A arte de prestar atenção: comunicação mais inteligente em equipes remotas

Começo meu dia de trabalho cumprimentando pessoas inconscientes que nunca conheci.

Então eu entro em uma briga com um robô.

Ou seja: na Convert, nos comunicamos de maneira um pouco diferente.

Aqui, somos uma equipe totalmente remota, trabalhando em horários quase totalmente flexíveis. Estamos sediados em 9 países diferentes e trabalhamos em 11 fusos horários.

E, no entanto, nós nos conhecemos. E sabemos comunicar. “Entrando” 3 meses atrás no meu primeiro dia, fiquei surpreso ao descobrir quão bem, com que perfeição e com que empatia a equipe parece se dar bem.

É assim que tudo funciona.

• Como os robôs nos lembram de nos comunicarmos como humanos.
• Como nós “humilhamos” e compartilhamos nossas “fodas”.
• As ferramentas que usamos para trabalhar “ao ar livre” – mesmo que em fusos horários e atrás de laptops.

FOLGA

Todo mundo e sua mãe assinante do Tech Crunch usam o Slack – e por boas razões.

É liso, é eficiente, é fácil de organizar. O aplicativo móvel funciona bem. Mesmo as pequenas notificações de som geralmente soam agradáveis.

Se a Convert tivesse um escritório tradicional, a folga seria nossa sala de conferências, cozinha, sala de reuniões e quadro de avisos. Veja como o usamos para fazer com que o “online” pareça o “pessoalmente”.

Os bots:

Slackbot:

Nosso slackbot, estranhamente, faz o papel da líder de torcida, do marechal e do comediante.

Eu nunca consigo acompanhar o que, exatamente, o desencadeia – mas posso dividir os prompts de comando em algumas categorias: para as risadas e para a missão.

Nesta última categoria, temos a grande regra: linguagem neutra em termos de gênero.

A Convert tem uma política de Negócios Conscientes dedicada — que é multifacetada e está sempre em desenvolvimento. Mas grande parte disso é a neutralidade de gênero – que é essencial para nosso processo de contratação, nossa missão social e nossa linguagem.

Então, o slackbot nos dá lembretes “gentis” se estragarmos tudo.

(Por "nós", quero dizer principalmente "eu". Slackbot principalmente me dá lembretes gentis quando eu estrago tudo).

Digitar “cara”, “mano” ou “caras” provoca um rápido “você quis dizer gangue?” ou "você quis dizer amigos?" – ou um punhado de outras sugestões de gênero neutro. Tudo isso, ultimamente, eu me tornei inatamente familiarizado.

Outros gatilhos são mais divertidos (leia-se: confie muito em gifs). “Droga” solicita respostas gif – geralmente aquelas em que as pessoas são feridas. “Online” traz gifs de pessoas se vestindo, ou indo trabalhar e, às vezes, inexplicavelmente, um olhar incrédulo de The Dude.

“Tempo” e “quente” pedem mais atrevimento do slackbot:

Agora, eu sei que estes parecem apenas piadas.

E você pode estar se perguntando: “O que há de tão inovador em um bot que confia demais no humor gif?”

Mas honestamente, eles não são apenas piadas. E demorei alguns meses para entender como realmente programamos o slackbot.

Usamos o slackbot como uma forma de mostrar que ouvimos uns aos outros . Como forma de mostrar que estamos prestando atenção.

Quando o slackbot sugeriu que eu me dirigisse à equipe como "vocês" - reclamei.

O Slackbot não esqueceu (ou, pelo menos, Dennis, que programou o comando, não).

E então, quando eu lamentei que “vocês” não é uma forma plural adequada, o slackbot adaptou.

Quando os Conversores ficam doentes, o slackbot se junta ao coro humano empático:

E quando os Conversores celebram uns aos outros, o slackbot celebra com eles. (Às vezes de maneiras que são, reconhecidamente, um pouco estranhas).

No final: usamos o slackbot de uma maneira sutil e não discutida, mas importante. É um robô que nos lembra de interagir de maneiras que são humanas.

Oi Taco:

Então eu amo o HeyTaco! bot por dois motivos: 1) Eu gosto de ganhar coisas. 2) Eu gosto de tacos.

Se você não estiver familiarizado: “Hey Taco” é um slackbot que permite que você dê “props” a um colega de equipe com um simples comando “@” e emoji.

(O que eu sei, soa um pouco ridículo quando você digita).

Mas eis por que é legal: encoraja vocês a encorajarem uns aos outros. Torna-se um protocolo definido para dizer “Ei, você fez um trabalho incrível”. E isso faz com que dizer “ei, você fez um trabalho incrível” fácil e habitual.

Sempre que alguém joga um taco em sua direção, o bot Hey Taco o alerta com uma mensagem. Além disso, ele conecta você ao placar de líderes da sua equipe - o que é divertido.
(Mesmo se você for eu, e em 8º lugar).

