Resolvendo desafios de trabalho remoto: 10 métodos baseados em dados

A popularidade do trabalho remoto tem aumentado na última década, e muitos funcionários – especialmente os mais jovens – procuram agora cargos que pelo menos ofereçam horários híbridos.

Em 2023, 68% dos americanos prefeririam trabalhar remotamente e 23% aceitariam uma redução salarial para isso. Estudos mostram que pelo menos metade de todos os funcionários dos EUA trabalham remotamente, pelo menos a tempo parcial.

As empresas que oferecem opções de trabalho remoto também enfrentam um conjunto diferente de desafios. Felizmente, ferramentas e estratégias prontas para uso remoto podem ajudar a mitigar esses obstáculos, por isso esta postagem discutirá os principais desafios do trabalho remoto e como as empresas podem superá-los.

Quais são os 10 principais desafios do trabalho remoto?

Os trabalhadores remotos experimentam muitos benefícios inegáveis ​​diariamente. Eles podem melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, reduzir custos e tempo de deslocamento e até mesmo prevenir o esgotamento.

No final das contas, porém, existem desafios significativos a serem considerados.

Estes são os 10 maiores desafios que as empresas e os funcionários precisam enfrentar quando o trabalho remoto está em jogo.

1. Sentir-se isolado da sua equipe

O trabalho remoto elimina as interações casuais e espontâneas que ocorrem diariamente em um ambiente de escritório tradicional. Você não está batendo papo antes das reuniões, colocando o papo em dia no bebedouro ou mesmo parando na mesa um do outro para resolver uma preocupação.

Sem contato presencial, muitas equipes remotas têm mais dificuldade em construir conexões pessoais fortes e camaradagem em equipe. Isso pode, por sua vez, tornar mais desafiador para seus funcionários trabalharem juntos como uma equipe.

Para muitos adultos, o trabalho é uma atividade central de socialização. Trabalhar em casa pode resultar em isolamento prolongado, levando à solidão.

Com o tempo, isto também pode ter um impacto direto na sua saúde mental, uma vez que os trabalhadores que estão totalmente remotos são estatisticamente mais propensos a sentir ansiedade ou depressão do que aqueles que trabalham de forma híbrida ou no escritório.

As soluções

Embora o trabalho remoto elimine as interações presenciais no escritório, você ainda pode fazer um esforço para promover relacionamentos de colegas de trabalho entre os membros da equipe. Use estas estratégias:

• Organize atividades online de formação de equipes, coffee breaks virtuais ou happy hours: esses eventos devem ser opcionais, mas incentivados. Eles podem ajudar os membros da sua equipe a construir relacionamentos mais fortes que podem facilitar um melhor trabalho em equipe, mas também fornecem uma saída social para aqueles que precisam.
• Incentive o uso de plataformas como Slack ou Teams para bate-papos casuais: muitas empresas terão bate-papos dedicados a tópicos específicos, com tags como #smalltalk, #gamingfans e #sportschat.
• Reconheça as contribuições do trabalho remoto nos canais de comunicação de toda a empresa: você deve reconhecer o trabalho árduo dos membros da sua equipe, mesmo que seja feito remotamente. Dê mensagens quando elas forem recebidas por e-mail ou plataformas de comunicação como o Slack.
• Organize eventos presenciais quando necessário e convide suas equipes remotas: Eventos presenciais podem ser complicados, especialmente se você contratou sem considerar a localização geográfica. Dito isso, eventos presenciais ocasionais (mesmo que apenas uma vez por ano) podem ter um impacto enorme no quão isolada sua equipe se sente.

2. Manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Em teoria, o trabalho remoto pode ajudar a promover um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Os trabalhadores podem passar menos tempo se deslocando e ter mais tempo em casa.

Alguns trabalhadores remotos, no entanto, lutam para manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional quando trabalham em casa porque não existe uma “saída para o dia” bem definida como há em um escritório. E quando você começa a trabalhar em casa, pode ser difícil separar o trabalho da vida pessoal.

Em muitos casos, o trabalho remoto pode levar a mais horas de trabalho. Também pode resultar na expectativa de que os trabalhadores estejam sempre disponíveis, mesmo durante horários não convencionais ou (em alguns casos) quando um funcionário está ausente por doença ou de férias.

Sem limites claros, os funcionários podem facilmente ficar exaustos devido ao excesso de trabalho e ao estresse.

