15 melhores ferramentas de gerenciamento de recursos para sua organização

Para gerenciar um negócio ou um projeto, você não precisa apenas gerenciar a qualidade do trabalho quando ele estiver concluído; você também deve cobrir outros fatores que o afetam, como recursos financeiros, estoque, habilidades humanas, produção, recursos ou tecnologia da informação (TI) e recursos naturais. A maneira como você planeja, organiza e gerencia recursos em sua equipe ou organização tem um impacto significativo no sucesso do projeto. Portanto , gerenciar recursos é mais importante do que nunca para fazer uma diferença real no local de trabalho.

Se você é novo no conceito de gerenciamento de recursos , pode facilmente se confundir e confundir com muitos termos, como planejamento, alocação, agendamento de recursos e as técnicas e métodos envolvidos. Além disso, a questão de qual ferramenta usar para gerenciar recursos também é uma dor de cabeça para as empresas.

Por isso, neste artigo, discutirei brevemente o conceito de gerenciamento técnico e apresentarei 15 melhores ferramentas de gerenciamento de recursos para você gerenciar sua equipe .

O que exatamente é o gerenciamento de recursos?

A gestão de recursos é uma atividade em que as empresas gerenciam vários recursos dentro da empresa de forma eficaz. Esses recursos podem ser intangíveis, como produtividade do trabalho, tempo, e tangíveis, como equipamentos, máquinas, suprimentos e finanças.

A gestão de recursos está intimamente relacionada ao planejamento para que os recursos adequados sejam alocados às respectivas tarefas. Além disso, o gerenciamento de recursos envolve agendamento e orçamento para pessoas, projetos, equipamentos e suprimentos.

Embora o gerenciamento de recursos seja frequentemente aplicado ao gerenciamento de projetos, ele também pode ser aplicado a muitas outras áreas de gerenciamento de negócios. Em geral, as pequenas empresas precisarão prestar atenção ao gerenciamento de recursos em diversas áreas, incluindo:

• Finanças: A empresa ainda pode arcar com as despesas atuais ou se dar ao luxo de investir em novos equipamentos ou treinar funcionários?

• Pessoal: A empresa recrutou as pessoas certas? A empresa precisa contratar mais pessoas se houver novos clientes e quais habilidades essas pessoas precisarão?

• Locais de trabalho e fabricação: Os locais de trabalho e instalações de fabricação estão adequadamente equipados? O espaço de trabalho pode ser facilmente gerenciado?

• Equipamento: Existe um conjunto de ferramentas necessárias para trabalhar? Os custos de manutenção e reparo da máquina são caros?

• Tecnologia: Qual tecnologia a empresa precisa para maximizar seu potencial e economizar recursos financeiros para realocar para financiar o que está faltando?

Ao ser usado para fins de gerenciamento de projetos, o gerenciamento de recursos é frequentemente aplicado para nivelamento e suavização.

O nivelamento de recursos é uma maneira de evitar excesso de oferta ou estoque excessivo, mantendo o estoque de recursos em um nível médio. Agora existe um software especializado que pode ajudar a determinar a média que as empresas podem consultar. O nivelamento de recursos também é usado nas referências sobre o tempo necessário para concluir um projeto. Com um equilíbrio de tempo, a data de início e a data de término serão ajustadas de acordo com os recursos disponíveis. No entanto, o nivelamento de recursos pode estender a duração do projeto.

A suavização de recursos é uma técnica de agendamento que visa cumprir prazos. O objetivo da suavização de recursos é usar os recursos continuamente ao longo do tempo.

Em suma, a gestão de recursos é a pedagogia que garante que uma empresa está usando seus recursos e materiais de forma sábia e eficaz.

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Por que o gerenciamento de recursos é importante?

O gerenciamento de recursos é considerado parte do gerenciamento de projetos, ajudando o líder do projeto a entender tudo sobre progresso, equipamentos, custos, etc. O tabu nos negócios é o desperdício. Portanto, o gerenciamento de recursos concentra-se principalmente na eficiência. Uma vez que você sabe o que precisa fazer para tornar o projeto bem-sucedido, você pode fazer um arranjo para usá-los de forma eficaz.

