13 ferramentas de colaboração social que melhoram a eficiência da equipe

Existem muitas ferramentas de colaboração diferentes, como Slack e Microsoft Teams, mas descobrimos que melhorar a eficiência da colaboração não é apenas comprar mais ferramentas de colaboração social.

Em vez disso, descobrimos que as melhores ferramentas de colaboração eliminam a necessidade de enviar mensagens aos colegas de equipe. Essas ferramentas permitem que os colegas de equipe acompanhem o andamento do projeto de forma assíncrona e acessem todas as informações de que precisam dentro da plataforma sem enviar uma mensagem a nenhum de seus colegas de trabalho.

Por exemplo, se você depende inteiramente do Slack para toda a sua colaboração social, provavelmente está enviando algumas destas mensagens aos colegas:

1. Você se importa de interagir com a postagem que acabei de publicar no LinkedIn?

2. Você pode me dar uma citação sobre suas opiniões sobre X para que eu possa publicar uma postagem no Twitter?

3. Você pode se lembrar de me enviar um ping quando estiver prestes a lançar esse anúncio para que eu me lembre de promovê-lo nas mídias sociais?

4. Você pode me enviar as imagens que fizemos para esse projeto?

Embora esse tipo de comunicação interna possa funcionar, não é particularmente eficiente, pois você precisa rastrear várias conversas do Slack e é muito fácil esquecer as principais tarefas.

Portanto, em vez de apenas fornecer uma lista de plataformas genéricas de mensagens instantâneas, as ferramentas de colaboração de mídia social neste post ajudam a automatizar os principais processos, reduzir as necessidades de comunicação e organizar melhor a comunicação que precisa acontecer.

GaggleAMP – Melhor para a defesa dos funcionários

O GaggleAMP é nossa própria ferramenta de defesa de funcionários, e nosso fundador a criou porque acreditava que a melhor maneira de alavancar a mídia social e multiplicar o conhecimento da marca é usar os funcionários da empresa para se envolver organicamente com postagens de mídia social.

Dessa forma, as redes sociais dos colaboradores são apresentadas organicamente à marca. Além disso, os algoritmos de mídia social veem o engajamento dos funcionários como um sinal positivo do usuário e geralmente respondem dando à postagem ainda mais alcance orgânico.

No entanto, havia um problema com a defesa dos funcionários.

Conseguir que os funcionários se envolvam consistentemente com as postagens certas pode ser um pesadelo de comunicação .

Mensagens e e-mails em massa do Slack geralmente são ignorados, mas o envio de mensagens personalizadas para funcionários específicos para compartilhar conteúdo específico não aumenta.

Para resolver esse problema, criamos o GaggleAMP para que você possa atribuir atividades de engajamento específicas em escala e permitir que os funcionários agendem suas atividades de engajamento para serem lançadas em uma data/hora futura.

Dessa forma, você leva apenas cerca de dez minutos para enviar solicitações personalizadas de engajamento para centenas de funcionários, e os funcionários levam apenas cerca de dez minutos para concluir as atividades de engajamento e agendá-las para serem lançadas durante a semana/mês.

Aqui está uma visão geral de como funciona.

Etapa 1: selecione uma atividade de engajamento e adicione instruções

Em vez de enviar mensagens aos funcionários e pedir que eles se envolvam com postagens específicas, tudo o que você precisa fazer é selecionar uma das muitas atividades de engajamento do GaggleAMP.

A partir daí, você dá a eles a postagem específica com a qual deseja que eles se envolvam e as principais instruções (como texto pré-escrito) que podem ser úteis para o funcionário.

Etapa 2: atribuir uma atividade de engajamento

Depois que sua atividade de engajamento estiver pronta, você poderá atribuí-la a um funcionário individual específico ou a um grupo de funcionários. Dessa forma, você sempre tem a opção de criar uma atribuição para uma pessoa específica, mas a opção de grupo também facilita o dimensionamento do processo de atribuição.

Etapa 3: os funcionários recebem uma notificação e fazem login no Gaggle

Depois de atribuir uma atividade de envolvimento, os funcionários recebem uma notificação sobre isso e podem entrar em seu Gaggle personalizado para concluir as atribuições. Se você costuma enviar atribuições com frequência, os funcionários podem personalizar as notificações para que não fiquem barulhentas.

Exemplo de uma atividade do Gaggle aparecendo como uma notificação do Slack para concluir a atividade

Depois de clicar em seu Gaggle personalizado, os funcionários verão uma lista de atividades de engajamento específicas atribuídas pelo gerente.

