3 maneiras pelas quais as agências podem evitar o aumento do escopo e como gerenciá-lo se ele ocorrer

Você acha que está gerenciando seus projetos com eficiência, mas o aumento do escopo ainda ocorre. O que você faz se não está lucrando tanto quanto deveria ou lidando com clientes insatisfeitos?

Se seus projetos estão crescendo fora de controle devido a clientes solicitando trabalho extra, ou talvez os projetos exijam mais trabalho do que você pensava inicialmente, a reputação de sua agência pode estar em risco, especialmente se você estiver lutando para cumprir os prazos.

Então, o que é aumento de escopo e como ele pode ser gerenciado com sucesso?

No artigo de hoje, você aprenderá o que é aumento de escopo, como evitá-lo e gerenciá-lo e encontrar exemplos de aumento de escopo específicos de agências.

O que é desvio de escopo?

Scope creep, também conhecido como síndrome da pia da cozinha ou requisito creep, refere-se ao gerenciamento de projetos e às mudanças em um projeto, causando uma expansão dos objetivos originais.

Ao entender o aumento do escopo, é essencial considerar o que está envolvido no escopo do projeto. O escopo do projeto incorpora o processo de planejamento, incluindo:

• Objetivos específicos
• Entregas a serem concluídas
• Marcos e prazos para cada entrega
• custos do projeto
• Membros da equipe realizando cada tarefa
• Recursos externos necessários

Qualquer coisa que ocorra fora do escopo do projeto pode levar ao aumento do escopo.

De acordo com o PMI, quase 50% dos projetos encontram aumento de escopo, enquanto quase 40% das agências ultrapassam o orçamento do projeto por causa disso.

O aumento do escopo pode incluir mudanças sutis, como pequenas alterações e ajustes por parte do cliente, levando a trabalho extra, prazos perdidos e projetos demorando mais do que o necessário. Se as modificações não resultarem em horas de trabalho adicionais ou despesas, então não é desvio de escopo.

As principais causas de aumento do escopo nas agências incluem:

• Os clientes não entendem a importância de seu papel ao criar um brief
• Os clientes não conseguem entender a complexidade do escopo do projeto
• A agência subestima a complexidade do projeto
• Falta de acordo com o cliente
• Problemas inesperados surgem do lado do cliente, fazendo com que mudanças no projeto sejam feitas
• O escopo do projeto não está definido com precisão
• Comunicação mal gerenciada entre os membros da equipe e o cliente
• Falta de envolvimento com o cliente
• O feedback sobre os marcos/entregas está atrasado
• Tempo mal administrado por parte da agência
• Falta de priorização
• A agência não entende por que novas solicitações/alterações estão sendo feitas

Como o aumento do escopo afeta sua agência

Quando surge o aumento do escopo, suas estimativas gerais de custo do projeto devem ser retrabalhadas e seus lucros provavelmente sofrerão um impacto. Trabalho, horas e recursos extras exigem financiamento extra do seu orçamento à medida que o custo do projeto começa a aumentar.

Se você estimou um número específico de horas para um projeto, as horas adicionais consumirão o tempo que você organizou para outros projetos de clientes.

Horas extras de projeto também podem significar que você adiciona mais horas faturáveis ​​à sua fatura - algo com o qual seu cliente provavelmente não ficará satisfeito.

A perda de prazos devido ao aumento do escopo pode levar a clientes insatisfeitos e potencialmente prejudicar a reputação de sua agência.

Exemplos de aumento do escopo da agência

Cenário 1

Uma agência digital assume um projeto para criar um panfleto e entrega o primeiro marco no prazo.

O cliente solicita alterações no flyer. As alterações são feitas e o cliente solicita outras alterações fora do briefing do projeto. Essas mudanças exigem tempo extra e recursos de pessoal fora do contrato acordado.

Cenário 2

Uma agência de web design trabalhando em um novo site para um cliente, move-se para implementar o novo design, mas percebe que a plataforma que o cliente usa deve ser corrigida antes que o design seja lançado (por exemplo, o CMS está desatualizado ou não funciona corretamente devido a conflitos de tema ou plugin). Isso resulta em tempo extra e recursos necessários.

Scope creep é frustrante, mas também é uma ocorrência natural, especialmente quando as mudanças acontecem devido a circunstâncias fora do controle do cliente. Mas, se o aumento do escopo ocorrer com frequência e causar interrupções em sua agência, você precisará determinar como evitá-lo e gerenciá-lo assim que começar.

Como as agências podem evitar/prevenir o aumento do escopo?

Saber como evitar o aumento do escopo permitirá que você evite atrasos no trabalho do projeto, garantindo que sua agência obtenha lucro, entregue o trabalho no prazo e mantenha seus clientes satisfeitos.

Aqui estão algumas maneiras de evitar o aumento do escopo:

1. Fornecer um documento de escopo do projeto

Um documento de escopo do projeto claramente definido deve listar tudo detalhado no estágio de planejamento, incluindo um resumo claro, entregas, marcos, custos, prazos, recursos e tarefas:

Este documento também deve indicar os cenários considerados fora do projeto inicial e como essas novas solicitações serão gerenciadas pela agência.

