Guia da Target Internet para gerenciamento de projetos para profissionais de marketing

O gerenciamento de projetos é uma ferramenta altamente eficaz para realizar o trabalho de marketing, desde campanhas publicitárias e SEO até conteúdo e promoções de mídia social.

Este guia irá guiá-lo através de como fazer o gerenciamento de projetos em um contexto de marketing, seja como uma forma de concluir grandes projetos ou como uma ferramenta para planejar o trabalho de rotina, como postagens de mídia social e artigos de blog.

Nosso objetivo é que você saia com uma melhor compreensão do que é gerenciamento de projetos e como profissionais de marketing como nós podem usá-lo.

O que é gerenciamento de projetos?

No nível mais básico, o gerenciamento de projetos é uma abordagem gerenciada para fazer o trabalho. Você não está apenas concluindo tarefas; você está trabalhando neles dentro de um processo que é planejado e pode ser monitorado.

Embora existam muitas maneiras diferentes de abordar o gerenciamento de projetos, a maioria das instâncias envolve alguns componentes comuns:

• Entregáveis: Estes são os resultados tangíveis que o projeto irá entregar. Em um projeto de desenvolvimento de site, um novo design da web pode ser a principal entrega. Em um projeto de marketing de mídia social, as entregas podem ser postagens no Instagram. Alguns projetos também têm entregas secundárias, como dados de campanha.
• Tarefas: Cada projeto é composto de várias tarefas, cada uma das quais atribuída a um membro da equipe ou subequipe responsável.
• Partes interessadas: Todos os envolvidos com o projeto são partes interessadas. Isso inclui todas as pessoas da equipe do projeto, bem como outras, como clientes, membros de nível C e clientes que eventualmente serão alvo dos ativos de marketing entregues por meio do projeto.
• Metodologia: Um conjunto de regras sobre como o projeto é gerenciado.

Em poucas palavras, o projeto precisa entregar certos resultados, que podem ser divididos em tarefas. As tarefas são atribuídas a pessoas da equipe do projeto, que devem concluir o trabalho dentro de um processo gerenciado.

Gerenciamento de projetos de marketing na prática

O gerenciamento de projetos é usado para entregar todos os tipos de projetos de marketing, incluindo:

• Desenvolvimento de sites
• Marketing de conteúdo
• Marketing de mídia social
• SEO
• PPC
• Publicidade em vídeo
• Desenvolvimento de aplicativos
• Marketing de email
• Campanhas de relações públicas

Independentemente do trabalho específico que está sendo entregue, o gerenciamento de projetos geralmente é centrado em um software de gerenciamento de projetos. Esta é a plataforma digital onde as partes interessadas podem gerenciar suas tarefas até a conclusão e onde as partes interessadas seniores podem monitorar o progresso geral do projeto.

Cada membro da equipe deve poder acessar o software usando suas próprias credenciais de login. Quando conectado, eles podem ver as tarefas que foram atribuídas a eles. Eles podem fazer upload de arquivos e comentários para as tarefas e alterar o status das tarefas para refletir se foram iniciadas, concluídas ou retidas por algum tipo de 'bloqueador'.

As partes interessadas seniores também podem atribuir tarefas aos membros da equipe e definir prazos para sua conclusão. (Em algumas equipes, todas as partes interessadas recebem permissão para fazer isso.)

Em qualquer projeto, ajuda ter um membro da equipe atuando como gerente de projeto. Essa pessoa é responsável por ajudar toda a equipe a usar o processo de gerenciamento de projetos e o software com sucesso. Algumas metodologias de gerenciamento de projetos também exigem que o gerente de projeto execute tarefas adicionais, como liderar reuniões regulares de equipe (às vezes chamadas de 'scrums') e ajudar outras partes interessadas a encontrar soluções para os bloqueadores.

Fases do projeto

Um projeto de marketing normalmente fluirá por uma série intuitiva de fases:

1. Começo
2. Planejamento
3. Entrega
4. Cancelar assinar
5. Análise

Começo

A fase que estamos chamando de kickoff é o início do projeto. Nesse ponto, a equipe de marketing se reúne com o stakeholder que está comissionando o trabalho para discutir os detalhes do projeto. As partes chegarão a um acordo sobre alguns detalhes fundamentais do projeto, incluindo:

• Quais são as entregas do projeto?
• Quais são os orçamentos de tempo e custo da linha de base para o projeto?
• Qual é o valor máximo pelo qual o projeto pode exceder seus orçamentos de tempo e custo de linha de base?

Quando todos os principais interessados ​​do projeto estiverem satisfeitos com os termos, um contrato ou acordo informal pode ser feito para iniciar o projeto.

