Sistemas de telefone de escritório remoto: recursos, custos e benefícios

A pandemia do COVID-19 obrigou muitas empresas a trabalhar remotamente. E, como descobrimos, muitos funcionários simplesmente não precisam trabalhar em um prédio de escritórios para serem produtivos, mas precisam do equipamento certo para realizar o trabalho com eficiência.

Agora, em um ambiente de procura de emprego, muitos funcionários em potencial querem saber se você tem benefícios de trabalhar em casa. As empresas que se adaptam rapidamente às mudanças no mercado tendem a ter um desempenho superior às que não o fazem. Então, o que você pode fazer para preparar sua equipe para trabalhar em casa? Uma solução é adotar um sistema telefônico de escritório remoto para que sua equipe possa se comunicar de qualquer lugar.

Nossa recente pesquisa de comunicação empresarial revela que mais de 38% das empresas têm membros de equipe que trabalham remotamente e, para aqueles que não entram fisicamente em um escritório , estão mais inclinados a se comunicar com seus chefes por e-mail ou telefone.

Então, é hora de dar a eles o que eles querem: um telefone comercial que pode ser acessado de qualquer lugar. É hora de obter um sistema telefônico de escritório remoto para sua equipe .

Vamos nos aprofundar nos recursos, custos e benefícios atraentes que você pode esperar de um sistema telefônico de escritório remoto:

• Recursos obrigatórios de um sistema telefônico remoto
• Custos de sistemas telefônicos remotos
• Benefícios de um sistema telefônico remoto
  • Use o número de telefone do seu escritório para trabalhar em casa
  • Fique conectado com clientes e colegas de trabalho
  • Todos compartilham um sistema telefônico do escritório
  • Disponibilidade em movimento
  • Voz e videoconferência
  • Mantenha-se organizado e focado
  • Crie permissões de usuário personalizadas e refinadas
  • Abordagem sem manutenção para a segurança do sistema telefônico
  • Proteja a privacidade pessoal
• O futuro do sistema telefônico de escritório remoto

O que devo procurar em um sistema telefônico de escritório remoto? 12 recursos obrigatórios

As ferramentas e estratégias de trabalho remoto desempenham um papel significativo na obtenção de maior flexibilidade no local de trabalho. A melhor maneira de criar um sistema telefônico de escritório remoto é começar com um sistema telefônico VoIP de qualidade.

Os sistemas de telefonia VoIP fornecem aos usuários funcionalidades que antes eram reservadas para call centers avançados. Esses recursos agora são padrão para a maioria dos sistemas telefônicos de escritório modernos.

Aqui estão os 12 principais recursos VoIP obrigatórios que você deve procurar ao escolher um sistema telefônico de escritório remoto:

1. Distribuição automática de chamadas - Se você administra qualquer tipo de call center, como uma central de atendimento ao cliente ou de suporte ao cliente, a distribuição automática de chamadas (ACD) é sua melhor amiga. Com o ACD, você pode definir regras e critérios para que as chamadas recebidas sejam automaticamente distribuídas e direcionadas aos ramais ou grupos disponíveis.
2. Atendedor automático - Os sistemas de telefonia VoIP de terceiros tornam as chamadas mais eficientes e profissionais com um atendedor automático. Um assistente virtual recebe os chamadores com um menu e os encaminha para um ramal ou número local.
3. Identificador de chamadas - Nada sobre trabalhar fora do local deve envolver um jogo de adivinhação. O identificador de chamadas permite que os agentes remotos vejam quem está ligando mesmo quando estão longe do telefone comercial.
4. Encaminhamento de chamadas - Se um agente receber uma chamada e estiver longe de seu telefone comercial, ele poderá receber chamadas em seu telefone celular. Esse recurso e a transferência de chamadas tornam a transição rápida e perfeita.
5. Enfileiramento de chamadas - O enfileiramento automático de chamadas coloca os chamadores em espera quando sua equipe está ocupada. No caso de grandes volumes de chamadas, esse recurso reduz as chances de os chamadores desligarem. É uma obrigação se o seu sistema telefônico receber um pico de chamadas.
6. Correio de voz visual - Os sistemas de correio de voz padrão são úteis e diretos. No entanto, gerenciar correios de voz é ineficiente. Um sistema telefônico de escritório remoto permite que sua equipe ouça mensagens de correio de voz em seus computadores, reproduza-as usando um aplicativo móvel e cuide delas rapidamente.
7. Correio de voz para e-mail - O que é mais eficiente que o correio de voz? Um sistema que transcreve automaticamente seu correio de voz e o entrega em sua caixa de entrada. Esse recurso economiza o tempo de sua equipe ao ouvir mensagens de correio de voz e melhora seus tempos de resposta. Assim como um e-mail, eles também podem ser encaminhados.
8. Encaminhamento de correio de voz - Às vezes, são as pequenas coisas que aumentam muito a concentração. Considere um cenário típico — um membro da equipe recebe uma chamada, mas não pode atender imediatamente. Use esse recurso para encaminhar uma mensagem a um colega de equipe para que você possa se concentrar em seu projeto.
9. Gerenciamento avançado de chamadas - Seus funcionários podem não estar todos sob o mesmo teto, mas você ainda pode gerenciar de forma ainda mais eficaz. Com o VoIP, você obtém acesso a recursos de chamada mais poderosos, como chamadas N-Way, pontes de conferência e toque simultâneo. Todos eles podem ser personalizados para atender às necessidades do seu escritório.
10. Análise de chamadas - Os sistemas de escritório baseados em nuvem são ideais para agregar quantidades incríveis de dados. Quando são seus horários de pico de chamadas? De onde se originam as chamadas? Acompanhar o desempenho individual e da equipe ajuda você a atender melhor seus clientes. A análise de chamadas fornece relatórios objetivos em um painel de fácil leitura. Você pode até exibir métricas e KPIs com sua equipe.
11. Gravação de chamadas - Implemente a gravação de chamadas automática e sob demanda para treinar suas equipes de vendas e suporte. Os líderes empresariais apreciam o aumento da responsabilidade. Como as chamadas telefônicas são gravadas na nuvem, você nunca precisa de nenhum equipamento ou fio extra.
12. Aplicativo móvel - vá além do ambiente de escritório típico, fornecendo à sua equipe um aplicativo móvel completo. Para uma equipe remota, eles nunca perdem o ritmo com um aplicativo para iPhone ou Android conectado ao mesmo sistema telefônico comercial.

