Como configurar sua folha de pagamento para pequenas empresas

Há muito pouco (se houver) espaço para erro humano na folha de pagamento. Funcionários não remunerados são funcionários insatisfeitos, e um Internal Revenue Service (IRS) não remunerado pode ser absolutamente assustador.

Embora as empresas maiores possam ter um departamento inteiro dedicado aos serviços de folha de pagamento ou terceirizar as responsabilidades da folha de pagamento para terceiros, os proprietários de pequenas empresas geralmente têm menos recursos.

Se você possui uma pequena empresa e não tem orçamento para terceirizar para um provedor de serviços de folha de pagamento, você não está sozinho. De acordo com a Pesquisa Tributária de 2021 da Federação Nacional de Empresas Independentes ^[1] , 54% das pequenas empresas não usam um provedor de serviços de folha de pagamento terceirizado.

Embora seja possível gerenciar o processo de folha de pagamento internamente, ele vem com seu quinhão de desafios. Neste artigo, abordaremos as etapas que você deve seguir ao configurar a folha de pagamento para sua pequena empresa, como mitigar desafios comuns e como o software de folha de pagamento para pequenas empresas pode ajudar a reduzir os aspectos mais onerosos do processamento da folha de pagamento.

3 passos para colocar a folha de pagamento em funcionamento sem problemas em sua pequena empresa

A configuração da folha de pagamento é, em última análise, uma mistura de gerenciamento de pessoal e navegação de formulários fiscais. Algumas partes da configuração da folha de pagamento ^[2] podem parecer óbvias, enquanto outras podem não ser tão intuitivas. Aqui estão três etapas básicas a serem seguidas para estabelecer as bases para o gerenciamento da folha de pagamento.

1. Obtenha a documentação certa de seus funcionários

Um sistema de folha de pagamento tranquilo depende de obter a documentação correta de seus funcionários para a preparação de impostos: a papelada e a folha de pagamento andam de mãos dadas. Para obter a documentação correta de seus funcionários, primeiro você precisa saber que tipo de funcionário eles são.

É aqui que as coisas podem ficar complicadas.

↛ Desafio : Identificar seus funcionários corretamente para evitar erros de classificação.

Ao integrar funcionários, é importante saber que tipo de funcionário eles serão. Eles serão considerados funcionários em tempo integral ou contratados? Isso é importante porque determinará como você os pagará e fará seus impostos sobre a folha de pagamento.

Às vezes, a classificação incorreta de funcionários é feita de propósito para que a empresa possa evitar o pagamento de horas extras ou compensação de trabalhadores. Isso pode resultar em multas para o seu negócio.

Mais frequentemente, no entanto, a classificação errônea do empregado é um acidente.

Como evitar:

O IRS sugere perguntar a si mesmo: “quanto controle como empresa eu tenho sobre o trabalhador?” Como regra geral, mais controle sobre um trabalhador significa que ele é mais um funcionário completo do que um contratado.

Se você disser à pessoa onde e como fazer o trabalho dela, se você continuar a retê-la depois que um trabalho específico for feito, e se você lhe der benefícios, você provavelmente está lidando com um funcionário e não com um contratado.

Se a pessoa vai e vem com base no trabalho, pode fazer o trabalho da maneira que achar melhor e é responsável por seus próprios benefícios, provavelmente é um contratado. Se você ainda não tiver certeza, consulte seu advogado ou envie o Formulário SS-8 ao IRS para obter sua determinação.

2. Documente suas políticas de pagamento

Considere conversar com um advogado ou solicitar a ajuda de um site jurídico para documentar acordos e políticas de pagamento.

Como proprietário de uma pequena empresa, todos que você contratar devem ter uma compreensão clara de quanto estão sendo pagos, quando estão sendo pagos, como estão sendo pagos (por exemplo, depósito direto, dinheiro ou cheque) e os benefícios do empregado que vêm com o trabalho. Como a maioria dos documentos legais, é melhor ter políticas de pagamento documentadas e não precisar delas do que precisar delas e não tê-las.

Você deve ter uma cópia disso, juntamente com detalhes sobre termos de emprego, políticas e outros problemas de recursos humanos, assinado e armazenado em algum lugar seguro.

↛ Desafio: Manter os documentos protegidos e em conformidade com as leis de privacidade de dados

Se você tiver uma mistura de funcionários, contratados e funcionários de vários estados, terá muitos documentos e formulários para acompanhar e armazenar.

