A logística de sediar as Olimpíadas

Já se perguntou o quão logisticamente insanas são as Olimpíadas? Eu também.

Um evento de 17 dias que requer uma década para se preparar deve ser complicado.

As cidades ao longo da história conseguiram subestimar o custo de forma tão significativa que acabaram em dívidas de US$ 1,5 bilhão (você nos impressionou, Montreal).

Ano após ano, os países subestimam o quão desafiador, caro e complicado pode ser sediar as Olimpíadas. Nenhum feito é maior, na minha opinião. No entanto, acertar a logística das Olimpíadas não é tão diferente de acertar a logística de qualquer grande evento - apenas em uma escala muito maior.

Eventos como este devem ter diretrizes e requisitos rígidos. O Contrato de Requisitos Operacionais do COI é tão detalhado que abrange tudo, desde o número de assentos necessários em cada local até os diferentes graus de iluminação necessários para cada câmera usada para transmitir os eventos.

Ao observar o que acontece no planejamento e execução de um evento tão grande como as Olimpíadas, sua empresa pode obter uma visão melhor de seus próprios processos de planejamento. É como assistir a uma corrida de F1, mas aprender algo sobre sua própria direção.

Ao final deste artigo, você entenderá a importância do planejamento logístico em todos os aspectos do negócio, independentemente do tamanho.

A linguagem olímpica

Assim como um FYI, aqui está uma lista de cerca de 472 siglas que você precisa saber se quiser sediar as Olimpíadas.

Mas os seguintes são os que você precisa saber para este artigo:

OCOG = Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos

IF = Federação Internacional

OBS = Serviços de transmissão olímpica

ITO = Oficiais Técnicos Internacionais'

NTO = Oficial Técnico Nacional

Anéis Olímpicos (Fonte)Agora vamos destacar alguns dos principais planos logísticos que são vitais para o bom funcionamento das Olimpíadas apenas para ter uma pequena ideia do que está envolvido.

Transporte

Comecemos pelo transporte. Isso abrange aeroportos, linhas de trem e transporte geral de hotéis para eventos, etc.

O projeto de transporte para as Olimpíadas é “a operação de transporte mais complexa para lidar com 1,5 a 2 milhões de viagens diárias suplementares na cidade-sede”. Isso é um monte de viagens adicionais.

De acordo com o contrato da cidade-sede do COI, deve haver acesso gratuito ao transporte público para todas as pessoas com um passe olímpico credenciado. O transporte entre a cidade-sede e outras cidades “co-anfitriãs” em todo o país deve ser disponibilizado. A cidade anfitriã deve “fornecer veículos e/ou motocicletas especializados para a Equipe Esportiva do OCOG, IFs, Equipes OBS e fotógrafos envolvidos em ciclismo de estrada, maratona e marcha atlética”, e todas as despesas de viagem para ITOs e NTOs devem ser pagas.

Houve alguns acertos e erros com os planos de transporte no passado.

Pequim parece ter acertado. Mais de US$ 20 bilhões foram investidos em transporte urbano para as Olimpíadas de 2008:

Isso incluiu:

• Adicionando uma terceira pista no Aeroporto da Capital de Pequim, triplicando sua capacidade possível de entrada e saída de passageiros
• Melhorar as estradas metropolitanas e adicionar duas ligações rodoviárias do aeroporto da capital, o que reduziu o congestionamento durante e após os jogos
• Criação de cinco novas linhas de trem, incluindo uma linha que acessava o aeroporto
• Expansão do sistema de ônibus para 20.000 veículos, que eram ecologicamente corretos e mais limpos

Linha do Aeroporto de Pequim (Fonte)

Não só Pequim implementou alguns planos estratégicos de transporte, como esses sistemas públicos adicionados resultaram em uma redução de 55% no tráfego durante os jogos. Isso também resultou em uma redução significativa na poluição do ar, temporariamente…

Com a necessidade de um aumento maciço na produção de transporte, surge a necessidade de esses corpos dormirem em algum lugar.

O que nos leva a ter que colocar um teto sobre a cabeça de todos esses visitantes.

Acomodações

De acordo com nosso contrato de cidade anfitriã, todos os atletas e aqueles envolvidos em um grupo do tipo sigla precisam de acomodações pelo seguinte período de tempo:

Requisitos do período de acomodação (Fonte)

O manual coloca uma ênfase significativa na garantia de quartos com preços razoáveis. O Rio levou isso a um nível totalmente novo e aparentemente queria que os atletas recebessem o que pagaram (minhas histórias de terror cariocas favoritas são #10 e 12).

O COI exige que cada cidade-sede tenha aproximadamente 41.001 quartos (muito específicos), para todas as partes interessadas do COI. No entanto, isso não acomoda espectadores.