Essa estrutura é única, pois a maioria das plataformas de defesa de funcionários apenas envia o funcionário para um feed das postagens de mídia social da empresa. A partir daí, o funcionário deve selecionar a postagem com a qual deseja se envolver. Isso adiciona um ponto de atrito adicional, pois os funcionários podem não saber o que devem compartilhar ou dizer.

Selecionar postagens para funcionários pode parecer uma pequena diferença, mas pode aumentar significativamente as taxas de engajamento. Os funcionários não se sentem sobrecarregados quando fazem login no Gaggle, pois sempre há um punhado de postagens com instruções de engajamento específicas (como, comentar, compartilhar, etc.) para concluir.

Cada postagem também tem uma data de validade (que você pode especificar ao atribuir a postagem). Ele desaparecerá do Gaggle, mesmo que não tenha sido concluído, assim que a data de vencimento passar, para evitar sobrecarregar os funcionários.

Estamos orgulhosos do GaggleAMP porque descobrimos que ele remove o atrito para você e seus colegas de trabalho se envolverem nas mídias sociais. Para ver por si mesmo se é uma boa opção para sua estratégia de mídia social, considere agendar uma demonstração hoje .

Etapa 4: os funcionários concluem a atividade de engajamento e agendam para publicação

Depois que os funcionários fazem login na plataforma, eles podem concluir suas atribuições de engajamento diretamente no Gaggle. Esse é um grande benefício, pois eles raramente precisam fazer login em uma conta de mídia social para concluir a tarefa.

Além disso, eles podem publicar a postagem para ir ao ar em uma data/hora futura diretamente dentro do Gaggle. Dessa forma, eles só precisam gastar alguns minutos na defesa dos funcionários uma vez por semana, e seus compromissos serão publicados durante a semana.

Ao remover o máximo de atrito possível para o engajamento dos funcionários, o GaggleAMP ajudou muitas empresas a aumentar drasticamente as taxas de engajamento dos funcionários.

Etapa 5: medir o envolvimento dos funcionários e o desempenho da campanha

Por fim, o GaggleAMP também mede o engajamento dos funcionários e o desempenho da campanha.

A tabela de classificação pública é excelente para incentivar a participação, pois classifica os funcionários por engajamento. Especificamente, você pode atribuir pontos para cada tarefa de engajamento que atribuir (por exemplo, 5 pontos por curtida, 10 pontos por comentário, 15 pontos por compartilhamento, etc.).

Quando os funcionários concluem as atividades de engajamento, eles recebem os pontos correspondentes, e o Quadro de classificação classifica os funcionários pelo total de pontos. Isso inspira uma competição amigável e permite que você recompense os funcionários mais engajados.

O GaggleAMP também oferece um painel de análise robusto que mostra as principais estatísticas, como valor de mídia ganho estimado (EEMV), cliques, compartilhamentos e alcance de campanhas.

Você pode filtrar os dados de diferentes canais de mídia social e ver quais são os mais eficazes para otimizar melhor as campanhas futuras.

Para ver por si mesmo se o GaggleAMP pode melhorar a comunicação da equipe, agende uma demonstração hoje .

Como o GaggleAMP agiliza a colaboração da equipe?

As melhores ferramentas de colaboração social eliminam completamente a necessidade de comunicação (como e-mail e mensagens do Slack).

GaggleAMP é, portanto, o garoto-propaganda de uma plataforma eficiente de colaboração em equipe.

Se você está tentando defender os funcionários sem o GaggleAMP, provavelmente está enviando muitos Slack e/ou mensagens de e-mail com solicitações de engajamento. Além disso, você não pode especificar quais funcionários devem compartilhar quais postagens e não há como medir seus esforços.

O GaggleAMP agiliza a colaboração, permitindo que você atribua atividades de engajamento específicas a funcionários específicos (em escala) em questão de minutos.

Além disso, os funcionários não têm o ônus de:

• escolhendo uma postagem
• decidir como se envolver
• postando diariamente

Em vez disso, eles apenas acessam o Gaggle uma vez por semana, veem um punhado de postagens pré-selecionadas com atividades de engajamento específicas e podem agendá-las para serem publicadas durante a semana.

Como você pode ver, o GaggleAMP reduz drasticamente o tempo que os gerentes de marketing gastam enviando mensagens e também evita que os funcionários enviem perguntas de esclarecimento de acompanhamento.

Se você quiser ver como pode aproveitar o GaggleAMP para melhorar a colaboração da equipe e impulsionar sua estratégia de defesa de funcionários, agende uma demonstração hoje.

Melhor para agendar postagens

A maioria das postagens de mídia social não é criada por uma única pessoa. Por exemplo, você pode ter um designer gráfico, um redator de postagem de blog ou um executivo interno fornecendo cotações.

