A chave para o trabalho remoto bem-sucedido: comunicação estratégica e consciente

Como a pandemia de coronavírus forçou empresas e funcionários a adotar o trabalho remoto, tanto os gerentes quanto suas equipes estão começando a perceber o quão drástica é a mudança em tempo integral.

Muitas empresas permitem que os funcionários trabalhem remotamente há anos, e muitos funcionários estão acostumados a trabalhar em casa uma ou duas vezes por semana. Infelizmente, essas práticas não chegam nem perto de emular um trabalho remoto em tempo integral em toda a empresa.

A maioria dos que não estão familiarizados com o trabalho remoto em tempo integral tende a ver a organização e a comunicação como desafios centrais. Você pode encontrar muitos conteúdos on-line que fornecem conselhos sobre como se manter organizado e motivado enquanto trabalha em casa, e o número de artigos discutindo o uso eficaz do Zoom, Slack e outras ferramentas de comunicação no local de trabalho disparou.

Esses problemas são grandes e devem ser considerados, mas as pessoas geralmente ignoram as mudanças menos aparentes e muitas vezes mais fundamentais que precisarão fazer para trabalhar efetivamente em casa.

Além das questões de rotina e da migração de reuniões para videoconferência, muitas pessoas assumem que funcionalmente pouco mudará em seu papel ao trabalhar remotamente. Se as equipes fazem a maior parte de seu trabalho no computador e têm as mesmas reuniões semanais em seus calendários, por que esperariam que a estratégia existente deixasse de ser eficaz?

Embora varie de função para função, essa suposição geralmente é incorreta – o trabalho remoto bem-sucedido e eficiente requer mais do que uma equipe motivada e a migração de reuniões normais para videoconferência.

Em áreas como marketing e design, o trabalho remoto geralmente exige uma reformulação mais fundamental de como os membros da equipe se comunicam e estruturam seu dia-a-dia, já que as entregas são mais abstratas e subjetivas.

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Os problemas mais profundos que surgem com o trabalho remoto

Houve muitos ajustes necessários à medida que as pessoas mudam para o trabalho remoto. Mas estes são alguns dos problemas persistentes que causam problemas de fluxo de trabalho de longo prazo se não forem tratados:

Gargalos de produtividade  

Os benefícios da comunicação aberta e ad-hoc geralmente são considerados garantidos até que você trabalhe remotamente.

Na primeira semana fora do escritório, muitas pessoas começarão a perceber pequenos gargalos que surgem em seu trabalho – problemas que normalmente seriam resolvidos com uma conversa rápida, mas que agora exigem uma troca de mensagens no Slack ou até mesmo o agendamento de uma ligação curta.

Com o tempo, esses gargalos podem resultar em dias de trabalho fragmentados e menos produtivos. Mas a maior preocupação é que eles inevitavelmente levam a um aumento nas suposições feitas.

Como os trabalhadores têm menos oportunidade de obter esclarecimentos e estabelecer um consenso de grupo, mais suposições precisam ser feitas quando se trata de tarefas ambíguas que não são cruciais o suficiente para garantir a comunicação. Assim, a coesão das entregas que envolvem várias pessoas pode começar a sofrer um pouco, o que nos leva ao nosso próximo problema:

Quando se trata de iniciativas ou projetos que abrangem um período de tempo mais longo, fica muito mais difícil alinhar as expectativas entre os membros da equipe quando eles não têm a capacidade de interagir e nivelar fora das reuniões agendadas.

Dificuldade em Alinhar Expectativas  

Alinhar as expectativas entre diferentes equipes sempre foi uma das coisas mais difíceis de se fazer ao gerenciar um projeto multifuncional. Quando você trabalha remotamente, essa dificuldade inerente aos projetos multifuncionais pode se estender à sua própria equipe!

Por exemplo, um UX-writer e UX designer normalmente trabalham em perfeita harmonia, mas o trabalho remoto pode resultar na microcópia de rascunho do UX-writer que não se alinha tão bem quanto normalmente com o design do produto.