O número de quartos e sua classificação por estrelas para cada grupo de pessoas envolvidas nas Olimpíadas é claramente indicado no contrato do COI. Os pontos a seguir são um trecho de alguns dos requisitos para a Vila Olímpica:

• “gestão eficaz e supervisão de todas as operações da aldeia;
• acomodação conveniente na aldeia, capacidade e requisitos de serviço;
• tempos de viagem eficientes para os locais de competição e para qualquer outro alojamento oficial;
• acesso controlado consistente para mídia e convidados; e
• um serviço de alimentação de alto nível que atende às necessidades culturais e alimentares dos atletas”

… em todos os quais Rio falhou.

Falando em comida, quem está com fome?

Comida

Atletas comem muita comida… toneladas na verdade. Então, como a cidade anfitriã alimenta esse influxo de bestas famintas e movidas a testosterona, que não parecem estar satisfeitas com quartos de hotel que vazam e têm fiação exposta? Necessitado, estou certo?

O COI exige que a Vila Olímpica “forneça serviços de alimentação 24 horas por dia (incluindo refeições quentes) no refeitório principal”.

Cozinha Olímpica de Pequim (Fonte)

Mas como você vai conseguir comida (segura) para a cidade. Isso deve ser um pesadelo de produção em larga escala (mais uma vez, o Rio não para de surpreender).

O Reino Unido sediou uma das Olimpíadas mais bem planejadas da história em 2012. Este relatório analisa a logística de tudo, desde roupa de cama até coleta de lixo.

A Bidvest Logistics foi responsável pelo catering dos Jogos Olímpicos de Londres. “Apesar de reprogramar seus serviços de Londres para a noite e transportar mais na metade do tempo, a Bidvest alcançou 4.999 de 5.000 entregas durante as Olimpíadas.”

A Bidvest também conseguiu tudo isso com apenas 18 meses de planejamento.

Assim, além de sediar as Olimpíadas, a Bidvest conseguiu cumprir todas as exigências e prazos da Olimpíada e conseguiu reestruturar suas operações por 17 dias para atender também às suas entregas do dia a dia.

Isso é impressionante.

Atenas, 2004, forneceu algumas estatísticas divertidas…

“No auge dos Jogos, 7.000 pessoas podem entrar no refeitório de uma só vez. Sessenta mil pratos, preparados por 700 chefs e cozinheiros, era um dia comum. Crane disse que 225.000 libras de frutos do mar seriam encomendados para os atletas até o final dos Jogos, juntamente com 119.610 libras de carne bovina, 71.920 libras de cordeiro, 4.706 libras de alho, 2.697 galões de azeite, 19.547 libras de azeitonas, 75.856 libras de saladas verdes e 176.334 libras de batatas.”

No auge, a cozinha da vila dos atletas preparava 60.000 refeições por dia, produzidas a partir de remessas diárias de 210.000 kg (460.000 libras) de ingredientes crus - todos servidos em quatro milhões de pratos biodegradáveis ​​para 18.000 atletas, treinadores e funcionários.

Pessoalmente, acho que contratar pessoas suficientes para administrar toda essa comida sozinha superaria os benefícios de sediar as Olimpíadas… e é por isso que as Olimpíadas são essencialmente administradas por voluntários.

Voluntários

De acordo com nosso bom amigo o contrato olímpico, as Olimpíadas de Pequim tiveram 1.125.799 pessoas se candidatando a voluntários.

As Olimpíadas de Sydney tiveram 40.000 voluntários que, segundo estimativas, economizaram US$ 60 milhões em salários para a cidade. Nas Olimpíadas do Rio, 70.000 voluntários economizaram US$ 100 milhões por terem que pagar o salário mínimo aos trabalhadores. Isso teria aumentado o custo total de sediar os Jogos Olímpicos em três por cento.

Voluntários Olímpicos de Sydney (Fonte)

Quando estamos falando de bilhões de dólares, é um aumento significativo.

Nós os saudamos, voluntários, mesmo que às vezes você não quisesse aparecer.

Conclusão

As Olimpíadas são um desafio logístico louco. Se as cidades conseguirem, serão saudadas como heróis. Se não o fizerem, é realmente totalmente esperado.

Você tem dez anos para se preparar, mas tudo gira em torno do planejamento estratégico e dos aspectos logísticos. Se estes não estiverem em vigor... não adianta nem hospedar.

Se você estiver mais interessado em maneiras bem-sucedidas de planejar as Olimpíadas, aqui está um pequeno guia de instruções que você pode transmitir ao seu governador estadual, se o assunto surgir.

Felizmente, sua empresa não precisa sediar as Olimpíadas, mas se precisar de ajuda para gerenciar a logística, confira o diretório de software de logística do Capterra.