Como esses documentos contêm dados confidenciais e pessoais (como números de previdência social), convém garantir que eles sejam armazenados com segurança – documentos físicos em um arquivo trancado e documentos digitais em um sistema de software protegido.

Isso é importante porque você quer que os funcionários confiem em você com suas informações e também, é a lei. O não cumprimento do Fair and Accurate Credit Transactions Act dos Estados Unidos (FACT Act) ^[3] e do Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] ou do GDPR da União Europeia pode resultar em grandes penalidades.

Como evitar:

Para manter os arquivos digitais, as políticas e os dados pessoais de seus funcionários seguros, considere investir em um software de gerenciamento de documentos com recursos projetados para manter os documentos seguros e ajudá-lo a garantir a conformidade com as leis de privacidade de dados relevantes para seus funcionários.

Esses recursos incluem localização centralizada para todos os departamentos armazenarem dados, reduzir silos interdepartamentais, automatizar tarefas repetitivas e simplificar os processos de digitalização, armazenamento, recuperação e arquivamento de documentos.

3. Invista em software para ajudá-lo a gerenciar o processo de folha de pagamento

Nada reduzirá o moral dos funcionários mais rápido do que um ou dois salários atrasados. O software de folha de pagamento pode ajudar a agilizar o processo de folha de pagamento, minimizar a possibilidade de erro, armazenar registros de folha de pagamento com segurança e facilitar o pagamento de impostos sobre folha de pagamento.

Se você tem uma combinação de funcionários em tempo integral, contratados e funcionários em vários estados, o software de folha de pagamento pode ajudar a aliviar parte do estresse, mantendo registros organizados e seguros e automatizando cálculos e depósitos. Claro, isso depende da escolha do melhor software de folha de pagamento para suas necessidades de negócios.

↛ Desafio: Escolher um software de folha de pagamento

Ter um processo de folha de pagamento simplificado também pode dar espaço para o seu negócio crescer. Em um estudo de caso de folha de pagamento, a VYRL, uma startup, relatou que investir em um sistema de folha de pagamento permitiu que eles pagassem seus funcionários e contratados mais rapidamente, organizassem seus documentos e oferecessem pacotes de benefícios de funcionários mais competitivos. Isso os ajudou a começar a expandir seus negócios.

Mas comprar um sistema de folha de pagamento pode ser um desafio com tantas opções disponíveis. Pode facilmente se tornar esmagador comparar diferentes sistemas e recursos. Você pode pensar consigo mesmo: “estou tomando a decisão certa?” e se preocupe que você escolheu incorretamente.

Como evitar:

Ao comprar um software de folha de pagamento (ou, na verdade, qualquer tipo de software), certifique-se de sempre manter seu problema original em mente para ajudá-lo a priorizar quais recursos são importantes para você.

Alguns recursos importantes do software de folha de pagamento a serem lembrados incluem:

• Depósito direto
• Declaração de impostos (imposto sobre a folha de pagamento, imposto do Medicare, etc.)
• Gerenciamento de conformidade
• Autoatendimento para funcionários (ESS)
• Integrações de contabilidade e controle de tempo

Tenha em mente que o software de folha de pagamento oferece uma variedade de recursos, desde funções básicas de folha de pagamento até mais complexas. Nunca é demais “experimentar” o software, aproveitando as ofertas de teste para garantir que ele seja adequado para sua empresa e fazer testes do sistema antes do lançamento oficial.

Alivie o estresse da folha de pagamento

A folha de pagamento pode facilmente se tornar esmagadora com todas as suas partes móveis e altas apostas. Mas ter a documentação certa desde o início, um sistema de armazenamento de documentos seguro e organizado para registros de folha de pagamento e o software certo para o seu negócio pode facilitar o processo.

Se você não tiver certeza por onde começar, considere fazer o teste da lista de finalistas do Capterra para ajudá-lo a restringir algumas das opções.

Fontes

1. Pesquisa Fiscal 2021 da Federação Nacional de Empresas Independentes, Centro de Pesquisa NFIB
2. Contratar e gerenciar funcionários, US Small Business Administration
3. Lei de Transações de Crédito Justas e Precisas, Comissão Federal de Comércio
4. Resumos de direitos sob o Fair Credit Reporting Act, Federal Register