Como alternar entre projetos e tarefas sem perder produtividade
Publicados: 2022-05-07Muitas vezes temos que trabalhar em várias tarefas, ou mesmo projetos, diariamente. Por causa disso, tendemos a alternar frequentemente entre projetos e tarefas, tudo em um esforço para ser mais produtivo. Mas, na maioria dos casos, é mais provável que essa mudança de contexto prejudique nossa produtividade do que a ajude. Considerando que a necessidade de “multitarefa” de uma forma ou de outra ainda é uma necessidade, neste artigo falaremos sobre:
- O que é multitarefa e por que os profissionais a buscam?
- O que é mudança de contexto e qual é o seu custo em nossa capacidade cognitiva, uso do tempo e lucratividade?
- O que são flexibilidade cognitiva, supertarefas e a penalidade de mudança cognitiva, ou seja, os conceitos geralmente associados ao salto entre tarefas e projetos?
- Como podemos alternar melhor entre tarefas e projetos, sem perder a produtividade?
O que é multitarefa? Por que as pessoas o perseguem?
Na cultura popular, multitarefa muitas vezes implica trabalhar em pelo menos duas tarefas ao mesmo tempo. E, parece que os profissionais muitas vezes precisam recorrer a essa prática.
Vamos pegar os engenheiros de software, por exemplo. De acordo com uma pesquisa da Electric Cloud, eles gastam apenas 19,1 horas das 41,5 horas que costumam trabalhar por semana, na construção de software. As 22,4 horas restantes são gastas em brainstorming, e-mails, reuniões, bem como aguardando a conclusão de compilações e testes. Isso é um monte de trabalho diversificado ali.
Além disso, se considerarmos que os engenheiros de software geralmente trabalham ativamente em um projeto, mas também fornecem manutenção para um a três projetos já concluídos, isso deixa pouco tempo para se concentrar em um projeto ou tarefa por vez. Mesmo quando os referidos projetos ou tarefas são rotulados como prioritários.
Portanto, parece lógico que você tente responder a alguns e-mails de clientes enquanto participa de uma reunião sobre os problemas recorrentes em seu mais novo recurso de aplicativo, a fim de economizar tempo.
Afinal, se normalmente leva 10 minutos para realizar a Tarefa 1 e 10 minutos para realizar a Tarefa 2, trabalhar em ambas as tarefas ao mesmo tempo deve levar 10 minutos no total, certo?
Mas, na realidade, esse tipo de trabalho simultâneo é quase impossível – porque a maioria dos cérebros simplesmente não consegue processar conjuntos separados de informações com a mesma dedicação.
Em outras palavras, enquanto pensamos que estamos trabalhando em duas tarefas ao mesmo tempo, na verdade estamos nos concentrando mais na Tarefa 1 e deixando a Tarefa 2 servir como uma distração para a Tarefa 1. Como resultado, nenhuma das tarefas é realizada com a qualidade esperada , e podemos experimentar um declínio de 40% na produtividade.
Alguém pode realmente multitarefa?
Embora a maioria das pessoas precise investir um esforço extra para dividir sua atenção em várias tarefas (e ainda falhar), cerca de 2,5% da população não tem esse problema.
Eles são chamados de supertarefas.
Os supertarefas simplesmente TEM a capacidade cognitiva de trabalhar em várias tarefas simultaneamente, sem cometer erros ou pausas. Na verdade, eles realmente têm um desempenho melhor em multitarefas do que em tarefas únicas. De acordo com David Strayer, coautor do experimento que destacou esses gênios multitarefa, isso ocorre porque os supertarefas têm cérebros diferentes do resto da população.
Você pode ser um supertarefa se:
- ter um alto nível de controle de atenção
- têm a capacidade de tomar decisões instantaneamente
- prosperar sob estresse
- ter melhor autocontrole ao trabalhar sob uma carga de trabalho pesada
Você também pode fazer testes oficiais para ajudar a definir sua capacidade de multitarefa, como o que você pode encontrar em supertasker.org.
O que é mudança de contexto?
Na maioria das vezes, a mudança de contexto é a verdadeira multitarefa.
Ou seja, o que ~ 97,5% da população chamaria de multitarefa, na verdade é pular entre tarefas - ou seja, alternar entre contextos - em uma sucessão tão rápida que parece que estamos trabalhando em duas tarefas ao mesmo tempo.