Aqui, apresentaremos algumas ferramentas de mídia social que facilitam a delegação de tarefas e melhoram seu fluxo de trabalho de mídia social.

Piloto Social

O Social Pilot facilita o agendamento de postagens e a delegação de tarefas a outros membros da equipe.

Veja como você pode usar o software de colaboração do Social Pilot:

1. Atribuir funções e permissões: você pode conceder vários níveis de acesso, como administrador, gerente e criador de conteúdo, para que as pessoas possam enviar suas tarefas diretamente para a plataforma.

2. Crie um processo de fluxo de trabalho eficiente : os criadores de conteúdo podem enviar o conteúdo para publicação e os gerentes podem aprová-lo antes de ir ao ar.

3. Sempre tenha acesso a novos conteúdos : os feeds de conteúdo do Social Pilot facilitam sempre encontrar novos conteúdos para redirecionar e postar. Dessa forma, você não precisa perguntar a outros membros da equipe sobre as postagens de blog ou conteúdo de webinar mais recentes – já está no Social Pilot.

4. O calendário social mantém a equipe alinhada : quando os membros da equipe podem ver seu calendário social, é muito menos provável que enviem mensagens como "quando esta postagem será publicada?"

O Social Pilot também fornece análises e relatórios detalhados para que seus subordinados diretos possam monitorar o progresso sem solicitar atualizações.

Preços

Vista Social

O Vista Social é outra plataforma de mídia social e gerenciamento de tarefas que ganhou popularidade nos últimos anos.

Ele oferece todos os seguintes recursos:

• Colaboração na publicação: você pode agendar postagens para serem publicadas com o calendário de conteúdo e usar o fluxo de trabalho de aprovação para permitir que outros membros da equipe (como criadores de conteúdo) criem postagens para que você possa apenas aprová-las antes de serem publicadas. Ele também oferece integrações de mídia para que sua equipe não precise procurar vídeos.
• Responda ao engajamento de uma plataforma : você pode monitorar o engajamento e responder aos comentários de um painel. Você também pode criar notas internas para outros membros da equipe ou até mesmo delegar tarefas específicas (como responder a comentários) a colegas de trabalho.
• Painel analítico : o painel analítico permite criar relatórios e enviá-los para executivos ou partes interessadas.
• Escuta social : você pode rastrear seus concorrentes e compartilhar informações importantes com o restante da equipe.
• Gerenciamento de avaliações : em vez de contratar um estagiário para pesquisar na Internet avaliações e menções à sua marca, o Vista Social possibilita isso a partir de um painel.

Se você está procurando uma plataforma básica de marketing de mídia social com boas opções de colaboração em equipe, considere o Vista Social. Os revisores também dizem que têm uma equipe de suporte ágil e fácil de trabalhar.

Preços

Planável

Planable é outra ferramenta de agendamento social que facilita a colaboração para sua equipe de marketing. Aqui está uma visão geral dos principais recursos que eles promovem:

• Crie e agende postagens de mídia social : você pode criar e agendar todas as suas postagens para serem publicadas em várias plataformas de mídia social (nativamente) a partir de um painel.
• Calendário de conteúdo visual : o calendário de conteúdo fornece uma miniimagem da postagem agendada para toda a equipe ver.
• Convide colaboradores com diferentes níveis de permissão : você pode fazer com que os criadores de conteúdo enviem conteúdo diretamente para a plataforma.
• Comentar no contexto : quando uma postagem é carregada, a equipe pode comentar a postagem e adicionar notas internas.
• Armazenamento de mídia : em vez de vasculhar as imagens do Dropbox, o Planable armazena a mídia diretamente dentro da plataforma para facilitar a extração de conteúdo.

O Planable também oferece fluxos de trabalho de aprovação e notifica os membros da equipe quando as postagens são enviadas e/ou aprovadas.

Preços

Melhor para armazenamento de arquivos

"Você pode me enviar essa imagem?"

Se você não possui uma ferramenta eficaz de compartilhamento de arquivos, provavelmente está enviando e recebendo muitas mensagens como a acima. É irritante para a pessoa que precisa desenterrar a mídia e enviá-la, e é igualmente irritante para a pessoa que precisa da mídia e está pronta para publicar o post.

Esse é o problema que essas soluções de compartilhamento de arquivos resolvem.

Dropbox

O Dropbox é uma das ferramentas mais populares para compartilhar arquivos, mídia e outros conteúdos entre equipes, com recursos de colaboração em tempo real, como comentários da equipe, @menção de membros da equipe e atribuição de tarefas específicas.