As soluções

Estas soluções podem ajudar a melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional de seus funcionários:

• Eduque os funcionários sobre como definir horários de trabalho específicos e ter um espaço de trabalho físico: definir horários de trabalho pode ajudar a prevenir o esgotamento e o excesso de trabalho. Incentivar sua equipe a trabalhar em um espaço físico separado da parte principal da casa (mesmo que seja em uma mesa no canto e não no sofá) também pode ajudar.
• Implementar políticas que desencorajem a comunicação fora do horário comercial: enfatize que ninguém deve retornar mensagens ou atender chamadas após o horário de trabalho definido. Lembre sua equipe de não iniciar conversas fora do horário de trabalho, fora de emergências.
• Promova pausas curtas regulares para evitar o esgotamento: As pausas podem ajudar a prevenir o esgotamento e também são ótimas para a produtividade. Incentive os membros da sua equipe a fazer pausas de 10 a 15 minutos durante o dia de trabalho.
• Permita que os funcionários trabalhem durante seus horários mais produtivos: embora os horários definidos sejam ótimos, os horários flexíveis são ainda melhores. Deixe sua equipe trabalhar nos horários que forem melhores para eles, quando possível. Eles farão mais e precisarão passar menos tempo acampados na frente de um computador.

3. Superando as distrações em casa

Ao trabalhar em casa , as distrações são um problema real e sempre presente.

Os pais podem ter filhos pequenos em casa e os donos de animais de estimação podem ter cães ou gatos pedindo atenção em momentos inconvenientes. Até mesmo a tentação de lavar roupa rapidamente ou tirar uma soneca rápida pode atrapalhar rapidamente uma tarde produtiva.

Nem todo mundo tem uma configuração ideal para um trabalho focado em casa e, quando você está equilibrando a família ou outras responsabilidades pessoais, as distrações podem ser um desafio .

Por esse motivo, é necessária autodisciplina, embora ter a configuração correta também possa ajudar.

As soluções

Procurando ajudar seus funcionários a minimizar as distrações durante o horário de trabalho? Essas dicas podem ajudar:

• Ofereça dicas sobre como criar um ambiente de escritório doméstico eficaz: forneça sugestões sobre como você espera que sejam os ambientes de trabalho em casa de seus funcionários. Você pode pedir que eles trabalhem a portas fechadas e incentivá-los a trabalhar em uma área tranquila e sem distrações.
• Adapte os horários de trabalho para acomodar responsabilidades pessoais: seus funcionários trabalharão melhor quando não estiverem tentando alimentar seus animais de estimação com o café da manhã ou levar seus filhos para a escola. Se você permitir que os membros da equipe escolham horários tranquilos e produtivos para trabalhar, melhor ainda.
• Ofereça workshops sobre como gerenciar o tempo de maneira eficaz: reúna treinamentos internos sobre gerenciamento de tempo e dicas para trabalhar em casa, incluindo sugestões de pausas e como organizar seus dias para equilibrar responsabilidades pessoais e profissionais.
• Forneça recursos ou assistência para cuidar das crianças, se necessário: Cuidar das crianças costuma ser uma das distrações mais significativas para os membros da equipe. Oferecer recursos ou assistência financeira para cuidar dos filhos pode reduzir essas distrações.

4. Superando barreiras de comunicação

Quando você trabalha cara a cara, é fácil entender as nuances, fazer perguntas esclarecedoras e ler dicas não-verbais ao discutir com seus colegas de trabalho.

A comunicação remota muitas vezes carece dessas dicas não-verbais. Os funcionários podem receber uma mensagem curta e digitada às pressas e sentir que o remetente estava sendo duro; o remetente, entretanto, pode ter digitado o texto rapidamente enquanto se distraía com uma campainha tocando ao fundo.

Sem uma comunicação regular e clara, os mal-entendidos são mais prováveis ​​e podem resultar em tensão no local de trabalho. Também pode causar erros em projetos ou fluxos de trabalho.

A oportunidade é outra barreira de comunicação a considerar.

O trabalho remoto pode levar a respostas atrasadas, o que pode afetar a tomada de decisões e o progresso. Isso é particularmente verdadeiro quando você tem funcionários trabalhando em turnos escalonados ou em fusos horários diferentes.

