de Dave é - a receita para o sucesso deve incluir os seguintes ingredientes:

• Melhoria contínua das habilidades de gerenciamento de tempo,
• A combinação certa de ferramentas e soluções de software, e
• Membros de equipe confiáveis, responsáveis ​​e confiáveis.

Vamos ver o que é considerado o oposto do que Dave mencionou — e dar um exemplo de bom gerenciamento de tempo.

A importância da gestão da força de trabalho e gestão do tempo para pequenas empresas

Gestão de qualquer tipo requer altos níveis de inteligência social e pensamento crítico. É natural que um líder carregue essas características, certo?

Afinal, no mundo dos negócios, o próprio termo gestão é definido como “ o processo de planejar e organizar os recursos e atividades de um negócio para atingir objetivos específicos da maneira mais eficaz e eficiente possível ”.

Como Dave deixou claro seus objetivos desde o início, ele discorre sobre o desenvolvimento futuro da Thornton & Lowe, especialmente o gerenciamento da força de trabalho da empresa:

“ A estratégia tem sido formar uma equipe em que eu possa confiar, promover e recompensar. Em seguida, preciso deixá-los fazer seu trabalho, assumir a responsabilidade e relatar. Como uma pequena empresa, tenho o prazer de dizer que isso agora acontece na maioria das áreas - marketing, vendas, recrutamento, operações e treinamento e desenvolvimento. ”

Dave, tendo dominado a arte de delegar e agora bem ciente da importância da gestão do tempo, como um líder inspirador que é, fez questão de que a política de sua empresa refletisse e promovesse tais valores.

“ Trabalhar a gestão do tempo é essencial para que qualquer negócio opere de forma eficaz e eficiente. Até porque não reservar um tempo para planejar o próprio tempo com eficácia inevitavelmente evitará o estresse e a ansiedade sobre prazos iminentes ou resultados que não estão sendo alcançados. ”

Igual ao bem-estar de seus colaboradores, Dave se preocupa e tem o maior respeito pelos prazos . Isso meio que faz sentido, dada a sua escolha de profissão, já que ter que lidar regularmente com licitações e licitações implica várias operações sensíveis ao tempo.

“ Como uma empresa de redação de propostas, trabalhamos com prazos externos rígidos. Além disso, como consultoria, temos nossos próprios prazos internos e para o cliente antes da apresentação da proposta. Como tal, a gestão do tempo é essencial. ”

Thornton & Lowe descobrindo Clockify: Obrigado, Google?

Antes de conhecer nossa ferramenta de controle de tempo, a equipe da Thornton & Lowe já havia experimentado 2 soluções semelhantes. Desnecessário dizer que todas as tentativas foram inúteis.

Como Dave ainda estava procurando por outra ferramenta, que seria a opção certa, ele continuou realizando pesquisas no Google e analisando as análises. Foi assim que ele se deparou com o Clockify e decidiu dar uma olhada.

Depois que o espaço de trabalho se tornou ativo, o gerenciamento de prazos ficou mais fácil. Você quer saber como é isso? Dave afirma que a chave para gerenciar prazos é a análise de tempo .

“ Na empresa, quando identificamos preocupações com a gestão do tempo, começamos revisando o que está acontecendo, para onde está indo o tempo . Não podemos fazer isso, se não monitorarmos todo esse tempo, e Clockify é a nossa solução, claro. ”

Sem mencionar nenhum nome específico, pedimos a Dave que resumisse o principal motivo para as soluções anteriores não funcionarem para a Thornton & Lowe.

“ Essas [soluções] forneciam algumas funcionalidades semelhantes [como o Clockify], mas não salvavam nosso progresso à medida que avançávamos e eram menos flexíveis. Então, estamos usando Clockify desde 2019 agora. ”

Agora, vamos ver o que fez a equipe Thornton & Lowe ficar com nosso rastreador de equipe, o que o destacou da multidão.

Clockify apresenta a equipe Thornton & Lowe mais gosta

O principal objetivo de qualquer software é facilitar nossas vidas, exatamente o que aconteceu quando a equipe de Dave mudou para o Clockify.

Agora vamos verificar o porquê, já que Dave apontou os 3 recursos a seguir como os mais benéficos para a equipe da Thornton & Lowe.

Recurso nº 1: relatórios

Agora, estávamos nos perguntando quais aspectos de seu negócio foram melhorados, especificamente, e aqui estão os 2 centavos de Dave:

“ Nossa capacidade de gerar relatórios impactantes que mostram como nosso tempo foi gasto em projetos, se estamos no caminho certo e/ou onde podemos tornar nosso processo mais eficiente para o benefício de nossa equipe e clientes. ”

Esses relatórios fornecem todos os dados necessários em apenas alguns cliques, o que Dave aprecia muito. Além de poder revisar como os membros de sua equipe passam o tempo, ele pode facilmente filtrar os dados por:

• O projeto,
• Período, ou
• Um funcionário específico.

