Como criar um horário de trabalho remoto (com modelos)

No momento em que estou escrevendo esta frase, por volta do meio-dia, já estou no meio do meu dia de trabalho. Trabalho em casa e costumo seguir quase a mesma rotina de trabalho todos os dias. Então, meu dia de trabalho começa por volta das 8h ou 9h, então eu termino por volta das 16h ou 17h. E quando se trata dessas tarefas de trabalho profundo, como escrever este post no blog, prefiro lidar com essas tarefas durante as horas da manhã e antes do meu horário de almoço.

Agora, se você também é um trabalhador remoto, certifique-se de que adicionar estrutura aos seus dias de trabalho ajuda muito. Com um cronograma de trabalho remoto adequado às suas necessidades, é mais provável que você conclua todas as suas tarefas no prazo. Neste artigo, abordaremos:

• os fatores que você deve ter em mente ao fazer um cronograma,
• dicas valiosas sobre como criar uma agenda remota eficaz e
• modelos para funcionários com horário flexível e fixo.

O que considerar antes de fazer um agendamento

Depois de elaborar um plano para seu trabalho de teletrabalho, você terá uma ideia mais clara de quanto tempo precisa para as tarefas diárias e como priorizar as mais significativas. Assim, você será mais realista sobre o que é capaz de completar ao longo do dia. Além disso, você poderá reservar um tempo para sua família e amigos, o que melhorará seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Veja o que você deve se perguntar antes de começar a fazer um horário de trabalho remoto:

A que horas você trabalha melhor?

Algumas pessoas prosperam durante as horas da manhã, enquanto outras florescem à noite. Isso está perfeitamente bem porque não somos todos iguais. Nossos relógios biológicos funcionam de maneira diferente, e é por isso que alguns de nós experimentam quedas de produtividade após o almoço e alguns de nós pela manhã.

Se você puder reorganizar suas tarefas como quiser, sempre leve esse fator em consideração. Por exemplo, se você se levanta facilmente de manhã e se sente revigorado e pronto para o trabalho, use esse tempo para fazer suas tarefas mais importantes. Quando seus níveis de energia começarem a diminuir por volta das 14h ou 15h, lide com tarefas menos vitais. A mesma regra se aplica a quem gosta de dormir até tarde e começar o dia de trabalho um pouco mais tarde. Se você não é uma cotovia matinal, não se sinta obrigado a acordar muito cedo apenas porque alguns empresários bem-sucedidos sugerem fazê-lo. Siga seus próprios ritmos e você terá melhores resultados.

Onde você trabalha melhor?

Se você achar mais fácil se concentrar em suas tarefas ao trabalhar em casa, também será mais produtivo. Nesse caso, decida onde será o seu home office. Ter uma sala inteira para esta finalidade seria o ideal. Mas, se isso não for possível, opte por um canto tranquilo de uma sala. Se você precisar de mais detalhes sobre o equipamento para seu home office, temos um blog sobre o que você precisa ao trabalhar em casa.

Por outro lado, se você é uma borboleta social e não gosta de trabalhar sozinho, sempre pode ir a um espaço de coworking. Este é um lugar perfeito para conhecer outros funcionários remotos enquanto faz o trabalho. Ou você pode alternar entre seu escritório em casa e um café próximo. Apenas tenha em mente que um ambiente tão barulhento pode não ser uma boa opção para os momentos em que você recebe chamadas ou quando precisa cumprir seu prazo.

Você tem familiares ou animais de estimação que você precisa cuidar?

Outro ponto a ser levado em consideração é se você precisa cuidar de seus filhos, familiares idosos ou seus animais de estimação. Por exemplo, se você precisar levar seus filhos para a escola às 8h, programe seu horário de trabalho a partir das 9h. Ou então, se você tem um horário de trabalho rígido, levante um pouco mais cedo e faça isso antes do trabalho.

