12 dicas para construir e melhorar a gestão do tempo da equipe

Embora existam centenas de artigos e publicações sobre gerenciamento de tempo, muitos deles estão preocupados com o indivíduo. E embora possamos melhorar a forma como controlamos o tempo para nós mesmos, isso não significa necessariamente que nos sairemos tão bem quando formos obrigados a controlar o tempo como uma equipe. Requer uma mentalidade e uma abordagem ligeiramente diferentes.

Para ajudá-lo a descobrir como controlar e gerenciar o tempo dentro de uma equipe, ou se você simplesmente quiser melhorar, aqui estão algumas dicas para você começar.

Por que a gestão do tempo é importante em uma equipe?

Primeiro, devemos ver brevemente como o gerenciamento adequado da equipe ajuda o fluxo de trabalho geral e as relações entre as equipes.

Reduz o estresse

Especialistas muitas vezes alertaram que a má gestão do tempo na verdade leva ao estresse. E não se trata apenas de prazos perdidos ou horas extras.

Quando as pessoas são ruins em gerenciar o tempo que têm e são incapazes de priorizar suas tarefas, isso inevitavelmente as leva a se sentirem sobrecarregadas. Sobrecarregar causa nervosismo, medo de perder informações ou tarefas importantes, ouvir ou interpretar mal situações, etc. Juntos, eles podem fazer o cérebro de uma pessoa entrar em “modo de pânico” e cometer erros ou desmoronar sob pressão.

E dentro de uma equipe, pessoas diferentes reagirão de maneiras diferentes ao estresse causado pela má gestão do tempo. Isso pode criar conflito entre as equipes, pois a pessoa A pode acusar a pessoa B de estar muito relaxada, ou a pessoa B pode acusar a pessoa A de ser muito neurótica.

Portanto, uma boa gestão do tempo em nível de equipe pode melhorar significativamente a dinâmica da equipe e aliviar parte do estresse no trabalho que enfrentam diariamente.

Mantém todos atualizados

A transparência é um grande problema até hoje. Mesmo com todos os aplicativos e serviços projetados para nos ajudar a acompanhar o que todos fazem a qualquer momento, ainda estamos no escuro quando se trata da parte do trabalho de nossos colegas de trabalho. E a comunicação sobre o andamento das tarefas é vital para a saúde de uma equipe e do projeto em si, é claro.

Um benefício de formar um hábito de gerenciamento de tempo da equipe é que a transparência aumenta. Quando todos estão rastreando no que estão trabalhando e o que está no prato de seus colegas de trabalho, a priorização se torna mais fácil. Há menos estímulos e cutucadas no bate-papo em grupo para relatar o progresso e certamente menos reuniões.

Permite que todos saibam como o projeto está indo

Uma vez que a equipe começa a controlar seu tempo coletivamente, você pode começar a ver o quadro maior com mais clareza com o passar do tempo. Fica mais fácil acompanhar o andamento do projeto e, além disso, elimina a necessidade de perguntar como está tudo. É muito mais fácil criar relatórios e realizar reuniões.

Os membros da equipe começarão a ter uma ideia de como o gerenciamento do tempo reflete no projeto geral. Seus colegas de trabalho também poderão ver isso e resolver quaisquer problemas no devido tempo.

Melhora a colaboração

As pessoas estão mais inclinadas a ajudar umas às outras quando estão no mesmo barco proverbial. Quando uma equipe rastreia seu tempo e aprende a gerenciá-lo em conjunto, é mais provável que compartilhem suas dicas e ajudem uns aos outros quando ocorrerem erros.

Contanto que você forme um ambiente de aprendizado saudável, sua equipe se tornará muito melhor por meio do gerenciamento do tempo de aprendizado.

Como melhorar a gestão do tempo no local de trabalho

1. Acompanhe o tempo para ver onde você está

Você pode começar a melhorar o gerenciamento do tempo de sua equipe fazendo com que eles rastreiem o tempo individualmente. Todos devem começar a ser responsáveis ​​por seus próprios gastos de tempo antes que possam realmente contribuir para o gerenciamento do tempo de toda a equipe.

Por exemplo, no Clockify – um aplicativo de gerenciamento de tempo para equipes, um gerente de equipe pode configurar projetos e marcos importantes para seu progresso. A partir de então, quando cada membro da equipe acompanhar o tempo gasto em tarefas que contribuem para cada marco, o cronômetro refletirá isso.

