Como (re)priorizar suas tarefas

É fácil ficar estressado em um mundo agitado, onde as listas de tarefas parecem ficar cada vez mais longas e fazer malabarismos com todas as tarefas parece um esporte radical.

O bom é que nem todas as tarefas são iguais – algumas tarefas são mais iguais que outras. Já pensou quais são suas prioridades? Que tarefas suas são mais iguais do que outras? Uma boa maneira de se tornar menos sobrecarregado é simplesmente priorizar. Também é uma boa ideia categorizar suas prioridades – trabalho, saúde, vida pessoal, etc.

Neste artigo, vamos nos concentrar nas prioridades de trabalho e como priorizar tarefas; também analisaremos os sinais de que você pode precisar priorizar novamente e como fazer isso.

Diferença entre prioridades e objetivos

Antes de entrarmos em detalhes sobre (re)priorização, precisamos esclarecer uma distinção entre uma meta e uma prioridade, uma vez que muitas vezes são usadas de forma intercambiável. Eles andam de mãos dadas, mas são duas coisas diferentes.

As metas são as coisas concretas que você deseja realizar, enquanto as prioridades são o que é importante para você e ao que você está dedicando a maior parte do seu tempo.

Por exemplo, se seu objetivo é passar em um exame difícil, sua prioridade provavelmente é estudar. Se seu objetivo é conseguir uma promoção no trabalho, sua prioridade será trabalhar duro para atender a todos os requisitos. Se o objetivo é aumentar as vendas, a prioridade pode ser o lançamento de um novo produto ou uma nova estratégia com a equipe de vendas.

Como priorizar 101

Priorizar uma tarefa em detrimento de outra nem sempre é fácil, especialmente se ambas as tarefas forem importantes. E quando várias tarefas estão envolvidas, pode ser bastante esmagador.
Aqui estão algumas das dicas que podem ajudá-lo a definir suas prioridades com menos estresse.

Faça uma lista mestre de tarefas

Pegue um pedaço de papel / abra um documento em branco e faça uma lista de todas as suas tarefas, grandes e pequenas. Reúna todas as suas pequenas tarefas rabiscadas em pedaços de papel aleatórios, escritas no aplicativo Notas em seu telefone, capturadas de tela ou anotadas em seu planejador. É mais fácil quando você tem todas as tarefas à sua frente, em uma lista principal de tarefas.

Depois de anotar tudo, olhe para sua grande lista de tarefas e, lenta e cuidadosamente, comece a trabalhar nela. Divida em metas mensais, semanais e diárias. Escolha algumas das tarefas mais importantes do mês e divida-as em partes menores para suas tarefas semanais e diárias. Além disso, existem muitos tipos de modelos de lista de tarefas se você quiser tornar o processo mais rápido e fácil.

Mantenha sua lista em algum lugar visível

Depois de ter feito sua(s) lista(s), coloque-as em algum lugar visível – de preferência em algum lugar à sua frente para que você as veja com frequência. Você pode colá-los em seu laptop ou em uma parede em frente à sua mesa, como o primo mais chato de um quadro de visão.

Ter sua lista de tarefas em seu campo de visão o manterá focado e motivado para riscar as coisas o mais rápido possível.

Faça apenas uma coisa de cada vez

Eu sei que pode ser tentador, mas não multitarefa. Você não fará mais em menos tempo – você acabará com algumas tarefas incompletas. É muito mais eficiente trabalhar em uma tarefa de cada vez, terminá-la completamente e depois passar para a próxima.

Pense no que é realmente importante para você

Nem sempre é óbvio quais tarefas você deve priorizar. Para dominar a arte da priorização, você precisa fazer uma auto-reflexão. Para colocar as coisas em perspectiva, muitas vezes ajuda se perguntar: Qual é a coisa mais importante que posso fazer hoje para tornar o amanhã melhor?

O que me levará aos meus objetivos mais rápido?

Qual é o resultado provável de (não) tornar isso uma prioridade?

Quais tarefas são sensíveis ao tempo?

O que eu, e somente eu, posso fazer bem que fará a diferença?

Quais são minhas atividades de maior valor?

Conheça o seu ritmo natural

Esteja ciente de seu ritmo natural e de quando seu foco está no auge. Quando você se sente no seu melhor? Você já percebeu que é particularmente produtivo em uma determinada hora do dia? Você trabalha com mais eficiência pela manhã, à tarde ou à noite?

Seja qual for sua resposta, é quando você deve fazer a(s) tarefa(s) mais importante(s) do dia.