Depois de ter todas essas respostas, elaborar um horário de trabalho remoto será muito mais fácil. Portanto, se você optar por fazer seu trabalho em um espaço de coworking, lembre-se de que também precisará de algum tempo para se deslocar. Ou, se você decidir trabalhar em casa, lembre-se de informar sua família ou parceiro sobre seu horário de trabalho. Além disso, deveres como passear com o cachorro ou levar as crianças para a escola ocorrerão antes ou depois do trabalho.

Vamos dar uma olhada em algumas dicas úteis sobre como tornar essa programação mais conveniente para você.

Como criar um horário de trabalho remoto eficaz

Alguns trabalhadores remotos têm horários de trabalho flexíveis, enquanto outros precisam seguir um cronograma rigoroso. Portanto, como você estrutura sua jornada de trabalho dependerá se suas horas de trabalho são fixas.

De qualquer forma, temos dicas valiosas para criar uma rotina de trabalho remoto, independentemente do seu horário de trabalho.

Defina blocos de tempo para suas atividades pessoais e fora do horário de trabalho

Se você tiver a flexibilidade de escolher suas horas de trabalho, poderá analisar as atribuições de trabalho em vários períodos de trabalho com algumas horas de intervalo entre eles. Agora, durante esses intervalos, você pode cuidar de suas atividades pessoais, como passear com o cachorro, deixar as crianças na escola ou se exercitar. Se você tiver um horário fixo, poderá executar essas tarefas antes ou depois do trabalho.

Para garantir que seus colegas e clientes não o perturbem quando você estiver longe de um computador, adicione essas horas à sua agenda e anote-as como Atividades pessoais/horas fora do trabalho. Dessa forma, você pode aproveitar seu tempo livre e cuidar de recados. Além disso, você informará seus colegas e clientes quando não estiver disponível para chamadas e reuniões. Além disso, essas atividades irão ajudá-lo a relaxar e ser mais produtivo no trabalho.

Além disso, esse truque prático garantirá que você mantenha um equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal. Falando nisso, veja como Matthew Paxton, o trabalhador remoto e fundador da Hypernia, descreveu a importância de equilibrar trabalho e vida:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work “ Percebi que deveríamos encaixar o trabalho em nossas vidas, não encaixar nossas vidas com trabalho É por isso que criei o hábito de confinar tudo relacionado ao trabalho no meu escritório em casa. Chega de checar e-mails logo de manhã ou levar meu laptop comigo para a mesa de jantar. Nossos hobbies, paixões, relacionamentos e o tempo que passamos cuidando de nós mesmos são essenciais para garantir que sejamos as versões mais produtivas de nós mesmos. ”

Trabalhe primeiro nas tarefas prioritárias

Ao iniciar seu dia de trabalho remoto, é lógico reservar suas primeiras horas de trabalho para tarefas prioritárias. Portanto, depois de terminar suas atividades pessoais e verificar um e-mail para qualquer emergência, certifique-se de lidar com todas as tarefas cruciais por pelo menos duas horas.

Melhor ainda, no final de cada dia, anote suas tarefas prioritárias para amanhã. Veja como Reuben Yonatan, fundador da GetVoIP, decide o que é importante:

“ Eu priorizo ​​pelas prioridades da lista A, B e C. As tarefas da lista A são 'necessárias', e definirei um prazo para elas, bem como um tempo para realizá-las. A lista B são itens que são importantes, mas podem ser empurrados se necessário, então tenho um pouco mais de flexibilidade. Os itens C precisam ser feitos em algum momento, mas serão inseridos quando puderem. Eu construo meu calendário dessa maneira e vejo o que se encaixa. Às vezes você precisa fazer cortes, mas a priorização é a verdadeira chave. ”

Portanto, de manhã, você terá que lidar primeiro com as tarefas A e depois com as tarefas B.

Se acontecer de você ter uma reunião diária durante a manhã, você pode começar com suas tarefas prioritárias assim que a reunião terminar.