Para ver como Clockify pode fazer um progresso de projeto bem documentado, você pode ir aqui. Ele entra em uma configuração passo a passo do espaço de trabalho, projeto e relatório de progresso de sua equipe quando se trata de gerenciamento de tempo.

Também é aconselhável controlar o tempo por cerca de duas semanas ou até um mês, para aprender sobre os hábitos de controle de tempo de sua equipe e como eles gastam seu tempo. Essa também é a única maneira de obter informações mais detalhadas sobre como cada membro prefere gerenciar seu tempo e como isso reflete em toda a equipe. A partir desses dados coletados, você pode começar a fazer alterações e melhorias.

2. Faça uma visão geral da carga de trabalho

Como segundo passo, é bom se familiarizar com o que cada membro da equipe precisa fazer como parte de sua descrição de trabalho. Quantas tarefas domésticas eles têm, quais são seus maiores investimentos de tempo e quais levam menos tempo para fazer. Tarefas adicionais que incluem carga de trabalho, mas geralmente são negligenciadas:

• Dando feedback,
• treinamento de novos funcionários,
• fazendo apresentações,
• organizar reuniões,
• comunicação com o cliente,
• e-mail, etc

Comece cortando a gordura nessas áreas primeiro. Se você e o funcionário perceberem que certas tarefas sem importância estão tomando mais tempo do que o necessário, simplesmente corte-as.

Veja as reuniões, por exemplo.

Frequentemente, você participará de reuniões cujo tema não interessa a pelo menos um terço das pessoas presentes. Seu tempo e energia estão sendo desperdiçados ouvindo dados e conversas que não os afetam. O mesmo vale para cadeias de e-mail ou discussões em salas de bate-papo.

Por fim, embora a colaboração seja um benefício para equipes de alto desempenho, fique atento aos membros da equipe que começam a fazer mais do trabalho dos outros. Se eles passam o dia todo apagando pequenos incêndios e depois fazem seu trabalho em horas extras, há um grande desequilíbrio na carga de trabalho e precisa ser resolvido o mais rápido possível.

3. Converse com sua equipe

Como continuação do ponto anterior, quanto mais você conversar com a equipe, mais fácil será identificar quais aspectos do gerenciamento de tempo você precisa analisar. Aqui estão algumas coisas para focar:

• Verifique quais são suas tarefas habituais e quais partes de seu trabalho podem ser tediosas e desgastantes;
• Pergunte quando eles se sentem mais/menos produtivos;
• Fale sobre as distrações e identifique as mais comuns para a equipe;
• Elaborar estratégias que se adequem ao seu fluxo de trabalho e abordagem;
• Reúna-se com eles de vez em quando para perguntar como o gerenciamento do tempo mudou ou faça pesquisas mensais;
• Deixe os membros da equipe abordarem seu gerenciamento de tempo de forma analítica, sem microgerenciamento – contanto que eles estejam no controle do progresso do aprendizado, os resultados serão muito melhores.

Como as equipes são diferentes de departamento para departamento, suas preocupações e irritações no escritório também serão diferentes. O importante é encontrar um terreno comum e deixá-los saber que terão um papel ativo na aprendizagem de como gerenciar melhor o tempo. Não é apenas receber um folheto informativo do RH que eles inevitavelmente vão enfiar em uma gaveta da mesa e esquecê-lo.

4. Não se concentre apenas na gestão do tempo de trabalho

Outra maneira útil de treinar melhor o gerenciamento do tempo da equipe é incluir o gerenciamento pessoal do tempo. Deixe a equipe saber que melhorar seus hábitos no trabalho é uma boa prática que pode ser útil em sua vida pessoal.

O coach de produtividade Matt East apresentou a maneira mais fácil de convencer as pessoas dos benefícios do gerenciamento de tempo e colocá-las no caminho da melhoria. Ele acredita que responder apenas dez perguntas pode fazer as pessoas pensarem sobre como priorizam seu tempo e suas tarefas . Se você tiver a oportunidade, faça um folheto com essas perguntas e faça com que a equipe reflita sobre elas por um ou dois dias. Em seguida, discuta suas respostas para entender melhor as prioridades de cada um e como você pode se encontrar no meio do caminho quando se trata de gerenciar o tempo em equipe.