Isso permite que Dave verifique se há espaço para melhorias e, em caso afirmativo, identifique onde.

Recurso nº 2: planilhas de horas

Além disso, Dave novamente enfatiza a importância da responsabilidade, já que estabelecemos que o microgerenciamento não é o que ele gosta. Ele explica como Clockify é fundamental para seu desenvolvimento e desempenho profissional:

“ Configuramos uma entrada de quadro de horários para cada projeto e definimos tarefas para cada projeto que estão alinhadas ao nosso processo. Isso permite o automonitoramento do progresso de cada consultor em relação ao orçamento e fornece visibilidade para o nosso tempo de gerenciamento.”

Dave explica ainda que, quando o trabalho demora mais do que o esperado, isso também permite que eles identifiquem se, onde e como devem ajustar suas cotações para projetos futuros.

“ Isso gera responsabilidade sobre como os indivíduos gastam seu tempo, devido à transparência que oferece. Mas também capacita os indivíduos a trabalhar com seus gerentes para identificar onde eles podem ser mais eficientes. ”

Então, outro recurso que provou ser uma mina de ouro para a equipe Thornton & Lowe foi o Timesheets. Cada um dos funcionários de Dave conhece as possibilidades que vêm com os recursos do Clockify, então eles colhem todos os benefícios:

• Configurando e usando projetos e tags,
• Adicionar descrições às tarefas e
• Alteração do status de horas faturáveis ​​e não faturáveis.

Uma divisão tão transparente do trabalho de todos é como a equipe de Dave consegue permanecer na mesma página e atualizada o tempo todo.

Recurso nº 3: visualização do calendário

Quando se trata de melhorar a produtividade e a eficiência da equipe, aqui está uma sugestão que funciona para Dave: “ Revise e priorize novamente regularmente. ”

A vida é agitada, imprevisível, cheia de distrações e muitas vezes em movimento, então você não deve se culpar se não conseguir limpar sua lista de tarefas do dia.

A abordagem de Dave para o problema é a priorização, e a visualização do calendário do Clockify facilita a definição e reorganização de metas e prioridades para o dia:

“ Pessoalmente, sei o que quero alcançar em um determinado dia e quais tarefas são necessárias para isso. Conheço a prioridade deles e o que pode ser movido, se necessário. Todo o resto é 'bom de fazer', o que eu encaixo quando posso. ”

Muita coisa pode mudar no período de 24 horas, então tente seguir o exemplo de Dave – sempre divida seus projetos em tarefas e, a cada dia, identifique quais são seus objetivos prioritários. Tudo o mais que você consegue completar torna-se um bônus e algo a não incluir na sua lista de amanhã.

Benefícios do uso do Clockify para operações de pequenas empresas

Números e estatísticas não são para todos, mas ainda assim, todos temos que admitir que alguns desses números têm o poder de mudar tudo. Há uma boa razão para os dados estarem no centro do comércio e da economia globais há algum tempo.

Simplificando, ter insights sobre esses números e analisá-los cria oportunidades para aprender com nossos erros (em vez de apenas nos sentirmos frustrados com o atraso ou mesmo com o fracasso).

Acompanhar a alocação de seu tempo ajuda a identificar os desperdiçadores de tempo, permitindo assim que você alcance suas metas e objetivos diários com mais facilidade.

Portanto, a principal vantagem de usar o Clockify, de acordo com Dave, mescla os três recursos que mencionamos na seção acima (relatórios, planilhas de horas e exibição de calendário) e se traduz em usar os dados a seu favor .

Vamos examinar rapidamente os 3 principais benefícios de fazer isso, ou como Dave coloca, de:

“ Monitorar o progresso em relação ao plano e sinalizar quaisquer problemas com antecedência. ”

Benefício nº 1: Funcionários satisfeitos

Uma vez que você evita a bala do estado de esgotamento, os sintomas tornam-se claros e detectáveis. Vale tanto para você, mas também para os outros.

É por isso que Dave também usa Clockify para ter uma visão geral das horas de todos. Ele gosta de garantir que horas extras excessivas simplesmente não aconteçam para os membros de sua equipe:

“ Ao garantir que todo o tempo seja rastreado, também usamos o Clockify para monitorar horas extras e monitorar o bem-estar da equipe. Realizamos verificações regulares de bem-estar e identificamos onde uma folga substituta deve ser providenciada para um prazo/projeto particularmente desafiador (que qualquer pessoa no mundo das licitações certamente já experimentou!) ”

Benefício #2: Clientes satisfeitos

Funcionários engajados e satisfeitos significam maior produtividade e melhor desempenho geral — é tão simples quanto isso. Quando sua equipe está operando como uma máquina bem lubrificada, cada obstáculo pode ser contornado e transformado em uma oportunidade.

