O melhor guia sobre como iniciar seu negócio de planejamento de eventos

Não há tempo como o presente para iniciar seu negócio de planejamento de eventos. Mas antes de conseguir seu primeiro cliente, você precisa fazer algum trabalho de preparação.

Talvez tenha começado no ensino médio, quando você planejou os lanches, a agenda e os papéis de todos nas sessões de estudo. Talvez tenha começado na faculdade, quando você organizou noites de microfone aberto em um bar local. Tudo o que você sabe é que está com vontade: você quer começar um negócio de planejamento de eventos.

Mas como você vai de apenas pensar nisso para realmente administrar um negócio?

Existem seis etapas principais que você precisa seguir para iniciar seu negócio. Vamos levá-lo através de cada um para que, quando terminar de ler isso, você esteja melhor preparado para abrir uma loja.

6 passos para abrir seu negócio

1. Estabeleça sua experiência

Se você quer que as pessoas confiem em você com seus eventos, você precisa demonstrar que sabe o que está fazendo.

Além de um curso de graduação em hospitalidade, você pode se inscrever em vários programas de certificação que ajudarão a aumentar sua experiência e informar seus clientes que estão em mãos experientes.

Existem tantos tipos de certificações, no entanto, que pode ser difícil saber qual é a melhor para obter. Abaixo, veremos três certificações gerais (ou seja, não especializadas) que você pode obter.

Existem, é claro, muitas outras certificações que você pode obter e cursos que você pode fazer que são muito mais específicos do tipo de evento. Você também pode ver se sua faculdade ou universidade local oferece algum curso ou certificado que possa ajudá-lo a começar.

Certificação Certified Meeting Professional (CMP)

O CMP é estabelecido pelo Convention Industry Council e o exame abrange planejamento, gerenciamento de sites, design de eventos, marketing e padrões internacionais.

O site do Conselho oferece sugestões de leitura e materiais preparatórios e o exame é oferecido a cada poucos meses. Para 2020, as datas de teste anunciadas são em janeiro, maio e agosto.

Um detentor de CMP ganha cerca de US$ 10.000 a mais por ano do que seus colegas não certificados, de acordo com o Events Council.

Se houver a menor chance de você considerar trabalhar como profissional de eventos de saúde, eles também oferecem um CMP especificamente para essa função.

Certificação Certified Special Events Professional (CSEP)

Este exame, administrado quatro vezes por ano, pode ser feito remotamente. Semelhante ao CMP, foi estabelecido por um grupo de profissionais (desta vez, a International Live Events Association).

Com sua certificação, você também recebe boletins informativos do setor e uma rede estruturada que pode ajudá-lo a desenvolver seus recursos, obter conselhos e encontrar mentores para ajudar sua empresa a crescer. No entanto, há um requisito de especialização (três anos no setor de planejamento de eventos) antes que você possa aceitar.

Certificado em Gestão de Reuniões (CMM)

Em vez de simplesmente fazer um exame para testar seus conhecimentos, o CMM é um programa de treinamento completo. Leva aproximadamente 15 semanas e é mais acadêmico do que prático em sua abordagem.

A desvantagem é que você terá que viajar para Indiana, portanto, se você não é da área, pode demorar um pouco mais do que o orçamento disponível para obter essa certificação.

No entanto, as pessoas com um CMM ganham cerca de US$ 30.000 por ano a mais do que aqueles sem ele (e US$ 20.000 por ano a mais do que aqueles com a certificação CMP).

2. Construa um plano de negócios eficaz

Um plano de negócios essencialmente estabelece quais serão suas metas e estratégias de negócios.

Ter um plano de negócios não ajuda apenas a organizar e mapear o sucesso do seu negócio. Também pode ser uma ferramenta poderosa para apresentar ao mundo exterior, como potenciais investidores curiosos sobre sua estratégia.

Seu plano deve incluir o seguinte:

• Um resumo executivo – por que sua empresa é diferente de todas as outras empresas?
• A visão geral da empresa - é assim que a empresa se parecerá.
• Uma análise da indústria – nosso nicho da indústria de eventos parece.
• Análise do cliente — nossos clientes ficarão assim.
• Um detalhamento de seus principais concorrentes - é contra isso que estamos lutando.
• Seus planos para marketing, operações, gerenciamento e finanças — é assim que vamos ganhar dinheiro.
• Um apêndice de todos os seus documentos de apoio - arrendamentos, contratos, marcas registradas, currículos, materiais de marketing, etc.

O Score oferece um modelo útil que pode ajudá-lo a começar.

Dentro da visão geral da sua empresa, você precisa estabelecer firmemente em que tipo de eventos você planeja se concentrar. Você não precisa ficar com esse tipo de evento para sempre, mas é importante começar com um único esforço. Você pode dedicar toda a extensão de seus recursos e conhecimentos para esse objetivo e, em seguida, desenvolver lentamente a partir daí.

Concentrar-se em um único tipo de evento também lhe dará uma ideia muito mais clara de quem serão seus clientes. Isso pode ajudar em várias seções do seu plano de negócios.