É uma prática popular no local de trabalho, dada a quantidade de carga de trabalho que enfrentamos todos os dias, mas tem um custo.
Qual é o custo da mudança de contexto?
Assim, as pessoas pretendem trabalhar em várias tarefas em um curto período de tempo porque acham que essa prática as ajudará a economizar tempo.
Mas, em vez de acelerar o trabalho, quando você muda o foco de sua atenção de uma tarefa para outra, você tende a experimentar a penalidade de mudança cognitiva. Seu cérebro gasta mais tempo e energia carregando e recarregando contextos em sua memória de trabalho - e isso diminui significativamente seu progresso nas tarefas em que você está tentando realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Você se sente ocupado ao longo do dia, mas faz menos e se sente mais cansado.
Várias pesquisas mostram que a multitarefa, ou mudança de contexto, tem outros efeitos negativos em nossas habilidades cognitivas, nosso uso do tempo e até nossa lucratividade:
O custo da mudança de contexto em nossas habilidades cognitivas
- Um estudo da Universidade de Londres descobriu que os participantes do estudo que trabalharam simultaneamente em tarefas cognitivas experimentariam um declínio de 15 pontos no QI ao fazê-lo.
- Pesquisadores da Universidade de Sussex descobriram que operar em vários dispositivos digitais simultaneamente (por exemplo, enviar mensagens de texto e assistir TV ao mesmo tempo) leva a uma diminuição na densidade cerebral .
- Pesquisadores da Universidade de Oregon descobriram que multitarefas crônicas têm problemas de foco e memória , e problemas para mudar de contexto rapidamente .
O custo da mudança de contexto em nosso uso do tempo
- Um estudo de caso de 2001 mostrou que os funcionários de escritório reagem a novos e-mails em 6 segundos. Depois, eles levam cerca de 64 segundos para retomar o trabalho em suas tarefas anteriores. Esses novos e-mails causam 96 interrupções , que chegam a aproximadamente 1,5 horas por dia .
- Um trabalho de pesquisa de 2005 mostrou que se distrair com ~2,3 tarefas por vez leva a uma perda de tempo de 25 minutos antes que o trabalho seja retomado na tarefa certa.
- Um trabalho de pesquisa de 2007 mostrou que as pessoas perdem 10 minutos sendo distraídas por novos e-mails e notificações de aplicativos , bem como 10 a 15 minutos sendo distraídas por outros tipos de tarefas .
- Um trabalho de pesquisa de 2013 mostrou que 60% dos entrevistados não resistiram ao desejo de trabalhar em várias tarefas simultaneamente, mesmo quando especificamente instruídos a evitar fazê-lo. Como resultado, eles perderam 3 minutos para cada 32 minutos que passaram trabalhando.
O custo monetário da mudança de contexto
- De acordo com um artigo da Forbes, se o tempo total perdido em interrupções for de 2,1 horas por funcionário, por dia (546 horas por ano), os custos monetários desse tempo perdido serão de US$ 8.190 para um funcionário pago US$ 15 por hora. Para uma empresa com 1.000 funcionários, isso gera até US$ 31.500 perdidos por dia e quase US$ 8,2 milhões por ano .
- Um relatório sobre “Os efeitos da multitarefa nas organizações”, abrangendo 45 organizações de diversos setores, mostrou que o custo estimado de produtividade que a economia global perde com a multitarefa chega a US$ 450 bilhões por ano .
A mudança de contexto tem algum benefício?
Um estudo de 2008 indicou que pular entre tarefas pode acelerar o trabalho em sua tarefa principal , em vez de retardá-lo – mas apenas se formos Os participantes deste estudo levaram 23 minutos para terminar a tarefa que os interrompeu e reorientar a atenção para a tarefa anterior depois. Mas eles ainda terminariam suas tarefas principais mais rápido do que as pessoas que não foram interrompidas – e com a mesma qualidade.
Isso ocorria porque as pessoas que eram interrompidas sabiam que estavam perdendo tempo, então agilizavam o trabalho.
Infelizmente, a desvantagem de tal mudança de contexto foi um aumento nos níveis de estresse – o que não era inesperado, dado o ritmo mais rápido de trabalho.
Que tipo de pessoas são melhores na mudança de contexto?
Em suma — aqueles que têm alta flexibilidade cognitiva.
