8 dicas de colaboração remota para maximizar a produtividade

Para os trabalhadores, a colaboração remota é a nova norma. Mas muitas organizações estão lutando para alcançar níveis pré-remotos de produtividade.

É esperado. Quando os funcionários estão acostumados com reuniões presenciais ou simplesmente passando por outra mesa para conversar sobre um problema, até mesmo tarefas pequenas podem se transformar em longas cadeias de e-mail, prazos perdidos e mensagens instantâneas esquecidas quando exigem colaboração remota.

Mas não precisa ser assim. Aqui estão 8 dicas para ajudá-lo a melhorar a colaboração remota.

8 dicas de colaboração remota

1. Reduza a distância de afinidade

Para qualquer um, a distância pode ser um fator de isolamento, mas isso é especialmente verdadeiro para os membros remotos da equipe. Mais do que apenas a distância física, existem dois outros tipos que as equipes precisam superar para trabalhar com eficiência:

• Distância operacional (tamanho da equipe, largura de banda e níveis de habilidade)
• Distância de afinidade (valores, confiança e interdependência)

De acordo com um artigo da HBR de Erica Dhawan e Tomas Chamorro-Premuzic, as equipes remotas são mais afetadas pela distância de afinidade. Sem interação cara a cara consistente e trabalho em equipe para construir confiança, os funcionários remotos podem se sentir menos como parte de uma equipe e mais como pessoas interagindo com avatares de e-mail. Falta de linguagem corporal, texto ambíguo e a fronteira cada vez menor entre trabalho e casa representam ameaças à colaboração remota.

Mas mesmo que você não consiga eliminar a distância de afinidade, Dhawan e Chamorro-Premuzic sugerem que existem maneiras fáceis de reduzi-la:

Tente mudar a comunicação mais remota para chamadas de vídeo regulares, que são um veículo muito melhor para estabelecer relacionamento e criar empatia do que e-mails ou chamadas de voz. E crie rituais virtuais de formação de equipes que permitam que as pessoas interajam regularmente e experimentem suas habilidades de colaboração em ação.

O bate-papo por vídeo é fácil de inserir em seus canais de comunicação. Quanto à formação de equipes, há muitas ideias para reuniões virtuais centradas em dias temáticos ou exercícios divertidos.

Quanto mais você trabalhar para combater o isolamento inerente ao trabalho remoto, menos a distância de afinidade afetará negativamente sua equipe.

2. Estabeleça limites e respeite-os

Para equipes remotas, o trabalho quase nunca começa às 9h ou termina às 17h, mesmo que antes no escritório. Quando seu espaço de convivência é o mesmo que seu espaço de trabalho, os limites não são evidentes, mas é crucial defini-los. Dhawan e Chamorro-Premuzic apresentam dois cenários que mostram o porquê:

Às 22h, um advogado corporativo recebe uma mensagem de um colega e se pergunta (não pela primeira vez) se há um protocolo sobre mensagens relacionadas ao trabalho depois de um determinado horário.

Depois de um longo e líquido jantar com um cliente, um executivo de publicidade abre um e-mail de seu chefe lembrando-o de enviar suas despesas no prazo. Irritado com esse microgerenciamento, ele responde imediatamente com seus pensamentos sem censura.

É fácil ver por que essas duas interações podem incomodar o funcionário remoto. Também é fácil entender que o chefe de um executivo de publicidade não tem como saber que ele está jantando, e o chefe de um advogado corporativo pode perder a noção do tempo ou presumir que todos os seus colegas são workaholics.

É por isso que os limites são tão importantes para equipes remotas. Eles reduzem a probabilidade de suposições e falhas de comunicação que podem prejudicar o relacionamento da equipe. Sem surpresa, uma pesquisa da FYI mostra que dois dos maiores problemas que os trabalhadores remotos enfrentam estão relacionados à comunicação e ao estabelecimento de limites:

Como definir os limites

Duas maneiras importantes de definir esses limites são com o tempo e o tipo de comunicação:

• Horário : Se o horário que você opera no escritório for das 9h às 17h, certifique-se de que sua equipe remota saiba que qualquer comunicação após as 17h pode não ser respondida até as 9h do dia seguinte. Mesmo que essa não fosse uma política quando você estava no escritório, é importante definir algo semelhante quando os funcionários remotos já sentem que estão sempre trabalhando. Isso também garantirá que cenários como os descritos acima não ocorram.
• Digite : Se um colega enviar um e-mail, você não sentirá que precisa responder imediatamente. Se eles enviarem uma mensagem do Slack, por outro lado, é provável que você responda um pouco mais rápido. Quer reconheçamos ou não, os tipos de comunicação têm um nível de urgência associado a eles.

Dos que usamos diariamente, o e-mail tem a prioridade mais baixa, as mensagens instantâneas são um pouco mais altas, as mensagens de texto um pouco mais altas e uma ligação telefônica é a mais alta. Cada um deve ser usado de acordo. Não ligue sobre algo que não seja urgente e, da mesma forma, não envie um e-mail sobre algo importante.

Se você é do tipo que usa várias plataformas, essa hierarquia de comunicação é para você. Chamadas de texto e telefone devem ser reservadas para questões urgentes e não devem ser abusadas. Faça um esforço para manter todas as comunicações comerciais dentro do horário comercial, a menos que se trate de algo crítico o suficiente para justificar uma mensagem de texto ou uma ligação.

