Força de trabalho remota: por que é importante e como gerenciá-la

A força de trabalho moderna está passando por uma grande mudança em direção ao trabalho remoto. Os avanços tecnológicos e as mudanças na cultura e nas expectativas de trabalho permitiram que mais pessoas trabalhassem de forma produtiva em casa ou em outros locais flexíveis.

Apesar do regresso aos escritórios, o trabalho remoto ainda é a escolha preferida de muitos funcionários e empresas. 38% das empresas possuem funcionários que trabalham remotamente.

O aumento de trabalhadores remotos não mostra sinais de abrandamento e é altura de as empresas se adaptarem a esta tendência emergente de trabalho e gerirem melhor as suas equipas remotas.

Mas como?

Orientaremos você em tudo o que você precisa sobre uma força de trabalho remota e compartilharemos as melhores práticas para gerenciar funcionários remotos de maneira eficaz. Vamos começar.

O que é uma força de trabalho remota?

Uma força de trabalho remota refere-se a funcionários que trabalham em casa ou em outro local externo, em vez de se deslocarem para um local de trabalho ou escritório central.

Os termos “trabalho remoto” e “teletrabalho” referem-se a modalidades de trabalho em que os funcionários desfrutam de flexibilidade no local e no horário de trabalho.

Em vez de se deslocarem todos os dias para o escritório, os trabalhadores remotos realizam as suas tarefas predominantemente a partir de casa ou de espaços de trabalho partilhados à sua escolha, colaborando com colegas online.

De acordo com um inquérito recente da Gallup, mais de 60% dos trabalhadores norte-americanos realizam pelo menos parte do seu trabalho em casa, com uma percentagem média de trabalho remoto de dois dias por semana. Além disso, mais de 85% dos colaboradores inquiridos desejam pelo menos algum grau de flexibilidade remota.

Isto representa um afastamento dramático das normas de trabalho tradicionais, onde os horários fixos no local eram padrão.

Os avanços nos softwares de rede, comunicação e produtividade permitiram que as empresas mantivessem a produtividade fora dos escritórios centralizados.

À medida que estas tecnologias melhoram juntamente com o conforto cultural com a colaboração remota, mais empresas reconhecem benefícios substanciais em acordos de trabalho flexíveis.

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Vantagens de uma força de trabalho remota

Ter uma força de trabalho remota oferece uma série de vantagens tanto para empregadores quanto para funcionários. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

Para funcionários

Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional : O trabalho remoto elimina a necessidade de deslocamento, economizando aos funcionários horas preciosas que podem ser dedicadas a atividades pessoais, tempo para a família ou até mesmo exercícios e hobbies. Isto leva a um estilo de vida mais saudável e equilibrado, reduzindo o estresse e aumentando o bem-estar geral.

Maior produtividade e foco: Os funcionários também trabalham em um ambiente mais silencioso e com menos distrações, melhorando a concentração e o foco e traduzindo-se em maior produtividade e trabalho de melhor qualidade.

Maior flexibilidade e autonomia: O trabalho remoto dá aos funcionários mais controle sobre seus horários e estilos de trabalho. Eles podem optar por trabalhar nos horários mais produtivos, seja de manhã cedo, tarde da noite ou até mesmo durante os intervalos do dia. Esta flexibilidade pode ser especialmente benéfica para pessoas com responsabilidades de cuidados infantis, problemas de saúde ou outros compromissos.

Custos reduzidos: Os funcionários remotos economizam dinheiro em deslocamentos, trajes profissionais e cuidados infantis, o que pode ser um benefício financeiro significativo. Além disso, as empresas podem economizar em espaço de escritório, serviços públicos e outros custos indiretos.

Para empregadores

Custos indiretos reduzidos: as empresas desfrutam de economias significativas em termos de espaço de escritório, serviços públicos e outras despesas gerais.

Aumento da produtividade e satisfação dos funcionários: Os trabalhadores remotos são muitas vezes mais produtivos e satisfeitos do que os seus homólogos que trabalham no escritório. Ou seja, que o trabalho remoto resulta em melhor retenção de funcionários, redução de absenteísmo e menores custos de rotatividade.

Acesso a um conjunto mais amplo de talentos : O trabalho remoto permite que as empresas aproveitem um conjunto global de talentos, atraindo os melhores candidatos, independentemente da sua localização.

Melhor moral e envolvimento dos funcionários: os funcionários obtêm uma sensação de autonomia e confiança trabalhando remotamente, o que aumenta o moral e o envolvimento. As equipes remotas também têm um senso mais forte de colaboração e comunicação para permanecerem conectadas.

Imagem corporativa aprimorada: uma empresa que oferece opções de trabalho remoto é vista como mais progressista e atraente para funcionários e clientes em potencial.