Uma pergunta não resolvida ou uma única suposição feita pode inviabilizar os resultados e levar à confusão ou frustração dentro de uma equipe quando todas as peças do quebra-cabeça não se encaixam tão bem quanto estão acostumadas.

Mesmo que os níveis de motivação e esforço permaneçam os mesmos ou aumentem, esses problemas não desaparecerão – eles exigem uma mudança maior na maneira como indivíduos e equipes se comunicam e estruturam seu trabalho diário.

Obviamente, esses problemas existem em um espectro baseado na natureza da função e da indústria. No entanto, existem muitas equipes e algumas organizações como um todo (como o Zapier) que podem prosperar durante um mandato de trabalho remoto em toda a empresa, mesmo que operem em espaços onde outras empresas estão com dificuldades.

O que podemos aprender com essas organizações e sua cultura? Como essas empresas superam os desafios do trabalho remoto?

Centrando seu trabalho em uma comunicação consciente e estratégica

Quando olhamos para uma empresa como a Zapier que adotou com sucesso o trabalho remoto em toda a empresa por anos, podemos ver que a comunicação está incorporada no núcleo da cultura da empresa. Eles até publicaram um ebook inteiro sobre como gerenciam a comunicação como uma força de trabalho quase 100% remota, vale a pena ler.

Empresas e equipes que efetivamente fazem a transição para o trabalho remoto geralmente têm a comunicação como componente central de sua cultura. Por extensão, eles são estratégicos e conscientes ao se comunicar e centralizam seus processos e fluxos de trabalho em torno da comunicação. Como você pode fazer o mesmo?

Organizando e Priorizando Tarefas

Trabalhar remotamente significa que você terá que estar muito mais atento à forma como estrutura seu dia de trabalho. Tarefas que têm mais ambiguidade e partes móveis devem ser trabalhadas antes das reuniões com os membros da equipe correspondentes para que você possa fazer perguntas importantes e ter conversas produtivas.

Isso também significa que mais consideração pelos outros deve ser levada em consideração na forma como você organiza e prioriza seu trabalho, pois é importante que todos estruturem seu dia-a-dia em torno de comunicações cruciais para que os gargalos possam ser evitados.

Organizando e Priorizando Reuniões

É crucial estar atento e estratégico durante as reuniões, antecipando problemas e pontos de ambiguidade com antecedência para que você possa obter os esclarecimentos necessários para minimizar as suposições feitas. Todo mundo está familiarizado com a sensação de sair de uma reunião com mais perguntas do que você tinha entrado – essas reuniões podem inviabilizar projetos, especialmente quando todos estão trabalhando remotamente.

Para tarefas recorrentes e sincronizações semanais, espere inicialmente falhas de comunicação e soluços. Alguns processos que envolvem várias pessoas podem fazer a transição perfeita para o trabalho remoto, mas outros não.

Quando as coisas não correrem tão bem quanto o esperado, identifique as áreas que levaram a problemas ou ambiguidade e faça mudanças para que você e sua equipe encontrem a cadência, a duração e a estrutura de comunicação perfeitas que permitem que todos executem.

O take-away

No final, é quase inevitável que as pessoas que trabalham em casa precisem procurar esclarecimentos de maneira não estruturada. A quantidade de mensagens enviadas no Slack e em outras ferramentas de produtividade no local de trabalho aumentará rapidamente, mas diminuirá gradualmente à medida que as pessoas se acostumarem ao trabalho remoto.

Embora possa parecer ineficiente e incômodo, nunca é errado enviar uma mensagem instantânea a alguém se você precisar de esclarecimentos sobre algo. Se você está avaliando se vale a pena ou não perguntar, provavelmente é!

Julgar onde você pode fazer suposições e onde não pode é algo que as equipes desenvolverão muito mais rapidamente ao trabalhar remotamente. Se há um lado positivo no experimento forçado de trabalho remoto em toda a empresa antes de retornarmos ao escritório após a pandemia, todos seremos forçados a aprender a nos tornar comunicadores melhores e mais conscientes.