Conformidade com SMS – 10 dicas para navegar na conformidade de mensagens de texto

Com uma taxa de abertura de quase 100%, as mensagens de texto são uma ferramenta de marketing poderosa, fornecendo uma maneira discreta, porém direta e eficaz de comunicar sua mensagem a seus clientes existentes e potenciais.
Para poder se beneficiar totalmente dessa solução, você precisa evitar saltos sem olhar, entendendo as leis e regulamentos relevantes criados para proteger todos os clientes.

Neste artigo, você encontrará uma explicação direta sobre a conformidade com SMS, sua importância e as autoridades que a supervisionam.

Portanto, fique atento e continue lendo.

Conformidade com mensagens de texto explicada

A conformidade com SMS é a adesão a um conjunto de leis e regulamentos que as empresas devem seguir ao enviar mensagens de texto aos consumidores. Essas regras visam proteger os clientes de mensagens indesejadas e spam. O conceito de conformidade também abrange o conteúdo aceitável, a frequência de envio de mensagens e seu formato.

Por que a conformidade com SMS é importante para as empresas?

A conformidade com as mensagens de texto é fundamental para as empresas, pois ajuda a manter relacionamentos e construir a confiança do cliente, evitando o envio de mensagens de texto indesejadas e não solicitadas. Desta forma, as organizações podem garantir que só enviam mensagens a clientes que as queiram receber e ler.

Além disso, a conformidade com as mensagens de texto permite que as empresas evitem complicações legais e processos judiciais. Uma complexa rede de leis e regulamentos rege o marketing por SMS. O não cumprimento desses regulamentos pode impor implicações legais a uma empresa. Este último, por sua vez, pode ser caro e prejudicial à sua reputação. Assim, garantir a conformidade protege as empresas contra perdas financeiras em multas e penalidades e as capacita com uma imagem de marca impecável.

Visão geral das principais leis e regulamentos

As várias leis que regem as mensagens de texto compartilham conceitos fundamentais comuns, como a necessidade de obter consentimento prévio e fornecer uma opção de exclusão. No entanto, existem pequenas diferenças e reconhecê-las pode ajudá-lo a adaptar sua abordagem de marketing por SMS para diferentes locais ao redor do mundo.

• A Lei de Proteção ao Consumidor de Telefone (TCPA)
• A lei CAN-SPAM
• Spam Act 2003 na Austrália
• Regulamentos de Privacidade e Comunicações Eletrônicas (PECR) no Reino Unido
• Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na Europa
• Associação da Indústria de Telecomunicações Celulares (CTIA)

10 dicas para garantir a conformidade com o SMS

Siga as dicas abaixo para evitar enfrentar implicações legais, financeiras e de reputação.

1. Obtenha o consentimento adequado

Antes de enviar mensagens de texto promocionais, obtenha o consentimento explícito por escrito de todos os contatos que fazem parte do processo de aceitação , incluindo aqueles importados manualmente para a plataforma do provedor de serviços de SMS. Use uma linguagem clara e direta para explicar o consentimento, para que os clientes entendam com o que concordam. A falha em obter o consentimento adequado viola o TCPA e pode resultar em consequências legais e financeiras para os negócios.

2. Envie a mensagem de confirmação certa

Não importa como você obteve o número de telefone de um contato, sua primeira mensagem deve confirmar que o cliente optou por receber mensagens de texto. Inclua informações importantes como:

• A identidade do seu negócio
• A frequência das mensagens que você planeja enviar
• Uma observação de que taxas de mensagens e dados podem ser aplicadas
• Instruções claras sobre como cancelar o recebimento de mensagens futuras

O objetivo é mostrar que você cumpre os regulamentos de SMS, evita possíveis mal-entendidos ou reclamações e conquista a confiança do destinatário.

3. Forneça mecanismos de exclusão

Todas as mensagens de marketing por SMS devem incluir um mecanismo de exclusão fácil de localizar e seguir que permita aos clientes cancelar a assinatura instantaneamente. Pode ser uma resposta simples com a palavra “STOP”, “QUIT” ou “OPT OUT”, conforme mostrado no exemplo abaixo.

Ao enviar uma mensagem de texto “STOP”, os assinantes podem cancelar a assinatura de suas listas a qualquer momento. Outra opção para habilitar a desativação fácil é garantir que cada texto de marketing enviado contenha um link para uma página de destino com um formulário de desativação.

4. Tenha cuidado ao importar contatos

Antes de importar qualquer lista de assinantes, certifique-se de que cada pessoa na lista forneceu voluntariamente seu número de telefone e consentimento expresso para receber mensagens. A exigência de obter o consentimento expresso por escrito dos contatos não se limita a novos contatos, mas se aplica a todos os contatos, incluindo aqueles importados para uma lista de assinantes.