1. Se eu pudesse conseguir uma coisa hoje, o que seria?
2. Qual seria a segunda coisa mais importante?
3. Qual seria a terceira coisa mais importante?
4. O que resta a ser feito depois dessas três coisas?
5. Quais tarefas posso delegar a outras pessoas?
6. Quais são algumas outras tarefas em que outras pessoas estão trabalhando e precisam da minha atenção?
7. Que ação hoje vai me aproximar dos meus objetivos?
8. Qual é a única coisa que eu poderia completar, que me faria sentir produtivo e feliz no final do dia?
9. Como vou reduzir meus níveis de estresse hoje?
10. Quais relacionamentos em minha vida precisam mais da minha energia hoje? (relação de trabalho, família, amigos, parceiro romântico, etc)

Enquanto algumas perguntas são bastante diretas, outras não são. Em vez disso, eles fornecem uma boa visão de como as pessoas gastam sua energia, o que, por sua vez, afeta seu relacionamento com o tempo e a priorização. Quando alguém passa uma manhã inteira discutindo com seu outro significativo, é provável que esteja muito esgotado para se concentrar em um relacionamento colaborativo com os colegas de trabalho.

Saber gastar sua energia emocional também ajuda na gestão do tempo.

5. Evite tarefas tediosas

Se possível, tente eliminar tarefas tediosas.

Em uma antiga empresa onde trabalhei, havia o hábito de designar dois membros juniores da equipe para tomar notas durante uma reunião. Em seguida, deveríamos comparar essas notas e escrever um único relatório para ser distribuído a todos que estavam na reunião. Como nos foi explicado, isso foi para garantir que todas as informações fossem cobertas.

No entanto, tudo o que conseguiu fazer foi dobrar o trabalho - comparamos notas, então meu colega de trabalho me enviava seus pontos de bala, eu adicionava o que estava faltando (ou vice-versa) e depois formatava e enviava para todos.

Só depois de uma hora pudemos continuar com nosso trabalho normal.

Nós dois estaríamos ocupados com uma tarefa que uma pessoa poderia fazer, com etapas adicionais desnecessárias.

Então, quando se trata de tarefas como escrever relatórios, tomar notas, arquivar, pesquisar, fazer levantamentos e outros – se você não pode eliminá-lo, simplifique. Tanto quanto você puder, quantas vezes você puder. Porque quanto mais tempo os funcionários estão ocupados com tarefas servis e sem importância, mais tempo ficam longe do que realmente deveriam estar fazendo.

6. Inovar

Em um artigo da Harvard Business Review , sobre o tema da gestão do tempo coletivo, a autora Leslie Perlow ofereceu uma ideia perspicaz sobre a inovação com técnicas de gestão do tempo. Ela relatou práticas testadas e comprovadas de várias empresas que ofereceram folga para ver como isso se refletiria no progresso do projeto e no fluxo de trabalho geral.

Nas empresas que foram atormentadas pela cultura da agitação “sempre ativa”, os funcionários valorizavam uma noite de folga para recarregar e dedicar algum tempo à vida pessoal. Ajudou as pessoas a desestressar.

As empresas com equipes que tendiam a entregar tarefas no prazo com poucos problemas viram esse tempo de folga como uma recompensa pelo trabalho árduo. No caso deles, eles viram isso como um reconhecimento de seus esforços.

E para as empresas cujas equipes estavam sobrecarregadas por reuniões, distrações entre as equipes (e externas), os funcionários conseguiam ficar sozinhos fora do escritório movimentado. Eles acharam mais fácil terminar tarefas ou recuperar o atraso.

A novidade de introduzir uma folga à tarde ou pela manhã durante a semana pode ser benéfica tanto para funcionários quanto para gerentes. As equipes podem aprender a cooperar melhor e gerenciar seu tempo nesses intervalos. Você pode fazer o mesmo, por exemplo, oferecendo um horário de trabalho mais cedo na sexta-feira, para ajudar a aumentar a produtividade que normalmente cai antes do fim de semana. Ou, na quarta-feira, que é apenas no meio da semana e tende a parecer o dia mais longo.

7. Aumente a conscientização sobre os prazos

Ninguém gosta de prazos. É um fato.

No entanto, quando pensamos nisso, estamos todos bem com os prazos no momento em que os estabelecemos. Há uma sensação de que ainda temos as coisas sob controle e podemos fazer isso. O momento em que começamos a odiar os prazos é quando eles inevitavelmente se aproximam e não fizemos a maior parte do que foi planejado.

Portanto, é seguro dizer que nossa relação com os prazos depende de quão conscientes deles estamos.