Outra maneira prática de aprender a priorizar melhor é a matriz de Eisenhower. Este método irá ensiná-lo a reconhecer o que é importante e irá melhorar a sua gestão do tempo.

Trabalhe em tarefas menos importantes mais tarde

Você completou suas tarefas prioritárias e agora é a hora de começar a trabalhar em outras tarefas que você tem regularmente em seu prato. Dependendo do que você faz, essas podem ser tarefas recorrentes que você faz diariamente ou uma vez por semana.

Deixe algum tempo para um trabalho profundo

Cal Newport, autor de muitos livros sobre tecnologia e cultura, diz que existem dois tipos de tarefas quando se trata de trabalho de conhecimento. Então nós temos:

1. Tarefas principais : graças a essas tarefas, você demonstrará o quão bom você é no que faz. Exemplo: quaisquer tarefas que seu cliente lhe paga para fazer.
2. Tarefas periféricas : aquelas tarefas que você tem que fazer, mas elas não fornecem nenhuma noção de quão bem-sucedido você é no trabalho. Exemplo: responder e-mails.

Embora as tarefas periféricas sejam importantes, as tarefas centrais são o coração e a alma do seu trabalho. E qual é a melhor maneira de concluir essas tarefas principais? Bem, você precisa realizar um trabalho profundo, também conhecido como atividades que envolvem o uso de suas habilidades cognitivas. É crucial que você não se distraia ao abraçar o trabalho profundo. Assim, os fones de ouvido com cancelamento de ruído são seus melhores amigos durante esse período.

Você deve agendar algumas horas ao longo do dia para tarefas de trabalho profundo. Idealmente, você gostaria de fazer seu trabalho profundo durante a hora mais produtiva do dia. Se você achar mais fácil se concentrar no trabalho à tarde, reserve um tempo para um trabalho profundo, digamos, das 16h às 18h.

Agende suas reuniões em um ou dois dias

De acordo com a Flexjobs, agendar todas as reuniões e ligações em um ou dois dias da semana promove o tempo de trabalho ininterrupto e melhora a produtividade dos funcionários. Se você agendar suas reuniões dessa maneira, terá o resto da semana para outras tarefas. Além disso, como você não terá dias de reunião, poderá trabalhar sem distrações e se concentrar no trabalho profundo também.

Deixar lacunas no cronograma para atividades não planejadas

Você não pode planejar cada segundo da semana com antecedência. Às vezes, você terá uma tarefa inesperada ou algo urgente para resolver. Ou talvez você tenha que ir ao dentista ou levar seu cachorro ao veterinário.

Para se preparar para essas situações, bloqueie pelo menos uma hora aberta por dia. Claro, se o seu dia seguir o planejado e não houver uma emergência, você pode usar esse período para fazer um trabalho profundo ou fazer planos para a semana seguinte.

Considere ter um ritual de fim de expediente

Os funcionários remotos às vezes acham difícil desconectar depois do trabalho. Como eles não realizam seu trabalho no escritório, os limites entre trabalho e vida pessoal podem ser confusos. Isto é especialmente verdadeiro para aqueles que trabalham em casa.

Você deve estar ciente de que relaxar e não pensar em um trabalho quando está de folga são etapas cruciais para evitar o esgotamento. Então, como você faz sua mente desligar o modo de trabalho e começar a relaxar? Uma maneira de fazer isso é incorporar um ritual de fim de expediente.

Que atividades esse ritual inclui? Bem, você pode usar sua última hora de trabalho para verificar seu e-mail e responder a quaisquer perguntas. Além disso, você pode informar seus colegas remotos que você sairá em breve, caso eles precisem de mais alguma coisa de você. Além disso, escreva uma lista de tarefas para amanhã.

Um modelo de horário de trabalho remoto para horários de trabalho flexíveis

Agora que você já viu o que incorporar em seu horário de trabalho remoto, mostraremos como seu plano de trabalho pode ficar quando você tem horários de trabalho flexíveis.

