4 etapas para construir um processo eficaz de gerenciamento de riscos do projeto

Publicados: 2022-05-07

Minimize os riscos e mantenha seus projetos no caminho certo com um processo de gerenciamento de riscos.

Não importa quão experiente você seja como gerente de projeto ou quão bem você planeje as tarefas do projeto, as coisas ainda podem dar errado. Existem alguns riscos que você não pode evitar ou gerenciar inteiramente. E isso é um acréscimo ao seu trabalho principal de manter os projetos no caminho certo para atingir as metas.

Então, como você lida com riscos inesperados do projeto? Planejamento de risco é a solução.

Planejar os riscos é a chave para o sucesso do projeto. Você não pode parar todos os problemas, mas pode se preparar para eles com antecedência para que o cronograma do seu projeto não seja perturbado.

Se você não sabe por onde começar com o gerenciamento de riscos do projeto, você está no lugar certo. Neste blog, listamos quatro etapas para configurar um processo de gerenciamento de risco eficaz que ajudará a garantir que seus projetos sejam concluídos no prazo e com a máxima eficiência. Mas primeiro, vamos aprender o básico!

O que é o processo de gerenciamento de riscos e por que ele é necessário?

O processo de gerenciamento de riscos é uma etapa crítica no gerenciamento de projetos. Ele ajuda a identificar riscos potenciais e elaborar um plano para abordá-los antes que causem problemas sérios e eventual falha do projeto.

Esse processo normalmente envolve a identificação, avaliação, resposta, monitoramento e relatórios de riscos. Para a maioria dos projetos, o processo de gerenciamento de riscos ajuda a lidar com três tipos de riscos: técnicos, organizacionais e externos.

  • Riscos técnicos: São riscos associados à tecnologia envolvida em seu projeto. Eles podem incluir falhas no projeto ou construção, problemas com software ou hardware ou problemas com segurança de dados.
  • Riscos organizacionais : Esses riscos vêm de dentro de sua empresa; por exemplo, quando um membro da equipe do projeto sai ou quando sua empresa não tem fundos adequados.
  • Riscos externos: esses riscos vêm de fora da sua organização. Alguns exemplos são desastres naturais, flutuações de mercado, instabilidade econômica e pandemias.

Para garantir que seus projetos funcionem bem e atinjam seus objetivos, é importante ter uma estratégia de gerenciamento de riscos implementada. Isso o ajudará a evitar ou reduzir qualquer impacto negativo que os riscos possam ter.

Etapas para um processo eficaz de gerenciamento de riscos do projeto
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Entenda e identifique os riscos

Todo projeto envolve alguns riscos. É importante entender e identificar os riscos que podem afetar seu projeto e tomar medidas para gerenciá-los e reduzi-los antes que se tornem grandes demais para serem manuseados. Há muitas maneiras diferentes de identificar riscos, mas é melhor usar uma técnica que se adeque ao seu projeto.

Aqui estão algumas técnicas de identificação de riscos para determinar e avaliar os riscos potenciais do projeto:

  • Faça sessões de brainstorming. Reúna-se com a equipe do projeto e as partes interessadas relacionadas para fazer um brainstorming de cenários de risco. Dessa forma, todos estão na mesma página e entendem o que pode dar errado com o projeto. Se um risco potencial se materializar, você já pensou em um plano para corrigi-lo, na maioria dos casos.
  • Use uma matriz de risco. É uma ferramenta que classifica a probabilidade (baixa, média, alta) e o impacto (baixo, médio, alto) de cada risco para ajudá-lo a se concentrar nos problemas mais prováveis ​​e planejar etapas para mitigação de risco.
  • Manter um registro de risco. Ao registrar informações sobre cada risco (como sua descrição, impacto potencial e probabilidade), um registro de risco ajuda a rastrear quais ameaças foram identificadas e quais ações foram tomadas para mitigá-las.
  • Faça a análise SWOT . Ao avaliar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu projeto, você pode considerar todos os possíveis riscos que podem ocorrer e planejar etapas para preveni-los ou reduzi-los.
  • Aproveite um diagrama de causa e efeito. Ao avaliar as causas e os efeitos de cada risco provável, você pode identificar possíveis problemas do projeto que, de outra forma, não teria considerado.
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Avalie os riscos identificados

Depois de identificar todos os riscos possíveis, é hora de avaliar como eles podem afetar seu projeto. Essa etapa é chamada de análise de risco e ajuda a descobrir quais ameaças ao projeto devem ser priorizadas e quais ações devem ser tomadas. Envolve a compreensão das consequências de cada evento de risco potencial.

