Colaboração em equipe: por que é importante e como construir uma equipe colaborativa

A colaboração em equipe ocorre quando os membros da equipe trabalham juntos para atingir os mesmos objetivos de negócios. Cada membro de uma equipe colaborativa tem um conjunto de habilidades único. Graças a essas habilidades distintas, os companheiros de equipe são capazes de abordar qualquer problema de diversos ângulos. Assim, a colaboração em equipe os ajuda a trabalhar em direção a seus objetivos comuns.

Nesta postagem do blog, abordaremos o assunto da colaboração em equipe, bem como os seguintes problemas:

• diferenças entre colaboração em equipe e trabalho em equipe,
• diferentes habilidades de colaboração,
• a importância da colaboração em equipe e
• como construir a colaboração em equipe.

Qual é a diferença entre colaboração em equipe e trabalho em equipe? ?

Antes de começarmos a explorar a questão da colaboração em equipe, vamos esclarecer duas diferenças principais entre colaboração em equipe e trabalho em equipe:

• Funções dentro da equipe

A colaboração reúne um grupo de colegas que unem suas forças para resolver um problema ou concluir uma tarefa. O foco está em um esforço de grupo e como descobrir a solução como um coletivo. Por exemplo, durante as sessões de brainstorming, os membros da equipe estão na mesma sala (ou na mesma videochamada), discutindo um problema e tentando resolver um problema em equipe.

Pelo contrário, o trabalho em equipe se refere a um grupo de indivíduos. Cada um deles tem responsabilidades particulares. Assim, eles colocam em seus esforços individuais. Por exemplo, quando um time de basquete ganha um jogo, isso significa que todos no time jogaram bem. Todo jogador de basquete fez sua parte com perfeição, então os resultados são positivos.

• Liderança

Em uma equipe colaborativa, geralmente, não há líderes. No entanto, este não é o caso do trabalho em equipe.

Agora, vamos descobrir as habilidades essenciais para a colaboração.

Quais são os três tipos de habilidades de colaboração?

Cada membro da equipe colaborativa é um especialista em seu próprio campo. Dessa forma, uma equipe colaborativa analisa qualquer problema de diferentes perspectivas. Independentemente de suas diferenças, ter os mesmos valores e objetivos em mente é a cola que mantém uma equipe colaborativa unida.

A colaboração não acontece da noite para o dia. É preciso tempo e esforço para conhecer seus companheiros de equipe e estabelecer uma relação de trabalho adequada. Mais importante, você precisará adquirir habilidades de colaboração.

Agora, as habilidades de colaboração podem ser divididas em três categorias:

• habilidades de comunicação,
• inteligência emocional e
• respeito pela diversidade.

Habilidades de comunicação

A comunicação adequada desempenha um papel fundamental em qualquer relacionamento. No ambiente de trabalho, você pode se comunicar com seus colegas pessoalmente ou usando formulários escritos. De qualquer forma, certifique-se de escolher suas palavras com cuidado.

Primeiro, pense no que você vai dizer aos seus colegas de trabalho e como vai dizer. Se você discordar de alguém, tente expressar suas opiniões com respeito.

No caso de comunicação escrita, você não poderá ver o colega com quem está entrando em contato. Portanto, antes de enviar sua mensagem, leia-a novamente e coloque-se no lugar do destinatário. Como você entenderia essa mensagem? Se necessário, ajuste o tom da mensagem.

Além da comunicação verbal, seu tom de voz e linguagem corporal dizem muito sobre a mensagem que você deseja enviar. Por exemplo, cruzar os braços é geralmente considerado um ato defensivo.

Finalmente, aprenda a ser um ouvinte ativo. Se você não entender o que seus colegas de trabalho estão dizendo, sinta-se à vontade para pedir explicações.

Inteligência Emocional ️

A inteligência emocional é uma habilidade que ajuda você a sentir suas emoções e gerenciá-las, mas também a identificar rapidamente como os outros estão se sentindo no momento. Digamos que seu colega esteja mal-humorado o dia inteiro. Isso pode ser o sinal de que ele está extremamente cansado ou precisa de ajuda no trabalho. Quanto mais você conhecer seus colegas de trabalho, melhor será na leitura desses sinais.

Se você deseja trabalhar essas habilidades, aqui estão algumas dicas básicas para você:

• Mostre mais empatia e compaixão,
• não se ofenda facilmente,
• não leve as críticas para o lado pessoal e
• mostrar resiliência.

