4 dicas de renovação de software para otimizar sua tecnologia
Publicados: 2022-05-07
Use seu período de renovação para explorar o mercado de software e descobrir novas funcionalidades para o seu negócio.
O período de assinatura do seu software está quase no fim. Você renova essa assinatura sem procurar melhores opções no mercado? Mesmo que você esteja satisfeito com o sistema, a renovação é uma oportunidade de confirmar que você tem o melhor software disponível.
A pesquisa Gartner de 2020 com compradores de software em todo o mundo revela quantas empresas abordam o processo de renovação de assinatura. Analisamos esses resultados para formar quatro ações claras a serem tomadas quando você chegar ao fim de um contrato de software. (Relatório completo disponível para clientes Gartner)
Trate cada renovação como uma nova pesquisa de software
Mais de 80% dos entrevistados investigam alternativas em profundidade ou em um nível superficial, estejam eles satisfeitos com seu software atual ou não.
Não renove casualmente seu software atual sem investigar novas opções. Pode ser razoável simplesmente renovar, mas você pode estar perdendo funcionalidades novas e valiosas que surgiram recentemente.
Preste atenção aos sinais que indicam que você precisa encontrar um novo software – se mesmo um deles se aplicar, você precisa revisar suas opções no mercado de software.
A grande maioria das empresas usa cada período de renovação como uma chance de examinar outros sistemas, apenas para descobrir se os concorrentes estão oferecendo algo novo que possa agregar valor aos seus negócios. Quase metade das empresas pesquisadas (45%) realiza uma avaliação aprofundada do software antes de renovar.
Então, o que você deve procurar? Se você tiver alguma reclamação importante sobre o sistema atual, comece por aí — problemas técnicos e de segurança costumam ser os maiores motivos para considerar outras opções.
Além disso, considere se sua empresa se encaixa em uma dessas situações comuns:
- O retorno do investimento (ROI) do software não corresponde às suas expectativas.
- Você enfrentou desafios de negócios, como usar um único login para vários usuários ou fluxos de trabalho complicados que atrasam os projetos.
Por fim, seu fornecedor atual pode ter entrado em contato para compartilhar novos recursos ou você já ouviu falar deles de colegas. Qualquer uma dessas razões é válida para avaliar novas opções, portanto, reserve dois ou três meses para pesquisar.
Priorize recursos para “dimensionar corretamente” e economize dinheiro
Em condições econômicas normais, 64% dos entrevistados indicam que rebaixaram ou rescindiram pelo menos um contrato de assinatura.
Se a maioria das empresas avalia novos softwares durante cada período de renovação, o que exatamente elas estão fazendo? A maioria tende a adicionar recursos ou expandir serviços. Mas para muitos, o objetivo é obter a mesma funcionalidade por menos dinheiro.
Assim, ao revisar novas funcionalidades, aproveite esta oportunidade para considerar quais recursos do seu software estão realmente direcionando seus objetivos neste novo ambiente de negócios e determine de quais funcionalidades você pode não precisar agora.
Em última análise, os provedores de software desejam manter seus negócios pelo maior tempo possível, para que tenham motivação para demonstrar o valor de seu relacionamento e fornecer o conjunto específico de recursos que você deseja, mesmo que você pague menos.
Divida os recursos em buckets obrigatórios , valiosos e opcionais . Solicite que o fornecedor mostre como os preços podem mudar se alguns recursos opcionais forem removidos.
A renovação também é um ótimo momento para revisar sua necessidade de suporte – depois de um ano ou mais com o novo software, você poderá reduzir seus gastos com serviços de suporte à medida que sua equipe ganha proficiência. Pergunte se o fornecedor tem um plano de suporte que funcione melhor para você.
Use nosso artigo sobre as práticas recomendadas para concluir uma compra de software para baixar um modelo que permite listar e pontuar esses recursos e, em seguida, saiba como avaliar os custos reais do software à medida que avança para a data de renovação.
Tudo bem evitar compromissos longos
Cinquenta e cinco por cento dos compradores se comprometem com contratos de apenas um ano ou menos.
