Comunicação, colaboração, coordenação: os 3 Cs que orientam equipes multifuncionais bem-sucedidas

É preciso uma ampla variedade de habilidades, perspectivas e conhecimentos para construir um produto de próxima geração.

Muitas empresas dependem de fortes relacionamentos de equipe multifuncional para construir um produto que agregue valor real a seus clientes. O intercomunicador não é exceção.

O que é uma equipe multifuncional?

A frase “multifuncional” é mais comumente usada para descrever uma equipe composta por pessoas com diferentes funções ou habilidades.

Na Intercom, por exemplo, nossas equipes de produto incluem designers, programadores e gerentes de produto, funções únicas que trabalham juntas como uma só. Ou você pode ouvir o termo usado quando equipes de diferentes partes de uma empresa trabalham juntas em um grande projeto, como o lançamento de um novo produto ou lançamento.

A frase “multifuncional” é mais comumente usada para descrever uma equipe composta por pessoas com diferentes funções ou habilidades.

“Para que as organizações sejam realmente eficazes, cada equipe precisa se considerar trabalhando de forma multifuncional o tempo todo, não apenas projeto a projeto”

Em ambas as situações, um gerente de programa ou produto assume a liderança, operando como uma espécie de maestro, certificando-se de que todos os instrumentos estejam em harmonia e garantindo que todos saibam seu papel, tempo e objetivo.

Mas e quando não há um grande projeto ou objetivo para o qual trabalhar, e nenhum maestro para dar o tom? Na maioria das vezes, as equipes e as funções voltam a trabalhar isoladas, pontuadas por chats ad hoc do Slack, e-mails, encontros com café e a estranha apresentação em toda a empresa.

É possível, no entanto, trabalhar de forma mais multifuncional no dia a dia.

A realidade é que, para que as organizações sejam realmente eficazes, cada equipe precisa se considerar trabalhando de forma multifuncional o tempo todo, não apenas projeto por projeto. Isso requer uma estrutura abrangente para considerar como as equipes interagem umas com as outras – aprendemos da maneira mais difícil o quão crucial isso é.

Por que o trabalho em equipe multifuncional é importante para nós

Como equipe de Product Education, criamos documentação de ajuda, vídeos, webinars e mensagens para educar nossos clientes. Isso significa trabalhar em estreita colaboração com quase todas as equipes de nossa empresa, desde equipes de produtos até suporte ao cliente e equipes de vendas.

Muito do nosso trabalho depende muito de informações de outras funções, e seu sucesso depende de outras equipes compartilharem e utilizarem o conteúdo que criamos – boas práticas multifuncionais são essenciais.

Há três benefícios universais para focar na excelência multifuncional diária:

1. Isso torna seu trabalho mais eficiente , evitando que colegas isolados trabalhem nas mesmas coisas, trabalhem nas coisas erradas ou trabalhem com informações desatualizadas.
2. Ajuda a resolver ou evitar problemas porque temos as informações de que precisamos ou sabemos exatamente onde encontrá-las.
3. Isso nos ajuda a tomar decisões melhores , informadas com o contexto mais amplo das prioridades, roteiros e problemas de outras equipes.

Quando as práticas multifuncionais falham, isso resulta em desalinhamento, interpretações variadas e resultados mistos. Então, como você pode criar ótimas práticas diárias para sua equipe multifuncional?

Os três Cs do trabalho em equipe multifuncional

Trabalhar com várias equipes simultaneamente pode levá-lo ao limite. Na equipe de Product Education, precisávamos de uma maneira de navegar – e mitigar – períodos agitados de alta atividade multifuncional. Durante esses períodos, dezenas de peças móveis precisam ser montadas em um curto espaço de tempo.

Para negociar esses períodos exigentes, projetamos uma estrutura básica para nos ajudar a obter visibilidade e, finalmente, escalar, como trabalhamos com outras equipes. No entanto, percebemos rapidamente que esses princípios poderiam ser amplamente aplicados a todo o trabalho multifuncional – não apenas aos períodos de maior movimento.

Para criar uma estrutura, dividimos as atividades multifuncionais em três atividades relacionadas:

• Comunicação : as equipes precisam ser capazes de falar, fazer perguntas, dar respostas, contextualizar e orientar umas às outras com eficiência.
• Colaboração : As equipes precisam de métodos acordados e ferramentas comuns para trabalhar em tarefas compartilhadas.
• Coordenação : As equipes precisam de visibilidade do progresso e da direção umas das outras.