Ser cognitivamente flexível significa que você é capaz de
- mudar a atenção entre as tarefas e adaptar-se a diferentes regras associadas às referidas tarefas
- analisar situações e encontrar soluções alternativas para ajudá-lo a passar de uma tarefa para outra
A flexibilidade cognitiva também pode se manifestar como troca de tarefas (mudança de conjunto) – a capacidade de mudar inconscientemente a atenção entre uma tarefa e a próxima.
Para testar sua flexibilidade cognitiva, experimente o Stroop Color and Word Test (SCWT) ou o Wisconsin Card Sorting Test (WCST) – uma ótima pontuação neles indica que você tem a capacidade mental de alternar entre pensar em vários conceitos ou até mesmo pensar em vários conceitos ao mesmo tempo.
O Stroop Color and Word Test (SCWT) é simples - você obtém uma lista escrita de cores, mas elas são escritas com a cor errada de tinta (por exemplo, a cor azul é escrita com tinta vermelha ). Você precisa identificar cada cor e dizê-la em voz alta, e não ler a palavra (por exemplo, diga vermelho , para a palavra “azul” escrita em vermelho ).
O Wisconsin Card Sorting Test (WCST) gira em torno da classificação de cartões com base em vários critérios, como cor, número ou forma.
Os critérios mudarão ao longo do teste, mas você não poderá dizer quando – você precisará prestar atenção às mensagens de erro indicando que você deve alterar sua estratégia de correspondência.
Você pode encontrar um exemplo do teste online, no PsyToolkit (foto abaixo).
Qual a melhor forma de alternar entre projetos e tarefas?
Sim, a maioria dos pesquisadores mostra que alternar o contexto entre tarefas e projetos traz mais prejuízos do que benefícios – mas, dada a quantidade de carga de trabalho que temos em nossas mãos, trabalhar em várias tarefas e projetos durante o dia raramente é apenas uma opção e, mais frequentemente, um necessidade.
No entanto, você pode trabalhar para aliviar os efeitos prejudiciais da mudança de contexto - aqui estão 11 dicas sobre a melhor forma de lidar com a mudança entre projetos e tarefas, sem perder a produtividade :
- Multitarefa em tarefas que exigem diferentes partes do cérebro
- Agrupe todas as tarefas do mesmo tipo juntas
- Limite o tempo que você gastará em determinadas tarefas
- Use lembretes visuais/de áudio para orientar seu trabalho
- Agende todas as tarefas do mesmo tipo nos mesmos dias
- Implementar Cronogramas A/B
- Torne as tarefas cognitivamente exigentes menos exigentes
- Pausar o trabalho em tarefas/projetos nos lugares certos
- Sempre documente tudo
- Melhore sua flexibilidade cognitiva
- Emular supertarefas
Dica nº 1: multitarefa em tarefas que exigem diferentes partes do cérebro
Uma das melhores maneiras de alternar entre tarefas e projetos em rápida sucessão é garantir que as tarefas em questão não exijam:
- O mesmo tipo de processamento
- O mesmo tipo de atenção
Exemplo:
Combine uma tarefa motora, como substituir a bateria do seu laptop ou configurar um novo computador desktop, com uma tarefa cognitiva, como discutir ideias de recursos para seu novo aplicativo com os colegas com quem você compartilha um escritório.
Considerando que essas duas tarefas exigem áreas distantes do cérebro, você criará a ilusão de que nem está realizando dois tipos de tarefas ao mesmo tempo, minimizando assim os efeitos negativos de pular entre tarefas.
Dica #2: Agrupe todas as tarefas do mesmo tipo
Se você tiver tarefas recorrentes que precisa resolver todos os dias, mesmo que essas tarefas pertençam a projetos diferentes, é melhor agrupá-las em blocos de tempo . Os blocos de tempo representam períodos de tempo específicos durante o dia que são reservados apenas para tarefas específicas.
Essa técnica é uma ótima solução quando você deseja organizar o trabalho em suas tarefas prioritárias ao longo do dia – apenas certifique-se de ter tempo suficiente para terminar tudo em um ritmo razoável.
Para garantir que você entenda quando é hora de mudar para o próximo bloco de tempo, é melhor usar um aplicativo como o rastreador de tempo Clockify – um tipo de software que permitirá que você acompanhe seus blocos de tempo até um segundo.
