O caso do rastreamento de tempo: o que as pessoas que usam o rastreamento de tempo dizem sobre seus benefícios

“As pessoas comuns pensam apenas em passar o tempo. Grandes pessoas pensam em usá-lo.”

- Desconhecido

O tempo está passando, gostemos ou não.
Outra verdade é: o tempo está passando, quer façamos algo ou não. Daqui a dez anos, você pode alcançar todos os seus objetivos ou pode viver exatamente a mesma vida que vive agora, apenas sendo 10 anos mais velho.

É por isso que devemos gastar nosso tempo com sabedoria e ter cuidado para não desperdiçá-lo; afinal, esse é o único recurso que não podemos recuperar uma vez que se foi.

Como ter certeza de que você não está desperdiçando seu tempo e que o está gastando fazendo as coisas certas?

Bem, uma das soluções é rastreá-lo.

O que é rastreamento de tempo?

O rastreamento de tempo pode ser definido como documentar suas tarefas diárias e o tempo necessário para concluí-las.

Isso pode ser feito dentro de uma empresa, caso em que os funcionários rastreiam suas obrigações de trabalho e horas de trabalho, ou você pode fazê-lo de forma independente, seja para fins de cobrança (se você estiver trabalhando como freelancer, por exemplo) ou apenas para melhorar sua produtividade .

Antigamente, era bastante comum rastrear o tempo que os funcionários passavam no trabalho usando cartões magnéticos, geolocalização e métodos de entrada e saída; agora usamos principalmente aplicativos de rastreamento de tempo, como Clockify, devido ao fato de que a maioria de nós trabalha em casa.

Usando o aplicativo, você pode acompanhar o tempo de duas maneiras: por meio de planilhas de horas ou usando um cronômetro.

Quadros de horários

Você adiciona manualmente suas tarefas e o tempo gasto fazendo essas tarefas, geralmente no final do dia. Algumas pessoas fazem isso no final do mês ou a cada poucos dias, mas eu não recomendaria, pois é fácil esquecer algo dessa maneira.

O método de quadro de horários é mais popular porque, na maioria dos casos, você não precisa de um alto nível de precisão; Além disso, ter em mente que você precisa iniciar/parar o cronômetro pode ser estressante para algumas pessoas.

Cronômetro

Você inicia o cronômetro quando começa a trabalhar em uma tarefa e para quando termina. É mais preciso, pois registra os momentos exatos em que você inicia e para, enquanto os usuários do quadro de horários inserem horários aproximados. É ótimo nos casos em que você deseja medir e/ou melhorar sua produtividade.

Por que o controle do tempo é importante?

Agora, quando abordamos o que é, também devemos falar sobre por que é importante. Por que você deve controlar seu tempo?

O rastreamento do tempo torna o faturamento mais fácil e o processamento da folha de pagamento mais eficiente

Razão número um: dinheiro.

Quando você está monitorando o tempo, você basicamente tem um registro de todas as horas faturáveis ​​e não faturáveis.

O que isso significa?

Se você é uma empresa, torna o processamento de dados para folha de pagamento muito mais fácil.

Especialmente se você tem uma pequena ou média empresa e não tem dinheiro para desperdiçar, acompanhar tudo o ajudará a ficar dentro do orçamento.
Você também pode obter dados nos quais pode confiar se decidir ajustar o preço de seus produtos ou serviços.

O faturamento preciso é incrivelmente importante para freelancers e clientes.
Você não vai subestimar as horas que dedica; também pode facilitar o cálculo de sua taxa horária ou uma taxa fixa de projeto.
Se você estiver no final da contratação, poderá ver exatamente para onde vai o dinheiro deles.

Os rastreadores de tempo fornecem dados úteis

Quando você insere dados todos os dias, acaba com muitos dados – neste caso, com informações úteis que você pode utilizar de várias maneiras. Em primeiro lugar, você verá o quanto sua equipe está trabalhando e no que está trabalhando, bem como a quantidade de tempo que geralmente leva para concluir uma tarefa.

Quando você vê tudo isso, em preto e branco, você pode se perguntar: existe alguma área que precisa ser melhorada? Podemos fazer algo com mais eficiência? Precisamos trabalhar de forma mais inteligente em vez de mais difícil?
Responder a essas perguntas e implementar as mudanças necessárias, consequentemente, tornará sua equipe mais produtiva e seu negócio mais lucrativo.

