Seis dicas práticas para melhorar a comunicação da equipe

Em estudos que exploram equipas de alto desempenho, existe uma métrica que aparece repetidamente como um preditor de sucesso: a comunicação.

Isto sugere que as equipes que interagem entre si de forma eficaz têm maior probabilidade de funcionar bem. Em última análise, o desempenho da sua equipe afetará o sucesso do seu negócio.

Neste artigo, veremos dicas práticas que você pode usar para melhorar a comunicação da equipe.

Estratégias de comunicação da equipe

Incentive a interação cara a cara

Num estudo que explorou o que torna uma equipa de alto desempenho, os investigadores do MIT descobriram que a forma de comunicação mais valiosa era a cara a cara. Isso foi seguido por videochamadas e depois por mensagens.

Com base nisso, os gestores devem procurar aumentar o número de oportunidades que as equipes têm para se comunicarem pessoalmente. O artigo apontou diversas estratégias que as empresas podem usar para fazer isso. Estes são:

• Alongar as mesas para que estranhos tenham maior probabilidade de comer juntos.
• Agendar os intervalos de uma equipe para que todos saiam ao mesmo tempo.
• Incentivar os gestores a dar o exemplo, procurando tempo para comunicação face a face.

Claro, essas são apenas algumas das muitas maneiras pelas quais você pode incentivar a interação pessoal. Pense no que funcionará bem em sua organização.

Incentive a comunicação eficaz da equipe

O mesmo estudo do MIT também sugeriu que a forma como as equipes interagem é importante. Identificou dois aspectos da comunicação que podem afetar o desempenho de uma equipe.

• Energia é o número e o tipo de trocas entre os membros da equipe. Uma troca é definida como um comentário e um reconhecimento.
• Engajamento é a distribuição dessas trocas entre os membros da equipe. O estudo descobriu que as equipes têm melhor desempenho quando as trocas de comunicação são distribuídas uniformemente entre todos os membros.

Os proprietários e gestores de empresas devem tomar medidas para garantir que as pessoas comunicam da forma mais eficaz. O estudo do MIT apontou duas maneiras pelas quais os gestores podem fazer isso.

A primeira é educar os membros da equipe sobre técnicas eficazes de comunicação. Por exemplo, devem encorajar os membros a ouvir mais e a reduzir as interrupções. Outro método era mover membros entre equipes.

Utilize a tecnologia quando a interação face a face não for possível

A comunicação cara a cara nem sempre é possível. Um relatório recente sugeriu que 70% dos profissionais em todo o mundo trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana, com 53% fazendo-o durante pelo menos metade da semana. Este relatório é significativo porque entrevistou 18.000 funcionários em 96 empresas globais.

Felizmente, existem muitas ferramentas que os proprietários de empresas podem usar para incentivar a comunicação. Softwares de mensagens como o Slack facilitam a comunicação das equipes onde quer que estejam, enquanto ferramentas de produtividade como Asana e Trello podem ajudar a manter todos concentrados nas tarefas.

Há muitas coisas que você pode fazer para incentivar a comunicação entre trabalhadores remotos. Organizar videochamadas semanais com todos os membros da equipe pode ser uma forma produtiva de os gerentes conversarem com os funcionários. Isso também pode ajudar a construir relacionamento.

Enquanto isso, marcar reuniões semanais na plataforma de comunicação que você utiliza garantirá que haja momentos em que toda a equipe esteja disponível para discutir os assuntos em conjunto.

Antes de realizar uma reunião online, criar um itinerário e configurar tópicos separados que os membros da equipe possam usar para falar sobre cada tópico. Isso reduzirá as chances de haver várias conversas não relacionadas em um único tópico.

Certifique-se de que todos em sua equipe se sintam confortáveis ​​em se comunicar

As pessoas se comunicam de maneiras diferentes. Garantir que todos em sua equipe se sintam confortáveis ​​interagindo com outros membros – independentemente do nível de experiência, tipo de personalidade ou cultura – pode formar a base de uma equipe de sucesso.

Para garantir que todos em sua equipe se sintam confortáveis ​​em se comunicar, primeiro você precisa descobrir os problemas que eles podem ter.

Incentivar um introvertido a falar mais em uma sala cheia de extrovertidos provavelmente exigirá um conjunto diferente de táticas para ajudar os novos contratados que se sentem intimidados por funcionários mais experientes.

Crie uma atmosfera de confiança

Num estudo sobre equipes de alto desempenho, o Google descobriu que equipes eficazes eram mais propensas a ter membros que se sentissem psicologicamente seguros. O Google definiu segurança psicológica como indivíduos que se sentem capazes de fazer perguntas, dar sugestões e admitir erros com segurança.

Há muitas maneiras pelas quais os gerentes podem incentivar isso. Primeiro, devem deixar claro que nem sempre esperam que todos sejam perfeitos. Reconhecer a sua própria falibilidade pode ser uma forma de o fazer.

É essencial estabelecer uma cultura onde todos os membros saibam que a sua contribuição é valorizada. Assim como criar regras sobre como as equipes devem reagir às sugestões. Por exemplo, as equipes devem considerar todas as ideias e espera-se que todos os membros da equipe façam a sua parte falando e ouvindo.

Configurar normas de comunicação

As normas de comunicação são diretrizes que determinam como uma equipe se comunica, toma decisões e resolve conflitos.

Derek Newberry, da Universidade da Pensilvânia, recomenda diversas normas que as equipes devem estabelecer.

A primeira é que as equipes devem definir diretrizes sobre as ferramentas que utilizam para se comunicar e como utilizam essas ferramentas.

Newberry recomenda fazer uma lista de todos os tipos de comunicação que sua equipe precisa realizar, por exemplo, atualizações de projetos ou revisões de orçamento. Você deve então definir formas de comunicação adequadas para cada um.

Embora você possa achar aceitável realizar atualizações de projetos por meio de um aplicativo de mensagens, as revisões de orçamento podem ser mais adequadas para reuniões presenciais.

Você também deve levar em consideração a frequência com que se comunica. Marcar uma reunião para cada tipo de comunicação, por exemplo, pode acabar sobrecarregando as equipes.

A comunicação eficaz melhora o desempenho da equipe

A comunicação eficaz ajuda as equipes a trabalharem juntas em direção aos seus objetivos. Reduz mal-entendidos e garante que todos na equipe se sintam valorizados e confortáveis ​​em compartilhar suas opiniões.

As maneiras exatas de incentivar as equipes a se comunicarem dependerão da composição do grupo.

Equipes com muitos trabalhadores remotos exigirão que você implemente estratégias que permitam que as pessoas se comuniquem de forma eficaz, apesar da falta de oportunidades de reuniões presenciais. As equipes unidas nos escritórios, por outro lado, terão um conjunto de desafios completamente diferente.

Para saber mais sobre como melhorar o desempenho no trabalho, confira nossos artigos sobre como permanecer produtivo e as características das equipes de alto desempenho.