As soluções

Supere as barreiras de comunicação com estas estratégias:

• Use plataformas como Nextiva, Slack ou Teams para comunicação: Nextiva é uma plataforma de comunicação completa que inclui videoconferência, mensagens SMS e linhas telefônicas VoIP . Aproveite esses recursos para escolher o melhor método de comunicação para cada conversa.
• Estabeleça diretrizes de comunicação da equipe sobre quando usar e-mail, mensagens instantâneas ou chamadas: Tenha processos documentados que expliquem quando uma videochamada é necessária ou quando apenas uma mensagem de texto será suficiente. Isso mantém todos na mesma página. Não confie demais na comunicação assíncrona .
• Agende reuniões de equipe diárias ou semanais para atualizações: Essas reuniões devem ser via Zoom ou por audioconferência , o que for melhor para sua equipe. Check-ins regulares podem detectar mal-entendidos antecipadamente e promover a formação de equipes.
• Certifique-se de que haja meios para dar e receber feedback: diga à sua equipe que você está aberto a feedback a qualquer momento. Você também deve configurar opções de feedback anônimo.

5. Manter um ambiente colaborativo

Colaborar em projetos remotamente requer mais esforço e coordenação. Você não está simplesmente sentado a poucos metros de distância um do outro, então as equipes remotas dependem fortemente da tecnologia – o que não é infalível.

O brainstorming espontâneo e a resolução de problemas que ocorrem naturalmente pessoalmente são mais difíceis de replicar remotamente, por isso as equipes precisam encontrar novas maneiras de se adaptar para manter a produtividade e a colaboração altas.

As soluções

Para promover a colaboração em equipe, use estas estratégias:

• Utilize plataformas como Nextiva, Asana, Trello ou outras ferramentas de gerenciamento de projetos: Use todo e qualquer aplicativo de gerenciamento de projetos e comunicação que possa ajudar a manter sua equipe no caminho certo. Procure plataformas de fácil colaboração que permitam conversas em grupo e acompanhamento de projetos.
• Realize reuniões consistentes para discutir projetos e progresso: Organizar reuniões consistentes – sejam elas semanais no escritório ou regularmente por videoconferência – dá aos membros da equipe um espaço para colaborar.
• Estabeleça objetivos claros para toda a equipe para promover um senso de unidade: quando toda a equipe estiver na mesma página, será mais fácil para eles trabalharem em direção a esse objetivo final único. Explique seus objetivos de negócios e o que você espera realizar com cada projeto em que sua equipe trabalha.
• Incentive a interação entre departamentos: promover conversas e colaboração entre departamentos é essencial, pois muitas vezes diminuem quando as empresas mudam para o trabalho remoto. Faça com que os gestores de cada equipe facilitem isso, incluindo reuniões semi-regulares para discutir objetivos compartilhados.

6. Gerenciando uma força de trabalho distribuída

Coordenar reuniões e colaborar em vários fusos horários pode ser difícil. Ainda assim, isso está se tornando cada vez mais uma realidade, à medida que muitas marcas contratam por adequação à cultura da empresa, e não pela localização geográfica.

Tentar facilitar a interação social em uma ligação ao vivo com alguém em Nova York e alguém na Austrália pode ser quase impossível; um membro da equipe termina o dia enquanto o outro o começa.

As diferenças de fuso horário podem levar a atrasos na comunicação e na progressão do projeto, mesmo fora das dificuldades de agendamento de chamadas. Em alguns casos, os funcionários em fusos horários estranhos podem ter de trabalhar horas incomuns ou indesejáveis, o que pode afetar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional ou a satisfação geral no trabalho.

As soluções

• Use ferramentas de colaboração, como e-mail ou software de gerenciamento de projetos, para comunicação assíncrona: um software que pode facilitar conversas por projeto – independentemente de quando os membros da equipe veem as mensagens – é inestimável.
• Disponibilize gravações de reuniões para aqueles que não podem comparecer: Em vez de exigir que alguém participe de uma reunião fora do horário comercial, forneça gravações de reuniões. O ideal é que alguém faça anotações caso a empresa não consiga gravar reuniões importantes.
• Evite agendar reuniões fora do horário normal de trabalho em cada fuso horário: Tenha uma lista dos fusos horários em que os membros da sua equipe trabalham e seus horários de trabalho padrão. Certifique-se de que as reuniões agendadas ocorram apenas dentro dos prazos em que todos estejam disponíveis, pelo menos com a maior freqüência possível.

