Desenvolva um plano de desempenho da equipe em quatro etapas simples (modelos incluídos)

Não é incomum que as empresas enfrentem problemas de produtividade que afetam a produção geral. Na maioria das vezes, esses problemas podem resultar do mau desempenho da equipe ou da falta de orientação adequada. E os planos de melhoria de desempenho da equipe são uma maneira confiável de abordar e corrigir todos e quaisquer problemas que as equipes enfrentam.

A seguir estão algumas diretrizes sobre como formar um plano de desempenho sólido que qualquer equipe pode seguir, independentemente do setor em que você trabalha. Também compartilharemos recursos úteis e modelos adicionais e material de leitura.

Etapa 1: saiba mais sobre os planos de desempenho

Planos de desempenho (ou planos de melhoria de desempenho) são documentos criados com o objetivo de melhorar o trabalho de um indivíduo, uma equipe ou uma empresa. Eles são construídos e apresentados por líderes de equipe/supervisores/gerentes e, muitas vezes, entregues ao RH para avaliação.

Como forma de melhorar o fluxo de trabalho, os planos de desempenho são uma ferramenta para ajudar indivíduos e equipes a superar problemas recorrentes. Eles traçam metas que precisam ser alcançadas para que a pessoa (ou uma equipe) resolva certos problemas, ou para que um trabalhador médio seja viável para um aumento.

O que é um plano de desempenho de equipe?

Quando se trata de planos de desempenho para indivíduos, o objetivo é bastante simples – um funcionário tem espaço para melhorias e ramificações de suas habilidades. Junto com eles, seu gerente pode traçar um plano sobre as áreas em que podem trabalhar, qual direção tomar e os níveis de desempenho necessários.

Mas quando se trata de equipes, os planos de desempenho dependem de metas coletivas e níveis de desempenho que devem ser alcançados juntos. Isso é mais útil quando você está interessado em medir o nível de produção de um departamento como um todo e menos no impacto de cada funcionário individualmente.

Por que um plano de desempenho da equipe é necessário?

Um plano de desempenho de equipe pode fazer maravilhas em escala individual e corporativa.

Ele ajuda você a identificar áreas problemáticas específicas dentro do grupo, o nível desejado de melhoria e estabelece diretrizes que levam a equipe a atingir as metas com mais facilidade. É um programa passo a passo que permite que os indivíduos atinjam todo o seu potencial enquanto trabalham em direção aos objetivos da equipe. E, como resultado, a produtividade aprimorada da equipe gera melhores resultados para os projetos da empresa.

Quando usar um plano de desempenho da equipe?

Existem várias razões pelas quais você precisaria ou desejaria escrever um plano de desempenho da equipe. As razões abaixo podem ser consideradas um fundamento viável para um plano de melhoria de desempenho se afetarem a produção de toda a equipe e ameaçarem comprometer o projeto mais de uma vez.

• A equipe está tendo dificuldade em cumprir prazos;
• Os membros da equipe têm problemas para transmitir informações uns aos outros, paralisando seu fluxo de trabalho;
• Há falta de organização interna;
• Os membros da equipe parecem ser disfuncionais e não têm comunicação profissional.
• A equipe parece perdida e insegura de como sua produção afeta os objetivos gerais da empresa.

Claro, pode haver outras maneiras pelas quais as equipes mostram um desempenho pior. O importante é reconhecê-los e seu impacto no grande esquema das coisas. E com um sistema de gerenciamento de força de trabalho adequado implementado, você pode chegar ao problema de origem muito mais rapidamente.

Passo 2: Use três fatores-chave para construir um plano de sucesso

Fator nº 1: Definir as condições certas

Antes de começar, é importante verificar as condições em que os funcionários trabalham. Isso é para evitar suposições de que uma equipe está apresentando um desempenho pior por causa de seus erros, quando na verdade fatores externos os estão afetando. Então, em primeiro lugar, certifique-se de que tudo do seu lado está bem.

Por exemplo:

• Sua equipe está tendo problemas para cumprir prazos mais de uma vez? Tente descobrir se talvez você esteja pressionando para atender às demandas irreais do cliente. E, como resultado, os funcionários simplesmente têm dificuldade em acompanhar. Não é um problema dentro da equipe, mas um fator externo ao qual eles precisam se adaptar.
• A equipe parece sem brilho ou desmotivada? Certifique-se de que os objetivos da empresa estejam claramente definidos e que eles estejam cientes do que se espera deles antes de avaliar seu desempenho.