Isso também o ajudará a planejar melhor. Você será capaz de prever o número de horas necessárias para projetos futuros e estimar o custo de tais projetos.

PS Embora eu estivesse escrevendo sobre equipes, tudo ainda se aplica, mesmo se você estiver trabalhando sozinho. Analisar seu próprio trabalho exige abertura e honestidade, além de responsabilidade, o que é admirável – vá você!

O rastreamento de tempo pode melhorar a produtividade

Você tem problemas com a procrastinação? Ou algo constantemente interrompendo seu fluxo de trabalho? Ou talvez você esteja apenas dolorosamente ciente de sua falta de concentração e está determinado a melhorar?
O tempo de rastreamento pode ser a solução.

É menos provável que você percorra infinitamente as mídias sociais e mais provável que faça o que deveria fazer quando sabe que terá que enfrentar a lista de suas atividades diárias escritas na tela. Ele mantém você responsável e torna mais fácil sintonizar as distrações.

Você pode ver se algumas tarefas suas levam muito mais tempo do que deveriam ou se você desperdiça seu tempo e energia fazendo algo completamente desnecessário; ter uma visão como essa é a chave para melhorar sua produtividade.

“Tornou-se uma ferramenta tão importante no meu negócio. Tenho vários clientes para os quais devo rastrear tarefas específicas, e não apenas posso rastrear essas entradas de tempo facilmente, como também posso olhar para trás e ver se estou me tornando mais eficiente nessas tarefas.” – Elizabeth Kroll, advogada

O controle do tempo pode ajudá-lo a estudar

Não precisa estar exclusivamente vinculado aos negócios; tem seu propósito mesmo em ambiente acadêmico, entre professores e alunos.

Se você é um estudante e a época de exames está se aproximando, entre na gestão do tempo. Sentimentos de pânico e/ou destruição iminente não precisam ser sua única força motivadora!

O rastreamento do tempo da tarefa evita a multitarefa

Além disso, os aplicativos de rastreamento de tempo normalmente não permitem que você acompanhe duas tarefas ao mesmo tempo.

Você pode me perguntar - como isso é bom?

Ao contrário da crença popular, fazer várias tarefas é bom se você estiver ouvindo um podcast e fazendo tarefas domésticas ou ouvindo um audiolivro enquanto pega um trem para o trabalho, mas não é bom se você estiver trabalhando. Ninguém mais deve esperar que você seja multitarefa.
Se você está fazendo algo que requer toda a sua atenção, não tem como – você vai acabar com duas ou mais tarefas incompletas em vez de uma totalmente concluída e provavelmente ficará frustrado. Fazer uma por uma tarefa é realmente muito mais eficiente.

(Por crença popular, quero dizer principalmente minha crença. Tentei me convencer de que está tudo bem e que posso escrever e fazer outras coisas simultaneamente... minha longa pesquisa empírica me convenceu de que, de fato, não posso.)

O que as pessoas que usam o software de rastreamento de tempo dizem sobre seus benefícios

Como Laura Vanderkam, autora dos livros 168 Hours e I Know How She Does It, disse: “ Se você quer perder peso, precisa escrever o que come. Mesma coisa com o tempo. Se você quer passar o tempo melhor, precisa descobrir para onde está indo.
Talvez algo que você pensou ser um problema realmente não seja. Talvez algo que você nunca considerou esteja levando muito mais tempo do que você pensava .”

Minha experiência com o rastreamento do tempo quando eu era freelancer

Não sou estranho ao trabalho freelance – também não sou uma pessoa organizada por natureza e gosto mais de decorar meu planejador do que planejar.
No entanto, como eu precisava ser produtivo e queria fazer meu trabalho da melhor maneira possível – e também vivemos em uma época em que a tecnologia pode nos ajudar em quase tudo – usei um software de controle de tempo.

Definitivamente melhorou a qualidade da minha vida, não de uma maneira milagrosa que os comerciais de TV retratariam (eu ainda tinha que realmente trabalhar), mas me permitiu fazer meu trabalho em vez de:

• Gostaria de saber se o cliente me pagaria o valor certo pelo número de horas que passei trabalhando. Se você é um freelancer que é pago por hora, tempo é literalmente dinheiro.
• Sentir-se culpado por não estar trabalhando o suficiente – quando você está trabalhando para si mesmo, pode ser difícil encontrar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.
• Perder tempo e procrastinar. (Eu não queria colocar no quadro de horários que vi vídeos fofos de cachorros ou fiz testes para descobrir que tipo de pão se encaixa na minha personalidade.)