Exemplo:
- [9:00 am – 9:30 am]: Leia e responda a e-mails
- [9h30 – 12h30] : Tempo reservado para suas tarefas mais importantes e urgentes
- [12h30 – 13h00] : Almoço
- [1:00 pm – 2:30 pm] : Tempo reservado para suas tarefas mais importantes e urgentes
- [14h30 – 15h30] : Tempo reservado para suas tarefas mais importantes, mas menos urgentes
- [15h30 – 16h30]: Tempo reservado para tarefas inesperadas
- [16h30 – 17h00]: Leia e responda a e-mails
Você não precisa gastar esses blocos de tempo inteiro trabalhando - faça pausas ao longo de seus blocos, mas certifique-se de sempre passar para o próximo bloco quando o tempo do anterior tiver expirado. Se as estimativas de tempo que você deu para a conclusão dessas tarefas estiverem corretas, você não terá problemas para terminar tudo o que precisa durante um bloco de tempo.
Para saber mais sobre a melhor forma de bloquear o tempo do seu dia, bem como baixar modelos de bloqueio de tempo prontos que ajudarão você a facilitar o processo, confira a postagem Planejador e modelos de bloqueio de tempo em nosso blog.
Dica nº 3: Limite o tempo que você gastará em determinadas tarefas
Às vezes, suas tarefas variam em relevância e importância. Algumas tarefas serão prioritárias, enquanto outras serão menos relevantes, a ponto de parecerem distrações quando comparadas às tarefas prioritárias (e-mails e reuniões são os primeiros a vir à mente).
Mas, você ainda precisará executá-los.
Para isso, você pode tentar uma técnica de gerenciamento de tempo chamada Timeboxing.
Na superfície, essa técnica é a mesma do Bloqueio de Tempo – você atribui suas tarefas a períodos de tempo específicos e trabalha nelas durante esses períodos.
Mas, enquanto o bloqueio de tempo destina-se a ajudá-lo a encontrar tempo para suas tarefas prioritárias, o timeboxing destina-se a ajudá-lo a limitar o tempo gasto em tarefas secundárias. Você deve trabalhar em tarefas durante os prazos atribuídos e, assim que o tempo acabar, você deve se mover imediatamente.
Já mencionamos que você precisa ter cuidado ao definir os blocos de tempo, porque você precisará terminar o que deseja durante esse tempo - mas, com os timeboxes, você pretende apenas concluir essas tarefas o mais rápido possível. Assim, quando um timebox terminar, passe para seu próximo timebox ou tarefa prioritária sem arrependimentos - você sempre poderá voltar a eles mais tarde, quando tiver mais tempo.
Exemplo:
Pegue o primeiro bloco de tempo que você atribuiu a si mesmo para o dia (aquele relacionado à leitura e resposta a e-mails, das 9h às 9h30) e divida-o em intervalos curtos que você usará para limitar o tempo que você gasta em e-mails individuais para 5 minutos.
Dica nº 4: Use lembretes visuais/de áudio para orientar seu trabalho
Essa é uma ótima tática para ajudar a lembrá-lo de que é hora de redirecionar sua atenção para uma tarefa ou projeto diferente.
Você configura um alarme visual e/ou sonoro e trabalha em uma tarefa/projeto até que um som seja acionado e/ou uma sugestão visual apareça, após o que você alterna para outra tarefa/projeto.
Para isso, é melhor que você use um aplicativo adequado, como um aplicativo Pomodoro. Eles são baseados em uma técnica popular de gerenciamento de tempo chamada Pomodoro, que é semelhante ao bloqueio de tempo, só que mais estruturado. Você alterna entre blocos de trabalho de 25 minutos e blocos de pausa de 5 minutos, em 4 ciclos seguidos de um intervalo de 20 minutos.
Com um aplicativo Pomodoro, o final de cada bloco de trabalho ou pausa é marcado com um alarme sonoro e/ou notificação visual.
Exemplo:
A rotina sugerida 25/5/4/20 é a técnica oficial do Pomodoro. Mas você também pode ajustar esses horários ao seu gosto. A pesquisa mostra que trabalhamos melhor em segmentos de 90 minutos - é o momento perfeito para ajudá-lo a aumentar o foco, mas não o esgotar.
Então você pode:
- Trabalhe na Tarefa 1 por 90 minutos
- Faça uma pausa de 5 minutos
- Mude o foco para a Tarefa 2 por 90 minutos.
Como você está trabalhando em blocos mais longos, é melhor trabalhar 2 ciclos de cada vez e depois fazer uma pausa mais longa, de 30 minutos.