Para algumas empresas, a eficiência ideal é tão vital que as empresas têm uma única pessoa especializada em gerenciamento de recursos, conhecida apenas como gerente de recursos. Enquanto os gerentes de projeto são responsáveis ​​por criar e atribuir tarefas para concluir os projetos, os gerentes de recursos são responsáveis ​​por alocar os recursos necessários para tornar o projeto bem-sucedido e obter o melhor efeito possível.

Existem alguns benefícios do gerenciamento de recursos:

• Evite problemas imprevistos: conhecendo seus recursos e planejando usá-los, você pode corrigir as falhas ou problemas antes que eles ocorram.
• Prevenindo a exaustão: o gerenciamento eficaz de recursos permite que você evite ficar sozinho ou depender demais dos recursos, entendendo melhor a carga de trabalho de sua equipe.
• Forneça uma rede de segurança: a maioria dos projetos malsucedidos hoje tem um motivo é a falta de recursos. O gerenciamento e o planejamento de recursos mostram que você fez tudo de melhor com o que tinha em mãos.
• Construindo transparência: outros grupos podem obter visibilidade em sua equipe e organizar adequadamente se seu grupo tiver uma capacidade enorme ou acessível para exigir empreendimentos não utilizados.
• Medição eficaz: Com uma compreensão de alto nível do que é necessário para supervisionar e executar um empreendimento promissor, você organizará e graduará de maneira viável o ROI

15 melhores gerenciamento de recursos para sua organização

1. Plano de alternância

O Toggl Plan é uma ferramenta de planejamento e gerenciamento de recursos com uma interface bonita e fácil de usar. Embora possa parecer simples, possui recursos poderosos que permitem que qualquer gerente de projeto planeje e gerencie recursos de forma adequada. Alguns recursos especiais do Toggl Plan incluem alocação de recursos, arrastar e soltar intuitivo, alocação de tempo para reservas inteligentes e relatórios.

Além disso, o Toggl Plan também permite que os usuários importem tarefas de muitos aplicativos de terceiros, como Trello ou Github. Comparado a outras ferramentas, o Toggl Plan vem com muitas integrações que permitem que as equipes se comuniquem e colaborem. É adequado para pequenas e grandes empresas. O Toggl Plan é fornecido com um plano gratuito que permitirá aos usuários adicionar cinco membros ao grupo. Para equipes que precisam de mais membros, o plano premium começa em US$ 8/mês/usuário.

2. Mavenlink

Mavenlink é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite aos usuários gerenciar recursos. Inclui todos os recursos padrão de planejamento de recursos, como alocação de recursos, edição rápida, etc. Além disso, também fornece recursos de previsão em tempo real. A coisa mais especial quando se trata do Mavenlink é sua ferramenta de modelagem de recursos. Esse recurso especial permite que os usuários identifiquem os recursos necessários em uma semana de trabalho e atribuam tarefas automaticamente às posições disponíveis.

O Mavenlink também é integrado ao compartilhamento de arquivos, controle de tarefas, planilhas de horas e relatórios. Além disso, o Mavenlink possui recursos de API para integração com outros serviços ou com soluções personalizadas. Os preços para começar a usar o Mavenlink são $ 19/mês para uma equipe de até 5 membros.

3. 10.000 pés

10.000 pés é uma ferramenta para ajudar as empresas a gerenciar recursos e controlar o tempo para reduzir a probabilidade de incidentes inesperados no local de trabalho. Você pode usá-lo para ter controle total de seus recursos, reduzir o tempo para encontrar recursos disponíveis e prever cargas de trabalho futuras.

Além do planejamento do projeto, os projetos estilo Gantt, 10.000 pés também são integrados a planilhas de horas, balanceamento de orçamento para projetos e gerenciamento de tempo mais fácil. A 10.000ft oferece uma política de avaliação gratuita de 30 dias. Depois disso, o preço começa em $ 150/mês para o Pacote Básico.

4. Colheita

O Harvest é uma ferramenta de rastreamento de tempo de projeto que permite que as equipes transformem planilhas de horas em relatórios detalhados. O Harvest é comumente usado em aplicativos iOS e Android. Também é usado em rastreadores de tempo de desktop e extensões do Chrome e Safari.