Quanto custa um sistema telefônico remoto?

É uma pergunta justa - quanto você gastará em um sistema telefônico de escritório remoto ?

O preço varia (dependendo dos recursos que você precisa, pode custar menos de US $ 20 por linha), mas quase sempre é mais barato do que uma configuração de linha fixa. Existem algumas razões para isso.

Primeiro, você não está preso a hardware caro. Aplicativos de computador sem hardware, chamados softphones, são sua melhor opção para telefones remotos. A substituição de telefones fixos ajuda as empresas a obter economias significativas. Seus funcionários remotos podem baixar um aplicativo de softphone em telefones Android e Apple, bem como um programa de desktop para computadores Mac e Windows.

Em segundo lugar, é repleto de recursos. Um sistema telefônico remoto oferece muito mais recursos telefônicos do que uma linha telefônica tradicional. Como a maioria desses recursos é normalmente incluída por uma taxa fixa, você não recebe taxas surpresa.

Terceiro, é mais rápido e econômico adicionar novas linhas telefônicas ao sistema telefônico do escritório remoto. Você não precisará instalar linhas telefônicas e fiação extras em sistemas PBX tradicionais. Adicionar mais linhas VoIP está a alguns cliques de distância.

Por fim, você pode economizar ainda mais com um contrato anual em vez de pagamentos mensais.

Quando se trata de custo, um sistema telefônico de escritório remoto com tecnologia VoIP é o seu melhor investimento. Mas e os benefícios? Como ele se compara a um sistema de telefonia tradicional?

Quais são os benefícios de um sistema telefônico remoto?

Acesso remoto significa flexibilidade, e flexibilidade é a chave para um atendimento ao cliente de alto nível. Afinal, existem tantas necessidades dos clientes quantos os clientes. E quanto mais recursos você tiver, melhor equipada estará sua equipe para atender a essas necessidades.

Aqui estão os principais benefícios que sua empresa pode ver ao obter um sistema telefônico de escritório remoto:

1. Use o número de telefone do seu escritório para trabalhar em casa.

Quer saber como você pode usar o telefone do escritório em casa? VoIP e um sistema telefônico de escritório remoto é a solução que você precisa. Agora você não está mais preso à sua mesa para atender uma chamada, uma linha telefônica VoIP pode aceitar e receber chamadas de qualquer lugar com internet. Não há necessidade de encaminhar uma chamada do seu telefone de mesa, você pode atender uma chamada de um aplicativo e trabalhar de qualquer lugar, de qualquer lugar que tenha internet, ou seja.

2. Fique conectado com clientes e colegas de trabalho

Quando você está fora do escritório, é quase como se tivesse tirado um dia de folga. Quando você não é visto, é difícil para sua equipe e clientes chegarem até você. Um sistema telefônico remoto permite que sua equipe permaneça online e acessível onde quer que trabalhem.

