Como construir uma pilha de tecnologia jurídica que dê à sua empresa uma vantagem competitiva

Use este guia para ajudá-lo a restringir sua busca por software jurídico e aprimorar os recursos que sua empresa mais precisa.

A tecnologia na advocacia pode ajudar sua empresa a se tornar uma versão mais produtiva, eficiente e precisa de si mesma.

Para aproveitar o potencial que a tecnologia jurídica oferece, você precisará saber qual combinação de ferramentas digitais sua empresa precisa para construir uma pilha de tecnologia jurídica que o coloque à frente dos concorrentes e mantenha sua empresa funcionando como uma máquina bem lubrificada.

De acordo com a American Bar Association, 52% dos escritórios de advocacia em 2020 tiveram acesso a softwares de gestão de consultórios, e esse número cresceu 1% para escritórios menores com dois a nove advogados. Mas o software de gerenciamento de consultório é apenas um tipo de software que pode se encaixar na pilha de tecnologia jurídica da sua empresa.

O mundo da tecnologia jurídica é vasto, então como você sabe por onde começar? Se você está lutando para encontrar plataformas de tecnologia jurídica para sua empresa, não está sozinho: 30% dos departamentos jurídicos relatam que a seleção e adoção de tecnologia jurídica continua sendo sua maior fraqueza durante a pandemia em andamento, de acordo com o State of the 2020 do Gartner. Benchmarking da Função Jurídica (pesquisa completa disponível para clientes).

Para começar a construir sua pilha de tecnologia jurídica, você precisará avaliar o tamanho da sua empresa, os processos atuais e quaisquer tendências futuras, à medida que a pandemia parece diminuir, o que pode influenciar as ferramentas digitais que você escolher, como ser totalmente remoto.

Aqui, falaremos sobre os componentes de uma pilha de tecnologia jurídica para que você saiba como incorporar tecnologia que atenda a todas as necessidades de sua prática jurídica.

Avalie os processos atuais do seu escritório de advocacia

Você não pode construir uma pilha de tecnologia jurídica eficaz sem primeiro entender o que suas equipes precisam.

Uma maneira de identificar gargalos seria ver onde o processo em questão começa a desacelerar. Por exemplo, quando os membros da equipe mapeiam seu processo, há uma etapa que exige um conjunto de notas adesivas? Nesse caso, isso pode sinalizar uma oportunidade para um fluxo de trabalho automatizado ou mais simplificado.

3 componentes principais de uma forte pilha de tecnologia jurídica

Quando você começa a comprar tecnologia jurídica, pode ficar sobrecarregado: existem muitas plataformas e tipos de software por aí.

Para construir uma pilha de tecnologia jurídica abrangente, no entanto, você não precisa investir em todos os tipos de tecnologia disponíveis para o setor jurídico – você só precisa garantir que suas principais bases estejam cobertas.

Sua pilha de tecnologia jurídica deve abranger três áreas jurídicas principais: gerenciamento de casos, gerenciamento de práticas e gerenciamento de clientes.

1. Gerenciamento de caso

Os casos são a cara do seu escritório: seu escritório de advocacia depende da capacidade de sua equipe de gerenciar (e vencer) casos, e o software pode ajudar. A tecnologia de gerenciamento de casos vem em diferentes formas, incluindo ferramentas que servem como um todo, atendendo a muitas necessidades ao mesmo tempo, ou talvez você precise de uma solução mais focada se estiver procurando preencher as lacunas deixadas pelo software atual.

O que é software de gerenciamento de casos jurídicos?

O software de gerenciamento de casos jurídicos ajuda advogados, paralegais e profissionais do direito a gerenciar fluxos de trabalho de casos, notas de casos e operações diárias, como cobrança e faturamento, gerenciamento de calendário e rastreamento de despesas. Essas ferramentas geralmente oferecem várias funções para agilizar os processos e a comunicação entre os escritórios de advocacia e seus clientes.

Benefícios do software de gerenciamento de casos jurídicos

• Calendários bem organizados sem erros de agendamento
• Segurança de dados
• Faturamento automatizado
• Gerenciamento de documento
• Portal do cliente

Quando investir em software de gerenciamento de processos jurídicos

Os escritórios de advocacia que precisam de uma ferramenta abrangente para executar várias funções diferentes relacionadas ao gerenciamento de casos e tarefas administrativas associadas devem considerar investir em software de gerenciamento de casos jurídicos.

Se você é novo no software de gerenciamento de casos e está procurando algo mais econômico, considere procurar opções de software de gerenciamento de casos jurídicos gratuitos e de código aberto.