O que você pode fazer para ajudar sua equipe a gerenciar melhor suas prioridades é manter um lembrete constante e visível do progresso e dos prazos do projeto. Claro, nada disso deve ser imponente e assustador. Em vez disso, um gráfico informativo em uma tela montada na parede ou um simples rastreador de marcos escrito em um quadro branco.

Dessa forma, torne as pessoas mais conscientes de sua estrutura de tempo e limitações. Quadros e rastreadores kanban digitais são fáceis de ignorar se as pessoas tiverem que acessá-los em seus próprios computadores. Mas se eles estão constantemente presentes em uma parede próxima, os prazos são menos propensos a “se aproximar” de alguém.

8. Ofereça ajuda

Especialistas da McKinsey apresentaram um ponto de vista interessante: hoje em dia, a gestão do tempo é menos uma questão individual e mais institucional. Eles também apontam que as pessoas que se viam como grandes gestores de tempo disseram ter um grande apoio na forma como agendavam e alocavam o tempo.

Eles listaram um exemplo de assistente administrativo que ajudou a agenda do CEO fazendo as perguntas certas: se eles se reuniram com determinados clientes, se deveriam acompanhar outra empresa com mais regularidade, se certas prioridades são definidas adequadamente de acordo com os objetivos atuais da empresa e assim por diante.

Em uma escala menor, um gerente pode fazer o mesmo por sua equipe. Eles podem se encontrar com a equipe e ver onde seus esforços e tempo podem ser reorientados. Com o passar do tempo, as prioridades vão mudando. Talvez o desenvolvimento do site de uma nova ferramenta possa ser adiado porque novos interessados ​​em potencial gostariam de ver uma versão mais completa da ferramenta. Ou o teste beta mostrou que a base real de usuários não é de empresas de médio porte, mas de freelancers, então haverá a necessidade de reavaliar a estratégia de marketing.

Mude sua mentalidade do controle de tempo individual para um que reflita o projeto, o produto e os esforços da equipe. Os gerentes têm o luxo de ver o quadro geral, e é exatamente por isso que eles precisam orientar a equipe através das mudanças e ajudá-los a gerenciar melhor seu tempo.

9. Estabeleça algumas regras comuns

Como em toda equipe, as pessoas cooperarão, mas também entrarão em conflito. Eles vão irritar uns aos outros e encontrar falhas e queixas nas práticas de trabalho dos outros. E frustrações como essas podem levar a situações que podem prejudicar a forma como gerenciam o tempo e priorizam. Coisas como distrações pessoais, tarefas e feedback mal comunicados, falta de transparência... Tudo isso pode fazer com que uma equipe comece a quebrar as costuras, uma frustração de cada vez.

E embora você possa deixá-los resolver seus hábitos ao longo do tempo, para que os colegas de trabalho realmente comecem a gerenciar seu tempo como uma equipe, eles precisam de um conjunto de regras acordadas que garantam sua tranquilidade.

Uma etiqueta de comunicação sólida

Introduzir uma maneira codificada de discutir questões, tarefas e progresso do projeto. Por exemplo:

• Se algo precisar ser resolvido nas próximas 24 horas, envie um e-mail.
• Se algo exigir sua atenção dentro de uma ou duas horas, envie uma mensagem de bate-papo.
• Se o problema for urgente e não puder esperar, envie uma mensagem de texto ou ligue.

Muito tempo é desperdiçado quando coisas sem importância são discutidas por e-mail, ou quando tarefas urgentes são negligenciadas porque o bate-papo de uma pessoa está constantemente pingando de diferentes lados. Dessa forma, cada notificação tem um prazo estabelecido que permite ao destinatário saber se deve endereçar agora ou se pode esperar.

Isso elimina interrupções e distrações.

Códigos para tempo de trabalho ininterrupto

Na maioria das vezes, os funcionários precisam de foco, tempo ininterrupto. Se não por horas a fio, então em certas situações.

Por exemplo, um agente de atendimento ao cliente pode ir até o chefe de marketing para perguntar sobre um recurso sobre o qual um usuário está perguntando. No entanto, se o chefe de marketing estiver escrevendo um e-mail importante, eles correm o risco de parecer rudes quando recusam o representante de atendimento ao cliente. Ou um desenvolvedor precisa de feedback sobre um bug no código, enquanto o outro está tentando corrigir seus próprios problemas encontrados.

Em casos como esses, é útil ter um código universal “não perturbe”. Estes podem ser qualquer coisa – desde post-its vermelhos na tela do computador até sinais reais de não perturbe em suas mesas. A equipe simplesmente precisa concordar com um código e respeitar os limites que ele traz.