Como se costuma dizer: comece com seu próprio quintal. Certifique-se de ter feito tudo o que pode para dar à equipe todos os recursos e condições de que precisam, antes de prosseguir. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais você pode ajudar a equipe do seu lado:

• 8 maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários
• Como acompanhar a produtividade da equipe
• Como obter e manter-se motivado

Fator #2: Elementos que compõem um plano de desempenho

Ao fazer um plano de desempenho, você precisa garantir que ele abranja vários aspectos. Sem eles, não apenas será mais difícil escrevê-lo, mas você também não obterá dados precisos quando os resultados chegarem.

Os planos de desempenho da equipe podem incluir (mas não se limitam a) alguns dos seguintes aspectos:

Visão da equipe

Esta é a seção onde você descreve a visão, os objetivos e a missão da equipe, com base nos da empresa. Defina o que a equipe precisa melhorar e como isso refletirá na empresa como um todo.

Metas e objetivos definidos

Depois de ter a visão identificada, você deseja passar para metas e objetivos.

Metas são o resultado para o qual você está trabalhando.

Objetivos são ações específicas que você pretende realizar para atingir esses objetivos.

Pense nisso como uma pirâmide: a visão está no topo, enquanto as metas estão localizadas abaixo, representadas em declarações menores, mas ainda generalizadas. Enquanto os objetivos estão na parte inferior, como pequenos passos específicos que são tangíveis e mensuráveis.

Por exemplo: Seu objetivo é melhorar a transparência dentro da equipe.

• O objetivo seria enviar relatórios no final de cada dia.
• Os objetivos seriam:
  • Acompanhe o tempo em cada tarefa;
  • Formule um relatório até às 16h;
  • Envie o relatório até as 17h.

Quando você estiver trabalhando na definição de metas e objetivos, trabalhe em estreita colaboração com toda a equipe. Eles conhecem os meandros de seu trabalho e são eles que podem fornecer as melhores estimativas: quanto tempo uma tarefa precisa ser concluída, que tipo de formulação de tarefa é mais adequada para eles, como eles se comunicam diariamente etc. .

Com a ajuda deles, você pode criar um plano de desempenho detalhado e preciso que produzirá os melhores resultados.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) definidos

Com os objetivos anotados, você pode começar a definir os KPIs. Um KPI é um valor mensurável que permite saber com que sucesso o objetivo foi alcançado. E graças a ele, você pode monitorar e modificar os objetivos da equipe conforme necessário.

Por exemplo:

Para ver se você pode melhorar a transparência da equipe, você decide encarregá-los de enviar relatórios de trabalho até as 17h. No entanto, você começa a perceber que nem todos os relatórios chegam a tempo. Alguns funcionários fazem horas extras e não terminam suas tarefas do dia às 17h, enquanto outros esquecem de acompanhar suas tarefas ao longo do dia. À luz desse novo desenvolvimento, sua meta de KPI muda de:

KPI 1: Enviar relatórios de trabalho até as 17h.

Para:

KPI 1: Envie relatórios de trabalho sobre tarefas concluídas até as 17h e adicione uma nota sobre tarefas em andamento.

Para acompanhar todos os seus KPIs e metas, é melhor apresentá-los em um tipo de painel. Existem diferentes ferramentas para criá-los, mas se não for uma despesa que você possa pagar no momento, você pode optar por um gráfico ou um gráfico. Apenas tenha em mente que o painel deve mostrar os dados claramente e com gráficos mínimos para serem perfeitamente legíveis.

Prazo para atingir as metas

Todo plano de desempenho precisa de um prazo definido. Pode ser um mês, três a seis meses ou até um ano.

Mesmo nesta fase, você pode pedir à sua equipe para ajudá-lo a estabelecer um cronograma para determinados aspectos do plano. Afinal, eles sabem melhor quanto tempo certas tarefas e processos levam. Por exemplo, quantos tickets o controle de qualidade pode fazer em uma hora ou quanta pesquisa e divulgação a equipe de marketing faz para encontrar sites confiáveis.

Juntamente com suas contribuições, fica mais fácil formar cronogramas mais precisos e confiáveis ​​para os objetivos diários.

Expectativas e observações do gerente

Outro aspecto importante que deve estar no plano de desempenho – suas próprias expectativas. Você pode anotar as previsões com base nas informações que você tem até agora. Dessa forma, você pode comparar as expectativas e os resultados finais depois de um tempo, para ver se a equipe está progredindo ou se ainda há espaço para melhorias.