Confira nosso guia de compradores de software de gerenciamento de casos jurídicos para obter mais orientações.

Gerencie tarefas, atualizações e e-mails associados a casos no FileVine ( Source )

O que é software de pesquisa jurídica?

O software de pesquisa jurídica ajuda advogados, paralegais e outros profissionais do direito a coletar julgamentos de tribunais, legislação, regulamentos e detalhes de casos. Também ajuda os profissionais jurídicos a exercer julgamento, representar clientes e fornecer aconselhamento jurídico.

Benefícios do software de pesquisa jurídica

• Acesse rapidamente o conhecimento legislativo detalhado
• Organize os casos eletronicamente
• Dados agregados de várias fontes
• Crie gráficos e tabelas para visualizar dados
• Acompanhe o tempo de pesquisa gasto em tarefas para facilitar o faturamento

Quando investir em software de pesquisa jurídica

O software de pesquisa jurídica pode ajudá-lo a gerenciar pesquisas associadas a casos. Ao usar essas ferramentas, sua equipe pode acessar mais rapidamente as decisões judiciais e a legislação. Invista neste software quando quiser economizar tempo de seus advogados e paralegais ao pesquisar casos anteriores que possam dar precedentes aos casos atuais.

Confira nosso guia de compradores de pesquisa jurídica para obter mais informações.

Pesquise legislação por palavra-chave ou fazendo upload de um arquivo .pdf, .doc ou .txt no CARA da Casetext ( Fonte )

2. Gerenciamento de prática

A gestão da prática refere-se aos elementos que mantêm a prática funcionando de forma eficiente. Essas podem ser tarefas administrativas nos bastidores ou voltadas para o cliente. Assim como na gestão de casos, existem plataformas que atendem a múltiplos propósitos e outras mais focadas em um aspecto singular da gestão da prática.

O que é um software de gestão de escritórios de advocacia?

O software de gerenciamento de escritórios de advocacia ajuda os profissionais jurídicos a gerenciar casos, fluxos de trabalho de front e back-office, entrada de clientes e outras operações jurídicas, como gerenciamento de documentos, gerenciamento de tarefas e calendário jurídico. Essas plataformas também podem armazenar informações com segurança por meio de uma nuvem privada.

Benefícios do software de gestão de escritórios de advocacia

• Registre todas as informações relacionadas ao caso em um só lugar
• Coordenação entre advogados e paralegais
• Faturamento e faturamento
• Gestão de Assuntos Jurídicos
• Gestão de caso

Quando investir em software de gestão de escritórios de advocacia

Existem sobreposições entre o software de gerenciamento de advocacia e o software de gerenciamento de casos jurídicos. Se você tem um, pode não precisar do outro. Se você já possui um software de gerenciamento de casos, faça um inventário do que seu sistema atual faz e encontre soluções mais focadas para preencher as lacunas.

Confira nosso guia de compradores de software de gestão de escritórios de advocacia para obter mais informações.

Visualização móvel da função de calendário legal do Clio ( Fonte )

O que é software de faturamento legal?

O software de faturamento jurídico permite que as práticas jurídicas gerenciem e enviem faturas eletrônicas aos clientes e acompanhem as horas faturáveis ​​dos advogados.

Benefícios do software de faturamento legal

• Reduz os custos de faturamento digitalizando o processo
• Controle de tempo
• Mantém o controle de compromissos e atividades do cliente

Quando investir em software de faturamento legal

Plataformas tudo-em-um, como ferramentas de software de gerenciamento de casos jurídicos e gerenciamento de escritórios de advocacia, geralmente já vêm com recursos de faturamento jurídico. No entanto, se você tem uma empresa menor que pode não precisar ou ter o orçamento para um software de gerenciamento de escritório de advocacia, pode optar pelo software de faturamento jurídico mais específico.

Confira nosso guia de compradores de faturamento legal para obter mais informações.

Insira entradas para horas faturáveis ​​no TimeSolv Legal Billing ( Fonte )

O que é um software de gerenciamento de documentos jurídicos?

O software de gerenciamento de documentos legais permite que você organize, armazene e acesse documentos legais digitalmente. Essas plataformas oferecem funções de digitalização, imagem e mesclagem para facilitar a pesquisa, localização e compartilhamento de documentos. Também permite que empresas e empresas definam o controle de acesso para impedir o acesso não autorizado a materiais confidenciais.

