Como manter o foco no trabalho em um mundo cheio de distrações

Eu ouço as crianças brincando lá fora, e eles estão falando sobre sorvete. Devo tomar um sorvete antes ou depois do almoço? Não tenho certeza. Espere, onde eu estava? Oh, eu deveria escrever um novo artigo. É tão estranho como sua mente pode se distrair em um piscar de olhos. Agora, ter esses pensamentos aleatórios ao trabalhar pode redirecionar sua atenção e torná-lo menos produtivo. Mas, fique conosco, mostraremos como melhorar seu foco e evitar distrações.

Neste artigo, vamos discutir:

• quais são as distrações mais comuns no local de trabalho,
• por que é difícil ignorar distrações e
• como manter o foco e evitar essas distrações, tanto externas quanto internas.

Quais são as distrações mais comuns no local de trabalho?

Não importa se você realiza seu trabalho em um escritório ou em casa, as distrações no local de trabalho geralmente são difíceis de evitar. Então, quais são as fontes mais comuns de distração?

De acordo com a pesquisa Em busca do foco perdido , da The Economist Intelligence Unit e do Dropbox, veja o que funcionários remotos e no local afirmam ser suas principais distrações:

• interrupções cara a cara de colegas: 34%,
• lendo e respondendo a e-mails: 29%,
• distrações do escritório (telefones tocando, colegas tagarelas): 23%,
• suas mentes vagando: 23%,
• reuniões (presenciais e virtuais): 21%,
• dificuldades técnicas: 20%,
• atividades não profissionais e pessoais: 11%.

Como você pode ver, algumas dessas distrações vêm de outros colegas de trabalho. Além disso, as distrações podem derivar de lidar com algumas atividades relacionadas ao trabalho que podem consumir muito tempo, como verificar e-mails e participar de reuniões. Em geral, existem dois tipos de distrações:

1. Externo : eles não vêm da sua mente, mas do mundo ao seu redor. Por exemplo, seus colegas passando, telefonemas, e-mails, notificações, mídias sociais, reuniões, distrações visuais e problemas técnicos.
2. Interno : são distrações de sua mente, como uma doença, problemas pessoais que você está enfrentando ou até mesmo pensando no que você gostaria de fazer em vez de trabalhar.

Por que é difícil combater as distrações?

Mesmo quando tentamos evitá-los, as distrações acontecem. Mas, por que não podemos simplesmente ignorá-los?

Quando se trata de alguns casos de distrações externas, é porque nosso cérebro as ama. Neste artigo, David Rock, autor de Your Brain at Work , explica por que nosso cérebro reage dessa maneira:

“ O cérebro adora saber o que está acontecendo no ambiente social, e é incrivelmente importante para nossa sobrevivência saber o que está acontecendo socialmente. Seja alguém passando pela sua mesa ou alguém enviando um e-mail, não podemos deixar de verificar quem é essa pessoa, ela está bem? É uma reação instintiva.”

Embora seu cérebro goste de fazer essas pausas no trabalho, sua atenção pode sofrer quando você é interrompido.

Falando em distrações internas, um dos tipos mais comuns é a divagação mental. Geralmente acontece quando estamos entediados ou cansados ​​e não temos vontade de fazer o que deveríamos fazer no momento.

Como a neurocientista Amishi Jha diz em seu discurso para o TedTalk, a razão pela qual vagamos pela mente com tanta frequência é que nossa mente pode viajar no tempo com facilidade. Ela usa um tocador de música como uma metáfora para nossas mentes.

“ Podemos voltar a mente ao passado para refletir sobre eventos que já aconteceram. Ou podemos ir para o futuro para planejar a próxima coisa que queremos fazer. E pousamos nesse modo de viagem mental no tempo do passado ou do futuro com muita frequência, muitas vezes sem nossa consciência.”

Quando nossa mente vagueia sem nossa consciência, cometemos erros, perdemos informações ou achamos difícil tomar decisões. Amishi destaca que o oposto de uma mente errante é uma mente consciente. É quando prestamos atenção ao momento presente.

De volta à metáfora do tocador de música, precisamos estar no botão Play para manter nosso foco no que estamos lidando agora. Portanto, na próxima seção, exploraremos algumas dicas valiosas sobre como evitar que sua mente avance ou retroceda e mantenha o foco no trabalho.

