Um guia para software de agendamento de empresa de serviços para franquias

Para franquias que estão em movimento – aquelas que realizam um serviço em campo, visitando locais de clientes comerciais ou residenciais – o software de agendamento de empresas de serviços é uma parte importante de suas operações comerciais.

As ferramentas certas podem ajudar essas franquias a operar de forma mais eficiente e lucrativa. Mas o que há de diferente no ambiente da franquia? Quais são as soluções específicas que as franquias de serviços precisam e como tudo funciona?

Responderemos a essas perguntas e muito mais neste guia para o software de agendamento da empresa de serviços.

O que é o software de agendamento da empresa de serviços?

Nesse caso, estamos falando de empresas de serviços que “fazem visitas domiciliares”. Em outras palavras, eles visitam os locais de seus clientes para realizar seu serviço.

Pense em empresas de serviços de campo, como mudanças, limpeza doméstica e comercial, empresas de remoção de lixo, empresas de instalação e outros prestadores de serviços semelhantes.

Para essas empresas, suas ferramentas de software precisam ter recursos que contemplem a execução do trabalho em campo. O trabalho tem um horário específico no calendário, um local de onde o trabalho será realizado, uma ordem de serviço com detalhes do trabalho a ser feito e outras funções comerciais necessárias. O software de agendamento da empresa de serviços atende a todas essas necessidades e fornece a essas empresas específicas as ferramentas de que elas precisam.

A diferença com as franquias

No caso das franquias, a complexidade é ainda maior. Locais de franquias individuais precisam de acesso aos tipos certos de ferramentas. A própria franquia pode exigir que todos esses locais se conectem. Eles podem optar por fazer isso para oferecer um nível consistente de serviço em toda a franquia.

O software de agendamento de empresas de serviços para franquias dará aos locais individuais a funcionalidade de que eles precisam. Ele também pode dar ao franqueador uma visão de todo o negócio também. Mais sobre isso abaixo.

As características que importam

Para esse tipo específico de negócio, eles têm necessidades que levam em conta o tipo de negócio que fazem. O software de agendamento de empresas de serviços possui recursos que atendem a essas necessidades específicas.

Reserva Online Localizada ou Centralizada

Cada vez mais, os clientes exigem o tipo de conveniência que lhes permite marcar uma consulta ou cotação em seu tempo. Eles podem preferir fazer isso sem falar com um administrador ou vendedor. As ferramentas de reservas online oferecem esse nível de conveniência aos clientes e também economizam o tempo das empresas.

Para franquias de serviços, eles têm opções quando se trata de suas ferramentas de reservas online. Cada local pode ter seu próprio mecanismo de reservas local ou a franquia pode oferecer uma opção de reserva centralizada. Com uma solução localizada, os locais individuais serão responsáveis ​​por definir sua própria disponibilidade no mecanismo de reservas. Eles também podem ser parcialmente responsáveis ​​por direcionar o tráfego para sua página de reserva para converter trabalhos em seu calendário.

Com uma opção de reserva centralizada, um franqueador pode oferecer a locais individuais a conveniência de não se preocupar com as funções de reserva. O site de franquias oferece uma ferramenta de reserva única e centralizada e atribui o trabalho ao local apropriado do franqueado. Na verdade, para muitas franquias de serviços, esse é um importante recurso de venda. Quando a franquia goza de forte reconhecimento de marca e atende a uma grande área (estadual ou nacional, por exemplo), os locais individuais se beneficiam de não ter que se preocupar com a administração de trabalhos de reserva. O motor de reservas centralizado coloca o trabalho diretamente em sua agenda, oferecendo comodidade ao cliente e grande valor ao operador do local da franquia.

Agendamento

Não apenas a localização, mas cada técnico ou equipe individual precisa de transparência em sua programação diária. O software de agendamento da empresa de serviços pode oferecer a toda a empresa uma visão da programação diária. Ele pode destacar os locais, detalhes dos trabalhos e os técnicos que os executarão.

Por exemplo, uma empresa de remoção de lixo tem cinco caminhões na estrada de uma área de serviço. Cada um dos trabalhos diários estará no cronograma. Cada motorista poderá ver seus trabalhos individuais em seus próprios dispositivos móveis. Eles também podem entrar e sair dos trabalhos quando chegam e quando o trabalho é concluído. Dessa forma, o cronograma fica em dia e tanto a empresa quanto os clientes são mantidos informados. E não requer nenhuma comunicação adicional entre o escritório e os caminhões.

“O sistema simplificou a empresa e a forma como lidamos com os preços por área”, diz Adam Butler, sócio-gerente da Jiffy Junk. “O mapeamento de endereço embutido nele também reduziu o erro na entrada de endereço de serviço. É ótimo podermos obter de forma rápida e eficiente os trabalhos agendados e despachados diretamente para os iPads nos caminhões.”

Ordens de trabalho

Um trabalho de serviço é mais do que simplesmente um compromisso em um calendário. Para empresas de serviços, as especificidades do trabalho precisam ser descritas em detalhes, juntamente com quaisquer notas pertinentes específicas para esse trabalho. A maioria das empresas de serviços usa um modelo de ordem de serviço como ponto de partida para esses trabalhos.

Uma ordem de serviço tem todos os detalhes que o técnico precisa para realizar o trabalho. Por exemplo, a ordem de serviço de uma empresa de limpeza pode especificar quais salas no local de um cliente precisam de limpeza. Também pode incluir instruções especiais para cada um. Ou, a ordem de serviço de uma empresa de instalação de janelas pode incluir as ferramentas e materiais necessários para realizar o trabalho, como as dimensões exatas do vidro, decapagem ou quaisquer outros detalhes específicos do trabalho.

