O que é um Pedido de Vendas? E porque você deveria se importar?

Nos negócios, especialmente no B2B (business-to-business), talvez todos vocês já tenham ouvido falar em ordem de venda . No entanto, você realmente entende sobre isso? Bem, poucas pessoas certamente podem dizer “ SIM ”.

Muitas pessoas podem entender o pedido de venda em alguns aspectos, mas às vezes os confundem com outros documentos semelhantes, como pedido de compra (PO) e fatura. A raiz disso é que eles não têm uma compreensão profunda do Pedido de Vendas.

Então, o que exatamente é um pedido de venda? Como distingui-lo de outros documentos? E é necessário no processo de negócios? Tudo será explicado claramente neste artigo!

O que é um Pedido de Vendas?

Uma ordem de venda ou SO é um termo popular no mundo dos negócios. É amplamente utilizado por muitas partes, como atacadistas, varejistas, fabricantes e fornecedores.

Um pedido de venda é um documento criado pelos vendedores para reconfirmar a transação que foi encomendada pelos compradores. Esse pedido de venda, que será enviado posteriormente aos compradores, geralmente inclui informações sobre o número de bens ou serviços, sua qualidade e preços.

Por outro lado, um pedido de venda também pode ser entendido como um documento interno feito pelos próprios vendedores (às vezes chamado de fornecedor) e salvo como registro na empresa. Nos pedidos de venda, você receberá as informações sobre a data e local de entrega dos produtos, forma de pagamento da conta e muitas outras informações relacionadas à regulamentação e logística de cada transação. Portanto, é uma ferramenta eficaz para a loja acompanhar o número mais recente do pedido que eles atendem.

Pedido de venda, pedido de compra e fatura: quais são as diferenças?

Nos negócios, existem não apenas ordens de venda, mas também ordens de compra e faturas. Três deles são bastante semelhantes em alguns aspectos que fazem com que várias pessoas, principalmente os calouros, os confundam uns com os outros.

Agora, vamos olhar para esta seção para descobrir as diferenças entre eles e reconhecê-los com facilidade.

Pedido de venda

Como mencionado acima, um pedido de venda é o documento criado para ajudar vendedores e compradores a confirmar tudo na transação, desde a qualidade do produto até os métodos de envio, e permitir que os vendedores acompanhem seus pedidos.

Quando você compra um produto ou serviço, um pedido de venda será entregue a você para confirmar que ambas as partes vendedoras entendem seu desejo corretamente. Consequentemente, tudo acontece em uma direção precisa.

Ordem de Compra

Uma ordem de compra, ou PO, é uma lista de bens ou serviços dos compradores e depois enviada aos vendedores. Consiste nos detalhes sobre os itens ou serviços que desejam comprar dos vendedores.

Esse tipo de pedido é usado no início do processo de compra, quando os compradores desejam iniciar uma conversa com os vendedores sobre o que desejam obter.

Fatura

A fatura é um documento que é gerado pelos vendedores. Ele é enviado aos compradores que já adquiriram seus produtos ou serviços e os receberam cheios deles. Na fatura, os compradores receberão a quantia em dinheiro que devem pagar pelo que receberam e solicitarão que paguem a conta.

Devido à sua finalidade, os vendedores só enviam fatura quando todos os produtos ou serviços já chegaram aos clientes.

Ordem de venda x ordem de compra

Semelhanças

• Incluir uma lista de produtos ou serviços para a transação
• Força o vendedor e o comprador a obedecerem as informações ali quando forem aceitas pelo destinatário.
• Usado comumente na transação de transação B2B (business-to-business)

Diferenças

Pedido de venda x fatura

Semelhanças

• Enviado pelos vendedores
• Contém informações detalhadas do pedido
• Entregue quando os compradores recebem os produtos

Diferenças

Ordem de compra x fatura

Semelhanças

• Inclua informações detalhadas da transação, como nome dos itens ou serviços, a quantidade e o preço
• Usado por contadores ou pelo departamento de contabilidade para calcular as compras e vendas exatamente para manter os registros
• Contém o endereço de vendedores e compradores

Diferenças

A importância do pedido de venda

Acompanhe o estoque

Para a parte vendedora, como vendedores, vendedores ou fornecedores, o pedido de venda desempenha um papel importante no suporte ao rastreamento fácil do estoque. Como em cada pedido de venda, o número, tipo, nome e qualidade dos produtos são exibidos de forma transparente, o vendedor estará ciente dos detalhes dos produtos em estoque, dos produtos da transação anterior e dos produtos que precisam ser comprados mais em alguns minutos.

Garantir que todas as partes obedeçam ao acordo

Se os vendedores aceitarem um pedido de compra, isso significa que o acordo entre eles e os compradores se torna juridicamente vinculativo. Como resultado, quando você se sentir confuso ou vago sobre alguns termos nos pedidos de compra, é hora de solicitar a consulta de seu advogado. Eles irão ajudá-lo a esclarecer antes de sua decisão de assinar ou não. Ao assinar, você deve manter seu pedido de venda registrado, pois será uma ferramenta eficiente para garantir que você possa concluir a transação conforme o contrato.