Planejamento

Durante o planejamento do projeto, todos os membros da equipe com um papel estratégico se reúnem para decidir como as entregas do projeto serão alcançadas. Embora o processo de planejamento varie de projeto para projeto, os seguintes elementos geralmente estão envolvidos:

• Definir marcos. Os marcos são os principais pontos de referência no caminho para a conclusão do projeto. Por exemplo, em um projeto de campanha de anúncio em vídeo, 'storyboard concluído' e 'filmagem concluída' podem ser marcos. Cada marco recebe um prazo, para ajudar a manter o projeto nos trilhos.
• Identificando os riscos do projeto. No gerenciamento de projetos, um 'risco' é um possível evento externo que pode afetar os resultados do projeto, positiva ou negativamente. A identificação dos principais riscos do projeto durante o planejamento do projeto garante que a equipe esteja pronta para capitalizar as oportunidades ou responder às ameaças durante o projeto.
• Divisão do projeto em tarefas. Estas são as peças individuais de trabalho necessárias para realizar as entregas do projeto. Nesta fase, também é importante identificar as dependências, onde a conclusão de uma tarefa depende da conclusão de outra tarefa previamente.
• Atribuir tarefas e propriedade. Cada tarefa precisa ser atribuída a um membro da equipe (ou subequipe) que será responsável por sua conclusão. Em alguns casos, as partes interessadas seniores também podem receber a propriedade das entregas do projeto.

Entrega

Uma vez que o projeto é planejado, a equipe pode continuar com o trabalho de entrega do projeto. Cada membro da equipe deve usar a plataforma de gerenciamento de projetos para gerenciar suas tarefas ao longo desta fase.

O gerenciamento de projetos apoia a equipe de várias maneiras durante a fase de entrega, incluindo:

• Gerenciamento de tarefas. Ao longo do projeto, cada membro da equipe é responsável por atualizar suas próprias tarefas dentro da plataforma de gerenciamento de projetos. Isso normalmente inclui fazer upload de arquivos, alterar o status das tarefas e informar o gerente de projeto sobre quaisquer bloqueadores que estejam impedindo que as tarefas sejam concluídas. Se novos requisitos forem identificados durante a fase de entrega, novas tarefas serão criadas e atribuídas a um membro da equipe.
• Acompanhamento de progresso. A maioria das plataformas de gerenciamento de projetos inclui ferramentas visuais para acompanhar o progresso do projeto, como gráficos de Gantt e gráficos de gravação. Esses recursos ajudam as partes interessadas a avaliar quão bem a equipe está progredindo em suas tarefas, em relação ao orçamento de tempo do projeto. As partes interessadas sênior, em particular, monitorarão cuidadosamente o progresso do projeto durante toda a fase de entrega para determinar se os orçamentos planejados de tempo e custo para o projeto permanecem alcançáveis.
• Armazenamento de arquivo. Dependendo da natureza do trabalho da equipe, a plataforma de gerenciamento de projetos pode ser usada para armazenar o trabalho do projeto, por exemplo, documentos contendo cópia para uso em marketing de conteúdo. A fácil acessibilidade da plataforma de gerenciamento de projetos para toda a equipe do projeto pode ajudar a evitar que trabalhos importantes se percam.

O gerenciamento de projetos durante a fase de entrega só terá sucesso se todos os membros da equipe aderirem ao processo e cumprirem deveres como atualizar o status de suas tarefas. É importante deixar isso claro para os membros da equipe. A equipe também deve ter uma pessoa experiente à disposição para ajudar qualquer pessoa que esteja lutando com o processo ou software de gerenciamento de projetos.

Cancelar assinar

Quando todo o trabalho do projeto estiver concluído, as partes interessadas seniores – incluindo o cliente ou cliente interno – podem se reunir para revisar os resultados do projeto. Se todas as partes estiverem convencidas de que as entregas do projeto foram cumpridas conforme o planejado, o projeto pode ser considerado concluído e as partes interessadas podem dar sua aprovação .

Antes dessa fase, algumas equipes de projeto usarão ferramentas incorporadas em seu software de gerenciamento de projetos para produzir relatórios e documentação. Essa pode ser uma maneira eficiente de explicar ao cliente o trabalho realizado.

Análise

Alguns projetos de marketing terminam com aprovação.

Outros concluem com uma fase de análise . Isso pode ser qualquer coisa, desde a análise dos dados do site após um projeto de redesenho do site até a análise do sentimento do cliente após uma campanha de publicidade na TV.

A análise pode ser entendida como uma ponte entre o projeto atual e os projetos futuros. As descobertas desta fase podem ser alimentadas no planejamento de projetos compatíveis no futuro, ajudando a equipe a planejar com mais eficiência e otimizar seus processos.

Algumas equipes de projeto também analisarão sua experiência no processo de gerenciamento de projetos, durante um projeto. Isso ajuda a identificar problemas que as pessoas encontraram com a abordagem de gerenciamento de projetos, que podem ser corrigidas antes do próximo projeto.

Como usar o gerenciamento de projetos para entregar o trabalho de marketing de rotina

A abordagem em fases para gerenciamento de projetos que acabamos de discutir é mais adequada para entregar projetos de marketing com tempo limitado e um nível de complexidade de moderado a alto.

Se o seu trabalho for de natureza mais rotineira – por exemplo, se você precisar entregar um determinado número de postagens nas redes sociais a cada semana – isso também pode ser feito por meio do gerenciamento de projetos. Você só precisa usar uma abordagem um pouco diferente.

