Como comprar software de negócios em 6 etapas

A navegação no processo de compra de software é difícil, mas estamos aqui para ajudar.

A escolha do software pode ser esmagadora, mas não tenha medo. Neste artigo, detalharemos seis etapas que você deve seguir para encontrar o software certo e se sentir confiante em sua decisão.

6 passos chave para encontrar o software certo

Etapa 1: identifique seu problema

A primeira etapa do processo de compra de software envolve descobrir suas necessidades e garantir que elas estejam alinhadas com seus objetivos de negócios.

Pergunte a si mesmo: Qual problema eu preciso resolver?

Identificar o problema ajuda a restringir o tipo de software de que você precisa. Comece com um problema específico, orientado por metas de negócios, como:

• Precisamos que nossos funcionários colaborem mais rapidamente nos projetos.
• Precisamos rastrear nosso estoque em várias lojas com mais precisão.
• Precisamos melhorar nossa comunicação com os clientes.

Se você não sabe por onde começar, aqui estão algumas maneiras de identificar seus problemas e como eles estão vinculados às suas metas de negócios:

• Converse com sua equipe para identificar os problemas atuais. Mergulhe fundo na conversa para encontrar o problema subjacente, não apenas os sintomas.
• Avalie seu software atual e discuta os problemas ao usá-lo com sua equipe.
• Pergunte a outras pessoas em sua rede e/ou setor se estão enfrentando problemas semelhantes.

Etapa 2: definir seus requisitos de software

Provavelmente existem dezenas, se não centenas, de produtos de software projetados para resolver o problema que você está tendo. Mas isso não é suficiente. Você precisa de um software que atenda às necessidades específicas de sua empresa.

Pergunte a si mesmo: Como queremos usar este software?

Saber o que você deseja obter com o software que usa o ajudará a chegar mais perto da escolha certa para o seu negócio. Aqui estão alguns requisitos a serem considerados:

• Recursos (todas as coisas que você precisa fazer)
• Número de usuários (se você precisar de contas separadas para cada usuário)
• Facilidade de uso (quão fácil será para sua equipe usar)
• Integrações (como ele interage com outro software que você usa)
• Potencial de crescimento (quão bem o software atenderá às necessidades futuras)
• Preços (quanto você está disposto a gastar no software)

Não pare de responder a esta pergunta, no entanto. Traga informações adicionais para refinar seus requisitos visitando os diretórios de software do Capterra para pesquisar análises detalhadas de usuários de outras pessoas como você. Você verá quais recursos empresas semelhantes consideram essenciais.

Para criar confiança em seus requisitos, converse com sua equipe para ver o que os usuários realmente precisarão. Você também pode olhar para uma ou duas empresas líderes de software e ver quais recursos extras elas oferecem. Compare-os com outros softwares que você está considerando para ver quais recursos você não pode prescindir e quais são bons bônus.

Etapa 3: Identifique as opções e faça sua lista restrita

A próxima etapa na pesquisa de software envolve a criação de uma lista exaustiva de todas as soluções que atendem às suas necessidades. Pesquisar no Capterra pela sua categoria de software é um ótimo lugar para começar.

Depois de criar uma lista abrangente de software, é hora de reduzi-la a uma lista curta gerenciável de opções realistas. Idealmente, essa lista deve ter de três a sete produtos – mais do que isso e o processo de seleção corre o risco de se tornar muito longo e complicado.

Pergunte a si mesmo: essa solução de software precisa estar na minha lista?

Para responder a essa pergunta, comece comparando o software em sua lista com os requisitos que você definiu na etapa dois, tendo o cuidado de avaliar o seguinte:

• O produto resolve seu problema principal e apoia seus objetivos de negócios?
• O produto atende aos seus requisitos de recursos?
• Quão amigável é a solução?
• O produto funciona (integra-se) com o software que você usa agora?
• O produto tem boas avaliações de usuários?
• O produto está dentro do seu orçamento?

Depois de responder a essas perguntas, você deve descobrir que a maioria das soluções em sua longa lista inicial pode ser removida. Para reduzir ainda mais sua lista, use a ferramenta de filtragem do Capterra e as avaliações de usuários.

A ferramenta de filtro (encontrada em páginas de categorias de software específicas) permite reduzir seus resultados por recursos populares, opções de preços e muito mais. As análises de usuários (encontradas em páginas específicas de produtos de software) fornecerão classificações gerais, bem como classificações de facilidade de uso, atendimento ao cliente, valor geral e recursos.