Desafios de gerenciar uma equipe remota

Apesar das muitas vantagens, gerenciar uma equipe remota tem seus desafios. Você encontrará muitos obstáculos de liderança e colaboração que devem ser abordados preventivamente para obter sucesso a longo prazo.

Barreiras de comunicação

Sem o benefício de dicas não-verbais e bate-papos mais frios, mal-entendidos entre funcionários podem surgir mais facilmente por meio de e-mails, mensagens e videochamadas.

Ao mesmo tempo, com vários canais de comunicação abertos, os membros da equipe podem ser bombardeados com informações, dificultando a manutenção do foco e a priorização de tarefas.

O brainstorming presencial e as discussões improvisadas tornam-se raros quando se trabalha remotamente, o que prejudica a criatividade e o trabalho em equipe.

Formação de equipes e cultura

Pode ser mais difícil construir relacionamentos genuínos e um senso de camaradagem sem interação presencial regular.

Manter o moral da equipe também é um desafio. Sentir-se isolado e desconectado dos colegas pode diminuir o moral e a falta de motivação. Criar uma identidade compartilhada e um sentimento de pertencimento é complicado quando os membros da equipe estão geograficamente dispersos.

Produtividade e fluxo de trabalho

Trabalhar em casa traz várias distrações. É difícil manter o foco e manter a produtividade.

Sem uma visão clara do horário de trabalho de alguém, os gestores também podem ter dificuldade em definir e monitorizar expectativas, levando a potenciais problemas de responsabilização.

Outro impacto na produtividade é a coordenação de agendas e reuniões em diferentes fusos horários, o que afeta o trabalho em equipe e o fluxo de trabalho.

Além disso, conciliar trabalho e vida pessoal pode ser difícil para os trabalhadores remotos, levando ao esgotamento e ao estresse.

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Melhores práticas para gerenciar uma força de trabalho remota

Gerenciar uma força de trabalho remota apresenta desafios, mas muitas empresas lideram suas equipes remotas há muitos anos. Confira essas estratégias para preparar sua equipe para o sucesso.

1. Implemente ferramentas e canais de comunicação claros

A tecnologia certa pode fazer toda a diferença. No nível mais básico, eles precisarão de hardware como laptops, smartphones e outros dispositivos para trabalhar em qualquer lugar. No entanto, esse não é o fim da história.

Você deve equipar sua equipe com um kit de ferramentas essencial de tecnologia de teletrabalho .

• Ferramentas de comunicação: forneça ferramentas à sua equipe para ajudá-los a manter contato com gerentes, colegas de trabalho, clientes potenciais e clientes.
• Ferramentas de colaboração: certifique-se de que sua equipe possa trabalhar junta mesmo quando estiverem separados. Use tecnologia de videoconferência e software de gerenciamento de projetos para agilizar a colaboração.
• Ferramentas de segurança: proteja suas comunicações e dados com ferramentas de segurança. Proteja chamadas com tecnologia de criptografia. Use aplicativos de gerenciamento de senhas para gerenciar credenciais e acesso.

2. Promova uma cultura de confiança e transparência

Quando vocês não estão todos trabalhando juntos, os limites dos papéis podem ficar confusos. Certifique-se de estabelecer funções e responsabilidades claras imediatamente.

Essa prática começa com descrições de cargos bem definidas, para que os indivíduos conheçam suas responsabilidades.

Informe outras pessoas sobre suas principais funções e processos para evitar conflitos. Mantenha um diretório de escritório atualizado. Sempre que as funções ou membros da equipe mudarem, atualize o restante da força de trabalho remota.

Além disso, decida quais resultados você está procurando e como irá julgá-los. Pense criativamente sobre diferentes tipos de KPIs para diferentes trabalhos e acompanhe-os e meça-os em tempo hábil.

3. Garanta o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

É provável que os trabalhadores remotos continuem trabalhando além do horário normal de trabalho e, muitas vezes, sobrecarreguem-se. Você precisa intervir para ajudar toda a sua equipe a se manter saudável e feliz e a manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Como?

• Siga um horário de trabalho – Não se esqueça que inclui almoço e intervalos.
• Defina quando as respostas são necessárias – Honre esses compromissos em toda a cultura da sua empresa.
• Gerencie o tempo com tecnologia – Gerencie a presença da sua equipe para indicar quando eles estão indisponíveis.
• Compartilhe dicas de produtividade e bem-estar – Ajude sua equipe a entender como eles podem permanecer produtivos trabalhando em casa.

4. Promova atividades virtuais de formação de equipes

De acordo com recente Gallup dados, ter boas amizades no local de trabalho ganhou muita importância desde o início da pandemia, mesmo considerando o aumento dramático do trabalho remoto e híbrido.