Baixar Horário de trabalho remoto flexível

Na captura de tela acima, você notará que as tarefas de trabalho diárias são analisadas em várias seções. Antes e depois destas sessões de trabalho, existem períodos de tempo denominados Actividades pessoais/horas não laborais. Portanto, se você tiver a opção de organizar seu horário de trabalho como quiser, poderá usar esses horários livres para suas tarefas particulares, como passear com o cachorro, fazer compras, fazer exercícios, fazer o jantar e outros. Adicionar esses campos ao seu plano remoto é vital caso você queira compartilhar sua agenda com outros colegas de trabalho ou clientes. Portanto, eles saberão que não devem marcar nenhuma reunião com você durante esse horário.

Falando em reuniões, você notará que neste plano, as reuniões e convocações são agendadas apenas na segunda e terça-feira. Como não há reuniões acontecendo durante os outros três dias da semana, há mais espaço para o trabalho do Deep. Além disso, cada dia inclui sessões como tarefas prioritárias e e-mails e tarefas regulares.

Como mencionamos anteriormente, você deve sempre deixar algum tempo disponível para tarefas inesperadas ou emergências pessoais. Portanto, isso também é abordado no modelo, como o campo Horário de abertura.

Finalmente, incorporamos um bloco Tendo um ritual de encerramento aqui também. Dessa forma, você será lembrado quando for a hora de sair.

Lembre-se de que você pode usar este modelo da maneira que quiser. Por exemplo, em vez do nome Tarefas prioritárias, você pode inserir o nome de suas tarefas mais importantes para cada dia. Melhor ainda, crie seu plano semanal personalizando este modelo.

Um modelo de horário de trabalho remoto para horas de trabalho fixas

Se o seu trabalho remoto consiste em horários fixos, você terá uma agenda bastante diversificada. Em vez de lidar com suas atividades pessoais ao longo do dia, você as fará antes ou depois do trabalho. Mas, assim que terminar o seu dia de trabalho, você poderá relaxar e ter uma tarde inteira para o seu tempo de lazer.

Baixar Horário de trabalho remoto fixo

Nesse caso, fizemos um template para um funcionário que trabalha das 9h às 17h. Como você pode ver, os horários de trabalho são agrupados aqui, enquanto as atividades pessoais ocorrem pela manhã, à tarde e à noite.

A diferença entre o primeiro e este modelo é que o Horário de trabalho remoto fixo contém um campo chamado Horário de abertura mais um intervalo para almoço. Este é seu lembrete para fazer uma pausa e almoçar durante uma hora não programada.

Outros blocos de tempo são os mesmos, então você tem tarefas Prioritárias, lidando com e-mails e tarefas regulares, depois Reunião e chamadas às segundas e terças-feiras. De quarta a sexta-feira, você deve evitar reuniões e se concentrar no trabalho profundo. Como as horas são fixas, um ritual de encerramento acontece em um horário idêntico todos os dias. Isso garante que você termine seu dia de trabalho corretamente, no prazo, e entre no modo desligado.

Assim como no horário de trabalho remoto flexível, sinta-se à vontade para personalizar este modelo como desejar.

Conclusão

O teletrabalho oferece muita flexibilidade. Você pode realizar tarefas do seu escritório em casa, de um parque ou de um espaço de coworking. Para alguns funcionários, trabalhar remotamente também significa poder escolher o horário de trabalho, enquanto para outros, o horário é fixo. Em ambos os casos, ter algum tipo de estrutura semanal fará maravilhas pela sua produtividade. Ao seguir um horário de trabalho remoto, você terminará suas atribuições de trabalho a tempo e cuidará de suas tarefas pessoais diárias. Além disso, você poderá passar algum tempo com sua família e amigos, o que desempenha um papel importante no equilíbrio entre vida profissional e pessoal.