5 sinais de que sua empresa está pronta para atualizar sua solução de contabilidade

O software de contabilidade desatualizado está lhe custando tempo e dinheiro? Fique atento a essas cinco bandeiras vermelhas.

No momento em que você está lendo isso, você já passou pelo pesadelo anual da temporada de impostos (espero). Parabéns! Agora você pode se deliciar com uma boa limonada por um trabalho bem feito e começar a dormir livre do terror do IRS perseguindo você através de seus sonhos.

Se este foi seu primeiro pesadelo fiscal ou sua ansiedade anual relacionada à temporada de impostos, estou disposto a apostar que um software de contabilidade insuficiente ou desatualizado tem sido uma grande parte de seus problemas.

Irene Wachsler, CPA e consultora de negócios de Massachusetts, diz que um dos maiores erros que ela vê os proprietários de pequenas empresas cometerem é “não fazer todas as deduções elegíveis porque não investem em um sistema contábil adequado”.

No entanto, as deduções perdidas são apenas um dos sinais de que seu sistema de contabilidade insuficiente está custando tempo e dinheiro.

Wachsler acrescentou que muitos problemas de pequenas empresas “podem ser facilmente resolvidos usando um sistema de contabilidade em nuvem que automatiza feeds bancários e regras bancárias”.

Isso não soa muito melhor do que arrancar o cabelo?

5 sinais de alerta de que seu software de contabilidade precisa de uma atualização

Neste artigo, veremos cinco sinais de alerta de que sua empresa precisa atualizar seu sistema de contabilidade, além de dicas úteis sobre como a tecnologia de contabilidade atualizada pode ajudar.

1. Você está gastando mais tempo com seu software de contabilidade do que administrando seus negócios

Sinais de alerta a serem observados:

• Você está trabalhando noites e fins de semana para colocar em dia as tarefas básicas de contabilidade.
• A maior parte do seu tempo gasto em tarefas de contabilidade é pesado na entrada de dados.
• Tarefas básicas de contabilidade, como folha de pagamento e faturamento, estão impedindo você de expandir seus negócios.

Por que isso é um problema: O software de contabilidade (e, na verdade, quase todos os softwares de negócios) devem ser projetados para Portanto, se sua ferramenta de contabilidade não está lhe devolvendo o tempo que você pode usar para expandir seus negócios, ela não está fazendo seu trabalho.

Para ser justo, se sua contabilidade for um pouco complexa, com muitas transações e clientes, seus problemas podem ser tanto sobre pessoal quanto sobre software insuficiente. Nesse caso, você precisa se perguntar se prefere gastar dez horas por semana cuidando de sua própria contabilidade ou pagar a um profissional algumas centenas de dólares por mês para lidar com isso, para que você possa ter esse tempo de volta.

Como o novo software de contabilidade pode ajudar: O software de contabilidade da geração atual pode economizar seu tempo de várias maneiras, desde a digitalização de recibos para gerenciamento de despesas até a automatização de processos de rotina, como faturamento e contabilidade. Se você estiver executando manualmente a folha de pagamento, provavelmente gastará horas por semana para fazê-lo. O uso de software de contabilidade com folha de pagamento integrada pode ser uma mudança de vida.

Falando em integrações, elas são a chave para a economia de tempo personalizada. Os produtos de contabilidade estabelecidos construíram relacionamentos com centenas de desenvolvedores de aplicativos, permitindo que você conecte tudo, desde seu CRM até um sistema de ponto de venda e seu sistema de contabilidade. Isso economiza tempo reduzindo o número de cliques entre aplicativos e extraindo dados para você.

Por exemplo, a pesquisa da Intuit (conforme compartilhada no QuickBooks Connect em novembro de 2018) mostra que cada usuário do QuickBooks Online economiza cerca de É da natureza humana estabelecer uma rotina e seguir o que sabemos, então a melhor maneira de descobrir o que você está perdendo é demonstrar uma ferramenta de contabilidade popular e perguntar a um representante do fornecedor como ela pode economizar seu tempo.