Ele permite que os usuários sincronizem e armazenem conteúdo em várias plataformas e dispositivos para que, mesmo que você salve a mídia em seu computador, ainda possa acessá-la posteriormente em seu dispositivo móvel.

O Dropbox também faz backups automáticos para garantir que você não perca seus arquivos. Mesmo se você acidentalmente excluir algo ou alterá-lo muito cedo, o backup das versões anteriores de seus arquivos será feito por pelo menos 30 dias (e 180 dias para usuários do Dropbox Business).

Se você tiver dados confidenciais, também poderá aproveitar as permissões de arquivo do Dropbox, como somente visualização, somente comentários e editor.

Preços

Google Drive

Se você está procurando uma solução semelhante ao Dropbox, mas principalmente gratuita, o Google Drive é outra ferramenta popular de gerenciamento de arquivos.

No Google Drive, você pode criar e armazenar mídia e outros documentos. Ele também oferece permissões básicas como visualização, comentário e acesso de editor para que você possa colaborar no contexto.

Outro benefício do Google Drive é que ele se conecta perfeitamente a outros produtos do Google, como Google Docs, Formulários, Planilhas e muito mais, para que você possa acessar facilmente outros materiais necessários para sua postagem.

O Google Drive também permite que você acesse seus arquivos em qualquer dispositivo (desktop, celular, tablet, etc.).

No entanto, uma grande desvantagem é que o Google Drive não faz backup de arquivos automaticamente para você. Da mesma forma, se sua conta do Google for banida ou excluída, você não poderá recuperar seus arquivos.

Preços

O Google Drive não oferece informações claras sobre preços. Embora ofereça um plano gratuito generoso, talvez seja necessário atualizar se exceder o espaço de armazenamento gratuito.

Filecamp

O Filecamp também oferece funcionalidades básicas de armazenamento de arquivos, incluindo armazenamento seguro de arquivos e permissões de colaboração em equipe (visualizar, comentar, editar).

No entanto, ele também anuncia vários outros recursos que não são encontrados em outras soluções, como Dropbox e Google Drive, incluindo:

• Palavras-chave/tags (para encontrar e organizar facilmente os materiais)
• Etiqueta branca/marca personalizada
• Diretrizes de marca
• Termos e condições personalizados

Uma desvantagem do Filecamp é que atualmente ele não oferece um aplicativo móvel, embora tenha uma IU responsiva móvel.

Se você é uma equipe maior procurando uma alternativa ao Dropbox, o Filecamp pode ser uma boa opção, pois cobra uma taxa fixa por empresa em vez de cobrar por usuário.

Preços

Melhor para gerenciamento de projetos

Você pode melhorar significativamente a eficiência do fluxo de trabalho implementando um software de gerenciamento de projetos que sua equipe adora usar diariamente. Isso torna mais fácil para todos na equipe permanecerem alinhados com os prazos e o progresso do projeto sem enviar mensagens intermináveis.

Aqui estão algumas das nossas soluções favoritas de gerenciamento de projetos.

Trello

O Trello é uma plataforma popular de gerenciamento de projetos entre freelancers e pequenas empresas, graças à sua interface de usuário bonita e simples.

A interface padrão é um quadro Kanban que permite aos usuários criar projetos e movê-los para outros quadros à medida que o projeto avança.

Por exemplo, você pode ter um processo de publicação em várias etapas, incluindo criação de postagem, redação de conteúdo, design gráfico e aprovação. Assim, você pode criar um quadro para cada uma dessas quatro etapas, adicionar as pessoas relevantes (escritor de conteúdo, designer gráfico etc.) e adicionar datas de vencimento para cada etapa do processo. Com essa estrutura visual, cada pessoa sabe exatamente como está o andamento do projeto para que seja concluído no prazo.

A visualização do calendário também facilita a visualização de 30.000 pés da produtividade da equipe e do plano do mês.

Apesar de sua simplicidade, o Trello oferece configurações de acesso substanciais, pois você pode adicionar membros (em diferentes configurações de permissão) a quadros, projetos e espaços de trabalho específicos.

Se for a primeira vez que configura um projeto, você pode usar um dos modelos do Trello para ajudá-lo a começar.

Preços

asana

O Asana é normalmente considerado um passo à frente do Trello, pois foi projetado mais para equipes maiores e oferece vários fluxos de trabalho, como gerenciamento de campanhas, produção criativa, gerenciamento ágil e muito mais.

Como a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos padrão, o Asana oferece permissões avançadas de usuário e permite que a equipe colabore de forma assíncrona com datas de vencimento e status do projeto. Se você precisar enviar uma mensagem para um membro da equipe, a Asana também oferece mensagens internas para a equipe.