Cruze tarefas estrategicamente

Sabe aqueles dias em que, apesar do seu trabalho duro, você parece não conseguir fazer nada? Se sua lista se tornar demais, complete algumas tarefas rápidas e fáceis para dar a você uma sensação de realização e um pouco de fôlego para continuar.

Esteja aberto a mudanças

Seja flexível e aberto para re-priorizar se surgirem novas informações. Também não há problema em suas prioridades mudarem com o tempo. Existem alguns sinais que informam que você pode precisar parar e repensar seu plano – continue lendo para descobrir quais são.

Sinais que você precisa re-priorizar

“Quando as coisas derem errado, não vá com elas.” -Elvis Presley

Às vezes, a sabedoria é saber quando desistir e girar. Não é fácil abandonar algo em que você gastou tempo, esforço e dinheiro; no entanto, gastar ainda mais tempo, esforço e dinheiro na coisa errada é pior. Estes são alguns dos sinais de que você precisa priorizar novamente:

• Você trabalha muito, mas sente que não está fazendo nada;
• Você se sente desorganizado e sem foco;
• Suas tarefas diárias o estressam e/ou provocam apenas emoções negativas;
• Você trabalhou em algo por muito tempo, mas não há sinais de resultados;
• Você acha difícil parar de trabalhar e as coisas divertidas parecem uma tarefa árdua.

Técnicas de (re)priorização

Se você está lidando com a priorização pela primeira vez ou decidiu priorizar novamente suas tarefas, existem certas técnicas que podem ajudá-lo. Aqui estão alguns dos mais fáceis e populares.

Método ABCDE

Pegue sua lista principal de tarefas desde o início desta postagem no blog. Ao lado de cada tarefa escreva uma das seguintes letras:

A – tarefas de maior prioridade. Eles são os mais importantes e terão as maiores consequências se você não os cumprir ou o maior prêmio se você os cumprir.
Você pode ter até três tarefas A e também precisa priorizá-las – marque-as como A1, A2 e A3.

B – tarefas que são importantes, mas não tanto quanto as A; recompensas e consequências negativas são menores. As tarefas B devem ser feitas quando todas as tarefas A estiverem concluídas.

C – tarefas agradáveis ​​de fazer. Se você não os fizer, não haverá consequências. Você não mudará o mundo completando as tarefas C, mas poderá fazê-las se ainda tiver tempo e energia sobrando após as tarefas A e B.

D – D significa Delegado. Essas são as tarefas que podem ser feitas por outra pessoa, para que você possa se concentrar nas tarefas A.

E – E como Eliminar. As tarefas E são aquelas que não são importantes e não devem ocupar espaço na sua lista de afazeres.

O método Ivy Lee

Em 1918, Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel Corporation, era um empresário incrivelmente bem-sucedido – ele era um dos homens mais ricos do mundo.

Como ele decidiu aumentar a eficiência de sua equipe e fazer as coisas melhor e mais rápido, ele contratou Ivy Lee, uma conhecida consultora de produtividade. Lee pediu 15 minutos com cada um dos executivos da empresa, quando explicou a eles o seguinte método.

1. No final de cada dia de trabalho, anote 6 tarefas que você precisa realizar amanhã. Pode haver menos de 6 tarefas, mas não mais.
2. Organize-os em ordem de sua verdadeira importância. Você pode usar métricas adicionais, como valor financeiro, para determinar seu pedido.
3. Quando chegar ao trabalho, concentre-se na primeira tarefa. Trabalhe até que a tarefa seja concluída e, em seguida, passe para a segunda.
4. Trabalhe com o resto da sua lista da mesma maneira. Se você não conseguir terminar todas elas, mova as tarefas inacabadas para a lista de amanhã.
5. Repetir.

Os resultados foram tão satisfatórios que Lee recebeu seis dígitos (em dinheiro de hoje).

A principal vantagem deste método é que ele facilita a partida (que geralmente é a parte mais difícil). Reduz a fadiga da decisão – impede que você tenha muitas coisas em seu prato e trabalhe demais. Também força você a ser intencional com seu tempo e energia, o que provavelmente é a razão pela qual é tão simples, mas eficaz.

MIT (Tarefas Mais Importantes)

Nem todo mundo concorda com Ivy Lee – algumas pessoas acham que 6 tarefas por dia são demais e que você não deve escolher mais de 3 prioridades diárias.