Usando o Harvest, você pode agendar sua equipe e acompanhar sua carga de trabalho. Os dados coletados ajudarão você a melhorar as fórmulas de estimativa e os cronogramas de trabalho. Os quadros de horários podem ser transformados em relatórios detalhados que permitem aos gerentes acompanhar o desempenho dos funcionários, horas extras e acompanhar o progresso dos projetos. Com o Harvest, os especialistas podem criar faturas com base no tempo e enviá-las aos clientes diretamente do aplicativo. O Harvest vem com várias integrações, como gerenciamento de projetos, contabilidade, acordos de rastreamento de consultas, CRM e cálculos de produtividade.

O Harvest também possui uma política de teste gratuito de 30 dias; no próximo mês, os usuários começarão a usar a partir de US$ 12/usuário/mês.

5. Gantico

Ganttic é um software de planejamento de recursos que ajuda os usuários a acompanhar tarefas, projetos e recursos. Você pode gerenciar seus funcionários na exibição de calendário para controlar a carga de trabalho, planilhas de horas e agendas. Você também pode acompanhar projetos visualizando gráficos de Gantt, colocando tarefas, adicionando links entre elas e colocando projetos periodicamente.

Além disso, criar relatórios e exportá-los em formato CSV ou PDF também é um recurso interessante dessa ferramenta. Você também pode configurar relatórios automáticos para receber atualizações diárias, semanais ou mensais.

A Ganttic oferece uma avaliação gratuita de 14 dias para dez recursos. Os encargos são então calculados, a partir de R$ 25/mês para até 20 recursos.

6. Decorrido

Elapsit é uma ferramenta construída para fornecer uma experiência de usuário segura e completa ao alocar e gerenciar recursos corporativos. O Elapsit é simples, intuitivo e traz funcionalidade criativa. Alguns recursos usados ​​importantes são: agendamento de recursos, controle de tempo, gerenciamento de licenças, faturamento, documentos legais, etc.

Elapsit é a melhor escolha para todas as empresas de pequeno e médio porte a grandes empresas, e se encaixa perfeitamente com todos os tipos de projetos. Atualmente, o Elapsit possui uma versão de teste gratuita que inclui todos os recursos. Quando os usuários começarem a usar, o preço será de cerca de US$ 5/usuário/mês.

7. Guru de Recursos

O Resource Guru é um dos softwares de gerenciamento de recursos mais antigos do mercado. No entanto, ainda é muito popular entre agências e empresas que trabalham com muitos clientes. O Resource Guru fornece recursos como filtragem, verificação de disponibilidade de grupos, alocação de recursos, relatórios, suporte a fuso horário, etc.

O Resource Guru também permite que os usuários gerenciem licenças remuneradas e dias de doença para que os gerentes de projeto possam obter uma melhor visão geral dos recursos disponíveis. Cada usuário do Resource Guru terá seu painel. O Resource Guru também evita a alocação desigual de recursos definindo a disponibilidade de cada recurso e por meio de listas de espera. Ele também suporta tantos gerentes de projeto que podem usá-lo ao mesmo tempo sem ter que esperar ou competir de quem é a vez. O Resource Guru também oferece uma avaliação gratuita de 30 dias. Quando a avaliação termina, seu preço é de US$ 2,50/usuário/mês.

8. Executar

Runn é uma ferramenta moderna para planejamento, gerenciamento de capacidade e necessidades. Ele também possui gerenciamento de tempo integrado e recursos preditivos que ajudam os gerentes a gerenciar grupos remotamente. O Runn usa uma interface do Planner que oferece aos usuários a capacidade de visualizar todos os projetos e recursos humanos em sua organização, permitindo identificar e prever riscos de sobrecarga e evitar conflitos rapidamente sobre recursos, força de trabalho e tempo.

Comparado a outras ferramentas de gerenciamento de recursos, o Runn também pode fazer previsões financeiras compreensíveis e KPIs relacionados para rastrear os lucros de sua empresa, desempenho do projeto, custos excedentes e variação real em comparação com o plano. Este aplicativo possui rastreamento de tempo integrado para que você possa entender melhor o tempo gasto do que pretendia.

Atualmente, o Runn permite que os usuários o usem gratuitamente até 1º de julho de 2021. Após o tempo livre, o Runn cobrará US$ 10/pessoa ou US$ 30/pessoa para cada pacote que os clientes escolherem.