Isso é importante para manter a conformidade com o SMS e evitar violações inesperadas, que podem resultar em consequências legais e financeiras para o seu negócio. Fazer a devida diligência para obter o consentimento adequado de todos os contatos da lista é uma etapa essencial na conformidade de mensagens de texto e pode ajudar as empresas a criar confiança com seu público.

5. Siga as diretrizes de conteúdo da mensagem

A CTIA estabeleceu um conjunto de regras de conteúdo chamado SHAFT, que significa sexo, ódio, álcool, armas de fogo e tabaco. Evite incluir conteúdo relacionado a esses tópicos em suas mensagens SMS, pois isso pode ser considerado uma violação das diretrizes de conformidade do SMS. Isso pode resultar em consequências legais e financeiras para o seu negócio. A CTIA leva as violações do SHAFT a sério e pode impor uma proibição imediata da empresa por enviar tais mensagens.

No entanto, existem algumas exceções a esta regra. Por exemplo, se você administra um bar, deve haver alguma possibilidade de enviar mensagens promocionais sobre os especiais do happy hour. Nesses casos, você deve usar um número local registrado ou gratuito verificado especialmente fornecido. Além disso, você deve definir um limite de idade que impeça que menores de 21 anos se inscrevam nos textos. Outra boa regra é evitar palavras de spam SMS em seus textos.

6. Mantenha registros precisos

As empresas devem manter registros precisos do consentimento do cliente e das solicitações de exclusão e outros dados relevantes, como conteúdo da mensagem, horário de envio e status da entrega. Isso pode ajudar as empresas a demonstrar conformidade e responder a quaisquer reclamações ou consultas.

7. Proteja-se com termos e condições claros

Como proprietário de uma empresa, proteger você e seus clientes é uma prioridade. Para fazer isso, certifique-se de que seus assinantes entendam e concordem claramente com seus termos e condições. Portanto, certifique-se de que seus termos e condições sejam fáceis de encontrar em seu site e escritos em linguagem simples. Além disso, considere rastrear a rolagem para que seus clientes tenham que ler todo o documento antes de concordar com seus termos. Além disso, notifique seus clientes imediatamente se quaisquer condições mudarem.
Por fim, imponha a aceitação com uma caixa de seleção para clicar antes de prosseguir. Ao seguir essas etapas simples, você pode ajudar a proteger sua empresa e seus clientes de possíveis disputas legais que possam surgir no futuro.

8. Garanta a privacidade e segurança dos dados

Garantir a segurança e a privacidade dos dados do cliente é sua principal prioridade, pois é uma etapa vital para evitar problemas de conformidade. Isso inclui o uso de plataformas seguras e criptografadas para transmitir mensagens, proteger os dados do cliente contra acesso não autorizado e manter práticas e protocolos de segurança atualizados.

9. Treine sua equipe

Equipes que receberam melhor treinamento sobre os requisitos legais para SMS marketing cometem muito menos erros e podem salvar as empresas de sérias complicações causadas pelo não cumprimento. As principais áreas para educar sua equipe incluem obter consentimento, enviar mensagens de confirmação e lidar com solicitações de exclusão. Os funcionários também devem ser treinados sobre como proteger os dados do cliente e manter registros precisos.

10. Monitore e analise a conformidade

Por fim, monitore e revise sua conformidade com as leis de marketing por SMS regularmente. Isso pode incluir auditorias periódicas de registros e processos e monitoramento contínuo do conteúdo da mensagem e do status de entrega. A revisão regular pode ajudar a identificar e resolver problemas de conformidade antes que eles se tornem problemas.

Conclusão: Fique em conformidade com o SMS para economizar seu dinheiro, tempo e reputação

As consequências da não conformidade podem ser graves, incluindo ações judiciais, multas e danos à reputação. Para garantir que cumpram as leis e regulamentos relevantes, as empresas devem obter o consentimento adequado, fornecer mecanismos de exclusão, ter cuidado ao importar contatos, seguir as diretrizes de conteúdo, manter registros precisos, proteger a privacidade e a segurança dos dados e fornecer termos e condições claros.

Lembre-se de que respeitar a privacidade das pessoas é essencial para construir relacionamentos de confiança e de longo prazo com os clientes. Ao ser transparente sobre como você usa seus dados e seguir os regulamentos de marketing por SMS, você mostrará a seus clientes que valoriza a privacidade deles e está comprometido em fornecer a eles uma ótima experiência.