10. Reduza as reuniões improvisadas

Nem toda decisão ou questão precisa de uma sala de reuniões e horas de discussão. Muitas reuniões semanais podem desequilibrar o gerenciamento de tempo das equipes. Especialmente quando um gerente convoca uma reunião por causa de uma coisa inesperada que acabou de acontecer.

Então, quando e como você deve realmente realizar uma reunião?

Depois de atingir um marco/prazo específico

Isso é para garantir que você ainda esteja no caminho certo ou se alguma alteração precisar ser feita. No entanto, se você quiser dar feedback sobre o progresso da equipe até agora, mantenha-o muito breve ou salve-o para e-mails ou reuniões individuais com os membros.

Faça um cronograma e cumpra-o

Cada reunião deve ter uma agenda com os principais pontos a serem abordados e quaisquer perguntas ou discussões de acompanhamento.

Reserve algum tempo antes de cada reunião para criar uma lista de tópicos com marcadores e enviá-los por e-mail para toda a equipe. Dessa forma, todos são informados sobre o assunto da reunião e podem se preparar adequadamente.

Simplifique a conversa

Não deixe as pessoas atrapalharem os tópicos com discussões, discordâncias ou conversas descontraídas. O brainstorming é bom, desde que a reunião tenha a intenção de ser uma. Mantenha o foco no tópico da reunião, e isso

Anuncie as reuniões em tempo hábil

Reuniões não planejadas podem causar uma quebra de foco com qualquer funcionário. Em um momento eles estão em sua mesa, trabalhando, e no momento seguinte eles são obrigados a mudar sua atenção para uma coisa completamente nova. E o tempo que leva para eles voltarem à sua tarefa original pode causar o que é conhecido no desenvolvimento ágil como um “custo de troca”. Isso afeta muito a produtividade e, como resultado, os esforços de gerenciamento de tempo falham.

11. Use métodos e técnicas comprovados

Hoje em dia, todos procuramos as melhores estratégias para nos ajudar a aprender melhor a gestão do tempo. E enquanto a maioria lida com o indivíduo, as duas técnicas mais famosas também podem ser aplicadas a grupos maiores. Veja como a Matriz de Eisenhower e o bloqueio de tempo podem ser aplicados ao desenvolvimento da equipe.

A matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é um método aclamado de gerenciamento de tempo que ajuda na produtividade e eficiência por meio do ensino da priorização adequada. Nem todas as tarefas são igualmente importantes e urgentes. E este método prova que tarefas devidamente priorizadas podem economizar muito tempo e energia.

Embora a matriz seja frequentemente mencionada como um meio de gerenciamento individual do tempo, ela é perfeitamente adaptável às equipes.

Ele reconhece quatro categorizações:

1. Tarefas importantes e urgentes – o prazo de amanhã
2. Tarefas que são importantes, mas não urgentes – escrever um relatório de progresso para a próxima semana
3. Tarefas sem importância e urgentes – marcar uma reunião para a próxima semana que o gerente solicite nos próximos cinco minutos e
4. Tarefas sem importância e não urgentes – limpar a caixa de depósito da equipe de arquivos antigos

Para uma visão mais clara, a matriz geralmente é apresentada em quatro quadrantes, assim:

Assim, por exemplo, uma equipe de suporte ao cliente pode criar uma matriz Eisenhower que se parece com isso:

Seguindo os esquemas abaixo, você pode formular a matriz de sua própria equipe com relativa facilidade. E se possível, a melhor abordagem seria fazer uma reunião de brainstorming, onde todos os membros da equipe pudessem participar da criação da matriz. Lembre-se, quando os funcionários recebem mais agência em seu gerenciamento coletivo de tempo, é mais provável que sigam adiante e aprendam mais rapidamente.

Bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo é a segunda técnica de gerenciamento de tempo altamente eficaz.

Isso ajuda a manter o fluxo de trabalho ao longo do dia, fazendo com que você agende seu dia (ou semana) com antecedência. Quando você define as tarefas do dia no papel, você escreve quanto tempo cada tarefa levaria. Então, você anota essas tarefas em um cronograma e, dessa forma, cria blocos de tempo.

Depois de começar a trabalhar em blocos de tempo, o objetivo é manter o tempo alocado e evitar que as tarefas se espalhem em outros intervalos de tempo. Dessa forma, você garante que o foco esteja em uma coisa de cada vez e evita esquecer completamente certas tarefas. Na verdade, é uma ferramenta eficaz para evitar horas extras.