2. Sua ferramenta de contabilidade não está mais sendo atualizada

Sinais de alerta a serem observados:

• Seu software de contabilidade está travando regularmente.
• Seu software de contabilidade foi violado por hackers.
• Seu software de contabilidade perdeu a funcionalidade quando seu sistema operacional foi atualizado.

Por que isso é um problema: seja porque seu software de contabilidade é de código aberto e não é mais suportado ou porque foi distribuído por uma empresa que não está mais no mercado, usar um software que não está sendo atualizado não significa apenas perder o recursos mais recentes, trata-se de proteger seus dados e os dados de seus clientes.

Você pode dizer: “Não preciso do software de contabilidade mais recente porque não preciso de inteligência artificial, CPAs virtuais e drones autônomos entregando meus documentos fiscais ao IRS”.

Primeiro de tudo: você nunca deve tentar entregar nada a um prédio federal via drone. Em segundo lugar: o maior risco de software sem suporte é sua vulnerabilidade a hackers, como uma porta traseira aberta balançando ao vento. Você quer explicar aos seus clientes que suas informações bancárias vazaram porque você não queria abrir espaço em suas despesas operacionais para um software de contabilidade atualizado?

Como o novo software de contabilidade pode ajudar: Quando você tem um sistema de contabilidade moderno e atualizado por trás de sua empresa, pode dormir tranquilo à noite sabendo que seus dados e os dados de seus clientes estão em boas mãos. Além da segurança dos dados, também é imperativo que sua ferramenta contábil seja atualizada anualmente (pelo menos ) para refletir as mudanças nas leis tributárias.

Se o seu sistema não foi atualizado desde, digamos, a aprovação do Tax Cuts and Jobs Act no final de 2017, você pode estar perdendo várias deduções e créditos fiscais porque seu software não sabe procurá-los. Ou, talvez ainda pior, você pode estar fazendo deduções que seu software desatualizado ainda acha que está ativo (como despesas de entretenimento) e se sinalizando para uma auditoria do IRS.

3. Seu software de contabilidade não funciona em dispositivos móveis

Sinais de alerta a serem observados:

• Seu software de contabilidade não possui aplicativos nativos para iOS ou Android.
• Seu software de contabilidade tem funcionalidade limitada em dispositivos móveis.
• Seu software de contabilidade funciona em seu dispositivo móvel, mas não possui recursos vitais.

Por que isso é um problema: cerca de uma década atrás, poder acessar seu software de contabilidade em seu tablet e smartphone era um luxo raro e extravagante, como poder jogar fliperama em um bar esportivo em um voo pelo país. Muito mudou desde entao.

No ano de 2019, com a proliferação de dispositivos móveis e equipes distribuídas, o acesso móvel é obrigatório para os líderes de negócios.

Se você precisa dirigir até o escritório à meia-noite de uma sexta-feira para resolver um problema com a fatura de um cliente, seu software de contabilidade está realmente atendendo você ou você está trabalhando para isso? Você também deseja garantir que sua ferramenta de contabilidade funcione tão bem em dispositivos iOS quanto no Android, para que todos que precisem possam usá-la e que seja à prova de futuro.

Como o novo software de contabilidade pode ajudar: A funcionalidade Android e iOS agora é padrão para ferramentas de contabilidade populares, como QuickBooks e Wave Accounting (os dois principais em nossa lista mais popular até o momento), permitindo que você execute suas tarefas de contabilidade facilmente a partir de o trem ou ônibus a partir de seu computador de mesa no trabalho.

Como líder de negócios, você sabe como é raro ter cinco horas seguidas quando você pode simplesmente sentar em sua mesa e olhar para relatórios financeiros ou equilibrar os livros. Mas se você puder fazer isso em um aeroporto ou do seu sofá em uma tarde de sábado, estará mais sintonizado com a saúde financeira do seu negócio.

4. Seu software de contabilidade não se integra a nenhum novo aplicativo

Sinais de alerta a serem observados:

• Você tem aplicativos separados para tarefas como faturamento ou gerenciamento de despesas, mas eles não se integram à sua ferramenta de contabilidade principal, então você fica preso a horas de entrada de dados tediosa.
• Seu software de contabilidade costumava se integrar a alguns de seus aplicativos, mas não foi atualizado desde que os aplicativos foram atualizados, portanto, eles não funcionam mais bem juntos.
• Seu software de contabilidade se integra a uma lista muito pequena de aplicativos, forçando você a usar aplicativos com os quais não se sente confortável.