Caso esteja interessado em mais detalhes sobre este assunto, experimente ler alguns dos melhores livros sobre inteligência emocional.

Respeito à diversidade

Se você está trabalhando em uma equipe multicultural, essa é a habilidade que você precisa melhorar. Para poder trabalhar em estreita colaboração com seus colegas multiculturais, certifique-se de mostrar respeito por qualquer tipo de diversidade. Além disso, evite discriminação de qualquer tipo.

A colaboração prospera no ambiente de trabalho que engloba:

• comunicação aberta,
• ser sensível a origens étnicas e religiosas,
• estabelecer consenso,
• promover discussões em grupo e
• promovendo um ambiente onde cada membro da equipe possa compartilhar suas opiniões.

Ao cultivar esses três tipos de habilidades, você e seus colegas se sentirão mais à vontade trabalhando uns com os outros. Portanto, sua colaboração também avançará.

Por que a colaboração em equipe é importante?

Aqui estão as principais razões pelas quais uma boa colaboração é importante em qualquer equipe.

A boa colaboração em equipe incentiva a resolução de problemas

Uma boa colaboração pode ajudar os colegas de equipe a chegar a uma decisão com a qual todos concordam. Além disso, essa decisão está alinhada com os objetivos da equipe e da empresa. Vamos detalhar isso.

Em uma equipe colaborativa, há especialistas em várias áreas. Eles trabalham lado a lado para atingir os objetivos da empresa. Mas, cada um deles traz uma perspectiva única para a mesa. Assim, sempre que uma empresa precisa tomar uma decisão crucial, os especialistas podem expressar suas próprias opiniões e explicar em profundidade:

• seu ponto de vista profissional sobre um assunto,
• como seus próprios conhecimentos e experiência podem ajudar, e
• como eles sugerem que o problema deve ser resolvido.

Quando uma equipe colaborativa começa a trabalhar em conjunto, há uma variedade de mentes e visões individuais. Mas, uma vez que eles discutem o assunto, eles adotam algumas ideias e rejeitam outras. Assim, haverá uma mente coletiva – uma decisão comum.

Vamos usar um exemplo. A empresa XYZ quer criar um site oficial. Assim, a direção da empresa decide reunir sua equipe de especialistas que apresentarão a melhor solução. A equipe inclui:

1. Gerente de projeto – seu trabalho é definir o orçamento para essa tarefa, atribuir tarefas e prazos e garantir que todos sigam essas regras.
2. Desenvolvedor Web – seu trabalho é criar um layout de site, realizar atualizações de sites e cuidar de quaisquer problemas técnicos que possam surgir.
3. Web designer – seu trabalho é definir diretrizes de design, apresentar a estrutura do site e apresentar as soluções de design mais criativas.
4. Gerente de marketing – seu trabalho é criar conteúdo escrito para as páginas do site, garantir que o conteúdo seja amigável para SEO e fácil de ler.
5. Engenheiro de controle de qualidade – seu trabalho é analisar se todos os requisitos (de negócio, técnicos e outros) são atendidos, bem como revisar o controle de qualidade de todo o site.

Toda a equipe tem um objetivo comum – criar um site que seja funcional e fácil de usar. Como esses membros da equipe colaboram uns com os outros, eles se sentem à vontade para expressar suas ideias. Portanto, se o engenheiro de controle de qualidade perceber um problema, ele poderá denunciá-lo ao desenvolvedor da Web, para que possa ser corrigido. Toda a equipe trabalha lado a lado para tornar o site perfeito, que é o objetivo comum.

Equipes colaborativas têm uma perspectiva mais ampla

Ter membros da equipe com origens diversas significa ouvir opiniões diversas sobre um assunto. Assim, em vez de abordar um problema de um ângulo, sua equipe poderá ver uma imagem maior.

Vamos usar o exemplo da nossa dica anterior. Por exemplo, um gerente de marketing tem uma ideia interessante para a seção “Nossa equipe” no site. Ela quer adicionar uma breve biografia de todos os funcionários da empresa, junto com suas fotos. Mas, se o layout de um site não permitir a criação desse tipo de conteúdo, um desenvolvedor web e um web designer apontarão esse problema. Então, a equipe encontrará uma solução melhor para a seção “Nossa equipe”.

Você vê, somente quando você reúne o conhecimento e os esforços de todos, você pode ver uma perspectiva mais ampla.