7. Monitoramento de produtividade e desempenho

Acordar e fazer uma lista de tarefas logo pela manhã é uma grande vantagem do trabalho remoto, mas nem sempre é a realidade. Alguns funcionários lutam com a produtividade enquanto trabalham remotamente.

Quando as equipes trabalham remotamente, é mais difícil para os gestores observar e avaliar os hábitos de trabalho e ver como eles afetam a produtividade. Isto pode resultar em problemas de confiança se os gestores estiverem habituados a supervisionar o trabalho diretamente, especialmente quando não estão nada entusiasmados com a mudança.

Adaptar as métricas de desempenho para se adequarem ao trabalho remoto também pode ser um desafio.

Dito isto, vários estudos demonstraram que a produtividade geralmente aumenta significativamente quando os funcionários conseguem trabalhar remotamente e em horários flexíveis. Ampliar a confiança costuma ser uma boa escolha e você pode encontrar uma solução se o desempenho cair.

As soluções

Estas estratégias podem ajudar a priorizar a produtividade e ajudar os gestores a avaliar os resultados:

• Enfatize os resultados em relação às horas trabalhadas: focar nos marcos do projeto e nas tarefas concluídas, em vez do simples número de horas trabalhadas, pode alterar a produtividade dos funcionários.
• Use software para monitorar o progresso e gerenciar tarefas: O software de lista de tarefas pode salvar vidas aqui, ajudando os membros da equipe e seus gerentes a ver o que está sendo feito e com que rapidez.
• Conduza avaliações e feedback consistentes: A comunicação aberta entre gestores e funcionários é vital. Forneça feedback contínuo sobre o desempenho, avalie a produtividade e ofereça suporte e treinamento quando necessário.
• Defina claramente as funções, responsabilidades e metas do trabalho: É vital que os funcionários entendam suas responsabilidades e prioridades profissionais.

8. Garantir a segurança e privacidade dos dados

Um dos desafios mais comuns do trabalho remoto se resume à segurança dos dados.

Quando os funcionários trabalham remotamente (e potencialmente em redes Wi-Fi domésticas e computadores pessoais), a segurança pode se tornar um problema.

Ambientes de trabalho remoto são menos seguros do que um escritório controlado. O risco aumenta quando os membros da sua equipe trabalham em cafeterias, aeroportos e até mesmo em espaços de coworking com conexões de Internet compartilhadas ou inseguras.

Você deve garantir a conformidade com os regulamentos de proteção de dados, que podem ser complexos e (em alguns casos) difíceis de supervisionar.

As soluções

• Implemente criptografia forte, VPNs e firewalls: Use software de segurança cibernética e práticas recomendadas para proteger as informações da sua empresa.
• Realize treinamento de conscientização sobre segurança cibernética e práticas recomendadas: eduque sua equipe sobre as práticas recomendadas de segurança que eles devem seguir, incluindo o uso de senhas complexas e autenticação de dois fatores.
• Aplique políticas para senhas fortes e atualizadas regularmente: Crie requisitos específicos e documentados para senhas, incluindo a frequência com que os funcionários devem atualizar suas senhas. Envie notificações e lembretes ao longo do ano quando chegar a hora de alterar as senhas.
• Limite o acesso a informações confidenciais com base na necessidade de conhecimento: Nem todo membro da equipe precisa saber todos os segredos da empresa. O acesso às informações necessárias deve ser reduzido ao mínimo.
• Use uma plataforma com os melhores recursos de segurança de comunicação da categoria : Nextiva oferece criptografia ponta a ponta, logon único e ferramentas para cumprir os padrões e regulamentações do setor.

9. Proporcionar desenvolvimento profissional e oportunidades de crescimento na carreira

Infelizmente, os trabalhadores remotos muitas vezes sentem que as suas realizações são menos visíveis para a gestão. E, em alguns casos, podem estar certos; se a administração não estiver vendo o trabalho árduo pessoalmente, poderá ignorar funcionários com características promissoras.

Há também menos oportunidades para networking informal e orientação.

Todos estes obstáculos podem tornar mais difícil que os trabalhadores remotos sejam considerados para promoções e outras oportunidades de progressão na carreira .