Como manter o foco e evitar distrações

A pesquisa da Universidade da Califórnia em Irvine mostra que você precisa de 23 minutos para recuperar o foco depois de se distrair. Para minimizar o tempo que você precisa para reorientar, reunimos algumas dicas úteis que podem ajudá-lo a lidar com distrações.

Aumente a responsabilidade compartilhando sua agenda

Nos dias em que você tem uma agenda lotada e precisa terminar algumas tarefas complexas, a última coisa que você quer é ser interrompido. Portanto, ter colegas passando pelo seu escritório provavelmente não seria uma boa ideia.

Para informar seus colegas de trabalho quando você estará ocupado durante a semana, compartilhe sua agenda com eles. Por exemplo, você pode criar um plano diário ou semanal nas planilhas do Google e enviar o link. Se você trabalha remotamente, aqui estão algumas ideias sobre como criar um horário de trabalho remoto.

Além disso, você pode usar o Clockify para inserir todas as suas tarefas semanais e aproveitar a visualização do Calendário. Esse recurso ajuda você a ter uma visão mais clara do seu plano semanal. Além disso, seus colegas podem simplesmente selecionar seu nome na lista para revisar sua agenda, como você pode ver abaixo.

Se seus colegas de trabalho perceberem que você tem muito trabalho, eles serão mais compreensivos. Ao mesmo tempo, você poderá concluir todas as tarefas no prazo.

Agora, caso você trabalhe em casa, seus familiares podem ser os que te interrompem, mas a solução é a mesma. Informe-os sobre seu horário de trabalho e quando você não estará disponível para bate-papos durante uma semana. Você pode imprimir seu plano e anexá-lo a algum lugar visível ao redor da casa.

Agende um horário para navegar na internet

Com que frequência você navega na internet e nos canais de mídia social quando faz uma breve pausa? E com que frequência essa pequena pausa se transforma em uma muito mais longa? Vamos enfrentá-lo, esta situação acontece com bastante regularidade.

Forçar-se a voltar sua atenção para o trabalho pode ser um desafio. Cal Newport, autor de Deep Work, diz que é porque nosso cérebro anseia por distração. Aqui está uma ideia que ele propõe:

“Em vez de agendar a pausa ocasional da distração para que você possa se concentrar, você deve agendar a pausa ocasional do foco para ceder à distração .”

De acordo com a ideia de Newport, você deve agendar o tempo para distrações, portanto, para navegar em sites. Claro, isso implica se você não precisa da internet para tarefas de trabalho. No entanto, se você precisar usar a Internet para trabalhar, deve encontrar um aplicativo que bloqueie sites específicos, como mídias sociais, notícias e similares. Portanto, apenas os sites que você selecionar serão bloqueados.

Então, enquanto você está trabalhando, sua atenção deve estar voltada para as tarefas. Em um artigo da Forbes, Newport afirma que essa rotina “ ajuda sua mente a ficar mais confortável com o tédio, com estar livre de novos estímulos o tempo todo ”. Além disso, você será capaz de fazer suas tarefas com mais eficiência.

Mantenha seu telefone longe ao trabalhar

Seu telefone vibra, você chega para obtê-lo instantaneamente. Mensagens, notificações e sons semelhantes certamente podem desviar sua atenção.

Para manter o foco e evitar esses ruídos, mantenha o telefone fora do alcance ao trabalhar. Basta deixá-lo em outra sala ou em uma gaveta da mesa.

Se necessário, você pode verificar seu telefone uma vez por hora, caso precise retornar a ligação de alguém ou responder a uma mensagem.

Use seus fones de ouvido para bloquear qualquer ruído de fundo

Colegas de trabalho falando alto, telefones tocando ou cachorros latindo do lado de fora. Mesmo quando você está tentando não prestar atenção aos ruídos de fundo, você pode facilmente perder sua linha de pensamento.

A maneira mais conveniente de lidar com esse problema é usar seus fones de ouvido. Arranje um par de cancelamento de ruído, se possível.