Quando o software era instalado apenas em computadores locais, fazia sentido concordar com um contrato de vários anos. Mudar para um sistema diferente pode levar meses para começar a funcionar, mas o software baseado em nuvem de hoje coloca mais poder nas mãos dos compradores.
Os produtos de software como serviço (SaaS) oferecem uma opção mais atraente para pequenas e médias empresas — são mais baratos de adotar com preços de assinatura e a flexibilidade significa que você pode acessar o sistema de qualquer dispositivo com um navegador da web. Isso torna a alternância entre alguns sistemas diferentes muito mais simples.
Cada fornecedor terá suas próprias políticas de duração do contrato e geralmente oferece um pacote mais barato para compromissos de pelo menos um ano, portanto, certifique-se de entender suas opções.
Antes de renovar, revise seu contrato de software atual para entender as obrigações de sua empresa ao rescindir. Você deve ver algumas cláusulas comuns:
- Rescisão por conveniência ou causa : "Por conveniência" significa que você pode rescindir por qualquer motivo, e "por justa causa" significa que você pode rescindir somente se o fornecedor violar o contrato.
- Taxas de rescisão antecipada : os fornecedores geralmente incluem taxas e outras penalidades por rescisão antecipada de um contrato que compensa os custos do fornecedor pela perda de um cliente.
- Requisitos pós-rescisão : Ao rescindir um contrato de software, antecipado ou não, você pode ter algumas obrigações. Por exemplo, o contrato deve abranger como coletar e remover todos os seus dados do sistema.
Entenda as cláusulas de rescisão em seu contrato. Se você estiver satisfeito com o produto após um contrato, poderá optar por um contrato de longo prazo. Durações de contrato mais curtas podem custar mais, mas garantem a flexibilidade de alterar o software rapidamente.
Não se contente com um sistema menos do que ideal
Setecentos e vinte e seis entrevistados (52%) indicaram que renovaram pelo menos um contrato de assinatura, embora não estivessem satisfeitos com isso.
Mais da metade das empresas na pesquisa renovaram uma assinatura de software que nem gostavam. Uma variedade de situações pode tornar o seu sistema atual, mas não o ideal, a escolha mais adequada.
Mas você não tem que se contentar com “menos do que o ideal”. Começar explorando as mais de 750 categorias de software do Capterra é um ótimo primeiro passo. Cada perfil de produto inclui classificações gerais com pontuações para facilidade de uso, atendimento ao cliente, recursos e custo-benefício, além de análises detalhadas de usuários, para acelerar significativamente o tempo necessário para identificar as opções.
Comece sua pesquisa cedo. No último ano de seu contrato de assinatura, organize reuniões recorrentes para uma equipe de avaliação de software, composta por seus principais stakeholders da empresa, para determinar:
- Pontos de dor com o sistema atual
- Sistemas alternativos com funcionalidade semelhante
Isso ajuda você a entender suas opções antes do tempo de renovação. Confira a primeira etapa em nossas dicas para agilizar sua negociação de software — as mesmas pessoas que você precisa para uma equipe de negociação devem ser incluídas nessas reuniões.
Como colocar este conselho em prática
O tempo de renovação é uma ótima oportunidade para revisar diferentes sistemas. Mas se você estiver satisfeito com o software atual, sua jogada mais simples é renovar. Use estas dicas como um guia para qualquer situação:
- Se você optar por permanecer com seu sistema atual : considere quais recursos ou serviços você pode remover para “redimensionar” rightsize Rightsizing, em relação ao software, é o processo de remover ou adicionar funcionalidades para otimizar o sistema de acordo com as necessidades e orçamento do seu negócio. o sistema e economizar dinheiro. Revise nossas 6 etapas para uma negociação de contrato de software bem-sucedida.
- Se você decidir encontrar outro sistema : Um ano depois do fim do seu contrato, reúna colegas e funcionários para entender os pontos problemáticos que os usuários têm com o sistema atual. Em seguida, realize pesquisas para identificar alternativas que possam eliminar esses pontos problemáticos. Revise nossas 3 maneiras poderosas de obter buy-in para um novo software.