E configurar um dia de bloqueio de tempo não poderia ser mais fácil, especialmente para equipes. Por exemplo, você pode conectar a extensão Clockify ao seu calendário do Google e, assim que um horário aparecer, basta iniciar o cronômetro e começar. Você não precisa sair da guia do navegador ou abrir um aplicativo totalmente novo.

Tente adaptar essa técnica ao gerenciamento coletivo do tempo, definindo blocos de tempo para tarefas importantes que precisam ser entregues naquele dia. Os membros da equipe podem marcar essas tarefas à medida que são concluídas e, no final do dia, você terá uma visão geral clara.

Essa também é uma boa maneira de identificar problemas com o gerenciamento de tempo individualmente antes que eles comecem a afetar a equipe em maior escala.

12. Introduzir ferramentas de gerenciamento de tempo da equipe

Agora, não podemos esquecer que a gestão do tempo também requer alguma ajuda de fora. Aplicativos, plataformas, serviços e software estão todos lá para ajudar indivíduos e equipes em dificuldades. Eles também são usados ​​para análise, aprimoramento e até mesmo como atalhos que eliminam tarefas domésticas.

Aqui estão alguns dos nossos favoritos:

Clockify

Podemos ser tendenciosos aqui, mas Clockify realmente é uma ferramenta multifacetada. Embora seja principalmente um rastreador de tempo, ele também pode ajudá-lo a criar estimativas de trabalho, criar relatórios de progresso do projeto, acompanhar quem está fazendo o quê e identificar o tempo perdido.

Rapidamente torna-se o braço direito de qualquer gestor e equipa que pretenda melhorar a sua gestão do tempo.

Noção

Notion é uma plataforma com uma lista robusta de recursos que funciona como várias ferramentas em uma. É um arquivo de documentos, um quadro de gerenciamento de projetos, uma plataforma de visão geral de tarefas, recursos de bate-papo integrado, um Wiki e muito mais. É um espaço de trabalho muito versátil que pode substituir muitas ferramentas que atendem a uma única função.

Quando todas as suas informações e progresso são armazenados em um só lugar, não há necessidade de perder tempo circulando por vários aplicativos diferentes.

Rabisco

Como agendador de reuniões, o Doodle pode facilitar a vida de todos. Não há necessidade de longos tópicos de e-mail ou esperar que as pessoas respondam às mensagens de bate-papo. O aplicativo permite que você defina uma reunião e possíveis horários para ela, e conforme você encaminha o link, todos da equipe podem escolher qual horário mais lhes convém.

Mapa sábio

Discutimos como as reuniões podem acabar precisando de relatórios sobre as coisas que foram discutidas, o que geralmente leva alguém da equipe a gastar tempo para digitá-las em vez de fazer suas tarefas. Bem, ferramentas como o Wise Mapping eliminam a necessidade disso. É uma ferramenta gratuita de código aberto que permite debater ideias e liderar reuniões a partir do seu navegador da Web, e qualquer pessoa com um link de convite pode participar. O mapa mental pode ser encaminhado para todos da reunião.

A eliminação de trabalho tedioso adicional é uma grande vantagem para o gerenciamento de tempo, além disso, ferramentas como essas garantem que todos na reunião sejam incluídos nas discussões.

Otter.ai

Como as reuniões também foram uma grande parte de nossas discussões sobre gerenciamento de tempo, ferramentas como gravadores de áudio também podem economizar tempo. Otter.ai permite gravar qualquer áudio (seja uma reunião inteira, feedback ou instruções) e transcrevê-lo em um documento em questão de minutos. Assim, você pode não apenas compartilhar o áudio em si, mas também ditar o que precisa transmitir e receber um formulário escrito automaticamente na outra extremidade. A ferramenta também é integrada ao Zoom , para que você possa até gravar videochamadas.

Conclusão

O gerenciamento do tempo da equipe se concentra principalmente em encontrar maneiras de priorizar objetivos maiores, comunicar-se com clareza e evitar lacunas no fluxo de trabalho causadas por sistemas excessivamente complexos. A maneira de fazer com que as equipes se envolvam de forma colaborativa com a melhoria de seu gerenciamento de tempo é ajudá-las a aprender essas habilidades vitais. Envolvê-los no processo a cada passo do caminho também os ajudará a se tornarem mais receptivos a novas técnicas e ferramentas que você planeja introduzir.