Quando comecei a controlar o tempo, descobri quanto trabalho ocioso costumo fazer, o que não foi uma constatação fácil nem agradável, mas me ajudou – me empurrou para fazer algumas melhorias no meu dia-a-dia de trabalho ( e vida).

A coisa mais importante que fiz foi estabelecer limites claros entre trabalho e tempo livre. Fiz questão de trabalhar da forma mais eficiente possível durante o período de tempo que estabeleci e, por outro lado, me proíbo de pensar em trabalho fora do meu horário de trabalho autoimposto – o que foi ótimo para minha saúde mental.

O tempo de trabalho exato e os relatórios também beneficiam os clientes

Também foi ótimo para meus clientes, pois eles podiam ver como o projeto estava progredindo e no que eu estava trabalhando naquele momento. Isso facilitou nossa comunicação e, em geral, ajudou nossos projetos a serem mais tranquilos.

Experiência de outros freelancers

Outros tiveram uma experiência semelhante:

“Sou escritor e uso o Clockify para meu uso pessoal, para me manter responsável e acompanhar o tempo que estou gastando escrevendo e desenvolvendo diferentes projetos por semana. Tem sido super útil manter-me focado e dedicar o tempo que devo todas as semanas a cada projeto. Antes eu apenas escrevia até terminar uma certa contagem de páginas ou ideia, mas ao me forçar a cumprir certos requisitos de tempo, consegui fazer muito mais. Eu definitivamente recomendaria para colegas escritores.”

“Como designer gráfico, é importante para mim fornecer aos meus clientes a quantidade exata de trabalho que fiz, dividido em tarefas e projetos, para que eles possam ver pelo que estão pagando. Com o Clockify, isso se tornou um fardo menor para mim e me permite investir mais tempo no que faço melhor, em vez de papelada ou contar horas.”

– Elijah D, designer gráfico

Quando se trata de coisas assim, a experiência em primeira mão de alguém é o que eu mais confio.
Veja o que os proprietários e funcionários de várias empresas têm a dizer sobre o rastreamento de tempo e seus benefícios:

O rastreador de tempo ajuda no gerenciamento de uma equipe

“ Gerenciar uma equipe repleta de Desenvolvedores de Software é uma responsabilidade séria. O Clockify facilitou o acompanhamento do progresso de cada indivíduo enquanto gerava um relatório abrangente sobre o que eles trabalharam e quanto tempo gastaram com a comprovação das atividades realizadas. Isso facilitou para o chefe calcular as despesas gerais e o desempenho baseados em KPI com a máxima eficiência. A implementação também foi muito intuitiva e rápida. Os painéis e a representação de informações também foram muito abrangentes .”

– Dilanka H, ​​chefe de inovação

Clockify é eficaz e fácil de usar

“ 1. É muito fácil de usar e muito rapidamente qualquer pessoa pode pegá-lo – útil ao integrar um novo funcionário. 2. Permite o gerenciamento eficaz de tarefas de limpeza para líderes e gerentes de equipe - como atendimento, planilhas de horas, etc. 3. Ferramenta fácil para faturar as horas trabalhadas e revisar o tempo gasto em projetos e tarefas por meio de relatórios. 4. Há também um aplicativo móvel que permite rastrear o tempo gasto em chamadas – especialmente quando você é um consultor ou provedor de serviços de consultoria e passa muito tempo no telefone. 5. Você pode configurar o rastreamento de tempo para clientes, projetos e tarefas específicos e atribuí-lo a funcionários específicos – isso é muito granular e abrangente .”

– Subash B, cofundador de uma empresa de marketing e publicidade

Os rastreadores de tempo são convenientes

“ Nosso negócio passou do rastreamento de horas em um bloco de notas para este programa incrível. Que tremenda diferença fez! Conveniente, eficiente e parece muito moderno! Ele nos permite marcar horas/dias específicos em vez do cronômetro tradicional .”