Para implementar essa rotina modificada, você pode usar o recurso Pomodoro no aplicativo do Clockify para macOS ou as extensões do Clockify para Chrome ou Firefox, que também possuem o temporizador Pomodoro integrado.
Basta acessar as configurações do ramal e definir os cronômetros de trabalho, pausas, número de ciclos e ativar a notificação sonora.
Em seguida, inicie o primeiro temporizador e comece a trabalhar. Sempre que um bloco de trabalho ou pausa terminar, você ouvirá um alarme sonoro e receberá uma notificação visual no canto da tela.
Dica #5: Agende todas as tarefas do mesmo tipo nos mesmos dias
Qual é outra ótima maneira de minimizar a troca de contexto, mas ainda realizar todas as suas tarefas? Agrupando tarefas por tipo e abordando um tipo por dia.
É claro que ainda existem alguns tipos de tarefas que você terá que enfrentar diariamente – por exemplo, se você pular os e-mails na segunda-feira, provavelmente ficará sobrecarregado com eles na terça-feira. Então, evite fazer isso.
Mas você pode usar essa dica para reuniões, crescimento, planejamento estratégico e tarefas semelhantes de grande escala.
Exemplo:
Jack Dorsey, CEO do Twitter e Square, é um exemplo famoso cujos hábitos diários você pode tentar imitar para esta dica. Ele analisa sua semana inteira por tipo de tarefa e, em seguida, concentra-se em apenas um tipo de tarefa por dia:
- Segundas -feiras — reservadas para tarefas de gerenciamento, incluindo reuniões
- Terças -feiras — reservadas para atividades relacionadas ao produto
- Quartas -feiras — reservadas para marketing, crescimento e comunicações
- Quintas -feiras — tempo com desenvolvedores e parceiros
- Sextas -feiras — reservadas à cultura da empresa, recrutando novas pessoas
- Sábados – folga do trabalho
- Domingos — reservados para tarefas de estratégia
Além disso, nos dias que começam com “T”, ele inicia seu trabalho no Twitter e segue para a Square à tarde.
Dica nº 6: Implemente Cronogramas A/B
Um dos maiores problemas que você enfrentará quando tiver várias tarefas para trabalhar durante o dia é a culpa .
Enquanto estiver trabalhando na Tarefa 1, você se sentirá culpado porque não está trabalhando na Tarefa 2.
Enquanto estiver trabalhando na Tarefa 2, você se sentirá culpado porque achará que deveria ter trabalhado mais na Tarefa 1.
De acordo com a coach de negócios Andee Love no artigo que ela escreveu para a Fast Company, a solução para minimizar essa culpa está na criação de duas agendas que dividem as tarefas em dois grupos, com base em sua conexão.
O tipo de conexão que você vai basear a divisão pode girar em torno de:
- Os locais em que você precisa lidar com as tarefas
- O tipo de tarefa, não importa a qual projeto eles pertençam
- As tarefas que pertencem a um projeto, independentemente do tipo
- O cliente ao qual as tarefas relacionadas ao projeto pertencem
Clockify permite que você acompanhe o tempo de projetos agrupados por clientes, tarefas agrupadas por projeto, além de adicionar locais ao seu tempo trabalhado por meio de campos personalizados. Inscreva-se para uma conta gratuita aqui.
Se você selecionou o tipo de tarefa, deve dividir suas tarefas em dois grupos com base em seu tipo — o Tipo 1 é sua Agenda A e o Tipo 2 é sua Agenda B , e você trabalhará em cada uma de cada vez.
Você pode alternar entre esses horários diariamente (da mesma forma que Jack Dorsey, CEO do Twitter e da Square). Ou você pode alternar entre esses horários semanalmente ou quinzenalmente.
Exemplo:
Enquanto Andee Love trabalhava como coordenadora supervisionando programas de autismo em duas escolas diferentes, ela dividiu seu trabalho por local e o agrupou nos seguintes horários:
- Anexo A : Segundas, quartas e sextas-feiras foram reservadas para uma escola
- Horário B : terças e quintas-feiras foram reservadas para a outra escola
Ela sabia com antecedência onde estaria a cada dia, o que lhe dava tempo suficiente para se preparar adequadamente, concentrar-se totalmente em seu trabalho em uma escola por vez e terminar tudo com menos estresse.