Então, como você incentiva amizades e constrói equipes com uma força de trabalho remota?

• Alongamento em equipe – Os mesmos tipos de exercícios que você faz pessoalmente ou em um retiro físico podem acontecer virtualmente. Use videoconferências ou até mesmo uma lista de tarefas compartilhada para coletar respostas.
• Junte-se a uma causa comum – Encontre maneiras de criar conexões. Doe para uma causa que seja importante para sua equipe ou crie um clube de hobby virtual. Envolva sua equipe remota para apoiar uma causa comum.
• Crie um espaço virtual para se divertir – Pense nisso como um bebedouro virtual onde as pessoas podem compartilhar discussões não relacionadas ao trabalho.
• Comemore aniversários – Talvez você não consiga fazer bolos ou assinar um cartão, mas encontre maneiras de reconhecer aniversários e outros marcos. Além disso, você evita as calorias!

5. Invista no desenvolvimento e treinamento dos colaboradores

Apoiar funcionários remotos e investir ativamente em seu desenvolvimento e treinamento contínuos é fundamental para uma força de trabalho remota feliz e para um melhor envolvimento dos funcionários. Investir em desenvolvimento e treinamento leva a funcionários mais capacitados e motivados e a resultados de negócios mais sólidos.

Quando os colaboradores não têm oportunidades de aprender novas competências ou atualizar as existentes, podem começar a sentir-se estagnados nas suas funções ou desligados da missão e da cultura da organização.

Ao oferecer iniciativas remotas de aprendizagem e desenvolvimento, como cursos on-line, workshops de desenvolvimento de habilidades, sessões de coaching e muito mais, os empregadores demonstram seu compromisso em nutrir talentos e ajudar os membros da equipe a atingirem seu pleno potencial, mesmo à distância.

Estes investimentos em desenvolvimento também permitem que os trabalhadores remotos adquiram conhecimentos que se traduzem diretamente em melhor desempenho e produtividade.

6. Anuncie suas oportunidades de trabalho remoto

Trabalhos remotos podem ser um componente poderoso para um recrutamento bem-sucedido. Para muitas pessoas, trabalhar em casa é um verdadeiro atrativo.

Não enterre o fato de que você oferece trabalho remoto e oportunidades de trabalho flexível. Coloque-o na frente e no centro de suas ofertas de emprego e descrições. Promova isso como um benefício para seus funcionários nas redes sociais como Twitter e LinkedIn.

E seja específico. Explique por que sua empresa adotou funções remotas, com quem elas podem trabalhar e as vantagens adicionais para tornar o trabalho remoto mais atraente.

Além disso, seu pool de talentos não está mais limitado a pessoas próximas o suficiente para se deslocarem até seu escritório. Agora o mundo inteiro é o seu banco de talentos. Agora você pode anunciar suas posições em qualquer lugar. Você pode recrutar em áreas geograficamente remotas.

7. Invista na economia de custos

Uma vantagem significativa de uma força de trabalho remota é a economia de custos para seus resultados financeiros, e há maneiras melhores de investi-los em seus funcionários.

Por que? Você pode perceber que tem mais dinheiro disponível para poder contratar mais, recompensar sua equipe e expandir os benefícios da sua empresa.

Comece economizando em escritórios e imóveis comerciais. Você poderia manter o mesmo espaço de escritório que possui e contratar mais funcionários remotamente. Com uma força de trabalho totalmente remota, você nem precisa de um escritório.

Ofereça benefícios de saúde e bem-estar aos funcionários, para que o trabalho remoto seja um ambiente de trabalho mais saudável.

O futuro do trabalho

Ter uma força de trabalho remota oferece inúmeras vantagens competitivas. Os funcionários ganham mais autonomia. Os empregadores concedem mais confiança. E há alguns ganhos incríveis ao apostar tudo no trabalho em casa.

Mas é preciso um grande esforço para ter sucesso. Você precisa que sua equipe de gestão cresça e assuma funções de liderança mais significativas. Eles precisam se adaptar às novas ferramentas do comércio para ouvir e apoiar sua equipe.

Felizmente, isso já foi feito antes. Esses insights práticos sobre como construir e dimensionar sua força de trabalho lhe darão uma vantagem inicial. Sua equipe remota apreciará seus esforços para apoiá-los e orientá-los para que tenham ainda mais sucesso.

Use estas dicas úteis para gerenciar seus funcionários remotos com mais eficiência, manter-se conectado e realizar mais trabalhos.

Não se esqueça de escolher uma ferramenta de comunicação que facilite o trabalho remoto para o seu negócio.