9. Monday.com

Se você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que funcione sem problemas com suas equipes de negócios, Monday.com será uma escolha notável. Este software de gerenciamento de tarefas possui um software de produtividade mais orientado visualmente que permite que os gerentes de projeto deleguem tarefas e acompanhem cada etapa detalhadamente que os membros da equipe estão realizando.

Além disso, você pode criar listas de tarefas, compartilhar arquivos e se comunicar com colegas. Este software de gerenciamento de trabalhos fornece visualizações bastante perspicazes dos projetos, permitindo que você edite detalhes importantes, como status do proprietário, prioridade e duração do projeto. Além disso, há uma função de bate-papo integrada que permitirá discutir tarefas e atualizar tarefas diárias com cada membro da equipe.

10. Flutuar

Float é um software de gerenciamento de recursos para agências, estúdios e empresas. Geralmente fornece recursos simples de gerenciamento de equipe. Seu recurso de agendamento de equipe permite que os usuários gerenciem reservas, visualizem as cargas de trabalho da equipe e atribuam tarefas.

Com os excelentes recursos de gerenciamento de equipe do Float, os gerentes de projeto podem descobrir rapidamente os recursos humanos disponíveis, gerenciar empreiteiros e encontrar funcionários com seus cartões. Outra coisa interessante é que você pode acessar o Float através de um aplicativo para iPhone. Float permite que você experimente gratuitamente por 30 dias. O pacote pago começa a partir de $ 5/pessoa/mês.

11. Salvador

Saviom é um especialista líder em software que ajuda a aumentar a eficiência do projeto. Alguns dos recursos nos módulos de gerenciamento de recursos do Saviom ajudam muitas empresas no gerenciamento de recursos, como o módulo de agendamento de recursos inteligentes, que ajuda a superar desequilíbrios de trabalho, o módulo de planejamento de recursos para monitorar e agendar recursos enquanto os mantém, etc. Você também pode sincronizar recursos e cronogramas de projetos em toda a sua empresa com o sistema de gerenciamento de recursos da Saviom. O Saviom também integra um repositório de habilidades que facilita o perfil de recursos, a localização e a combinação de futuras habilidades de trabalho.

O Saviom definirá um preço personalizado em camadas, como ferramentas, licenças e lites do Saviom. Ele opera por acesso baseado em função e garante controle total sobre os dados que pertencerão a você.

12. Agendador de recursos eletrônicos

O eResource Scheduler é uma ferramenta de planejamento de recursos que fornece as versões Cloud e On-Premise com configuração fácil de usar. Possui recursos, incluindo um painel que destaca informações importantes em uma tela e uma variedade de campos definidos pelo usuário que permitem capturar informações completas sobre seus projetos.

O eResource Scheduler também fornece recursos como gráficos, agendamento, visualizações de recursos, projetos e funções e usuários. O eResource Scheduler também oferece a opção de planejar no nível do projeto e da tarefa. Outro recurso importante do eResource Scheduler é a tabela de horários e o módulo financeiro. Esse recurso ajuda os usuários a concluir projetos por relação de custo e pagamento e relatórios de previsão. O eResource Scheduler oferece aos usuários uma avaliação gratuita de 14 dias do vírus. Quando o tempo livre expirar, o preço será de US$ 5/recurso/mês.

13. Pagamento

Basicamente, o Paymo é um software de gerenciamento de recursos que pode ajudá-lo a reduzir significativamente o tempo de reserva. Você pode acompanhar as cargas de trabalho atuais e restantes de sua equipe, número de feriados e orçamentos de projetos em uma única linha do tempo. O Paymo é configurado automaticamente com base nos detalhes da tarefa que você inseriu anteriormente. Com o Paymo, todos os membros da equipe têm acesso às suas agendas para ver o que precisam fazer.

Além disso, o Paymo foi integrado a aplicativos de produtividade e fatura como Slack, Google Calendar e Adobe CC para dar suporte à gestão de toda a equipe. Após a avaliação gratuita, os usuários escolherão dois pacotes pagos de Paymo, a partir de US$ 11,95/usuário/mês para usar.

14. Clarizen

Clarizen é uma ferramenta que combina gestão de projetos de alta qualidade e trabalho em equipe. Esta é a única solução que fornece uma estrutura de trabalho claramente definida e facilmente distinguível. A Clarizen fornece centralização e compartilhamento de recursos, desenvolvendo estratégias e conectando pessoas para um propósito comum. Clarizen também permite que os usuários trabalhem com uma interface flexível e intuitiva, adequada ao seu estilo de trabalho. Os usuários também podem criar processos automatizados e repetitivos com o fluxo de trabalho da Clarizen e o recurso de alertas rápidos.