A colaboração eficaz permite o compartilhamento de conhecimento

Você e seus colegas podem aprender uns com os outros enquanto colaboram. Durante as reuniões de sua equipe, você compartilhará ideias, pontos de vista e experiências. Assim, a colaboração em equipe abre um novo mundo de conhecimento para você e seus colegas de trabalho.

Assim, em nosso exemplo com a seção “Nossa equipe”, uma gerente de marketing descobriu que, ao escrever conteúdo para o site, ela tem que pensar no layout do site e outras possibilidades técnicas do site. Ao mesmo tempo, um web designer e um desenvolvedor web descobriram como deveria ser o conteúdo do site.

Além do aprendizado, a colaboração oferece a oportunidade de adquirir novas ou desenvolver as habilidades que você já possui.

A colaboração melhora a felicidade dos funcionários e a cultura da empresa

Em uma equipe colaborativa, os funcionários se sentem valorizados porque são todos iguais. Esteja você trabalhando como gerente de projeto, engenheiro de controle de qualidade ou desenvolvedor da Web, suas opiniões serão tão importantes quanto os pontos de vista de seus colegas.

Essa igualdade de funcionários também significa que você será mais feliz no local de trabalho. Além disso, quando você está feliz, é provável que fique mais tempo na empresa.

Como você constrói a colaboração da equipe?

Uma boa colaboração é o resultado de toda a equipe, não de indivíduos. Então, aqui estão algumas maneiras eficazes de construir uma equipe colaborativa:

1. Estabeleça objetivos comuns,
2. definir expectativas,
3. estabelecer padrões,
4. foco nos pontos fortes individuais,
5. promova novas ideias,
6. criar um ambiente confiável e confiável,
7. usar ferramentas de colaboração,
8. marcar apenas as reuniões necessárias,
9. honrar a colaboração, e
10. organizar encontros casuais depois do trabalho.

Agora abordaremos cada etapa com mais detalhes.

Estabeleça objetivos comuns

É essencial que todos na equipe estejam na mesma página quando se trata dos objetivos da empresa, mas também dos objetivos da equipe. Você precisará ter um entendimento mútuo da visão da equipe para agir de acordo com essa visão.

Então, como fazer isso? Comunicando-se com frequência e de forma adequada. As reuniões de equipe são ótimas para compartilhar ideias, pontos de vista e descobrir os objetivos comuns.

Definir expectativas

De acordo com a dica anterior, definir expectativas também é vital. Os membros da equipe precisam saber quais são suas obrigações para que possam se concentrar em realizar essas tarefas da melhor maneira possível.

Estabeleça padrões ️

Uma vez que todos na equipe saibam o que devem fazer, você se torna responsável por concluir essas tarefas. Além disso, estabelecer padrões é crucial para o sucesso da equipe.

Esses padrões podem incluir:

• Decidir sobre a ferramenta que você usará para gerenciar projetos e cuidar de suas tarefas.
• Decidir como delegar a carga de trabalho igualmente e como definir prazos.

Se alguns membros da equipe tiverem muito trabalho, ficarão sobrecarregados e nervosos. Como você pode imaginar, é aqui que a inteligência emocional é útil, para detectar os primeiros sinais de esgotamento e preveni-lo.

Além disso, uma das melhores maneiras de manter todas as peças juntas é estabelecer a regra de acompanhar suas horas de trabalho com o Clockify – um aplicativo de gerenciamento de tempo de equipe. Dessa forma, todos na equipe serão obrigados a monitorar o tempo e anotar as tarefas diárias.

Além disso, na seção Painel, você pode ver como uma equipe inteira organiza seu tempo, no que todos estão trabalhando no momento e no que trabalharam. Como você pode ver abaixo, o Dashboard também fornece uma visão geral clara do progresso do projeto.

Concentre-se nos pontos fortes individuais

Mencionamos anteriormente que conhecer seus companheiros de equipe é benéfico por vários motivos. Uma das razões é que você descobrirá os pontos fortes individuais de cada membro da equipe. Por exemplo, um colega pode ser ótimo com as pessoas, enquanto o outro se destaca na criação de modelos de qualquer tipo.

Então, certifique-se de capitalizar essas qualidades incríveis. Além disso, use esses pontos fortes para atingir os objetivos de sua equipe. Por exemplo, da próxima vez que você precisar encontrar alguém para atender uma ligação inicial com um novo cliente, escolha o colega que é socialmente confiante.