Diminuir o risco de distorção relevante

Uma distorção relevante é um erro causado pela imprecisão na condução de uma demonstração financeira que tem um efeito maior nas decisões financeiras, uma vez que muitas vezes é considerada a fonte primária. Assim, qualquer distorção relevante nos relatórios financeiros pode levar a uma consequência adversa para a empresa.

Por exemplo, quando ocorre um erro na declaração do estoque final, os lucros serão calculados incorretamente devido a esse erro. Esse caso se torna ainda mais grave quando seu negócio está sendo auditado. Você pode ser acusado de fraude.

Por esta razão, uma ordem de venda é uma parte indispensável de qualquer transação. Ele registrará todas as informações necessárias durante cada venda para que você possa ter certeza de que a probabilidade de distorção relevante diminuirá consideravelmente.

Como é um processo de pedido de vendas

Na verdade, o processo de negócios geralmente começa com a parte compradora, os clientes, quando eles criam uma solicitação de cotação (RFQ) e a enviam para o vendedor ou fornecedor. O fornecedor, após receber a RFQ do cliente, enviará a cotação.

Por meio da cotação, os compradores considerarão o preço dos produtos ou serviços e, se for acessível, um pedido de compra será enviado de volta ao fornecedor. O vendedor, posteriormente, lerá o pedido de compra com atenção. Caso aceitem o pedido de compra, será criado um pedido de venda com base nas informações do pedido de compra. Esta ordem de venda ajuda a parte compradora e vendedora a confirmar o que estará envolvido em sua transação.

Em seguida, os vendedores irão fabricar ou reunir todos os produtos e serviços necessários como nos pedidos de venda, embalar o pedido e enviá-lo para o endereço do cliente. Quando o cliente recebe os produtos, muitas vezes quando cheios de produtos são enviados, uma fatura será enviada aos compradores para solicitar o pagamento.

Se não houver problema, os clientes pagarão a conta de acordo com o que está declarado na fatura e a transação será concluída com sucesso.

Como pode ser visto no processo de negócios acima, o pedido de venda é o componente central responsável por garantir que todas as partes interessadas envolvidas na transação entendam claramente. Isso, consequentemente, reduz o índice de possíveis erros na venda devido à falta de informações detalhadas.

Um Exemplo de Pedido de Vendas

James é o gerente de uma grande empresa. Ele é responsável pela distribuição dos produtos, que é uma missão crucial, pois garante que o produto enviado aos clientes seja tão perfeito quanto o que estava no armazém. Isso também o ajuda a aprimorar sua vantagem: pontuação e concentração, que são usadas diariamente.

Em seu trabalho, muitas vezes ele precisa lidar com vários pedidos grandes para sempre ter em mente que deve concluir tudo com cuidado, pois seu pequeno erro pode levar a grandes problemas para a empresa.

Recentemente, sua empresa acaba de conseguir um grande pedido com um preço alto, então ele precisa ser mais cuidadoso do que nunca. Ao receber o pedido de vendas das equipes de vendas, inclusive cheio de requisitos do cliente, James o compartilhará com os parceiros de sua equipe.

Depois disso, o pedido de venda será entregue à equipe do armazém. Lá, as pessoas vão montar os produtos de acordo com o documento que James enviou. Ao coletar os itens o suficiente, as pessoas colocam todos esses produtos nos paletes e os movem para a equipe de embalagem.

A principal e única tarefa do departamento de embalagem é garantir que o produto seja protegido cuidadosamente no processo de envio. Para isso, os produtos geralmente são colocados em caixas lacradas para resistir ao choque. Além disso, é usado como meio de envio de itens. Também pode ser explorado para fins de marketing, pois é perfeitamente possível adicionar alguns materiais de marketing às embalagens.

É claro que, quando todas essas etapas forem concluídas, esses produtos serão enviados de volta para os paletes próximos ao cais de carga. E serão entregues no endereço do cliente no dia seguinte.

No entanto, as coisas não acontecem como o planejado: os compradores querem mudar alguma coisa e enviar o aditamento à compra. Felizmente, a sua empresa utiliza documentos eletrónicos, pelo que envia imediatamente esta alteração aos seus colegas. Eles também reagem ao caso logo após o recebimento do documento, e o pedido pode ser enviado em tempo hábil.

Conclusão

Em suma, pode-se negar que o pedido de venda seja um elemento crucial no processo de negócios. Compreendendo de forma simples, é um documento com a missão de confirmar as informações que já haviam acordado entre si.

Com a ajuda de pedidos de vendas, você pode gerenciar seu estoque de forma eficaz, garantir que os outros não possam violar o contrato e evitar o caso de distorção material.