Análise de risco qualitativa versus análise de risco quantitativa


A análise qualitativa de risco é um processo subjetivo que ajuda a avaliar as crises do projeto em uma escala de probabilidade e impacto. Ele é usado para priorizar os riscos do projeto e geralmente é empregado quando há poucos dados de risco disponíveis ou as ameaças são difíceis de quantificar.

A análise quantitativa de riscos depende muito de dados e é frequentemente usada quando é fácil quantificar os riscos. Geralmente é conduzido por especialistas para tomar decisões sobre como responder aos riscos do projeto. Essa abordagem de análise de risco atribui valores numéricos à probabilidade e ao impacto e, em seguida, usa modelos matemáticos para calcular o risco total do projeto.

Aqui estão quatro maneiras de avaliar os riscos com precisão:

  1. Probabilidade de risco e matriz de impacto: Esta matriz ajuda a priorizar os riscos, avaliando a probabilidade de ocorrência e quanto dano podem causar ao seu projeto.
  2. Classificação de risco: esse método classifica os riscos de acordo com sua gravidade para que você possa se concentrar primeiro nos problemas mais críticos do projeto.
  3. Mapa de calor de risco: Este mapa visualiza os riscos com maior probabilidade de influenciar negativamente seu projeto.
  4. Estrutura de detalhamento de riscos: isso ajuda a dividir os riscos em categorias e subcategorias para que você possa entendê-los e avaliá-los melhor.
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Crie um plano de resposta

Após identificar e avaliar os riscos, o próximo passo é criar um plano de resposta para mitigá-los. Um plano de resposta claro e detalhado identificará os riscos potenciais e definirá como cada um será tratado. Também identificará quem é responsável por cada etapa do processo de resposta. Dessa forma, todos os envolvidos conhecem seu papel e podem agir rapidamente.

A imagem abaixo destaca dicas para usar um plano de resposta para gerenciar eventos de risco com eficiência:

Como garantir o sucesso do projeto com um plano de resposta a riscos

Coisas a ter em mente ao criar um plano de resposta a riscos

  • Certifique-se de que seu plano seja viável e realista . É importante ter um plano que você possa realmente implementar, em vez de algo impossível ou excessivamente ambicioso.
  • Certifique-se de que seu plano é abrangente . Seu plano deve abordar o maior número possível de riscos potenciais.
  • Certifique-se de que seu plano é oportuno . Quanto mais cedo você puder colocar o plano de gerenciamento de riscos do projeto em ação, melhor.
  • Certifique-se de que seu plano é adaptável . Seu plano deve ser flexível o suficiente para acomodar mudanças e eventos inesperados.
  • Certifique-se de que sua equipe está envolvida . Sua equipe deve estar familiarizada com o plano e conhecer seu papel na implementação.
  • Certifique-se de atualizar seu plano regularmente . O plano de resposta a riscos deve ser atualizado à medida que novas informações se tornam disponíveis.
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Monitore e controle os riscos

O processo de gerenciamento de risco não é uma tarefa do tipo “definir e esquecer”, portanto, você deve acompanhá-lo regularmente. A etapa final desse processo é garantir que você esteja ciente e no controle de todas as vulnerabilidades do projeto identificadas. Isso inclui implementar medidas de mitigação de risco, rastrear e relatar o status do risco e prevenir novas ameaças.

O monitoramento e controle regulares de riscos ajudam a executar o plano de resposta conforme planejado. Também garante que quaisquer novos riscos sejam contabilizados e os existentes sejam mantidos sob controle.

Vamos discutir algumas medidas para monitorar e controlar os riscos:

  • Faça análises de tendências. Identifique padrões ou tendências nos dados de risco e identifique quaisquer perigos potenciais que possam ter passado despercebidos.
  • Realizar auditorias de risco. Avalie a eficácia geral do seu processo de gerenciamento de riscos e identifique áreas de melhoria.
  • Use simulação de risco. Teste diferentes cenários de risco do projeto (por exemplo, o que aconteceria se um fornecedor não entregasse um componente crítico) e verifique como eles afetam o resultado do seu projeto.
  • Implemente um plano de gerenciamento de riscos. Mitigar quaisquer incertezas do projeto que possam surgir.
  • Ajuste o controle de risco. À medida que o projeto avança, ajuste as medidas de controle de risco, como aumentar ou diminuir a frequência de monitoramento com base nas mudanças no cenário de risco do projeto.

Reúna tudo para tornar seus projetos livres de riscos

A melhor maneira de evitar que os riscos do projeto se transformem em problemas reais é ter um processo de gerenciamento de riscos bem executado. As etapas que discutimos podem ajudar a reduzir as chances de surpresas desagradáveis ​​no roteiro do seu projeto. Eles também podem garantir que seu projeto permaneça no caminho certo e entregue os resultados pretendidos. Então vá em frente, coloque seu processo de gerenciamento de riscos em ação e comemore o sucesso do projeto!