Promova novas ideias

As reuniões de equipe devem ser um local seguro para a troca de ideias. Incentive sua equipe a apresentar suas ideias, pois qualquer ideia que possa contribuir para o progresso da equipe é bem-vinda. Mesmo quando essas opiniões provocam divergências, é provável que você encontre soluções melhores durante o debate.

Crie um ambiente confiável e confiável

A confiança é uma via de mão dupla. Os membros da equipe precisam sentir que podem confiar uns nos outros, mas também serem confiáveis. Depois de criar esse ambiente, você melhorará seus relacionamentos e gerenciará sua carga de trabalho sem nenhum problema.

Aqui está um exemplo. Se você estiver esperando que um colega complete a parte dela da tarefa e ela a terminar no prazo, você também fará sua parte do trabalho no prazo. Assim, vocês irão colaborar uns com os outros com facilidade.

Mas, se você tiver algum problema ao trabalhar em uma tarefa compartilhada, informe seus colegas para que eles possam ajudá-lo a descobrir juntos. Ao fazer isso, você evitará atrasos e melhorará o gerenciamento do tempo da equipe. Além disso, você mostrará sua confiabilidade.

Use ferramentas de colaboração

Vamos ser sinceros, com tantos aplicativos práticos por aí, você não precisa lutar com a colaboração. Além do rastreamento de tempo e do Clockify mencionado anteriormente, você pode encontrar ferramentas adicionais que o ajudarão em:

• gerenciamento de tarefas, como o Trello;
• comunicação com a equipe, como o Slack;
• agendamento de reuniões, como Doodle; e
• compartilhar arquivos, como WeTransfer.

Para ajudá-lo a encontrar o que precisa, compilamos uma lista detalhada das melhores ferramentas de colaboração online.

Organize apenas as reuniões necessárias

Quando se trata de reuniões de equipe, pense duas vezes antes de agendar uma. Se houver uma grande atualização do projeto e você precisar discuti-la com a equipe, realizar uma reunião é a escolha ideal. Nesse caso, lembre-se de criar uma agenda de reunião e enviá-la aos seus colegas, para que eles possam se preparar antes do início da reunião. Então, novamente, se você quiser apenas passar algumas informações, opte por um e-mail.

Ao realizar apenas reuniões essenciais, você e sua equipe terão mais tempo para trabalhar juntos na conclusão de tarefas vitais.

Honrar a colaboração

Assim como o feedback positivo aumenta o moral e a motivação dos funcionários, também honrar uma boa colaboração em equipe. Sempre que notar bons exemplos de colaboração dentro da equipe, não deixe de elogiá-los. Por exemplo, você pode enviar um e-mail para todos os membros da equipe ou falar sobre esses exemplos em suas reuniões de equipe.

Organize encontros casuais depois do trabalho

Passar algum tempo com seus colegas fora de um escritório pode ajudá-lo a se relacionar. Se você nunca tentou isso com sua equipe, comece com pequenos passos. Ir para uma bebida depois do trabalho e ver como vai. Da próxima vez, selecione um evento de dia inteiro.

Sugerimos discutir este assunto com toda a equipe. Você pode até selecionar sua atividade votando.

E lembre-se, não force esses eventos nem os organize com muita frequência. Em vez de ter uma reunião toda semana, tente uma vez por mês. Dessa forma, seus colegas podem ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Você já percebeu o que essas dez dicas têm em comum? Seus valores compartilhados são:

1. Comunicação transparente e honesta,
2. preocupando-se com o que os outros colegas pensam e como eles se sentem, e
3. mostrando respeito por qualquer tipo de diversidade.

Portanto, essas três habilidades são a essência de qualquer boa colaboração e essas dez etapas mostram como colocar suas habilidades de colaboração em bom uso.

Conclusão

A colaboração em equipe promove a resolução de problemas e ajuda você e seus colegas de trabalho a abordar qualquer tópico de diversas perspectivas. Além disso, promove o compartilhamento de conhecimentos e habilidades dentro da equipe.

Mas lembre-se de que a colaboração em equipe não é um trabalho de um homem só. É preciso uma equipe inteira e os esforços de todos para construir a colaboração. Para ajudá-lo a tornar esse processo mais fácil, abordamos uma lista das maneiras mais práticas de obter colaboração. Esperamos que em breve você possa experimentar todos os benefícios de trabalhar em uma equipe colaborativa.

Para melhorar a colaboração e a produtividade da equipe, você pode usar um aplicativo gratuito de mensagens para a equipe, como o Pumble.