Cada uma dessas ações é essencial para o trabalho em equipe multifuncional eficaz. É claro que comunicação, colaboração e coordenação não são atividades totalmente distintas, mas enquadrar seu trabalho dessa maneira trará clareza e ajudará você a entender e melhorar seus processos com outras equipes.

Melhorando seu jogo multifuncional

Para mapear o que sua equipe está e o que não está fazendo, faça uma lista de todas as maneiras pelas quais você trabalha atualmente com outras equipes e em qual dos três Cs cada atividade se enquadra. Aqui estão alguns exemplos de como distinguir essas atividades:

• Comunicação: Reuniões, apresentações, e-mails e mensagens.
• Colaboração: Criando conteúdo com outras equipes ou trabalhando juntos em projetos em grupo.
• Coordenação: processos contínuos entre equipes, como rastrear bugs por meio de um repositório do GitHub ou atualizar um quadro do Trello que acompanha o progresso de um projeto.

Ao mapear esses processos, você poderá visualizar o quanto você trabalha com outras equipes, com quais equipes você trabalha mais e os tipos de trabalho que você faz com cada equipe.

“A apresentação de suas práticas multifuncionais atuais permite que você comece a formar suas melhores ideias”

Você também começará a encontrar conexões – e lacunas – na forma como trabalha com outras equipes e identificará maneiras de melhorar seus processos.

Apresentar suas práticas multifuncionais atuais permite que você comece a formar suas melhores ideias. Ao reunir ideias, você deve agrupá-las em comunicação, colaboração e coordenação para ver melhor seu impacto.

Você provavelmente terá muitas ideias, então reduza sua lista, identifique as melhores e divida-as em duas seções – grande impacto e vitórias rápidas. Por mais que você queira implementar todas as ideias decentes, seja realista. Faça com que cada membro da equipe selecione uma ou duas ideias de grande impacto e vitórias rápidas.

Depois de executar uma sessão de ideias, você descobrirá que existem maneiras claras e fáceis de elevar seus recursos multifuncionais – o valor que você obterá ao executar essas sessões será 10x o tempo que elas levam.

Sua equipe pode diminuir o zoom das tarefas semanais normais, capturar uma visão holística da equipe e criar novas formas de trabalho que podem beneficiar toda a sua organização, tanto imediatamente quanto a longo prazo.

Se você está tendo problemas para começar, aqui estão algumas ideias multifuncionais impactantes:

• Crie um documento 'Como trabalhar com nossa equipe' . Isso terá vários benefícios – além de ajudar outras equipes a trabalhar com você com sucesso e entender seus processos, também se tornará um recurso valioso para as novas contratações de sua equipe ( comunicação ).
• Realize sessões entre equipes sobre tópicos específicos . Permita que suas várias equipes realizem sessões de compartilhamento de informações para que possam colaborar e educar umas às outras ( colaboração ).
• Crie um relatório de equipe para outras equipes . Esta é uma maneira fácil de melhorar a visibilidade do seu trabalho por outras equipes ( coordenação ).
• Se sua equipe receber muitas solicitações pontuais, formalize seu processo de solicitação . Isso permitirá que você organize e priorize melhor as solicitações que recebe de outras equipes ( coordenação ).

Depois de executar uma sessão de ideias, você descobrirá que existem maneiras claras e fáceis de elevar drasticamente seus recursos multifuncionais. O valor que você pode obter ao executar sessões será 10x o tempo necessário para executá-las. Sua equipe pode diminuir o zoom das tarefas semanais normais, capturar uma visão holística da equipe e criar novas formas de trabalho que podem beneficiar toda a sua organização, tanto imediatamente quanto a longo prazo.

Desafiar o status quo

A criação de ótimos processos multifuncionais é uma via de mão dupla – para um impacto contínuo, seus esforços precisam ser retribuídos por todas as equipes com as quais você trabalha. Claro, você só pode controlar o que sua equipe faz. Mas se você começar analisando seu próprio trabalho e buscar novas maneiras de se comunicar, colaborar e coordenar, poderá facilitar o trabalho de outras equipes com você e vice-versa. Você também aumentará o impacto geral de sua equipe na empresa ao longo do tempo.

Fique de olho em seus processos multifuncionais – não faça as coisas apenas porque era assim que elas eram feitas antes. Quebre o molde, experimente coisas novas e desafie o status quo. Você pode encontrar novas maneiras de fazer as equipes trabalharem melhor juntas. Se você puder estabelecer novas práticas multifuncionais que funcionem, outras equipes seguirão sua liderança.