Além disso, é sempre uma boa ideia complementar o plano de desempenho com observações à medida que avança. Identificar quaisquer detalhes que aumentem ou prejudiquem o desempenho da equipe será um recurso inestimável para a análise final. Talvez eles tenham decidido fazer horas extras para cumprir um prazo ou tiveram uma reunião improvisada na qual debateram uma solução que os agilizará, por exemplo.

E não é demais enfatizar o quão motivador é para toda a equipe deixá-los saber que você está acompanhando o progresso deles de perto. Discutiremos mais sobre isso na seção de gerenciamento do plano de desempenho.

Fator #3: Consultoria de recursos humanos

Vale ressaltar que o departamento de RH deve estar ciente de que você está trabalhando no plano de desempenho desde o início. Eles podem fornecer mais informações sobre se é o melhor curso de ação ou se um método diferente seria mais adequado para a equipe.

E depois de criar um rascunho do plano de desempenho da equipe e ficar satisfeito com ele, não se esqueça de consultar os recursos humanos novamente. Eles devem fornecer um resumo do documento para garantir que tudo esteja em ordem – que não haja metas irreais, ou uma superabundância de objetivos, etc.

Afinal, a melhoria de desempenho não deve vir à custa do bem-estar do funcionário.

Passo 3: Escreva o plano de desempenho em 6 pontos fáceis

Agora que dissecamos todos os aspectos que você pode incluir em seu plano de desempenho, o produto final deve ser algo assim:

1. Deixe o RH e a alta administração saberem que você deseja fazer um plano de desempenho da equipe e discutir sua necessidade e razões para isso
2. Converse com a equipe sobre os problemas que eles estão enfrentando e a visão de melhoria
3. Definir metas e objetivos com base na visão de melhoria
4. Definir e concordar com os KPIs
5. Concordar sobre maneiras de monitorar, revisar e fornecer feedback
6. Faça com que o RH avalie o plano de desempenho antes de finalizá-lo

Como um documento, o plano de desempenho pode ser escrito de muitas maneiras diferentes. Não existe uma única maneira que seja “correta”, e uma simples pesquisa no Google irá verificar isso. Dito isto, o formulário abaixo é um exemplo de um plano de desempenho.

Baixe o modelo de plano de desempenho em .PDF

Baixe o modelo de plano de desempenho em .DOCX

Etapa 4: gerenciar e monitorar o desempenho da equipe

Durante a implementação de um plano de desempenho, monitorar a equipe se resume a acompanhar o progresso do plano, fazer mudanças oportunas e manter contato com eles. No entanto, para gerenciá-los adequadamente, você precisará cobrir mais terreno.

1. Seja transparente

Os planos de melhoria de desempenho são um tanto notórios, pois oficializam a falta de desempenho de um indivíduo (ou, no nosso caso, de uma equipe). Muitos funcionários verão isso como uma “última chance” antes de serem demitidos, e isso lhes causa muito estresse. Como resultado, eles não conseguem ver o plano de desempenho como ele realmente é: uma maneira de aumentar o desempenho e manter bons funcionários na empresa.

Cabe aos gerentes deixar essa mensagem clara: a cabeça de ninguém está no cepo, e o plano de desempenho existe para ajudá-lo a trabalhar em conjunto para alcançar objetivos específicos.

2. Seja pontual com comentários e avaliações

Defina claramente os horários e métodos em que você fornecerá feedback e atualizações para a equipe. Certifique-se de manter o cronograma definido no plano de desempenho. Embora os check-ins semanais e mensais pareçam regulares, não há nada de errado em fazê-los quinzenalmente ou até diariamente em alguns casos.

Você terá uma ideia do fluxo de trabalho e do ritmo da equipe com o passar do tempo. Isso ajudará você a avaliar com que frequência eles precisam que você os verifique. Como bônus, quando a equipe vê você levando a sério o plano de desempenho, endossa a ideia de que ambos os lados estão trabalhando juntos para um objetivo comum.

3. Fornecer recursos

Como já mencionado no modelo de plano de desempenho, você pode ajudar o progresso da equipe fornecendo muitos recursos. Especialmente se alguns funcionários precisarem de treinamento adicional para acompanhar os outros.

