Melhores métodos para acompanhar a produtividade da equipe

A produtividade da equipe mede quanto trabalho de qualidade uma equipe pode produzir em um determinado período, como um mês. Se uma equipe será produtiva depende de uma série de fatores, como os níveis de produtividade de cada funcionário, bem como suas habilidades. Além disso, a comunicação da equipe, o ambiente de trabalho e os níveis de motivação também têm um impacto profundo na produtividade da equipe.

Neste artigo, abordaremos alguns métodos práticos que você pode usar para acompanhar a produtividade de sua equipe. Além disso, compartilharemos com você vários exemplos reais de como equipes específicas medem sua eficácia.

O verdadeiro significado de produtividade para sua equipe

Vale a pena notar que a produtividade da equipe não abrangerá as mesmas qualidades em diversos negócios e até mesmo em equipes diferentes. É por isso que, se você é um empregador ou gerente, pense nos principais parâmetros de produtividade para sua empresa ou equipe. Aqui estão algumas perguntas que você pode se fazer:

• Quais produtos ou serviços sua empresa oferece?
• Que tipo de desempenho você pode classificar como produtivo?
• Existe uma cota de vendas ou produção que uma equipe deve cumprir?
• Quais são os objetivos mais importantes de cada equipe?

Depois de descobrir as métricas cruciais que ajudam a construir uma equipe produtiva, será mais fácil acompanhar a eficácia da equipe. Ao acompanhar a produtividade da equipe, os gerentes entenderão melhor se há funcionários menos eficazes em uma equipe. Nesse caso, os líderes devem encontrar uma solução adequada para esses trabalhadores, que pode incluir:

• proporcionar aos trabalhadores formação adicional,
• transferir funcionários para outra equipe, ou
• rescisão do empregado.

Oito métodos para acompanhar a produtividade da equipe

Uma das maneiras de medir a capacidade da equipe é usar métricas de produtividade. Aqui estão algumas das métricas mais comuns para monitorar a produtividade.

Razões planejadas para feitas

A métrica de proporção planejada para concluída leva em consideração a porcentagem de tarefas que foram concluídas em comparação com aquelas que foram atribuídas . Portanto, ao usar esse método, você está revisando uma determinada lista de tarefas e analisando quantas dessas atribuições a equipe concluiu. Dessa forma, você pode aprender mais sobre a capacidade da equipe de concluir a carga de trabalho com precisão.

Você pode usar a proporção de planejado para feito ao trabalhar em sprints . Nesse caso, no início de um sprint, você deve documentar quanto trabalho a equipe planeja fazer durante um sprint. Então, no final de um sprint, você deve comparar quanto trabalho uma equipe concluiu com a carga de trabalho planejada no início.

Falando em sprints, vale a pena notar que a proporção entre planejado e feito é bastante benéfica para equipes e proprietários de produtos. Essa métrica mostra o quanto os membros da equipe estão comprometidos com o trabalho, bem como sua capacidade. Assim, por exemplo, uma equipe se compromete com 30 PBI (Product Backlog Item – “um único elemento de trabalho”) e entrega apenas 10. Isso significa que o sprint não foi bem-sucedido, porque apenas cerca de 30% das tarefas foram concluídas .

Agora, vamos passar por outro exemplo das proporções planejadas para feitas, para mostrar a diferença entre as proporções altas e baixas. Digamos que uma equipe tenha que terminar 20 tarefas em um mês. Se os membros da equipe conseguirem realizar 18 tarefas em um determinado tempo, sua proporção planejada para concluída é de 90%, o que é ótimo. Por outro lado, se os membros da equipe conseguirem concluir apenas 10 tarefas após esse período, a proporção planejada para concluída é de 50%, o que é baixo.

O que fazer quando a proporção é menor do que deveria ser? Os líderes de equipe têm várias opções:

• Contratar mais membros da equipe para terminar todo o trabalho no prazo.
• Diminuir a quantidade de trabalho que a equipe tem que terminar por mês.
• Revisar o processo de planejamento e fazer ajustes.

Ter uma baixa proporção de planejado para feito significa que um processo de planejamento não é eficaz ou que os membros da equipe não possuem habilidades adequadas para executar as tarefas.

Tempo de ciclo

A métrica de tempo de ciclo rastreia o tempo médio necessário para concluir um produto ou entregar um serviço. As regras são simples: o tempo de ciclo mais curto significa níveis mais altos de produtividade da equipe.

Por exemplo, em uma equipe de software, esse método abrange a quantidade de tempo que uma equipe precisa desde o primeiro commit de um recurso (ponto de partida) até a última fase, que é a implantação. Ou, para os trabalhadores de um call center, o tempo de ciclo seria desde o momento em que atendem a uma chamada até o momento em que terminam uma chamada.

