Economize dinheiro renegociando os contratos de software da sua empresa

As pequenas empresas podem revisar seus contratos atuais de software como serviço (SaaS) e renegociar os termos para economizar dinheiro à luz da crise do COVID-19.

NOTA: Este artigo destina-se a informar nossos leitores sobre preocupações relacionadas a negócios nos Estados Unidos. Não se destina de forma alguma a fornecer aconselhamento jurídico ou a endossar um curso de ação específico. Para aconselhamento sobre sua situação específica, consulte seu advogado.

Para a fotógrafa de casamentos e retratos Alana Lindenfeld, a decisão de renegociar seus contratos de SaaS foi fácil. O surto de COVID-19 interrompeu os processos normais de negócios e Lindenfeld precisava cortar custos para se manter à tona.

“Tive que fazer o downgrade de alguns softwares para ajudar a cortar custos durante um período em que legalmente não tenho permissão para filmar sessões ou casamentos”, disse Lindenfeld.

Ela conseguiu economizar dinheiro em suas assinaturas Adobe e Pixieset entrando em contato com ambos os fornecedores e incentivando outras pequenas empresas a fazerem o mesmo:

Pequenas empresas podem renegociar contratos de SaaS para economizar dinheiro durante essa crise econômica. De acordo com o Gartner, 36% das empresas negociaram ou planejam negociar novos termos com fornecedores e vendedores (pesquisa completa disponível para clientes).

Aqui está um detalhamento de como você pode fazer o mesmo e como funciona o processo de renegociação.

5 passos para renegociar seus contratos de software.

1. Reavalie suas necessidades de software

A COVID-19 mudou a maneira como as empresas operam, forçando muitas a mudar rapidamente de uma cultura de trabalho no escritório para uma cultura remota. As necessidades de software dessas empresas também mudaram.

Girdharee Saran, chefe de marketing da SurveySensum, percebeu que era hora de reavaliar os contratos de software da empresa depois de calcular as perdas induzidas pelo COVID-19:

Para iniciar esse processo, Saran e sua equipe fizeram uma lista de todas as assinaturas de software ativas e as dividiram em três categorias:

1. Deve continuar : Software crítico para o processo de negócios, mesmo que o fornecedor não ofereça um desconto.
2. Pode sobreviver sem : Essas assinaturas mensais são boas de se ter, mas não são totalmente necessárias.
3. Novas necessidades : Esta categoria surgiu da transição de trabalho remoto da empresa e da necessidade de software para facilitar a colaboração e a comunicação à distância com outros membros da equipe e clientes.

2. Leia seu contrato, incluindo as letras miúdas

Depois de identificar os contratos que deseja renegociar, é importante ler o contrato e entender seus termos antes de entrar em contato com seu fornecedor de software.

Maria Veronica Saladino, advogada corporativa que atualmente ajuda empresas na renegociação de contratos de software, sugere que as empresas respondam às seguintes perguntas sobre o software que designaram para renegociação na primeira etapa:

• O que o contrato existente fornece atualmente?
• Em que condições o contrato é rescindido?
• O contrato tem cláusula de renegociação em caso de crise ou retração econômica?
• O que o contrato existente consideraria uma violação?
• Que ações o fornecedor tomaria se você não conseguisse efetuar os pagamentos?
• Existe uma cláusula de força maior que o libere do contrato diante de circunstâncias fora de seu controle (como uma pandemia)?

O que é força maior?

Uma cláusula de força maior isenta as partes do contrato no caso de circunstâncias fora do controle das partes que possam tornar irracional ou impossível esperar que a parte cumpra as obrigações contratuais.

Essas circunstâncias podem incluir guerras, desastres naturais, greves ou legislação inesperada e, geralmente, pandemias.

Segundo o Gartner, 18% das organizações já invocaram cláusulas contratuais de força maior por causa do COVID-19 e 37% estão considerando (pesquisa completa disponível para clientes).

A decisão de invocar uma cláusula de força maior não deve ser tomada de ânimo leve, e você deve considerar como isso afetará seu relacionamento de longo prazo com o fornecedor.

“Uma desvantagem de tentar desencadear uma força maior é que você pode estar envenenando a água em um relacionamento que deseja ter com esse fornecedor nos próximos anos”, disse Eric Talley, da Columbia Law, em entrevista ao Gartner (pesquisa completa disponível para clientes).

As cláusulas de força maior são projetadas para proteger as empresas, mas também podem prejudicar os relacionamentos com os fornecedores. Antes de invocar esta cláusula, você deve procurar um conselho externo.