Para uma conectividade ainda maior, um sistema de telefonia em nuvem contém um diretório gerenciado e um catálogo de endereços, portanto, manter contato não foi tão fácil.

3. Todos compartilham um sistema telefônico de escritório

Ao trabalhar em casa , pode ser problemático se comunicar com o restante da equipe. Com um sistema telefônico de escritório remoto projetado para dar suporte a funcionários remotos, você não terá esse problema.

Quando tempo e dinheiro estão em jogo, você não quer rastrear telefones celulares pessoais. Com um sistema de telefonia VoIP, o encaminhamento de chamadas mantém sua equipe conectada dentro e fora do escritório.

Os sistemas de PABX virtual também fornecem números locais e gratuitos. Os sistemas PBX permitem que os funcionários permaneçam acessíveis usando seus ramais de escritório.

4. Disponibilidade em movimento

Trabalhar em casa é muito diferente de trabalhar em um ambiente de escritório. Os trabalhadores remotos geralmente têm mais controle sobre seus horários, especialmente se viajam.

O benefício predominante aqui é que um sistema telefônico de escritório nunca sacrifica recursos se os funcionários estiverem fora do escritório. Com um aplicativo de telefone comercial confiável, os funcionários podem acessar sua linha telefônica de qualquer computador ou smartphone. Tudo o que é necessário é uma conexão com a Internet - ela pode funcionar adequadamente mesmo por Wi-Fi.

Os funcionários remotos não devem correr o risco de perder chamadas telefônicas importantes enquanto estão em trânsito. A mobilidade fortalece seus negócios, garantindo que os agentes sejam confiáveis ​​em todos os dispositivos.

5. Conferência de voz e vídeo

A comunicação é o núcleo de toda equipe de sucesso. Da Fortune 500 aos Navy SEALS. Estabelecer uma cadência regular e confiança na comunicação da equipe é o que os torna bem-sucedidos.

Você não pode deixar as conversas para interpretação. Falar com sua equipe ao vivo através do poder do vídeo e fazer uma apresentação ao vivo é inestimável. Permite esclarecimentos rápidos e a expressão de tom e nuance. Ele ainda fortalece sua equipe remota em geral.

Se você achar que os membros do seu escritório pulam entre aplicativos diferentes para conversar, está pronto para uma crise de comunicação . Para manter o foco, limite o número de movimentos necessários para concluir tarefas simples, como conversar com sua equipe.

Um sistema telefônico de escritório remoto fornece comunicações unificadas que facilitam a alternância entre voz, vídeo, bate-papo e e-mail. Não importa a situação, sua equipe está coberta.

Procure recursos de vídeo que ofereçam bate-papos de vídeo individuais, bem como compartilhamento de tela. Essas funções complementam as rotinas do dia a dia compartilhadas pelos gestores e seus subordinados. Aplicativos pessoais como Skype ou Google Hangouts não são adequados para os negócios.

No final do dia, você não quer incerteza. As videoconferências são ideais para apresentações, apresentações de vendas ou demonstrações de produtos.

6. Manter-se Organizado e Focado

Você sabia que um sistema de telefonia em nuvem ajuda a manter um ambiente de trabalho produtivo? É o herói desconhecido do escritório. Com uma equipe remota , seu sistema telefônico precisa estar lá para ajudá-los a se manterem organizados e produtivos.

Com um diretório da empresa sempre atualizado, os funcionários podem se encontrar e iniciar uma conversa. Isso economiza tempo na resolução de perguntas dos clientes e convida a uma comunicação mais direta.

Da mesma forma, quando é hora de foco profundo, seu sistema telefônico gerencia sua presença online para informar aos outros que você está em uma reunião, ausente ou simplesmente offline.

De qualquer forma, você quer um sistema telefônico fácil de usar e amplamente adotado desde o primeiro dia.

7. Crie permissões de usuário personalizadas e refinadas

Como você protege o sistema telefônico da sua empresa contra erros internos ou abusos? Com um modelo de confiança zero, você pode atribuir permissões para selecionar recursos VoIP conforme necessário.

As permissões específicas do usuário e do local fornecem às organizações controle sobre quem gerencia as configurações do sistema. Essas configurações de segurança permitem que você mantenha o acesso aos recursos de comunicação sem colocar em risco a continuidade dos negócios .

Os líderes de TI podem respirar um pouco mais tranquilos sabendo que seu sistema telefônico está hospedado na nuvem, tornando-o resiliente a desastres naturais e até sabotagem.