Existe uma fórmula simples para calcular o tempo de ciclo. Você tem que dividir o Tempo de Produção Líquido pelo número de unidades feitas . O Tempo de Produção Líquido (NPT) é a quantidade de tempo que uma equipe tem para terminar um produto. Certifique-se de que haverá algum tempo de inatividade (tempo para reuniões, intervalos para almoço, etc.). Subtraia essas horas do tempo total que os funcionários passam no trabalho.

Por exemplo, em um restaurante de fast-food, uma equipe trabalha 9 horas por dia. Quando subtraímos o tempo de inatividade, obtemos 8 horas e 15 minutos (495 minutos), que é o nosso NPT. Os trabalhadores têm que fazer 45 sanduíches durante o dia.

Tempo de ciclo = Tempo de produção líquido ÷ o número de unidades feitas

Tempo de ciclo = 495 ÷ 45

Tempo de ciclo = 11

Esta equipe tem 11 minutos para fazer um sanduíche. É claro que, se os membros da equipe conseguirem preparar um sanduíche em 9 minutos (menos que o tempo médio do ciclo), isso os tornará mais produtivos.

Um dos benefícios de usar o tempo de ciclo é que os líderes de equipe podem saber se o processo de planejamento funciona bem. Além disso, essa métrica dá aos gerentes uma ideia melhor de como os membros da equipe realizam seu trabalho e se são tão eficazes quanto deveriam.

Defeitos escapados

Este método rastreia os erros que a equipe cometeu em um determinado tempo. As equipes de desenvolvimento geralmente usam essa métrica quando desejam analisar quantos bugs perderam durante um projeto. Portanto, se sua equipe de desenvolvimento estiver criando um aplicativo, a métrica de defeitos escapados os ajudará a encontrar erros a tempo, antes que seu aplicativo seja disponibilizado ao público. Esses erros podem ser problemas de experiência do usuário, problemas de desempenho ou erros de aplicativo.

Há também a taxa de escape de defeitos . Você pode calcular essa taxa analisando o número de defeitos que a equipe encontrou durante a fase de pré-produção e comparar esse número com a fase de produção.

Então, o que significam taxas de escape de defeitos mais altas e mais baixas? Uma taxa mais alta indica que há um problema com os processos de teste ou com as ferramentas de teste automatizadas que uma equipe usa. Uma taxa mais baixa é um sinal de software de alta qualidade e que os processos de teste estão funcionando bem.

Além dos desenvolvedores, outras equipes podem aprender sobre sua produtividade com os defeitos escapados. Por exemplo, se você trabalha em um departamento de marketing, esse método pode avaliar erros como reclamações de clientes ou campanhas pagas de mídia social com falha.

Receita por funcionário

A métrica de receita por funcionário se aplica principalmente às equipes de vendas e marketing. O objetivo deste método é aprender como os membros da equipe são produtivos na geração de receita.

Quando se trata da técnica de receita por funcionário, há uma fórmula que você deve seguir.

Você precisa dividir a receita geral (produzida por toda a equipe) pelo número de membros da equipe. Assim, por exemplo, se houver 40 pessoas em uma empresa e a receita geral for de US$ 5 milhões por ano, a receita por funcionário será:

$ 5.000.000 ÷ 40 = $ 125.000

Assim, $ 125.000 por funcionário por ano. Se você optar por acompanhar a produtividade da equipe com o método de receita por funcionário, certifique-se de que uma receita por funcionário mais alta implica que sua equipe é mais eficaz.

Essa métrica é útil quando você deseja comparar duas empresas que trabalham no mesmo setor. Assim, para descobrir qual empresa é mais eficaz, você pode avaliar sua receita por funcionário. Assim, por exemplo, a empresa de marketing A tem uma receita de $ 500.000 e 20 funcionários. A receita por funcionário é:

$ 500.000 ÷ 20 = $ 25.000

A empresa de marketing B tem uma receita de $ 520.000 e 25 funcionários. A receita por funcionário aqui é:

$ 520.000 ÷ 25 = $ 20.800

Para concluir, a empresa A é mais produtiva do que a empresa B. Embora a empresa B gere um pouco mais de receita e tenha mais funcionários, a empresa A tem uma receita por funcionário mais alta.

Rastreador de tempo

Além dessas métricas de produtividade, você também pode experimentar um rastreador de tempo para medir a eficácia da equipe, independentemente do tipo de equipe.

Veja como o registro de horas oferece mais insights sobre a produtividade da equipe. Quando os membros da equipe registram suas horas de trabalho diariamente, os gerentes podem revisar quem está realizando quais tarefas e como está o projeto. Alguns aplicativos de rastreamento de tempo, como o Clockify, fornecem um detalhamento visual da semana de uma equipe.