Também é uma boa ideia que os clientes assinem um contrato de agência, para documentar que ambas as partes concordam com o escopo do projeto.

Se requisitos adicionais forem feitos fora do documento de escopo do projeto, sua agência pode lembrar ao cliente que as horas extras são cobradas e exigirão mais tempo.

2. Gerencie as expectativas

Seja transparente com seus clientes antes de iniciar um projeto. Faça o máximo de perguntas possível para obter uma compreensão do projeto em sua totalidade. Se você acha que um projeto levará mais tempo do que o cliente exige, é importante informá-lo antes de começar.

Exemplo
A gerente de projetos digitais freelance Suzanna Haworth sofreu com o aumento do escopo ao trabalhar em um projeto de web design gerenciado por duas agências.

O projeto inicial parecia simples. Suzanna criaria o front-end do site, enquanto a outra agência cuidaria do back-end. No entanto, a outra agência não se preocupou em construir um novo front-end sobre um código desatualizado, o que acrescentou tempo e esforço para fazer novas alterações.

O resultado foi um prazo atrasado de dois meses, um cliente insatisfeito e uma equipe desmotivada, nada disso por culpa da agência ou do cliente.

Haworth reconheceu que, neste caso, a agência deveria ter identificado inicialmente as dependências do projeto de terceiros e como elas poderiam afetar o escopo do projeto. Esse planejamento de risco pode ser discutido com o cliente, para que ele entenda o impacto que o envolvimento de terceiros pode ter em um projeto.

3. Administre os prazos de forma eficaz

Priorize a carga de trabalho de sua equipe para garantir que marcos e prazos sejam cumpridos. Sempre haverá aspectos que você deseja adicionar, mas atenha-se ao escopo do projeto ao concluir as tarefas.

Um bom gerenciamento de equipe é essencial ao cumprir prazos, portanto, acompanhe o progresso das tarefas e crie marcos para a conclusão de tarefas menores para garantir que todos estejam dentro do cronograma. O uso de software de gerenciamento de projetos ajudará você a acompanhar os membros da equipe e o progresso de cada projeto, como o Trello ou o Wrike oferecem:

Exemplo
O Jawfish Digital rastreia tudo internamente para um determinado projeto, mesmo que não seja um projeto por hora:

A agência também conhece seus custos de recursos externos, como pagar escritores contratados ou designers gráficos. Ao entender quanto tempo demoram projetos anteriores semelhantes, a Jawfish Digital pode fornecer uma cotação precisa e ainda gerar lucro, evitando o aumento do escopo.

Como as agências podem gerenciar o aumento do escopo se e quando ele ocorrer?

O gerenciamento do aumento do escopo é vital para garantir que você conclua um projeto no prazo e obtenha lucro. Existem várias maneiras de gerenciar o aumento do escopo:

Pergunte aos clientes se eles gostariam de um orçamento para alterações

É importante considerar o tipo de projeto e escolher um método de cálculo que leve em consideração a escala do projeto. Se você calculou suas projeções com precisão (e concluiu um documento de escopo do projeto), poderá concluir horas/trabalho extras dentro do orçamento do projeto.

Por exemplo, se você estiver operando sob um método de faturamento de abordagem de recursos e tempo, é importante discutir as alterações com seu cliente, se solicitado. Assim, eles sabem que alterações adicionais demandam tempo e trabalho extras, e são cobradas à parte.

Fale com sua equipe

Um projeto com aumento de escopo provavelmente causará muitas dores de cabeça para sua equipe. Informar sua equipe para que eles saibam exatamente o que está acontecendo e ajudá-los a desestressar aumentará a motivação. Evite culpar os outros ou o cliente. Todas as situações de ampliação do escopo são oportunidades de aprendizado, ajudando você a evitar cenários semelhantes no futuro.

Fale com seu cliente

Comunique-se com seu cliente em todas as etapas da jornada do projeto. Mostre a eles o progresso que você fez e informe-os sobre quaisquer problemas que surgirem. O sucesso da agência depende da transparência com os clientes para aumentar a confiança e garantir que eles estejam satisfeitos com o projeto concluído.

Prevenindo e gerenciando o aumento do escopo

Evitar o aumento do escopo sempre será um desafio. Os projetos mudam naturalmente ao longo de seu curso e surgem problemas inesperados.

No entanto, o uso de estratégias para evitá-lo, como contabilizar problemas no custo do projeto ou fornecer um documento de escopo do projeto, permitirá que você gerencie efetivamente o aumento do escopo, caso ele ocorra.

Aprender a prevenir e gerenciar o aumento do escopo é apenas um aspecto da construção de uma agência de sucesso. Para descobrir mais maneiras de expandir sua agência, inscreva-se para uma demonstração do Instapage Enterprise aqui.