Isso porque funcionários satisfeitos são mais proativos, motivados e atentos às suas tarefas, bem como à comunicação com os clientes. O resultado é um nível mais alto de satisfação do cliente.

Aproveitar o poder da tecnologia nunca pode prejudicar o processo, então Dave acrescenta que seus clientes também se beneficiam do Clockify:

“ Para clientes contratados, normalmente cotaremos nosso tempo com a oferta de que, se gastarmos menos tempo do que o cotado, cobraremos apenas pelo tempo efetivamente utilizado. Isso nos permitiu repassar as economias diretamente para nossos clientes e melhorar sua relação custo-benefício com o serviço. Sem o controle de tempo formal, isso não seria possível para nós oferecermos. ”

Benefício nº 3: Crescimento do negócio

Como você pode concluir de tudo o que foi dito acima, uma equação incluindo funcionários e clientes satisfeitos de um lado deve resultar no valor positivo do outro lado.

Funcionários satisfeitos + Clientes satisfeitos = Crescimento do negócio

Portanto, no geral, para a Thornton & Lowe, o Clockify é uma ferramenta que acelera esse crescimento.

“ Este [Clockify] melhorou o profissionalismo do nosso negócio e nos permitiu capturar e, mais importante, usar dados sobre como nossa equipe gasta seu tempo em um nível que não era possível anteriormente. ”

Para quem Dave recomendaria o Clockify e por quê?

Antes de compartilhar nossos pensamentos finais, pensamos que você poderia estar interessado em saber para quem Dave recomendaria o Clockify e por quê. Ele estava mais do que disposto a expressar sua opinião:

“ Qualquer empresa de serviços profissionais, já que Clockify é realmente flexível, oferece uma boa relação custo-benefício em relação aos sistemas concorrentes e fornece um meio estruturado e fácil de usar para rastrear o tempo de sua equipe. ”

Significado - basicamente todos no mundo dos negócios que se esforçam para ser a melhor versão de si mesmos podem se beneficiar do uso do Clockify . Ele acrescenta como o uso é totalmente descomplicado , ao contrário de suas experiências anteriores, o que é outro motivo para a recomendação:

“ Baseado apenas nas frustrações dos sistemas anteriores, a interface do usuário é muito fácil de usar — não requer muito treinamento porque simplesmente faz sentido . O fato de as entradas serem salvas em tempo real também contribui muito para uma experiência positiva do usuário.”

Expandindo o tema da experiência do usuário, perguntamos a Dave sobre a experiência de sua equipe com nosso suporte ao cliente.

Quer haja um problema a ser resolvido ou uma consulta sobre um novo recurso, a recomendação de Dave tem outra camada e profundidade significativas - como ele explica, eles valorizam o Clockify por causa do suporte e da honestidade quando discutem a renovação:

“ Fomos orientados para o pacote que atendeu genuinamente aos nossos requisitos e realmente valorizamos o tempo dedicado a discutir opções e entender nossas necessidades. Sempre que, em uma rara ocasião, precisávamos de suporte ao cliente , descobrimos que isso era rápido e simples . ”

Resumindo: A única maneira de subir é através!

Esperamos que a história inspiradora de Dave tenha lembrado a você que às vezes devemos dar um salto de fé e apostar em nós mesmos. É certo que não há garantias de sucesso e os desafios são inevitáveis, mas… é o que acontece na vida real.

A maneira como escolhemos alocar nosso tempo é o que faz toda a diferença – molda nossos hábitos, rotinas, personalidades e, eventualmente, nosso estilo de vida.

Todos nós podemos aprender uma ou duas coisas com a admirável jornada de Dave, principalmente para começar a resolver o problema por conta própria. Apenas tenha em mente que Roma não foi construída em um dia!

Além disso, temos acesso a algo que os antigos romanos não tinham - tecnologia moderna e soluções de software. Como você pode concluir pelo artigo, Dave entende isso perfeitamente, mas a pergunta mais importante é - você entende?

⁉️ O que você acha dessa história de sucesso? Compartilhar sua história com nosso rastreador de tempo é algo em que você estaria interessado? Sinta-se livre para compartilhar seus pensamentos! Basta escrever para [email protected] e você terá a chance de aparecer neste ou em um de nossos artigos futuros. E, se você gostou deste post e achou útil, compartilhe com alguém que você acha que se beneficiaria com ele.