Por que isso é um problema: todo mundo gosta de trabalhar de forma diferente e todo mundo tem suas ferramentas favoritas para lidar com tarefas diferentes. Você deve decidir quais ferramentas e aplicativos de contabilidade você usa e não deixar essa decisão para o seu software de contabilidade.

Se o seu software não se integra a novos aplicativos, isso significa que seus desenvolvedores estão negligenciando a atualização do sistema ou que não estão cooperando com outros desenvolvedores. Nenhuma dessas razões é um bom presságio para a utilidade do sistema.

Como o novo software de contabilidade pode ajudar: QuickBooks e Xero (dois dos cinco principais fornecedores em nossa lista “Top 20 Softwares de contabilidade mais populares”) cada um se integra a mais de 500 aplicativos. Isso significa que, por mais que você goste de rastrear despesas, enviar faturas, aceitar pagamentos ou fazer quase qualquer coisa relacionada à contabilidade e finanças de sua empresa, esses sistemas estão preparados para trabalhar com você, não para forçá-lo a fazer as coisas do jeito deles.

Digamos que você herdou uma ferramenta de faturamento de seu parceiro de negócios anterior, mas nunca gostou muito dela? Com seu novo software de contabilidade personalizável, você pode acessar o mercado de aplicativos e navegar por uma ampla seleção de aplicativos de faturamento, ler resenhas, experimentá-los e encontrar um que funcione com seu sistema e facilite sua vida.

5. Seu software de contabilidade tem poucos ou nenhum recurso de automação

Sinais de alerta a serem observados:

• Você está enviando faturas mensais manualmente para os mesmos clientes, mesmo que haja poucas alterações.
• Você gerencia as despesas registrando recibos de papel desbotados.
• Você passa várias horas no final de cada mês conciliando seu extrato bancário com seu software de contabilidade.

Por que isso é um problema: a automação, outrora coisa de ficção científica e fantasia, agora é apenas uma parte normal dos negócios no mundo moderno. E se você não estiver usando um software de contabilidade com recursos de automação, estará desperdiçando muito tempo que poderia ser melhor gasto no crescimento de seus negócios.

Outro problema com as tarefas de contabilidade manual é que você está mais propenso a erros do que o software. A automação garante que, desde que você tenha dados limpos, o sistema nunca cometerá erros. Por outro lado, quando você digita sua 50ª fatura às 2 da manhã, é muito provável que cometa um erro.

Como o novo software de contabilidade pode ajudar: Um software de contabilidade atualizado pode eliminar a entrada de dados de tarefas como faturamento, folha de pagamento, gerenciamento de despesas e reconciliação bancária.

Confira este passo a passo em vídeo dos recursos de automação do QuickBooks Online:

“Práticas recomendadas e automação do contador no QuickBooks Online” (Fonte)

Em vez de caçar e bicar pilhas de faturas e recibos, você configura processos automatizados e verifica os números no final de cada mês para garantir que tudo esteja correto. Dessa forma, você pode gastar seu tempo administrando seus negócios em vez de se tornar um especialista em entrada de dados.

O que está impedindo você de atualizar sua solução de contabilidade? Existe um problema que está impedindo você de atualizar seu sistema de contabilidade sobre o qual não falei neste artigo? Custo? Paralisia por análise? Contador rabugento que se recusa a trabalhar com qualquer coisa que não seja o sistema de código aberto que seu cunhado programou no início dos anos 90 como um projeto de faculdade comunitária? O que quer que esteja impedindo você de atualizar para algo que tornaria a vida mais fácil para você e sua equipe, quero ouvir sobre isso; entre em contato comigo no Twitter @AndrewJosConrad. Enquanto isso, fique de olho em nosso blog de contabilidade e finanças para obter dicas sobre tudo, desde o futuro da tecnologia contábil até os principais podcasts de fintech com os quais você pode aprender.