3. Descubra o que seu provedor de SaaS já está fazendo para acomodar os clientes

Antes de Lindenfeld entrar em contato com os fornecedores de software, ela pesquisou o que esses fornecedores já estavam fazendo pelos clientes:

“Eu tinha ouvido de alguns outros fotógrafos que eles [Adobe Suite] estavam oferecendo alguns meses grátis ou creditados em sua conta, então eu sabia o que esperar.”

Muitos provedores de SaaS já estão fornecendo acesso gratuito ou com desconto a ferramentas para ajudar as empresas a se manterem à tona.

Por exemplo, a HubSpot está oferecendo seu pacote para pequenas empresas a um preço reduzido e aumentando os limites para clientes existentes, e a Adzooma está oferecendo toda a sua plataforma gratuitamente até 1º de junho de 2020.

Esses provedores de SaaS e muitos outros já estão oferecendo acesso gratuito ou com desconto às suas plataformas para ecoar o sentimento “estamos juntos nisso” e mostrar seu apoio à comunidade empresarial.

4. Decida o que você quer com a renegociação

Saiba o que você quer com as negociações antes de entrar em contato com seu fornecedor de software. Neil Andrew, fundador do PPC Protect, disse:

Algumas empresas podem precisar ou querer cancelar seus contratos, enquanto outras procuram pausar ou atrasar pagamentos, aplicar descontos, reduzir a funcionalidade para economizar dinheiro ou aumentar temporariamente a funcionalidade para atender às novas necessidades de seus negócios.

Pense no que você deseja obter com a renegociação e no que está disposto a comprometer. Alguns fornecedores de SaaS podem não estar dispostos a cancelar totalmente o contrato, mas podem reduzir o custo de sua assinatura reduzindo a funcionalidade ou o número de licenças.

“Os fornecedores de SaaS preferem ter certeza de que estão recebendo pelo menos algum fluxo de caixa do que nenhum fluxo de caixa”, disse Andrew. “Os bons fornecedores de SaaS procurarão fornecer um relacionamento valioso de longo prazo, oferecendo o máximo de assistência possível.”

5. Seja transparente e empático e tenha um plano de backup

As empresas devem ser transparentes sobre sua situação financeira e ter empatia com os fornecedores de software.

“Nós simpatizamos com nossos clientes e nunca queremos que eles se sintam como se estivessem sobrecarregados”, disse Josh Sanders, gerente de projetos da Alpha Bravo Development. “Se uma empresa descreve como seu negócio está prejudicando, algo pode ser resolvido.”

Girdharee Saran entrou em contato com o provedor de CRM de sua empresa e explicou claramente sua situação financeira: o pagamento para usar a plataforma agora era uma pressão financeira devido às perdas de receita devido ao COVID-19. Como resultado, eles conseguiram chegar a um acordo.

Seja transparente em sua conversa com o fornecedor do software, mas não se esqueça de também ser empático. Este é um momento estressante para todos.

Sean McDermott, fundador da RedMonocle e do Windward Consulting Group, queria lembrar às empresas que os fornecedores de software também estão enfrentando dificuldades neste momento:

Os fornecedores de SaaS dependem muito da receita de assinaturas e, embora não possam renunciar inteiramente a um contrato, podem estar dispostos a ajudar os clientes a encontrar uma solução razoável. Caso contrário, considere soluções de software alternativas.

Saran teve uma experiência positiva ao alcançar uma solução mutuamente benéfica com sua plataforma de CRM, mas não conseguiu alcançar uma solução semelhante com seus fornecedores de software de videoconferência e webinar.

Antes do COVID-19, sua empresa pagava por um plano de 100 participantes. À medida que as equipes se tornavam remotas, a demanda por comunicação remota aumentava. Saran queria atualizar temporariamente seu plano para hospedar até 500 participantes, mas não podia arcar com o aumento de custo. Ele tentou sem sucesso negociar com o fornecedor, mas acabou mudando para uma solução alternativa e comparável com um custo menor e maior funcionalidade.

“Recursos podem ser substituídos, bom atendimento ao cliente não”, disse Ethan Taub, fundador da Goalry, que também optou por soluções alternativas depois que uma empresa se recusou a comprometer os termos do contrato.

Renegociar contratos de software durante crises pode ajudar pequenas empresas a economizar dinheiro

Cortar custos durante uma crise pode ajudar as pequenas empresas a se manterem à tona e evitar demissões, e um lugar que as empresas podem procurar são seus contratos de SaaS.

A COVID-19 colocou pressões únicas em todos os setores, tornando a flexibilidade entre as empresas uma necessidade para enfrentar essa tempestade econômica. Trabalhe em conjunto para encontrar soluções mutuamente benéficas e esteja atento aos desafios de outras empresas.

NOTA: Os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos e não pretendem ser endossos ou recomendações.