15. Planejador de Hub

O Hub Planner é um poderoso sistema de gerenciamento de pessoal com muitos recursos úteis de gerenciamento de recursos. O Hub Planner possui muitas visualizações diferentes por recurso, equipe ou projeto. Além do gerenciamento de recursos, o Hub Planner também possui outros recursos, como planilhas de horas integradas com poderosos processos de aprovação, painéis e ferramentas de relatórios dinâmicos. Você pode definir completamente o cronograma, a solvência e o lucro em um piscar de olhos.

O melhor do Hub Planner é que você moldará o roteiro do produto e até financiará novos recursos. Você pode personalizar ainda mais ou remover extensões de produto para aumentar a funcionalidade ou desativar funções desnecessárias. O Hub Planner começa em US$ 7/usuário/mês após 60 dias de teste gratuito.

Práticas e técnicas recomendadas de gerenciamento de recursos

Aqui estão algumas técnicas e práticas úteis que você deve aplicar para gerenciar bem seus recursos:

1. Entenda quais recursos estão faltando e concentre-se neles

A falta de recursos impossibilitará o planejamento detalhado e atrapalhará a implementação do projeto. Neste caso, geralmente, você pode empregar de acordo com a regra 80/20. A regra 80/20 é interpretada como 80% do efeito (ou restrição de recursos) proveniente de 20% do recurso. Você precisa se concentrar nos recursos limitados e planejar sua disponibilidade.

2. Acordar uma abordagem comum para priorizar o trabalho em recursos compartilhados

Você deve criar um processo de classificação/avaliação padrão que sustente a tomada de decisão objetiva. A supervisão de trabalho não intencional pode fazer com que você subestime sua capacidade e causar atrasos no andamento. Lembre-se de que pessoas excessivamente apegadas podem facilmente levar a problemas de qualidade.

3. Compreender as diferentes formas de trabalhar entre organizações e recursos

Você pode se beneficiar de diferentes tipos de trabalho e até de diferentes grupos dentro de uma organização se tiver um método específico para reconciliá-los. Certifique-se de que as ferramentas e métodos sejam selecionados adequadamente e sejam eficazes. Um roll-up mais padronizado pode fornecer as métricas necessárias para uma visão holística de sua organização. Isso permitirá que sua organização planeje, gerencie e distribua o trabalho adequadamente

4. A gestão de recursos é um processo contínuo

Você deve entender que os conflitos que ocorrem devido a eventos e mudanças inesperados acontecem com frequência e inevitavelmente. Vamos trabalhar juntos para resolver conflitos de recursos com base em prioridades imediatas e prioridades mais baixas que não são realmente necessárias.

5. Gerencie tarefas e recursos usando uma combinação de detalhes

Você deve planejar o trabalho, gerenciar tarefas e relatar o tempo em detalhes para ser facilmente gerenciado. No entanto, nem todos os trabalhos devem usar o mesmo nível de detalhe. Conheça as normas específicas para cada situação. O trabalho de planejamento geralmente é o mais detalhado, enquanto o relatório de tempo pode simplificar o processo para um maior grau de precisão. Ao atribuir recursos ao trabalho, as tarefas de longo prazo devem ser feitas em alto nível e as tarefas de curto prazo devem ser compreendidas para que possam ser planejadas em detalhes.

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Palavras finais

O gerenciamento de recursos pode parecer complicado, mas não é realmente difícil entender seu núcleo e as ferramentas para operá-lo sem problemas. O gerenciamento de recursos deve ser uma parte essencial de um processo de gerenciamento de projetos em grupo para que você possa usar os recursos certos no momento certo e antecipar possíveis problemas no futuro. Ao operar em uma ferramenta de gerenciamento de recursos, você pode economizar muito tempo e esforço. Esperamos que, com as 15 ferramentas de gerenciamento de recursos para gerenciar sua equipe que apresentei acima, seus negócios encontrarão uma poderosa tecnologia de suporte para ajudá-lo a concluir projetos da maneira mais conveniente e correta.