As soluções

Para facilitar o crescimento e o desenvolvimento profissional dos trabalhadores remotos, experimente estas soluções:

• Ofereça cursos e workshops on-line para aprimoramento de habilidades: recursos gratuitos e de fácil acesso que oferecem desenvolvimento de habilidades podem ajudá-lo a rastrear quais funcionários desejam crescer em suas carreiras e proporcionar-lhes a oportunidade de fazê-lo.
• Combine funcionários remotos com mentores para orientação: Os programas de mentores costumam ser populares entre os funcionários que desejam crescer na empresa, e a orientação de um mentor pode melhorar a qualidade do trabalho.
• Forneça feedback construtivo e conselhos sobre desenvolvimento de carreira: Os gerentes devem desempenhar um papel ativo no desenvolvimento de carreira de cada funcionário. Oferecer incentivo e feedback não apenas sobre sua função atual, mas também sobre sua posição geral na empresa pode ser inestimável.
• Certifique-se de que os trabalhadores remotos sejam considerados para promoções: mesmo que um cargo exija que um trabalhador remoto esteja no escritório com mais frequência, certifique-se de que eles tenham a oportunidade de entrevistar se estiverem interessados.

10. Aprendendo novas tecnologias

O trabalho remoto muitas vezes significa depender fortemente de novas tecnologias para facilitar a colaboração e o gerenciamento de projetos, e isso significa aprender como usar a tecnologia.

Os membros da equipe têm vários níveis de conforto e habilidade quando se trata de adotar novas tecnologias. Também vale a pena considerar que nem todos os funcionários têm acesso à Internet estável de alta velocidade.

Embora a implementação de novas tecnologias seja uma parte inevitável do trabalho remoto, é importante escolher uma tecnologia que atenda às suas necessidades e seja intuitiva o suficiente para que todos possam aprender como navegá-la.

As soluções

Para facilitar a adoção de novas tecnologias, use estas soluções:

• Ofereça assistência financeira para o equipamento necessário: Cobrir o custo da Internet de alta velocidade de um funcionário ou de um computador atualizado pode afetar a possibilidade de alguém trabalhar remotamente.
• Tenha um suporte técnico de TI acessível e responsivo: Ter membros da equipe dedicados a ajudar sua equipe quando surgirem problemas de TI pode manter sua equipe produtiva. Os membros da equipe de suporte técnico de TI devem ser capazes de solucionar problemas como hardware do computador e a tecnologia que sua equipe usa.
• Certifique-se de que as configurações tecnológicas dos funcionários (hardware e software) estejam atualizadas e funcionais: você pode distribuir hardware e software, se necessário, ou oferecer estipêndios ou reembolsos se os funcionários precisarem atualizar seus equipamentos.
• Forneça treinamento abrangente e integração em todas as ferramentas: sempre que uma nova ferramenta for adotada, certifique-se de que toda a equipe entenda como navegar e utilizar o software. O ideal é fornecer vídeos de treinamento que possam ser acessados ​​a qualquer momento.

Enfrente seus desafios de frente com Nextiva

A plataforma multifuncional Nextiva é perfeitamente adequada para trabalho remoto , oferecendo recursos de comunicação unificada, incluindo videoconferência, conferência telefônica, mensagens SMS e muito mais.

A diversidade de plataformas de comunicação pode ajudar sua equipe a se comunicar de forma eficaz e a usar o meio certo na hora certa. As videochamadas, por exemplo, podem ajudar a esclarecer equívocos e são uma ótima solução para happy hours ou sessões de formação de equipes destinadas a manter as conexões da equipe e reduzir o isolamento.

Os recursos de mensagens instantâneas, bate-papo e compartilhamento de arquivos podem facilitar a colaboração e reduzir mal-entendidos ou atrasos na comunicação da equipe.

Os status personalizáveis ​​e os recursos de correio de voz para e-mail respeitam o tempo pessoal, reduzem a necessidade de estar constantemente online e permitem que sua equipe se mantenha atualizada sempre que decidirem trabalhar.

Todos os recursos de comunicação do Nextiva atendem e excedem os padrões da indústria para garantir o manuseio seguro e privado de dados. Você pode confiar que sua equipe poderá se comunicar de forma segura e eficaz.

Pronto para superar seus desafios de trabalho remoto? Veja como o Nextiva simplifica o trabalho remoto para empresas em crescimento.