Benefícios do software de gerenciamento de documentos jurídicos

• Proteja dados críticos e confidenciais de acesso não autorizado
• Gaste menos tempo rastreando arquivos
• Compartilhamento seguro de arquivos
• Acesso remoto
• Use o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para digitalizar documentos manuscritos

Quando investir em software de gestão de documentos jurídicos

Se você ainda não possui uma plataforma que oferece gerenciamento de documentos, invista em uma para preencher essa lacuna. A segurança dos dados é mais importante do que nunca – uma violação de dados pode afetar sua reputação como empresa. As plataformas de gerenciamento de documentos legais oferecem compartilhamento e armazenamento de arquivos seguros, mesmo entre funcionários remotos.

Use nosso guia de compradores de software de gerenciamento de documentos jurídicos para ajudar a informar sua pesquisa.

Encontre contratos, bem como organize informações e relatórios no ContractSafe ( Source )

3. Gestão de clientes

Os escritórios de advocacia estão lá para atender seus clientes e, se algo der errado, sua empresa corre o risco de manchar sua reputação. Você quer ter certeza de que seu escritório de advocacia gerencie bem sua prática, fature os clientes no prazo e com precisão e mantenha as informações do seu cliente seguras e sãs.

Quais são alguns recursos de gerenciamento de clientes em software jurídico?

Não existe uma solução de gestão de clientes específica para o setor jurídico. Em vez disso, geralmente é incluído no software de gerenciamento de casos jurídicos ou no software de gerenciamento de escritórios de advocacia. Ao procurar uma solução, você deve certificar-se de que suas opções tenham as funcionalidades de gerenciamento de clientes que sua empresa precisa.

A gestão do cliente refere-se à admissão do cliente e às comunicações entre o cliente e a empresa.

Benefícios dos recursos de gerenciamento de clientes do software jurídico

• Portais de clientes que fornecem um portal de autoatendimento para que os clientes acessem seus dados e se envolvam com sua empresa
• Faturamento preciso
• Comunicações seguras e compartilhamento de arquivos

Quando investir em software com recursos de gerenciamento de clientes

Se sua solução atual não tiver recursos de gerenciamento de clientes, talvez seja necessário encontrar uma solução focada em gerenciamento de clientes para preencher a lacuna. A maioria das soluções de software jurídico já vem com diferentes graus de funcionalidade de gerenciamento de clientes. Ao comprar software, lembre-se de quais recursos de gerenciamento de clientes você deseja que a solução ofereça.

Mensagens de texto em tempo real com clientes no software Law Ruler ( Fonte )

Como essas ferramentas funcionam umas com as outras?

As ferramentas em sua pilha de tecnologia jurídica devem se integrar umas às outras por meio de integrações internas ou plataformas de terceiros. A tecnologia no setor jurídico tende a ser “tudo em um”, o que significa que uma solução pode atender a várias necessidades de negócios, como gerenciamento de casos, gerenciamento de clientes, gerenciamento de documentos, calendário e cobrança.

Embora as soluções de software jurídico sirvam a vários propósitos, nem todas oferecem as mesmas funções: Saiba o que sua empresa precisa de sua pilha de tecnologia.

Considerações finais ao explorar a tecnologia na advocacia

Agora que você sabe em quais áreas focar, sua próxima tarefa é fazer um inventário das necessidades de sua empresa e começar a pesquisar opções. Aqui estão algumas perguntas adicionais a serem consideradas antes de investir em tecnologia jurídica.

• Como a nova tecnologia irá interagir com a tecnologia que já usamos? Talvez você já use uma plataforma de contabilidade ou gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e queira continuar usando. Antes de investir em uma nova plataforma, descubra como ela pode se integrar às ferramentas que você já usa.
• Como a plataforma mantém as informações seguras? A última coisa que você quer é uma violação de dados em sua empresa. Certifique-se de que todos os dados, documentos e informações confidenciais do cliente estejam seguros em todas as plataformas que você usa e adota. Entenda como o sistema mantém as informações seguras e certifique-se de treinar os funcionários regularmente sobre as melhores práticas de segurança de dados.
• O que outros profissionais do direito estão usando? Não se esqueça de aproveitar as revisões durante a pesquisa de software. Descubra o que outros profissionais jurídicos estão usando, os desafios que encontraram e quais soluções melhor atendem às suas necessidades e por quê. Ao fazer isso, certifique-se de se concentrar em avaliações de empresas semelhantes à sua em termos de tamanho para obter os melhores resultados.

Observação: os aplicativos de software mencionados neste artigo não se destinam a endossos ou recomendações.