Em seguida, escolha o que funcionar melhor para você, seja ouvindo alguns podcasts, sons de ruído branco ou sua estação de rádio favorita. Quando se trata de música, esteja ciente de que isso pode afetar sua produtividade de forma positiva e negativa. Então, seja criativo, experimente diferentes gêneros e você encontrará o que melhor combina com você. Na minha experiência, a música me ajudou a recuperar o foco no trabalho inúmeras vezes.

Certifique-se de que seu espaço de trabalho esteja organizado

Falamos sobre distrações sonoras, mas e as visuais? Por exemplo, você está trabalhando em casa e mantém seu livro favorito em sua mesa. As chances são de que você ficará tentado a ler uma página ou duas. Ou em um escritório, se você mantiver alguns papéis importantes em toda a sua mesa, isso o distrairá e você poderá perdê-los.

Mesmo que você acredite que pode encontrar tudo o que precisa em seu cenário de caos criativo, talvez comece a se reorganizar assim que ler a próxima frase. De acordo com o artigo da Harvard Business Review, cientistas do Instituto de Neurociência da Universidade de Princeton descobriram que, quando estamos constantemente olhando para a desordem ao nosso redor, nossa capacidade de foco diminui. Além disso, quando os participantes do estudo limpavam qualquer bagunça em suas estações de trabalho, eles eram mais propensos a recuperar sua atenção e aumentar a produtividade.

Depois de certificar-se de que seu ambiente de trabalho está limpo e de que não há itens pessoais desnecessários ao seu redor, será mais fácil se concentrar.

Concentre-se em uma coisa de cada vez

Você costuma ser multitarefa? O hábito de alternar entre tarefas e projetos parece que estamos lidando com duas ou mais tarefas ao mesmo tempo. Na maioria dos casos, a multitarefa só nos deixará confusos e não nos tornará mais produtivos.

Em vez de lidar com várias tarefas simultaneamente, tente se concentrar em uma coisa de cada vez. Ao fazer isso, você estará pensando apenas nessa tarefa: como fazê-la, quais recursos ou ferramentas você precisa e quando é o prazo. Portanto, sua concentração também será melhorada. Mesmo se você se distrair com o mundo exterior ao realizar uma única tarefa, será mais fácil redirecionar esse foco do que quando estiver realizando várias tarefas.

Refresque sua mente movendo seu corpo

Quando você está cansado, é provável que não consiga se concentrar. Em tais situações, você também pode se distrair facilmente.

Como David Rock aponta no artigo mencionado, “ precisamos acalmar o cérebro em geral para poder perceber insights silenciosos ”. Então, sempre que você estiver com dificuldade para se concentrar, dê um passeio ou faça algo que você goste. Rock afirma que refrescar sua mente não apenas aumenta seu foco, mas também ajuda você a ser melhor na tomada de decisões.

Em artigo para a Entrepreneur, Marissa Vicario, coach de saúde e bem-estar, fala sobre mais um benefício de movimentar o corpo. Ao caminhar, você ativa suas mitocôndrias, uma parte de suas células responsável por seus níveis de energia. Além disso, dar um passeio ao ar livre, ao ar livre, estimula o fluxo sanguíneo para o cérebro. Portanto, você poderá redirecionar seu foco após uma pausa.

Mantenha um caderno por perto para anotar pensamentos pessoais

Você está fazendo uma tarefa importante e, de repente, lembra que precisa ir ao caixa eletrônico ou ligar para sua mãe depois do trabalho. Aposto que isso soa familiar.

Agora, para evitar mais divagações mentais, certifique-se de manter um caderno por perto e anote esses pensamentos pessoais imediatamente. Assim, você tirará esses pensamentos de sua mente e poderá seguir em frente com seu trabalho. Então, em vez de pensar em seu futuro próximo, você direcionará sua atenção para o momento presente. Além disso, você terá um lembrete para recados pessoais que precisa fazer depois do trabalho.

Conclusão

Você se distraiu lendo este artigo? Espero que não muitas vezes. Embora você não consiga evitar todas as distrações que surgirem, você pode aprender como evitar algumas delas. Por exemplo, se você compartilhar sua agenda com seus colegas, eles saberão quando você estará ocupado e não o interromperão. Junto com esta, abordamos algumas outras dicas para ajudá-lo a manter ou recuperar o foco depois de se distrair. Ao incluir esses truques em sua rotina diária de trabalho, as diversões parecerão mais toleráveis.