Além da comunicação básica do projeto, a Asana também oferece análise de campanha, como status do projeto e progresso da equipe.

Você também pode usar os recursos de automação do Asana para criar regras para tarefas repetitivas ou aproveitar modelos personalizados para fluxos de trabalho padrão, como integração de usuários.

Finalmente, se Asana estiver faltando alguma coisa, você pode usar uma de suas integrações para obter os dados necessários e incorporá-los em outras ferramentas como o Slack.

Preços

Trabalho em equipe

O trabalho em equipe é outra ferramenta de gerenciamento de projetos criada especificamente para empresas de serviços, como agências, que lidam com clientes.

Alguns dos recursos que ele oferece que o tornam ideal para empresas de serviços incluem:

• Extensas permissões de equipe para acomodar freelancers, contratados e clientes.
• Recursos avançados de rastreamento de tempo para rastrear horas faturáveis ​​e alocar recursos adequadamente.
• Muitas opções de escalabilidade, como adicionar um CRM, mesa ou bate-papo à sua configuração

O Teamwork também oferece uma interface de usuário super simples que torna mais fácil para todos saberem no que o resto da equipe está trabalhando e avaliar o progresso sem nunca enviar uma mensagem.

No entanto, se precisar fazer uma pergunta, você pode comentar diretamente nas tarefas para que toda a comunicação seja diretamente dentro daquele projeto.

Se o Teamwork estiver faltando uma ferramenta que você precisa, você sempre pode aproveitar suas integrações para adicionar uma ferramenta de terceiros.

Preços

Melhor para comunicação diária

Todas as ferramentas mencionadas acima são projetadas para eliminar a necessidade de comunicação, mas sempre haverá algumas perguntas que exigem mensagens tradicionais. Então, aqui estão as duas ferramentas de mensagens mais populares para agilizar sua comunicação.

folga

O Slack é talvez a ferramenta de comunicação mais popular disponível, e seu principal objetivo é agilizar o tempo que as pessoas levam para responder por e-mail. Portanto, em vez de escrever um e-mail formal e esperar um dia pela resposta, você pode cortar a mensagem pela metade e obter uma resposta em minutos.

O Slack é fácil de usar e a interface é bastante direta, simplificando a integração.

Você pode organizar tópicos para conversas que dizem respeito a grupos específicos de pessoas ou pode enviar mensagens diretamente a qualquer pessoa individualmente.

Mesmo se estiver trabalhando com prestadores de serviços, você pode adicioná-los ao canal Slack para acelerar a comunicação e fazer seu trabalho mais rapidamente.

O Slack também oferece notificações personalizáveis ​​(por exemplo, notificar os funcionários apenas durante determinadas horas), e os funcionários também podem postar seu status, como "de férias" ou "em reunião".

Preços

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma alternativa do Slack que oferece a maioria dos mesmos recursos e é ideal para empresas que já usam o Office 365 Business, pois o Teams está incluído no plano. Provavelmente é por isso que o Microsoft Teams tem mais usuários do que o Slack no momento.

Mergulhando na própria ferramenta, você pode conversar com seus colegas, criar tópicos, compartilhar arquivos e muito mais. Ele também permite que os usuários hospedem videoconferência e compartilhamento de tela diretamente dentro da plataforma. No entanto, ele não oferece a mesma experiência de usuário com uma interface de usuário um pouco mais complexa e menos recursos avançados.

No entanto, o Microsoft Teams oferece um produto competitivo com extensas integrações, conformidade e bots/fluxos de trabalho.

Preços

Selecionando a melhor ferramenta de colaboração em equipe

Embora não exista uma única melhor ferramenta de colaboração em equipe, esta pergunta pode ajudá-lo a selecionar a melhor ferramenta de colaboração em equipe:

Quais dessas ferramentas podem me ajudar a minimizar ao máximo a comunicação?

Portanto, em vez de selecionar uma ferramenta que apenas facilite o envio de mensagens, uma ferramenta de colaboração em equipe realmente excelente permite que a equipe permaneça alinhada sem enviar mensagens ativamente umas às outras.

Se você estiver fazendo qualquer tipo de marketing de mídia social, o GaggleAMP é uma ótima ferramenta de colaboração em equipe para adicionar à sua pilha. Os gerentes de marketing podem facilmente atribuir atividades sem enviar mensagens a um colega de trabalho, e os colegas de trabalho podem acessar todas as informações de que precisam para interagir sem enviar mensagens à equipe de marketing.

Para ver por si mesmo se o GaggleAMP é adequado para sua equipe, agende uma demonstração hoje ou inscreva-se para uma avaliação gratuita.