A estratégia do MIT é baseada na premissa de que todos nós temos tempo e energia limitados para cada dia, então temos que escolher até três MITs (tarefas mais importantes) às quais dedicaremos nosso dia. Os MITs são tarefas críticas que farão a maior diferença e levarão você mais longe na busca de alcançar seus objetivos. Se você estiver em dúvida, pense em qual tarefa o deixa mais desconfortável e ansioso – o que você mais teme é provavelmente o que você deve fazer primeiro.

Você deve fazer seus 2-3 MITs no início do seu dia de trabalho, quando sua mente ainda está fresca e focada. Se você suspeitar que vai terminá-los mais cedo, você pode adicionar algumas coisas legais – algo que seria bom terminar, mas não é tão importante.

Priorização de tarefa única

Se as coisas ficarem difíceis, talvez você precise encurtar sua lista de tarefas ainda mais implacavelmente. Esta pode ser uma solução de curto prazo para alguns e uma boa opção para o dia a dia para outros, dependendo do tipo de trabalho que você está fazendo.

Essencialmente, você escolhe uma tarefa maior ou um tema relacionado a várias tarefas e se concentra nele durante todo o dia. Por exemplo, minha prioridade durante meu dia de trabalho é escrever uma postagem no blog. Essa é a única coisa em que me concentro, mas contém algumas tarefas relacionadas, como pesquisar, escrever de fato (o que, ironicamente, leva menos tempo) e editar.

Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower recebeu o nome de Dwight D. Eisenhower. Ele foi um general de cinco estrelas na Segunda Guerra Mundial, o 34º presidente dos EUA e o fundador da DARPA e da NASA (entre muitas outras coisas), então acho que é seguro dizer que ele era um cara bastante produtivo.

A matriz de Eisenhower faz com que você divida suas tarefas com base em sua importância e urgência.

• Importante e urgente – tarefas que devem ser feitas primeiro.
• Importante, mas não urgente – tarefas que devem ser agendadas para serem feitas mais tarde. Coisas como exercitar ou criar uma estratégia de negócios de longo prazo podem se enquadrar nessa categoria.
• Urgentes, mas não importantes – tarefas que você deve delegar para poder se concentrar nas tarefas mais importantes. Neste contexto, “não é importante” significa que não necessariamente tem que ser feito por você, pode ser feito por outra pessoa também. Exemplos dessas tarefas podem ser responder a determinados e-mails, fazer upload de postagens em blogs ou agendar reuniões.
• Não é importante e não é urgente – tarefas que você deve excluir da sua lista de tarefas.

Às vezes pode ser difícil determinar entre urgência e importância. Tarefas urgentes são sensíveis ao tempo, enquanto as importantes contribuem para nossos objetivos e missão de longo prazo.

Princípio de Pareto

Um dia, enquanto passeava por seu jardim, o economista italiano Vilfredo Pareto notou que 20% de suas plantas de ervilha estavam produzindo 80% das ervilhas. Isso levou a mais conclusões – em muitas indústrias e empresas, 20% da parcela mais produtiva é responsável por 80% da produção. 20% da população detém 80% da riqueza. 20% dos clientes fazem 80% da receita.

Isso mais tarde ficou conhecido como o princípio de Pareto. Como afirma, 20% de nossas ações trazem 80% de nossos resultados. Isso significa que descobrir quais 20% das suas tarefas trazem 80% dos resultados e focar nelas é uma ótima técnica de priorização. Se você não tem certeza de quais são seus 20%, tente descobrir quais tarefas suas fazem a maior diferença e facilitam mais o alcance de seus objetivos.

Método MoSCoW

Antes que você pergunte – não, não está relacionado à capital da Rússia. É a sigla MSCW (must, should, could, would) com dois “o”s adicionados para facilitar a pronúncia.

É uma técnica popular para gerenciar requisitos. Ele os divide em 4 categorias:

• M (obrigatório) – requisitos não negociáveis ​​sem os quais um projeto falhará.
• S (deveria ter) – coisas importantes que não são obrigatórias, mas agregam muito valor.
• C (poderia ter) – requisitos que são desejáveis, mas não necessários; se deixados de fora, eles teriam pouco ou nenhum impacto.
• W (não terá) – não é uma prioridade; eles podem ser bons para incluir no futuro.

Conclusão

Dominar a arte da (re)priorização é importante no mundo de hoje, onde as linhas entre os negócios e a vida pessoal são muitas vezes confusas e as doenças causadas pelo estresse pioram a cada dia. Se você realmente precisa se estressar, é importante estar ciente de que nem todas as tarefas merecem estresse – e é para isso que serve a priorização. Pegue sua lista mestre de tarefas e comece a pensar no que é realmente importante para você.