Otimização de rota

Para empresas de serviços com muitos caminhões na estrada, especialmente aquelas que realizam vários trabalhos por dia, a otimização de rotas pode economizar muito tempo e dinheiro.

A otimização de rotas é um recurso que ajudará a traçar os trabalhos do dia com base em seu horário e localização, a fim de reduzir o tempo de condução. Fatores como o tráfego, bem como o tempo que levará para realizar cada trabalho. Você pode ter um técnico ou uma equipe mais rápida que o resto, por exemplo. Sem otimização de rotas, você pode dar a essas equipes mais trabalhos por dia, maximizando seu potencial.

Com a otimização de rotas, as empresas de serviços podem reduzir o tempo necessário para agendar seu dia e fazer a transição de um trabalho para outro, resultando em uma grande economia de tempo e combustível.

Mensagens de texto transacionais e confirmações de compromissos

Quando um trabalho é reservado, quando uma equipe chega e quando um trabalho é concluído, é prudente que os técnicos atualizem o cliente, bem como a sede. Em vez de exigir que os técnicos fiquem presos enviando mensagens enquanto estão em campo, o software de agendamento da empresa de serviços pode enviar mensagens de texto automatizadas quando o status do trabalho muda.

Por exemplo, quando um caminhão de mudança chega ao local de um cliente para começar a carregar o caminhão. Eles podem atualizar seu status na ordem de serviço e enviar uma mensagem de texto diretamente ao cliente para dizer que o caminhão chegou. O mesmo pode ser feito quando o trabalho estiver concluído. Empresas experientes também podem incluir um convite para que os clientes deixem uma avaliação quando o serviço for concluído ou, se necessário, para agendar sua próxima consulta.

Faturamento

Além de notificar os clientes sobre o status do trabalho, o software de agendamento da empresa de serviços pode gerar faturas quando o trabalho estiver concluído e enviá-las por e-mail ao cliente. O envio de faturas automaticamente dessa maneira pode economizar tempo de administração e também ajudar as empresas a receber pagamentos mais rapidamente.

As faturas digitais enviadas por e-mail podem incluir várias opções de pagamento que oferecem ao cliente a conveniência de escolha. E eles dão à empresa a capacidade de receber o pagamento de maneira indolor e profissional. O software de agendamento da empresa de serviços também pode ser integrado a ferramentas de faturamento e contabilidade, como o Quickbooks. Eles podem sincronizar automaticamente os dados entre as duas ferramentas de software para que os registros sejam consistentes em toda a empresa.

“Gostamos que seja conveniente para nossos clientes, mas o melhor de tudo é que reduziu o tempo que leva para as faturas serem pagas”, diz Chris Aconley, COO da Men In Kilts. “Quanto mais fácil for para os clientes, melhor para nossos franqueados e técnicos em campo. Fomos pagos antes mesmo de sairmos do local de trabalho.”

Pagamentos

Aceitar pagamentos em campo é a maneira mais rápida para as empresas serem pagas. O software de agendamento da empresa de serviços pode oferecer aos clientes várias opções de pagamento, incluindo a aceitação de pagamento no local. Muitas vezes, isso significa integrar-se a uma ferramenta de pagamento de terceiros. Para o cliente, porém, ele funciona como uma experiência consistente e contínua como parte do pacote de software.

Estatísticas e rastreamento

Para empresas de todos os portes, acompanhar seus resultados e desempenho é uma parte fundamental do monitoramento de seu sucesso e crescimento. O software de agendamento de empresas de serviços pode ajudar muito nessa área. Isso é possível porque todas as operações de negócios estão em um só lugar.

As ferramentas de software podem acompanhar os trabalhos por local, por caminhão ou técnico e muitas outras métricas comerciais importantes. Ter essa coleta de dados precisa oferece às empresas insights que podem informar mudanças operacionais que permitem o crescimento.

Recursos de vários locais e ferramentas do franqueador

Como mencionado acima, as ferramentas de agendamento de empresas de serviços para franquias têm algumas diferenças importantes. Os franqueadores obtêm acesso às ferramentas listadas acima, bem como às ferramentas de relatórios que lhes dão visibilidade de toda a empresa.

Acompanhar o desempenho de cada local é apenas parte do benefício. A capacidade de lançar facilmente novos locais é outro recurso importante. O software de agendamento de empresas de serviços para franquias deve ser projetado para crescer e escalar com a franquia. Deve facilitar a ativação de novos locais com facilidade, oferecendo o mesmo nível de serviço para cada local.

O software de gestão de franquias da Vonigo para empresas de serviços pode fazer tudo o que está listado aqui e muito mais. Quer você escolha reservas locais ou centralizadas, as ferramentas da Vonigo podem ser configuradas para as necessidades exclusivas da franquia de serviços. Também permite uma fácil expansão para novos locais.

“Estimamos que o mecanismo de reservas on-line da Vonigo economizou quase 90% dos custos de reserva de vagas, em comparação com se tivéssemos que lidar com essas mesmas reservas de trabalho por meio de nossa equipe de atendimento ao cliente”, diz Boris Martin, cofundador da Velofix. “Vonigo é capaz de centralizar parâmetros em torno de como nossa organização funciona, parece e se sente. Depois, também nos permite personalizar e criar instâncias únicas em nível de loja/franquia. O que é incrivelmente único e poderoso. Isso nos permite personalizar recursos operacionais como zonas, serviços oferecidos, alocações de tempo etc. para maximizar a eficiência e os lucros de cada franquia.”

Saiba mais sobre o software de agendamento da empresa de serviços para franquias

Quer ver como o software de agendamento de empresas de serviços pode ajudar sua empresa a crescer? Se você tem um negócio único ou multi-local, ou mesmo se você já é uma grande franquia, o conjunto de ferramentas de software da Vonigo pode ser personalizado para atender às suas necessidades.

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