Hey Taco também permite que você “pague” tacos por recompensas da equipe – que você pode personalizar. Mas suas recompensas reais não são tangíveis. É criar uma cultura de positividade e incentivo por meio de pequenas ações de congratulações.

E através de tacos.

Os canais:

Os canais menos práticos na folga do Convert tendem a ser os mais importantes.

Eles são os fundamentos humanos para nossa comunicação principalmente digital.

#all_watercooler:

Na Convert, trabalhamos em um sistema de Holocracia – o que significa que trabalhamos de forma autônoma. Nós possuímos nossas “esferas”. Não há nenhum processo de aprovação real, ou excesso de vai-e-vem.

Em teoria, isso significa que posso, se quiser, sentar na minha mesa e fazer meu trabalho e publicar meus artigos e terminar minhas tarefas e interagir, ao longo do dia, com absolutamente ninguém.

Mas eu não. Porque isso é chato.

E os conversores não são chatos.

E porque não somos chatos – tendemos a gostar de conversar uns com os outros. O bebedouro é onde fazemos isso.

Eu costumo enviar fotos das minhas viagens. Outras pessoas enviam fotos de seus filhos. Ou comida. Ou um curso que eles estão fazendo. Ou caminhadas ou configurações estranhas de laptops ou Airbnbs chiques ou mais comida.

E, honestamente, é uma grande vitória para a cultura da empresa porque me deixa ansioso para entrar no slack. As grandes notificações vermelhas não são apenas assustadoras – são atualizações de amigos.

#all_fuckups:

Descobri que na Convert, as merdas que compartilhamos assumem algumas formas diferentes. Às vezes, são coisas da “vida geral” (ou seja, passei 4 horas no DMV). Às vezes são coisas reais de “eu não era bom no meu trabalho”.

Eu ainda sou ruim em compartilhar minhas merdas.

Em uma equipe remota: você tem que superar isso.

O canal fuckups torna isso mais fácil.

Principalmente, porque é um conforto ver os erros das pessoas a céu aberto. E é um conforto ver que ninguém se preocupa com eles.
Ninguém te condena. Você não é “denunciado” ou “suspenso” ou “em apuros”.
Você geralmente, apenas recebe emojis.

(E um pouco mais de atrevimento do slackbot)

#all_humblebrag:

E então temos um canal para o oposto!

Aqui, nos gabamos de nós mesmos:

Nós nos gabamos da empresa:

E nós nos gabamos um do outro.

Gifs e tacos e corações são compartilhados.

E honestamente, é apenas um lugar agradável e congratulatório para sair. Sempre que vejo novas notificações deste canal — fico muito feliz. E estou muito orgulhoso de algumas das coisas que meus colegas de trabalho realizaram.

Toda empresa deveria ter um espaço assim.

E você?

Pergunte a si mesmo…

• Como podemos automatizar humanamente? Atentamente? O que podemos “incorporar” que mostre “estou prestando atenção”.
• O que nossa empresa representa? Como podemos reforçar isso na forma como nos comunicamos?
• Como nos lembramos de dar feedback positivo? E como nos encorajamos a admitir nossos erros?
• Onde está nosso espaço para falar como humanos – não apenas como colegas de trabalho?

ASANA

Nas minhas primeiras semanas na Convert, praticamente todas as respostas para todas as perguntas eram: Asana.

• Ei, posso obter acesso ao WordPress? Pergunte a Diego, na Asana.
• Onde encontro as postagens do blog em edição? Canal de conteúdo, na Asana.
• Qual página tinha a cópia que você queria que eu examinasse? Eu o atribuí a você, na Asana.
• O que devo fazer antes da reunião? *suspiro exasperado* Apenas verifique Asana, certo?

Se você não estiver familiarizado com a Asana, é um software de gerenciamento de projetos. Os blocos de construção são placas, projetos e tarefas. O objetivo de todas essas coisas é: você pode fazer anotações com coisas para fazer – atribuí-las a pessoas, dar datas de vencimento, deixar comentários, tarefas favoritas, organizá-las por tópico e obter. sua. Aja. juntos.

Usamos a Asana para praticamente qualquer tarefa que leve mais de um minuto. Se você me disser para fazer algo no Slack, vou ser honesto, vou esquecer. Se você colocar na Asana — eu vou ver a grande e feia data de vencimento vermelha olhando para mim, e vou me mexer.

Atualizações de sexta-feira:

Então, toda sexta-feira, a Asana me dá este pequeno lembrete:

Isso faz algumas coisas.

1. Isso faz meu cérebro dizer “Oh Deus. O que eu fiz esta semana?” Sou então forçado a refletir – às vezes com orgulho, às vezes com pânico – e avaliar com seriedade o progresso que fiz.
2. Isso me lembra o fato de que não estou trabalhando isoladamente. Que as pessoas dependem de saber como meus projetos estão indo. E eu provavelmente deveria, sabe, mantê-los informados.