3. Capital inicial seguro

Leva apenas cerca de US $ 2.000 a US $ 5.000 para fazer seu negócio decolar. Além disso, haverá custos recorrentes que você precisa incluir no seu orçamento, já que você não será lucrativo imediatamente.

Existem algumas maneiras de garantir esse dinheiro:

• Autofinanciamento
• Bancos (ou seja, linhas de crédito, empréstimos para pequenas empresas ou financiamento empresarial 401(k))
• Amigos e família

Mas e se você não tiver nenhum dinheiro inicial?

Se você não pode se autofinanciar, não se preocupe, seu plano de negócios está aqui para ajudar.

Esteja você incorporando-o em uma apresentação para um banco ou usando uma plataforma de crowdfunding como AngelList, CrowdFunder ou Fundable, seu plano de negócios demonstrará exatamente para onde está indo o dinheiro de seus investidores e como você planeja recuperá-lo. eles.

4. Invista no software que você precisa para administrar seus negócios com eficiência

Há um grande número de tipos de software que você pode usar para o seu negócio. Alguns deles você achará úteis imediatamente, e alguns deles você achará úteis mais adiante.

Aqui está uma lista dos principais tipos de software e por que você pode querer investir neles:

• Para ajudar a gerenciar projetos, tarefas e fluxo de trabalho: gerenciamento de eventos ou software de gerenciamento de projetos.
• Para ajudar a interagir com seus clientes atuais e futuros: gerenciamento de relacionamento com o cliente, gerenciamento de leads, marketing por e-mail, marketing de mídia social, software de automação de marketing.
• Para ajudar a manter suas informações seguras: segurança de e-mail, segurança de nuvem, segurança de rede e/ou software SIEM.
• Para manter seu escritório funcionando sem problemas: software de orçamento, cobrança e faturamento e colaboração.
• Para melhorar a experiência dos participantes em seus eventos: conferência (certifique-se de obter uma com recursos de registro), gerenciamento de local e aplicativos de eventos móveis.

Você pode encontrar algumas opções gratuitas (como neste artigo sobre software de gerenciamento de eventos gratuito e de código aberto). Apenas certifique-se de verificar as avaliações dos usuários de sua compra em potencial para garantir que não seja mais problemático do que vale a pena. O diretório de software do Capterra tem análises de usuários para todos os produtos listados acima.

5. Descubra o que você precisa para operar legalmente seu negócio de planejamento de eventos

Esforçar-se agora para garantir que seu negócio de planejamento de eventos esteja correto e protegido significa muito menos papelada (e muito menos em termos de possíveis taxas legais) mais tarde.

O primeiro grande passo é registrar sua empresa nos governos estadual e federal. O IRS oferece conselhos úteis para exatamente como fazer isso.

Você também precisará descobrir quais licenças e autorizações você precisa. Muitos deles dependerão do tipo de planejamento de eventos que você pretende fazer, mas a Brand Name USA tem um bom guia para você começar.

Finalmente, você precisa se certificar de que está coberto em caso de acidentes – para você, sua empresa ou seus funcionários. Você precisará garantir a apólice de compensação do trabalhador, bem como uma variedade de diferentes tipos de seguro.

6. Estabeleça uma campanha de marketing e construa sua rede

Para o seu negócio realmente ter sucesso, você precisa de clientes e parceiros.

Marketing do seu negócio para os clientes

Você sabe exatamente quem são seus clientes-alvo, graças à pesquisa que entrou em seu plano de negócios. É hora de chegar a esses clientes em potencial. Use qualquer canal à sua disposição – campanhas de marketing por e-mail, chamadas frias para empresas ou mídias sociais, por exemplo.

Certifique-se de focar em canais que são altamente impactantes para seu público-alvo. Você pode fazer isso testando em um amplo grupo de canais e vendo qual obtém mais engajamento da sua rede. Você também pode empregar a segmentação de mídia social que pode ajudar a simplificar um pouco esse processo.

Por exemplo, se você deseja planejar experiências gastronômicas pop-up, Instagram, Twitter e Facebook são ótimos canais. Se você deseja planejar vitrines de software, o LinkedIn e o marketing por e-mail podem ser uma jogada melhor.

Faça a estratégia de marketing mais impactante possível e você conquistará esses leads em pouco tempo.

Marketing do seu negócio para potenciais parceiros

Você precisa construir sua rede de fornecedores, locais e outros especialistas do setor cujos serviços você pode precisar.

Você já estabeleceu em que tipo de evento deseja focar seu negócio. Pense em todas as facetas de um evento possível. Veja nosso guia sobre como planejar um evento. Veja a lista de fornecedores e encontre fornecedores locais que atendem a cada uma dessas categorias. Seja para catering, segurança ou equipamento audiovisual, você precisa saber a quem pode recorrer para eventos.

Entre em contato com eles e estabeleça uma conexão para que, quando você tiver um evento e precisar de seus serviços, tenha um relacionamento existente com o qual possa trabalhar.

Leitura importante antes de iniciar seu negócio de planejamento de eventos

Este guia deve fornecer uma forte compreensão do que você precisa fazer para iniciar seu negócio de planejamento de eventos.