Dica #7: Torne as tarefas cognitivamente exigentes menos exigentes
Se você puder simplificar uma tarefa ou torná-la mais automática de alguma forma, faça-o. Você reduzirá a demanda de atenção da tarefa, deixando “mais” atenção que você pode usar para a segunda ou terceira tarefa.
Tenha em mente que não estamos falando especificamente sobre o uso de ferramentas de automação aqui - embora, automatizar algumas tarefas com ferramentas seja sempre recomendado se o tipo de tarefa permitir e se houver um aplicativo para isso.
Alternativamente, você pode criar uma lista de verificação que detalha as etapas que você precisa realizar para realizar uma tarefa e, em seguida, trabalhar para seguir essas etapas sempre que precisar realizar a referida tarefa - para emular a automação real.
Exemplo:
Divida o processo de resposta a e-mails em várias etapas e, em seguida, crie uma lista de verificação detalhando essas etapas. Cada etapa que você terminar, coloque uma marca de seleção ao lado dela.
- Leia a mensagem
- Identifique a intenção do remetente (por exemplo, pergunta rápida, solicitação aleatória, resposta ao seu e-mail anterior etc.)
- Decida se deve responder ao e-mail
- Identifique o nível de prioridade do e-mail (normal, alto, urgente) e agende-o de acordo
- Decida se você pode responder o e-mail sozinho ou precisa de ajuda de sua equipe
- Peça informações extras à sua equipe, se necessário
- Comece com saudações apropriadas
- Escreva o corpo do e-mail de acordo com a intenção do remetente
- Feche os e-mails com um final apropriado
- Certifique-se de que o tamanho do seu e-mail seja de 50 a 125 palavras
Depois de um tempo, você memorizará as etapas do processo de resposta a e-mails e começará a fazê-las automaticamente, tornando essa tarefa cognitivamente menos exigente.
Dica #8: Pause o trabalho em tarefas ou projetos nos lugares certos
Ao parar o trabalho na Tarefa 1/Projeto 1 e mudar a atenção para a Tarefa 2/Projeto 2, certifique-se de pausar o trabalho na Tarefa 1/Projeto 1 somente depois de concluir um “todo significativo” nela.
Esse “todo significativo” é um lugar onde você pode pausar facilmente o trabalho e retomá-lo mais tarde com facilidade.
Exemplos:
- Pausar o trabalho para um grupo de tarefas — Divida o Projeto 1 em tarefas (por exemplo, suas fases, suas categorias ou simplesmente partes de um projeto). Realize várias tarefas no Projeto 1 de uma só vez, antes de mudar para o Projeto 2.
- Pausando o trabalho para uma tarefa — Depois de terminar de lidar com a Tarefa 1 do Projeto 1, pause o trabalho e mude para a Tarefa 1 do Projeto 2. Depois de terminar o trabalho na Tarefa 1 do Projeto 2, vá para a Tarefa 2 do Projeto 1.
- Pausando o trabalho para uma subtarefa — Divida a Tarefa 1 em várias subtarefas e pause o trabalho depois de concluir várias subtarefas.
Não importa se você alterna após uma tarefa, uma subtarefa, várias tarefas ou várias subtarefas, você retomará o trabalho com muito mais facilidade mais tarde, porque começará a trabalhar em um novo “todo significativo”.
Dica #9: Sempre documente tudo
Ao trabalhar em várias tarefas, é provável que essas tarefas tenham algum tipo de relação de dependência — ou seja, o início ou a conclusão de uma tarefa pode depender do início ou da conclusão de outra tarefa.
Às vezes, você será o único a lidar com todas essas tarefas dependentes.
Outras vezes, seus companheiros de equipe serão responsáveis por algumas das tarefas dependentes.
Em ambos os casos, você vai querer explicar as referidas tarefas/projetos o máximo que puder, para ajudar você e outras pessoas a embarcar nessas novas tarefas/projetos com mais facilidade.
Basta pensar nas perguntas e problemas que você costuma ter ao iniciar uma nova tarefa ou projeto e tentar respondê-las, para facilitar o trabalho futuro de todos.
Exemplo:
Para documentar tudo o que é importante ao configurar as tarefas e projetos entre os quais você alternará, responda ao seguinte conjunto de perguntas:
- Quais são os objetivos da tarefa/projeto?
- Por que essa tarefa/projeto é importante?
- Quais são as áreas mais importantes da tarefa/projeto?
- O que determina o sucesso da tarefa/projeto?
- Quais são os maiores obstáculos para concluir esta tarefa/projeto?