– Gabrielle W, contadora assistente

O tempo de rastreamento ajuda a precificar seus produtos

“ Ótima experiência – facilita muito a precificação dos meus produtos.
Ao precificar meus produtos para venda, a maior parte do custo é em mão de obra, então isso é uma grande ajuda. Você pode definir sua taxa horária, ter planilhas de horas diferentes para cada projeto e o tempo é tão simples quanto um botão iniciar/parar .”

– Lisa E, joalheira

O rastreamento do tempo pode ser uma má ideia?

Pode.

Por mais útil que seja o controle de tempo, ele não funcionará para todos – não faz sentido para todos os trabalhos e tarefas. Por exemplo, se você é um freelancer que é pago por projeto em vez de por hora e, além disso, é ótimo em gerenciar seu tempo.

Claro, há uma distinção entre não tão útil no meu caso particular e uma má ideia : vamos analisar situações em que o último pode potencialmente ser o caso e, em seguida, fornecer uma solução.

Se o sentimento monitorado e/ou a violação de privacidade é o problema

A introdução do rastreamento de tempo pode fazer com que seus funcionários se sintam desconfortáveis; eles podem sentir que estão sendo observados e que não têm privacidade. Como consequência, pode afetar negativamente não só o seu desempenho, mas também o ambiente de trabalho e a relação entre os empregados e o empregador.

Solução :

É muito importante estabelecer a confiança entre todos na empresa e criar um ambiente agradável onde todos se sintam valorizados.

Ao apresentar o novo software, faça um esforço para explicar a eles o porquê, bem como quais são os benefícios. Deixe-os saber que você também o usa; não há nada tão eficaz quanto liderar pelo exemplo.

Se é estressante

O tempo de rastreamento pode ser um pouco chato, mas não deve deixá-lo ansioso ou adicionar uma quantidade significativa de carga de trabalho extra.

Solução :

Como empregador, você deve fornecer instruções claras sobre como usar o software. Além disso, é uma boa ideia auditar as entradas toda semana ou a cada 2-3 semanas para garantir que tudo esteja rotulado e categorizado corretamente – é melhor resolver todos os problemas o quanto antes e evitar estresse adicional no caminho.

Existem muitos aplicativos de rastreamento de tempo no mercado – na hora de decidir qual apresentar para sua empresa, escolha aquele que tenha uma interface intuitiva e seja rápido e simples de usar, para que não tome muito do seu tempo. O mesmo vale para freelancers.
Fazer bem o seu trabalho é difícil e estressante o suficiente: o objetivo de usar esses aplicativos é simplificar sua vida, não complicá-la ainda mais.

“Em termos de sensação e uso, o Clockify tem muitas integrações e possui uma interface simples, elegante e intuitiva, independentemente do dispositivo ou navegador suportado em que você decida usá-lo. Isso é especialmente verdadeiro para seu aplicativo da Web fácil de usar e fácil de navegar, que pode ser acessado de qualquer lugar para visualizar o progresso de sua equipe e de sua equipe atual.” – DeskTime.

Além disso, uma boa pergunta a se fazer (a si mesmo) é: existe algum reforço positivo para alguém ser eficiente e fazer bem seu trabalho, ou apenas consequências negativas para a falta de produtividade?

Se você simplesmente não pode se comprometer a rastrear o tempo todos os dias e faz isso retroativamente

Se sua rotina de rastreamento de tempo envolve tentar lembrar o que você fez 3 dias atrás, provavelmente não é eficaz. A memória humana não é o narrador mais confiável que você pode ter.

Solução :
Defina um alarme que soará todos os dias da semana em um determinado horário para lembrá-lo de iniciar a gravação do tempo ou acompanhar todas as suas tarefas na planilha de horas. (E não adie.)

Há também uma opção na extensão do navegador do Clockify para definir um lembrete para iniciar o cronômetro.

Conclusão

O rastreamento de tempo é uma ótima ferramenta para melhorar sua produtividade e facilitar coisas que podem ser frustrantes, como faturar ou estimar o custo de seu próximo grande projeto. Ele também fornece dados inestimáveis ​​que podem ajudar você e sua empresa a se tornarem o melhor que podem ser.

Para usar seu tempo de forma eficaz e eficiente, você deve primeiro saber para onde ele está indo – e então apontá-lo na direção certa. O bom é que, com todos os aplicativos e recursos que temos, nunca foi tão fácil fazer isso.