Você também pode ver o setor e o tamanho da empresa dos revisores. Um produto pode ser bom no papel, mas você quer ter certeza de que pessoas como você realmente gostam de usá-lo.

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Etapa 4: selecione sua principal opção

Você fez muita pesquisa até este ponto e está pronto para fazer uma seleção final de sua lista. Para se sentir totalmente confiante em sua decisão, aqui estão algumas últimas verificações para ter certeza de que você está escolhendo o software certo para o seu negócio.

Pergunte a si mesmo: eu confio nesta empresa com o meu negócio?

Seu relacionamento com o fornecedor de software será uma parceria. Aqui estão algumas maneiras de construir essa confiança:

• Leia comentários de usuários no Capterra de clientes atuais que têm necessidades semelhantes às suas. Crie uma lista de perguntas para fornecedores com base em quaisquer preocupações que você tenha depois de ler as avaliações.
• Entre em contato com fornecedores, agende demonstrações e faça perguntas. Ver os recursos do software de perto permite que você faça comparações mais significativas.
• Entre em contato com os fornecedores em sua lista para determinar o preço final e os níveis de serviço, bem como quaisquer materiais de treinamento e integração. Diferentes empresas de software fornecem níveis variados de serviço após a compra, portanto, se você quiser algo prático, converse com o fornecedor com antecedência.

Depois de concluir essas verificações, você deve se sentir ainda mais confiante em sua seleção. O próximo passo é garantir que sua equipe compartilhe essa confiança.

Etapa 5: obtenha a adesão da equipe

Antes de adquirir um novo software, você precisa da adesão de outras pessoas de sua equipe. Nem todo mundo terá gasto tanto tempo em pesquisa de software quanto você, então compartilhe suas descobertas e deixe-os saber como você chegou à sua escolha final.

Pergunte a si mesmo: quem essa decisão afetará?

Inclua qualquer pessoa que será afetada pela mudança de software em apresentações e discussões. Isso poderia incluir:

• Membros da equipe que usarão o novo software
• Os responsáveis ​​pelo orçamento do software
• Executivos que assinarão a compra do software
• Pessoal de TI que implementará o novo software
• Gestão que será responsável por conduzir a mudança

Compartilhe suas razões de pesquisa e seleção e deixe bastante tempo para feedback. Assim que os afetados pela mudança (e os responsáveis ​​pelo orçamento do software) estiverem a bordo, você estará pronto para comprar.

Etapa 6: compre seu novo software

Esta etapa final é a mais direta, mas há algumas coisas que você deve saber antes de assinar na linha pontilhada e enviar o primeiro pagamento oficial:

• Certifique-se de ter se comunicado com o fornecedor com antecedência sobre os termos do seu contrato.
• Pergunte sobre quaisquer descontos para os quais sua empresa possa se qualificar (por exemplo, se você trabalha para uma organização sem fins lucrativos).
• Discuta os planos de pagamento e pergunte sobre descontos para pagamentos anuais em vez de mensais.
• Discuta o que o fornecedor de software será responsável pela pós-compra (isso pode incluir integração e treinamento da equipe, disponibilidade de atendimento ao cliente e acesso a futuras atualizações de software).
• Se estiver pagando mensalmente ou outro cronograma recorrente, trabalhe com o setor financeiro internamente para garantir que o orçamento esteja disponível quando necessário.

Depois de comprar oficialmente um pacote de software, dê um tapinha nas costas por seu trabalho árduo e sinta-se confiante de que fez a escolha certa de software para o seu negócio porque dedicou tempo para acertar o processo de compra. É hora de comemorar a maior eficiência e outros benefícios do seu novo software.

Informações sobre a pesquisa “Tendências de compra de software para pequenas empresas” do Capterra

A Capterra realizou essa pesquisa em julho e agosto de 2018 entre 420 pequenas e médias empresas (SMBs) sediadas nos EUA, Alemanha e França. Os entrevistados foram selecionados quanto ao tamanho e receita da empresa para se qualificarem como SMBs. Os entrevistados qualificados foram tomadores de decisão ou tiveram influência significativa nas decisões relacionadas à compra de tecnologias para sua organização.

Eles foram obrigados a ter comprado pelo menos um software no valor de $ 5.000 ou mais nos últimos 12 meses. Os entrevistados deveriam ser pelo menos gerentes de escritório, influenciando as decisões de compra de software em suas organizações.