- O que deve ser feito se a tarefa/projeto falhar?
Dica #10: Melhore sua flexibilidade cognitiva
Se você deseja melhorar suas habilidades de mudança de contexto no futuro, é melhor trabalhar para melhorar sua flexibilidade cognitiva:
- Ler — A leitura ativa várias regiões do cérebro ao mesmo tempo e as faz trabalhar juntas. A leitura é como um exercício para a mente – estimula seu cérebro e melhora sua função ao longo do tempo, aumentando sua flexibilidade cognitiva no processo.
- Medite – A meditação consciente aumenta a atenção e a flexibilidade cognitiva.
- Experimente algo diferente – Aprender algo novo, buscar novas experiências e mudar seus hábitos é uma ótima tática para expandir seus caminhos neurais.
- Durma mais — O sono é sempre bom para o cérebro, e o sonho REM também pode aumentar suas habilidades de raciocínio e criatividade.
- Permita períodos de tédio — Ao deixar sua mente vagar de vez em quando, você terá a chance de analisar problemas de diferentes ângulos e encontrar soluções nas quais não conseguiria pensar enquanto estivesse constantemente focado no trabalho.
- Exercício – O exercício regular ajuda no aprimoramento cognitivo e o exercício aeróbico regular (como caminhada e natação) ajuda no crescimento de novas células cerebrais.
- Coma bem — Alimentos com gorduras saudáveis ajudam a reduzir a inflamação cerebral e melhorar a função cognitiva e a neurotransmissão.
- Jogue – Qualquer jogo que mantenha seu cérebro desafiado é uma boa escolha, então escolha um videogame adequado, um jogo de tabuleiro ou até mesmo quebra-cabeças de palavras para ajudar a construir novos caminhos neurais.
Dica nº 11: emule supertarefas
Mesmo que você não seja um supertasker, existem várias estratégias que você pode tentar emular os pontos fortes dos supertaskers a qualquer momento, a fim de ser melhor em saltar entre projetos e tarefas:
Elimine as distrações ao seu redor .
De acordo com o Dr. Adam Gazzalay da Universidade da Califórnia, esta é uma estratégia chave. Feche a porta, silencie seu telefone, bloqueie sites que distraem, feche sua caixa de entrada de e-mail, ative um aplicativo de cancelamento de ruído e use fones de ouvido como um sinal de que ninguém deve interrompê-lo. Dessa forma, você facilitará o foco em qualquer tarefa em que esteja se concentrando no momento.
Concentre-se apenas no que você pode controlar
Keith Alvey, executivo da Divisão de Desastres da Cruz Vermelha Americana, aconselha a não se arrepender de decisões que já tomou ou se preocupar com o que não pode mudar. Se você se abster de pensar em suas tarefas passadas e futuras, será mais produtivo com as tarefas em que está trabalhando atualmente.
Melhore seus resultados jogando videogame
Daphne Bavelier, professora de Cérebro e Ciências Cognitivas, indicou que jogar videogames por 30 a 60 minutos por dia, por pelo menos 10 a 12 semanas, pode ajudá-lo a aprender a gerenciar melhor vários fluxos de dados. Os jogos recomendados (por exemplo, jogos de ação, como Call of Duty ) são aqueles que exigem leitura de instruções, tomada de decisões estratégicas e concentração em tarefas apesar das distrações visuais e auditivas dentro do jogo.
Empacotando
Alternar entre projetos e tarefas sem perder produtividade é possível, mas somente se você for cuidadoso com a forma como aborda isso. Podemos não ser todos gênios multitarefas, ou seja, supertarefas, ou ter alta flexibilidade cognitiva, mas são maneiras de emular supertarefas e melhorar nossa flexibilidade cognitiva no futuro. Você também deve tentar:
- Alterne melhor as tarefas – organizando sua carga de trabalho em blocos de tempo, timeboxes e/ou blocos Pomodoro.
- Mantenha o foco em um conjunto de tarefas por vez – tornando as tarefas cognitivamente exigentes Facilite a mudança para novas tarefas e a retomada do trabalho em tarefas anteriores, pausando o trabalho em tarefas/projetos nos lugares certos, respondendo a perguntas sobre os projetos/tarefas com antecedência e usando lembretes visuais/de áudio para orientar seu trabalho.
Como resultado, você diminuirá seus níveis de estresse, aumentará a qualidade do seu trabalho e melhorará a produtividade geral.