8. Abordagem sem manutenção para a segurança do sistema telefônico

É crucial entender como os provedores de VoIP controlam e mantêm todos os protocolos de segurança do seu sistema telefônico. Esse conceito significa que sua empresa não precisa manter a infraestrutura de segurança.

Como seu sistema telefônico usa VoIP, isso significa que ele também usa SIP para estabelecer cada chamada e mensagem telefônica. Assim como os sites protegem todo o tráfego entre o usuário e o servidor, seu sistema telefônico pode oferecer a mesma funcionalidade.

Um poderoso sistema telefônico de escritório remoto permite ativar a segurança aprimorada de chamadas entre usuários. Isso não resulta em latência extra e você pode ter certeza de que outras pessoas não podem escutar a conversa. A criptografia de chamadas é possível devido ao Transport Layer Security ( TLS ) e ao Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP).

Entre em contato com seu provedor de VoIP para confirmar suas configurações de segurança para sua empresa.

9. Proteja a privacidade pessoal

Mesmo a equipe no local se comunica com clientes e colegas fora do escritório. Quando isso acontece, eles geralmente usam informações de contato pessoal para uma chamada de negócios.

Infelizmente, isso também convida a contatos indesejados por meio de um canal de comunicação que sua empresa não gerencia. As pessoas são bastante protetoras quando se trata de seu número de celular pessoal.

Do ponto de vista comercial, essas situações podem prejudicar significativamente a credibilidade. Alcançar um cliente através de um telefone celular pessoal ou número de telefone residencial não é profissional.

Um sistema VoIP baseado em nuvem separa números de telefone comerciais e números pessoais.

Acessar seu e-mail de um computador pessoal ou doméstico é bastante simples. Por que seu sistema telefônico comercial não deveria ser tão flexível? É melhor que todas as suas comunicações comerciais sejam registradas e documentadas para referência posterior.

Relacionado: Prós e contras de trabalhar em casa versus trabalhar em um escritório

Como configurar um sistema telefônico de escritório remoto

1. Teste sua conexão com a Internet para garantir que ela seja compatível com todos os recursos VoIP.

Primeiro, você deve ter uma conexão com a Internet que possa suportar todos os recursos VoIP nos quais está interessado. Uma regra geral é que você precisa de cerca de 100 kbps de upload e download por linha.

Faça este teste de velocidade de VoIP para ver se sua conexão com a Internet está pronta para lidar com VoIP.

2. Escolha um provedor e plano de VoIP.

Claro, queremos que você nos escolha — Nextiva — como seu provedor de serviços VoIP, mas você deve escolher um provedor que tenha os recursos que sua empresa precisa.

Primeiro, considere os recursos VoIP mais importantes para o seu negócio. Conhecer sua lista de recursos preferidos ajudará você a encontrar o melhor provedor para sua empresa.

3. Obtenha um número de telefone comercial.

Se você já possui um número de telefone comercial, muitos provedores de VoIP podem usar seu número de telefone existente ao configurar o sistema telefônico do escritório remoto.

Se você ainda não tiver um número de telefone comercial, muitos provedores de VoIP incluirão um número de telefone em seu pacote. Tudo o que você precisa saber para obter um número de telefone comercial é que tipo de número você deseja: local, gratuito, personalizado ou virtual.

4. Configure o telefone do escritório remoto.

Depois de ter um provedor e hardware, é hora de concluir a configuração em seu escritório. As etapas específicas dependem do hardware e do número de funcionários. Confira este vídeo da Nextiva com todos os detalhes.

O futuro do sistema telefônico de escritório remoto

À medida que os funcionários se tornam independentes da localização, o mesmo acontece com o sistema telefônico de uma empresa. Os líderes de negócios verão os benefícios comprovados de um sistema telefônico baseado em nuvem .

As empresas já perceberam os benefícios da nuvem. Milhões de empresas enviam e recebem e-mails usando o Google e o Office 365, evitando a manutenção de servidores caros.

Mudar para um sistema telefônico de escritório remoto é o próximo grande passo.

As empresas continuarão a evoluir suas tecnologias e plataformas para apoiar seus funcionários. Projetos Upwork que até 2028 quase três quartos dos empregadores terão uma equipe remota.

Um exemplo dessa mudança dramática é a máquina de fax. Uma vez considerado um grampo do escritório típico agora é bastante raro. Hoje, você pode enviar e receber faxes usando um serviço de fax online, assim como o e-mail. O envio de fax online poupa as empresas de hardware e toner volumosos e melhora o fluxo de trabalho interno.

Manter a versatilidade em suas telecomunicações ajuda as empresas a se prepararem para circunstâncias imprevistas. Mover seu sistema telefônico para a nuvem ajudará sua organização a inovar e resistir a quaisquer mudanças no mercado.