As atualizações de sexta-feira são boas porque são voltadas para o público. Você pode se inscrever para ver as atualizações de qualquer pessoa. E praticamente qualquer pessoa pode ver as atualizações para você. É uma boa resposta de 10 segundos para toda a empresa para a pergunta: “Como foi sua semana?”

Mas, além disso, eles criam uma cultura de responsabilidade – não apenas publicamente, mas pessoalmente. Eles o forçam a celebrar seu próprio progresso e confrontar seus próprios obstáculos.

E eles permitem que você olhe para o que você realizou, ou o que consumiu muito do seu tempo.

Notas da reunião:

Se eu quiser ver o que decidimos, durante qualquer reunião, em qualquer ponto que remonta ao início dos tempos, posso encontrá-lo na Asana.

E por “o alvorecer dos tempos” quero dizer “9 meses atrás, quando começamos todo este sistema”.

Ainda assim — a estrutura, as agendas e as anotações das reuniões semanais — tudo funciona muito bem e é rastreável em um projeto Asana definido.

De acordo com nosso modelo de Holocracia — padronizamos reuniões “Táticas” e “Governança”. Se você conhece a Holocracia – sabe que ela é muito estruturada. Há uma rodada de check-in, há listas de verificação, há métricas. Há uma agenda para definir. E há uma ordem adequada para fazer tudo isso, para que a reunião corra bem.

É muito para acompanhar. Felizmente, a Asana faz mais ou menos isso por nós.

E você?

Pergunte a si mesmo…

Onde está o seu espaço “sem bobagens, faça merda”? Como você o usa para se manter na tarefa?

O que mantém suas reuniões nos trilhos? E quem toma suas notas de reunião? Onde é que eles vivem? São de fácil acesso?

COM VOZES E ROSTO

Portanto, não estamos no mesmo lugar – e nem todos os gifs enviados pelo slack podem compensar isso.

Mas sentimos que chegamos bem perto quando arranjamos tempo para conversar.

Passei muito tempo trabalhando remotamente. Uma coisa que noto que fazemos diferente? As pessoas mantêm suas webcams ligadas, a menos que a qualidade da internet seja excepcionalmente ruim. Se você tropeçar em qualquer uma de nossas reuniões, verá pessoas em espaços de coworking, em carros, cafés ou em seus decks. Recebi uma ligação de uma tenda. A visibilidade é mais importante que a formalidade.

Outras coisas que fazemos de forma diferente são…

Chamadas de amigos:

Divulgação completa: nunca fiz uma ligação de amigo corretamente.

Porque eu sempre fui ao longo do tempo.

Acontece que seus colegas de trabalho são interessantes. As chamadas de amigos são nossa chance designada, obrigatória, uma vez por mês, de falar sobre qualquer coisa, menos trabalho. Como resultado, agora eu sei algo sobre trens através do Canadá rural, design de interiores para pessoas com mobilidade reduzida e chá. Mas, mais importante, eu sei quem são meus colegas e com o que eles se importam.

As chamadas de amigos são aumentadas com mais frequência para novos membros. Dessa forma, você conhece a equipe melhor, mais rápido e se sente mais à vontade para tirar dúvidas. Eles também são uma boa prática para a arte honrada pelos Convert de navegar pelos fusos horários e aprender a fazer seu calendário funcionar bem com os outros.

Vitórias e Misérias:

Toda semana temos uma reunião de 30 minutos chamada “Compartilhe suas vitórias e misérias” (que, eu sei, não é o título mais criativo). Ele atua, mais ou menos, como o canal “humble_brag/fuckups” na vida real. Ou, tipo, uma ligação de um amigo para toda a equipe. Basicamente, sentamos e dizemos, um por um: o que correu bem para nós esta semana e o que correu mal.

As vezes.

Às vezes acabamos falando sobre coisas.

Na mesma linha dos nossos canais: é um espaço onde as pessoas compartilham coisas de trabalho ou coisas da vida. Mas a parte importante é – você consegue ver as pessoas simpatizarem e reagirem às suas vitórias e derrotas, mais ou menos na “vida real”.

E você?

Pergunte a si mesmo…

• O que podemos fazer para que minha equipe remota se sinta menos isolada?
• Vemos valor em dedicar algumas horas de trabalho para fazer uma pausa no trabalho?

Então, qual é a grande ideia?

Então isso foi muito.

Muitas ferramentas, processos e regras.

Mas honestamente – ferramentas e processos são irrelevantes.

Na Convert, essas coisas só funcionam porque trabalhamos com elas.

O Slackbot dizendo “espera que você se sinta melhor” seria muito ruim se seus colegas de trabalho também não participassem. #Watercooler funciona porque compartilhamos. A Asana funciona porque enviamos “curtidas” e somos transparentes o suficiente para dar atualizações.

As ferramentas são tão boas quanto as equipes que as utilizam. Mas quando você tem uma ótima equipe, usando ótimas ferramentas – é aí que você pode realmente construir algo.