Outra opção útil é o painel da equipe. Aqui, você pode ver quais projetos são os mais ativos. Como cada cor no painel representa cada projeto, você poderá descobrir se sua equipe gasta tempo suficiente ou demais em projetos específicos durante a semana. Além disso, você pode revisar o total de horas monitoradas pela equipe.

Além disso, se você quiser saber mais sobre os membros individuais da equipe, poderá fazê-lo na seção de atividades da equipe, abaixo do gráfico. Assim, você saberá exatamente quanto tempo cada funcionário gastou em quais projetos e o que está fazendo atualmente. Você pode até reorganizar essas duas seções no painel da equipe para que a atividade da equipe apareça na parte superior da página. Basta clicar no ícone “Pin to top”, que você pode ver na captura de tela abaixo.

Um exemplo da seção de atividade da equipe

Na seção de atividade da equipe, você também pode filtrar os dados pelo tempo total rastreado, o que é útil quando você deseja ver quem rastreou mais horas. Por outro lado, você pode filtrar pela atividade mais recente, caso precise descobrir quem está trabalhando no momento.

Contabilização de reajustes no trabalho

Quando pensamos em produtividade em geral, geralmente temos em mente um fluxo de trabalho perfeito e sem erros. Mas, para garantir que não haja erros, é fundamental prestar atenção aos detalhes e fazer alterações quando necessário. Além disso, é vital colaborar com outras equipes em uma empresa.

Suzana Veselinovic é Gerente de Garantia de Qualidade da Clockify. Ela conta que, quando se trata da equipe de QA, sua rotina de trabalho muitas vezes envolve muitos reajustes que os membros da equipe trabalham de acordo com a equipe de desenvolvimento. Veja o que Suzana aponta como os principais sinais de produtividade da equipe:

“ O painel de rastreamento de bugs e sua aparência nos dizem muito sobre produtividade. Se as colunas de controle de qualidade estiverem 'limpas', isso significa que as tarefas foram concluídas com eficiência. Além disso, outro bom indicador de produtividade é a qualidade de um recurso que é enviado para produção. ”

Suzana acrescenta que são necessárias várias etapas de testes, durante as quais eles relatam vários bugs, para garantir a qualidade dos recursos.

Acompanhamento da satisfação do cliente

Algumas equipes não mantêm contato direto com clientes ou clientes devido à natureza de seu trabalho. Mas, para outros, como equipes de suporte ao cliente, manter um bom relacionamento profissional com os clientes é a parte mais crucial do trabalho.

Quando se trata da produtividade das equipes de suporte ao cliente, uma maneira de medir a eficácia da equipe é verificar as avaliações dos clientes. Portanto, uma equipe pode aprender mais sobre a satisfação geral do cliente.

Outro método prático de acompanhar a produtividade da equipe é usar ferramentas de relatórios. Jelena Lukic, agente de suporte da Clockify, diz que esses relatórios são valiosos porque mostram o número de tickets resolvidos e o número de respostas, bem como a rapidez com que a equipe respondeu. Além disso, aqui está o que a equipe de suporte ao cliente usa para medir a produtividade da equipe:

“Também podemos revisar as taxas de nossa equipe no último mês. As taxas de equipe são calculadas de acordo com o número de ingressos e o número de críticas boas e ruins.”

Analisando as métricas certas

Quanto às equipes de vendas, suas tarefas de trabalho geralmente envolvem a comunicação com os clientes, por meio de e-mails e reuniões. Dessa forma, os vendedores podem apresentar produtos ou serviços adequadamente aos clientes.

Então, o que é importante ao acompanhar a produtividade da equipe em vendas? Nikola Neskovic, diretor de vendas da Clockify, diz que as métricas mais importantes são:

• o número de reuniões que a equipe agendou,
• o número de reuniões que a equipe realizou, e
• as receitas geradas pelas reuniões realizadas.

Nikola acrescenta que essa receita depende das conversões que a equipe fez. Por exemplo, quando um cliente muda de um plano gratuito para um plano pago ou de um plano básico para um plano premium.

Conclusão

Diferentes equipes realizam diferentes tarefas dentro de uma empresa. Portanto, não faz sentido acompanhar a produtividade de uma equipe de software da mesma forma que você mede a eficácia de uma equipe de marketing. Portanto, é importante esclarecer as principais qualidades que tornam uma determinada equipe produtiva. Então, você pode tentar alguns dos métodos que incluímos neste artigo. Essas métricas facilitam muito o processo de acompanhamento da produtividade da equipe. Também esperamos que você seja inspirado por nossos colegas que compartilharam suas formas únicas de verificar a eficácia da equipe.