O software errado é pior do que nenhum software: dicas para escolher bem

Antes de tomar sua decisão final de compra, siga estas dicas para evitar acabar com o software errado para suas necessidades.

Após meses de intermináveis ​​reuniões, pesquisas e demonstrações, você e sua equipe finalmente reduziram as possibilidades do novo sistema de software de sua empresa a apenas um punhado de opções. Tudo o que resta é tomar uma decisão e finalizar sua compra. Essa é a parte mais fácil do processo, certo?

Bem, não exatamente. Quando perguntamos a 1.000 tomadores de decisão de pequenas empresas na pesquisa Great Software Match* do Capterra sobre sua compra de software mais recente, descobrimos que eles obtiveram uma Great Match — uma compra que atende ou supera as expectativas sem concessões — apenas 27% das vezes.

As chances de fazer a escolha errada nesta fase são surpreendentemente altas. Isso pode levar a algumas dores de cabeça frustrantes se você tiver sorte (por exemplo, recursos ausentes, soluções alternativas extras) ou, se não tiver sorte, uma situação pior do que se você não tivesse nenhum software (por exemplo, usuários frustrados, dados corrompidos).

Para garantir que você está tomando a melhor decisão para o seu negócio, aqui estão algumas dicas para selecionar o software certo para comprar neste estágio final.

Dica #1: Volte ao seu problema original

Albert Einstein disse uma vez: “Se eu tivesse uma hora para resolver um problema, passaria 55 minutos pensando no problema e cinco minutos pensando nas soluções”. Se você está tendo problemas para decidir entre algumas opções de software diferentes, é um sinal de que você deve voltar e analisar o problema original que você está tentando resolver com o software em primeiro lugar.

Quem é o principal usuário final deste software? Quais são os pontos problemáticos com nossos métodos atuais que estamos tentando corrigir? Como estamos medindo o sucesso com esta compra de software? Revisitar as respostas de sua equipe para essas perguntas pode lhe dar o momento “aha” que você precisa para fazer uma compra.

Dica #2: Separe seus desejos de suas necessidades

Você encontra um anúncio de um sistema de software que é elegante, rico em recursos e, francamente, muito legal. Menos impressionado com outras ofertas, você toma a decisão de comprá-lo apenas para descobrir seis meses depois que sua empresa está pagando um preço premium para usar apenas metade dos recursos do sistema. Em última análise, é tomada a decisão de cancelar a assinatura e optar por algo mais acessível.

Vemos esse cenário acontecer o tempo todo, e isso acontece porque as empresas se apaixonam demais por um sistema que oferece recursos além do que elas realmente precisam. Por mais tentador que seja optar por essa oferta premium, às vezes a melhor decisão é recuar. Lembre-se: você sempre pode escalar para um produto mais completo quando estiver pronto.

Dica nº 3: Às vezes, tudo-em-um não é a melhor escolha

Se você tiver muitas necessidades com sua próxima compra de software, um pacote de software completo que verifique todas as suas caixas é uma opção atraente. Uma solução, um contrato, uma interface para aprender a usar — ​​como não amar?

No entanto, só porque um sistema de software faz muitas coisas, isso não significa que ele as faça bem . Em vez de se contentar com um sistema que seja “suficientemente bom” para todas as suas necessidades, sua empresa pode se sair melhor comprando e integrando duas ou três soluções com seus próprios pontos fortes exclusivos. Tudo isso para dizer, não fuja de mais software se mais software é o que você realmente precisa.

Dica nº 4: considere sua pilha de tecnologia existente

Software não existe em uma bolha. É mais do que provável que seu novo sistema precise jogar bem com algo que você já tem - seja um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) se for um sistema voltado para o cliente, um sistema de informações de recursos humanos (HRIS) se for um sistema interno, ou até mesmo uma ferramenta de inteligência de negócios se você quiser extrair dados de sua nova compra para uma análise profunda.

As interfaces de programação de aplicativos (APIs) tornaram-se tão sofisticadas que integrar dois sistemas não é a tarefa quase impossível que costumava ser. Ainda assim, é uma boa ideia perguntar ao seu fornecedor se ele tem algum problema conhecido de integração com algum de seus sistemas. Melhor ainda, você pode descobrir que um fornecedor que está considerando tem uma parceria especial com um de seus fornecedores existentes que pode lhe dar um desconto ou recursos extras. De qualquer forma, isso pode influenciar sua decisão em relação a um produto sobre os outros.

Dica #5: Use a usabilidade como critério de desempate

Você está reduzido a duas opções de software. Eles têm os mesmos recursos, ambos têm boas críticas e são aproximadamente o mesmo preço. Com qual você vai?

Se realmente estiver morto, mesmo entre duas opções, escolha aquela que você e sua equipe acharem mais fácil de usar. Idealmente, você usará este sistema nos próximos anos, e quaisquer falhas na experiência do usuário - em um computador ou telefone - se desgastarão rapidamente em sua empresa.

Você está pronto para tomar uma decisão?

Às vezes, resolver um problema pode criar problemas inteiramente novos. Esse é o risco que você corre ao comprar o software errado.

As dicas que abordamos aqui devem ajudá-lo a evitar esse cenário, mas se você ainda estiver indeciso sobre qual software é o certo para você neste estágio, aqui estão alguns conselhos finais:

• Resista a adicionar à sua lista, a menos que seja absolutamente necessário: Por mais tentador que seja voltar depois de criar sua lista e considerar opções de software adicionais, nossa pesquisa mostra que isso geralmente resulta em uma compra de qualidade inferior. Confie no trabalho que você fez até agora e evite encher sua lista de produtos que você já descartou.
• Encontre avaliações de usuários como você: mesmo que um produto de software tenha avaliações excelentes, pode ser difícil dizer se essas avaliações vêm de empresas semelhantes à sua. Felizmente, se você for a qualquer página de produto no Capterra, poderá filtrar as avaliações por tamanho da empresa, tempo de uso, frequência de uso e até mesmo em que função o avaliador está para ter uma ideia melhor.
• Solicite outra demonstração: Se, após uma demonstração inicial e um período de teste gratuito, você ainda tiver dúvidas ou preocupações sobre um determinado produto, peça ao fornecedor do software para fazer outra demonstração. Eles podem mostrar algo novo que você não tinha visto antes, o que pode influenciar sua decisão de compra.

Se você ainda está indeciso sobre sua próxima compra de software, confira recursos adicionais em nosso blog Dicas de compra de software. E se você tomou uma decisão, parabéns! Vá para nossa página inicial e encontre o produto que você está pronto para comprar para as próximas etapas.

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Metodologia de pesquisa

*A Capterra Great Software Match Survey 2020 foi realizada em outubro de 2020. Pesquisamos 1.000 funcionários em empresas dos EUA com dois a 500 funcionários e US$ 1 a US$ 250 milhões em receita anual que: 1) têm uma influência significativa nas compras de tecnologia para sua organização e 2) fizeram uma compra de software para sua organização custando pelo menos US$ 500/ano nos últimos 24 meses. Redigimos as perguntas para garantir que cada entrevistado compreendeu completamente o significado e o tópico em questão.