Para o trabalho de marketing de rotina, recomendamos o uso de uma solução de gerenciamento de projetos com um sistema estilo kanban para gerenciar seu conteúdo, por exemplo, Trello. Em um sistema kanban, cada tarefa é representada por um cartão, que pode ser movido de uma coluna para outra para representar seu status. Em um fluxo de trabalho de conteúdo social, você pode ter colunas intituladas 'Ideias', 'Texto', 'Texto e foto', 'Texto e foto assinados' e 'Agendado/Publicado'. À medida que novos componentes são adicionados ao rascunho de uma postagem, seu cartão pode ser movido até que a postagem seja publicada. Essa abordagem simultaneamente permite que uma equipe planeje o conteúdo social, trabalhe no conteúdo e gerencie a progressão de cada postagem como um miniprojeto.

Aqui está um tutorial em vídeo mostrando como as ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser usadas para o trabalho de marketing de rotina:

Qual ferramenta de gerenciamento de projetos devo usar?

Quase todo o gerenciamento de projetos é feito digitalmente, usando software de gerenciamento de projetos. Esses softwares fornecem a infraestrutura para a abordagem escolhida pela equipe.

Aconselhamos explorar algumas plataformas populares de gerenciamento de projetos antes de se comprometer com uma. A equipe da Target Internet teve boas experiências com as seguintes opções:

Asana

Asana é uma ferramenta fantástica para gerenciar tarefas e projetos, com uma interface de usuário lindamente acessível que simplifica o trabalho em tarefas e a atribuição a colegas de equipe. Também é a ferramenta de gerenciamento de projetos que usamos para gerenciar nosso marketing de conteúdo – incluindo nosso trabalho neste artigo!

Asana é uma solução de gerenciamento de projetos particularmente acessível, oferecendo um pacote premium com preço acessível e uma versão gratuita bastante abrangente.

Trello

Esta engenhosa ferramenta permite-lhe gerir o seu trabalho através de um sistema de cartões, quadros e listas.

O Trello é particularmente adequado para gerenciar itens de conteúdo, como artigos de blog ou postagens sociais por meio de um fluxo de trabalho.

Trabalho em equipe

O Teamwork é uma solução de gerenciamento de projetos incrivelmente rica em recursos, com um conjunto de complementos opcionais, incluindo chat, CRM e funcionalidades de escritório. A interface do Teamwork é indiscutivelmente menos acessível do que a do Asana ou do Trello, mas mais do que compensa isso com seus recursos formidáveis.

JIRA

Amado por desenvolvedores em todos os lugares, o JIRA é a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para equipes que utilizam a metodologia de trabalho ágil.

Outros softwares de gerenciamento de projetos populares incluem Basecamp, Nifty e Monday.com.

Quais são os benefícios de usar o gerenciamento de projetos para fazer o trabalho de marketing?

O uso do gerenciamento de projetos pode trazer muitas vantagens para equipes e profissionais de marketing. Os principais benefícios incluem:

• Colaboração. A maioria dos projetos de marketing exige a participação de várias partes interessadas, sejam especialistas como SEOs, licitantes de PPC e executivos de mídia social, ou clientes que precisam monitorar o progresso do projeto e fornecer aprovação. O software de gerenciamento de projetos pode se tornar o espaço de trabalho compartilhado onde a colaboração ocorre e é registrada.
• Acompanhamento de projetos complexos. Quando você está trabalhando em um projeto de marketing com muitos componentes diferentes, pode ser difícil acompanhar todos os detalhes importantes. O gerenciamento de projetos pode fornecer uma visão abrangente das tarefas do projeto, incluindo se elas foram ou não concluídas no prazo.
• Produtividade. Alguns membros da equipe têm um desempenho mais confiável e produtivo ao trabalhar em um processo gerenciado por projeto. Existem várias razões potenciais pelas quais o gerenciamento de projetos pode melhorar a produtividade, incluindo acesso eficiente a informações e prazos de tarefas, e o efeito de ter as tarefas abertas e concluídas de todos visíveis na visão da equipe.
• Replicabilidade. Começar com o gerenciamento de projetos leva um pouco de tempo, mas, uma vez configurado, você descobrirá que muitos projetos envolvem um processo de gerenciamento de projetos semelhante. A longo prazo, a maioria dos projetos poderá usar as mesmas configurações e processos de software de um projeto anterior, economizando tempo e esforço.

Há, sem dúvida, algumas desvantagens no gerenciamento de projetos também. Adotar o processo pode ser frustrante, ou até mesmo alienante, para alguns membros da equipe. Há também o risco de que muito foco nos detalhes do gerenciamento de projetos possa diminuir o foco do trabalho produtivo do projeto.

A chave é encontrar o equilíbrio certo, entre aproveitar ao máximo as vantagens inegáveis ​​do gerenciamento de projetos e deixar sua equipe com espaço suficiente para trabalhar. Se você conseguir fazer esse ato de equilíbrio, seus projetos colherão os benefícios.