5 tarefas para maximizar o uso de seus estagiários de planejamento de eventos

A maioria dos estagiários teme uma experiência estereotipada de buscar café e fazer cópias.

Essas tarefas não são apenas inúteis em termos de desenvolvimento profissional, mas também deixarão seus estagiários desengajados e desmotivados.

Seu programa de estágio em planejamento de eventos deve deixar uma impressão duradoura em seus participantes, aproveitar os pontos fortes dos envolvidos e maximizar a produtividade em seu local de trabalho.

Esta peça ajudará sua empresa de planejamento de eventos ou equipe de eventos a identificar e utilizar os pontos fortes de seus estagiários. Depois de fazer isso, você poderá atribuir as tarefas necessárias ao estagiário certo para garantir a máxima eficácia e beneficiar seus negócios.

Encontre os pontos fortes de seus estagiários

Seus estagiários chegaram, mas eles estão prontos para começar a trabalhar? Muitas vezes, muitas empresas dão a seus estagiários tarefas gerais sem muita consideração por seus interesses e pontos fortes. Essa abordagem pode levar a uma menor produtividade para o seu negócio e diminuir o moral da sua turma de estagiários.

Em vez disso, descubra quais são os pontos fortes e fracos de seus estagiários e atribua tarefas de acordo. Alguns estagiários têm uma força para entrada de dados/planilhas, alguns são socialmente inclinados e outros são criativos.

Ao chegar, use um teste Strengthsfinder para identificar os interesses, pontos fortes e fracos de seus estagiários. Por que existem aqui? Por que eles fizeram esse estágio específico com sua equipe ou empresa de planejamento de eventos?

Depois de entender tudo isso, você pode ir direto para a atribuição de cada tarefa que maximizará sua eficiência.

Maximize o uso de seus estagiários com essas cinco tarefas

As tarefas a seguir darão aos seus estagiários habilidades úteis para carregar com eles após o término do estágio, enquanto maximiza a produtividade de sua classe de estagiários para sua empresa ou equipe de planejamento de eventos.

1. Publicação nas redes sociais

O alcance das mídias sociais durante o planejamento do evento é inestimável.

Uma estratégia e execução consistentes de postagem são necessárias para manter e/ou aumentar o número de participantes. Embora a maioria dos jovens adultos traga uma vasta experiência em mídia social para a mesa, eles geralmente não estão prontos para gerenciar uma estratégia social inteira.

No entanto, isso não significa que eles não possam ajudá-lo a executar sua estratégia existente. Os estagiários podem postar links e outros materiais sobre seus eventos em suas contas (links de registro, anúncios em vídeo, postagens em blogs, etc.), tweets ao vivo durante os eventos e agendar postagens futuras.

Certifique-se de ter diretrizes de marca claras para seus estagiários seguirem. Confira as diretrizes da política de mídia social da Shift Communications enquanto elabora a sua.

2. Gerenciando o evento

Que melhor maneira para seus estagiários aprenderem o que é preciso para executar um evento do que trabalhando no próprio evento? Faça com que seus estagiários ajudem em várias mesas de eventos (registro, áreas VIP, etc.), caminhem pelo local do evento para dar instruções e distribuir informações sobre o evento e ajudar na configuração do evento.

Diferentes tarefas de eventos exigem diferentes conjuntos de habilidades, e esta é uma oportunidade perfeita para explorar os pontos fortes identificados de seus estagiários. Aqui estão algumas ideias para colocação de estagiários se sua equipe de negócios/eventos tiver vários estagiários:

• Estagiários orientados a detalhes/dados: adequados para tabelas de registro.
• Estagiários socialmente inclinados: adequados para caminhar pelo salão do evento e fornecer orientação.
• Estagiários com inclinação artística: adequados para montagem e decoração de eventos.

É importante treinar seus estagiários sobre os detalhes do seu evento, qualquer software que eles usarão (incluindo software de registro, ferramentas de check-in e aplicativos de eventos) e orientá-los nas perguntas mais prováveis ​​que eles receberão dos participantes . E não se esqueça de enfatizar aos seus estagiários a importância de pedir ajuda a funcionários experientes.

Durante o evento, sua equipe regular do evento deve realizar check-ups de rotina em seus estagiários para garantir que as coisas estejam funcionando sem problemas. Não importa quão habilidosos sejam, a maioria dos estagiários não tem a experiência de funcionários experientes e precisa ser guiado pelo processo.

3. Escrever postagens de blog de eventos e outros conteúdos básicos

Nem todos os jovens são adequados para esta tarefa. A escrita é mais adequada para estagiários criativos que podem fornecer muito conteúdo de fácil digestão que ajudará seu blog a atrair seguidores e seu evento atrair mais participantes.

Aqui estão alguns exemplos de tópicos de blog para seus estagiários:

• Principais XX motivos para participar do XX evento
• XX Lições que você pode aprender com nosso evento
• Os principais XX palestrantes em eventos XX anteriores

Dê aos seus estagiários alguma liberdade criativa para escrever postagens no blog, mas não os deixe correr soltos. Estipule claramente o foco do blog e defina seus objetivos para o conteúdo deles. A melhor maneira de fazer isso é fornecer um guia de estilo que liste suas expectativas para cada postagem do blog.

4. Compilando dados de pesquisas pós-evento

Essa tarefa é adequada para estagiários experientes em dados que amam planilhas e são mais propensos a pensar com o lado esquerdo do cérebro. Compilar dados não requer muita orientação além de explicar o sistema e deixar seu estagiário trabalhar com ele.

Faça com que seu estagiário insira dados e os converta em gráficos no Excel ou crie relatórios com base em seus dados. Como em qualquer tarefa de estagiário, um dos membros de sua equipe deve verificar regularmente o trabalho de seu estagiário. Lembre-se de que um estágio é uma experiência de aprendizado e que nem todo momento será um impulsionador de produtividade.

Se o seu estagiário de dados tiver interesse, mas não o know-how, quando se trata de trabalhar com grandes quantidades de dados em planilhas, agende uma sessão de treinamento inicial e forneça alguns guias para consulta.

5. Montando kits “swag” para os participantes do evento

Montar kits de brindes é uma tarefa perfeita para estagiários. Eles podem reunir as camisetas, blocos de notas e carregadores de telefone de marca enquanto você garante que todas as peças móveis do evento estejam se encaixando.

Antes de passar essa tarefa, faça um checklist de todos os itens que vão em cada mala para o seu estagiário. Esta é uma tarefa bastante simples que você pode atribuir a praticamente qualquer estagiário, e você ficará feliz por tê-la passado à medida que o evento se aproxima!

Outros recursos de gerenciamento de eventos

O Capterra não apenas pode ajudá-lo com seus estagiários de planejamento de eventos, mas também nos especializamos em tecnologia de eventos, software e melhores práticas no blog de gerenciamento de eventos do Capterra.

Se você gostou deste artigo e quer saber tudo o que há de novo em gestão de eventos e outras peças em nosso blog:

• 3 estratégias de marketing de eventos para alcançar os millennials
• 5 métricas que determinarão o ROI do seu evento
• 3 dicas de produtividade para organizadores de eventos ocupados