Existem várias maneiras de fornecer recursos e oportunidades de aprendizado:

• Cursos online
• Seminários na empresa (de seus pares)
• Arquivo de literatura apropriada (você pode usar ferramentas como G-Drive ou Dropbox) online e compartilhável para todos
• Colaboração com outros membros da equipe experientes

4. Comunique-se claramente

Antes de iniciar a implementação do plano de desempenho

Certifique-se de que a equipe saiba que o plano de melhoria de desempenho existe para fornecer orientação. O maior medo que os funcionários têm é que seus empregos estejam em risco, a menos que superem um ao outro.

Isso pode comprometer o trabalho em equipe em geral ou aumentar as tensões.

Durante a implementação do plano de desempenho

À medida que você acompanha o progresso do plano de desempenho, a comunicação mais importante será o feedback que você fornecer. Para garantir que seus comentários sobre o trabalho da equipe sejam bem compreendidos, lembre-se do seguinte:

1. Dê feedback a tempo

A equipe precisa desse tipo de estabilidade à medida que avança no plano de desempenho. Reuniões oportunas, seja por meio de bate-papo por vídeo, uma chamada ou pessoalmente, contribuem muito para a confiança da equipe. Tente não fazer comentários fora do seu tempo normal de feedback – espere até a próxima reunião. Em casos como esses, a previsibilidade é boa.

2. Faça o feedback regular

Está provado repetidas vezes que o feedback regular aumenta a produtividade dos funcionários. Programá-los muito poucos e distantes entre si dá às pessoas menos oportunidade de corrigir certos erros a tempo.

Escreva em sua agenda horários específicos em que você se reportará à equipe e tente cumpri-los da melhor maneira possível. Além disso, nem sempre precisa ser uma reunião. Você pode enviar relatórios escritos, ter conversas individuais ou chamadas de vídeo breves. Converse com a equipe e descubra que tipo de formato mais combina com eles. Alguns se saem melhor quando o feedback não é pessoal, enquanto outros provavelmente prosperam em uma discussão.

3. Seja duro, mas justo

Quando você tiver uma má notícia para dar ou perceber que a equipe cometeu um erro maior, evite começar com julgamento ou discutir imediatamente o erro. Pergunte à equipe sobre sua perspectiva da situação, pois isso pode ajudá-lo a obter novas informações.

E depois de discutir o problema em questão, ofereça passos claros e práticos sobre como resolvê-lo. Ou melhor ainda – faça um brainstorming com os funcionários e cheguem a uma solução juntos. Em suma, a equipe precisa saber a gravidade de seus erros e contratempos, mas também precisa estar ciente de que você não está lá para enterrá-los mais fundo. Você está lá para ajudá-los a aprender com seus erros.

4. Seja específico

Tente não sair pela tangente. Longas reuniões ou páginas de relatórios são um incômodo para passar. Pratique ser conciso e abordar coisas muito específicas. Em um de seus artigos sobre feedback, a Harvard Business Review citou pesquisas que provaram como uma proporção de 5 para 1 era a chave para um feedback bem-sucedido e produtivo.

Isso significa que para cada comentário negativo existem cinco positivos.

Esse método mantém os funcionários menos focados em repreender a si mesmos e aos outros por erros e mais em resolver o problema em questão.

5. Esteja disponível para assistência

Por último, mas não menos importante, na lista de verificação do plano de melhoria de desempenho – a disponibilidade do gerente. Seu trabalho não termina quando o plano de melhoria de desempenho é escrito, aprovado e assinado por todos.

O trabalho se estende ao monitoramento contínuo do progresso da equipe, acompanhando seus resultados e fornecendo comentários e feedback regularmente. Mas mesmo com tudo isso, você não deve se preocupar com o plano de desempenho 24 horas por dia, 7 dias por semana. Defina horários específicos durante os quais os membros da equipe podem entrar em contato com você para uma conversa. Dessa forma, eles podem informá-lo a tempo se surgir algum problema, e você não receberá e-mails e chamadas fora do horário de trabalho.

Esteja pronto para a mediação, intervindo com o RH, se necessário, e fornecendo todos os dados necessários quando solicitados.

Em conclusão

Os planos de melhoria de desempenho da equipe vêm com todo um novo conjunto de regras e considerações individuais. Eles podem variar na forma, pois precisam destacar os problemas específicos da equipe e os escopos de melhoria, dependendo do setor e da própria visão e missão da empresa. Esses planos são feitos para abordar a produção da equipe como um todo, sem nunca desconsiderar cada membro individual. Com este artigo, destacamos os aspectos mais importantes a serem observados e fornecemos um exemplo de plano de desempenho para uma ideia geral. Em discussões com o CEO e o departamento de RH, e seguir a nossa criação de um para você deve ser muito fácil.