Quando o trabalho e a casa costumam ser o mesmo lugar, os funcionários remotos precisam de tempo e espaço para desligar e recarregar, seja sozinho no sofá ou em um restaurante com amigos. Sem limites claros, as equipes remotas não saberão quando o trabalho acabou e os gerentes não saberão quando cruzaram a linha.

3. Crie a tempo para falhas

O Microsoft Teams falha, o Hangouts não oferece suporte ao compartilhamento de tela, um malandro bombardeia sua reunião do Zoom…

Todos nós já passamos por dificuldades técnicas com ferramentas de colaboração remota, portanto, agora, devemos estar preparados para elas. Ainda assim, algumas equipes remotas não são. E resolvê-los geralmente envolve mexer na plataforma, mudar para outra, adiar outros eventos agendados ou até mesmo suspendê-los até uma data posterior.

Então, como você planeja para eles? De acordo com Bob Sutton, especialista em comportamento organizacional, você deve esperar que as apresentações virtuais durem 25% mais do que as presenciais se o conteúdo for semelhante. Em outras palavras, para cada hora que você espera que a reunião dure, adicione 15 minutos ao tempo de execução. Se estiver programado para meia hora, espere cerca de 40 minutos. É menos provável que você se encontre desorganizado ou em pânico para corrigir problemas na hora.

4. Torne os dados acessíveis à organização

Um dos maiores problemas com a colaboração remota é que a distância cria silos inerentemente. Não é tão fácil obter informações de pessoas quando elas não estão todas em um único local.

Se o seu designer não responder ao e-mail e ao Slack, por exemplo, e você precisar de um arquivo de imagem que esteja no disco rígido dele, não poderá caminhar pelo corredor até o escritório. Você é forçado a esperar.

Quando o escritor precisa da imagem para escrever o título, o desenvolvedor precisa do wireframe para fazer a página funcionar e o cliente espera que o gerente aprove o produto finalizado, é fácil ver como apenas um obstáculo pode atrasar um projeto inteiro significativamente.

Para garantir que isso não aconteça, as informações devem fluir livremente pela organização.

• Armazene dados on-line em um local central, acessível a todos.
• Dê aos departamentos acesso a arquivos e pastas relevantes.
• Compartilhe horários entre os funcionários para que eles tenham uma ideia da disponibilidade.

Embora muitas organizações já tenham feito essas mudanças, algumas tradicionais conseguiram se safar operando da maneira antiga. Mas agora que a maioria está trabalhando remotamente se o acesso às informações não for priorizado, a colaboração remota certamente sofrerá.

5. Não economize no gerenciamento de projetos

Gerenciar o trabalho remoto não é o mesmo que gerenciar o trabalho presencial. Embora você possa operar sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos quando sua equipe está no escritório, ficará evidente muito rapidamente que você não pode remotamente.

Pela mesma razão, as empresas remotas precisam organizar os dados de forma acessível; você não deve economizar no software de gerenciamento de projetos. Ferramentas como Trello e Asana ajudam as equipes a cumprir os prazos, responsabilizando os membros e permitindo que os gerentes organizem um projeto em tarefas individuais menores. Essas tarefas são escritas em detalhes e atribuídas a um membro específico da equipe:

Se a equipe do exemplo acima estiver usando o Trello, o gerente pode especificar que o designer carregue seu arquivo no software ou em uma plataforma de compartilhamento de arquivos como o Dropbox até uma data específica. Dessa forma, uma vez que o design fosse finalizado, o designer saberia que sua tarefa não estava completa até que ele carregasse o arquivo para uma pasta compartilhada. O designer pode marcar a tarefa como concluída e o software informará o redator para começar a escrever o título da página. O processo minimiza os check-ins por meio de mensagens instantâneas e chamadas de vídeo mais longas, liberando tempo para se concentrar no projeto.

Pode parecer simples, mas obstáculos que terminam em prazos não cumpridos não precisam de uma solução complicada. Eles precisam de uma solução organizada. Quando cada trabalhador remoto tem suas próprias ferramentas e fluxos de trabalho, diferentes fusos horários, as soluções de gerenciamento de tarefas são essenciais para manter as equipes remotas no caminho certo.

6. Investir em ferramentas de colaboração remota

Desde que começaram a trabalhar em casa, quase dois terços dos trabalhadores do conhecimento aumentaram o uso de ferramentas de colaboração. Mas encontrar o software de colaboração certo para o trabalho nem sempre é fácil.

Exemplo

Em departamentos que exigem reuniões cara a cara aprofundadas, faz sentido investir em uma solução de videoconferência de alta potência como o Zoom. Para aqueles que dependem mais de conteúdo, ferramentas semelhantes ao Google docs que permitem comentários e edição em grupo são mais úteis.

Mas e quanto aos departamentos de publicidade focados em design, nos quais a entrada de redatores, designers, desenvolvedores, estrategistas e até gerentes é necessária para concluir um projeto?

Normalmente, a colaboração da equipe em designs de página pode significar cadeias de e-mail confusas e capturas de tela marcadas. Não com o Instapage.

Quando você precisa criar páginas de destino pós-clique com uma equipe, a solução de colaboração Instapage permite que todos os membros trabalhem na mesma página em tempo real. Crie elementos de página, escreva uma cópia, edite o código, deixe comentários e envie para aprovação de um gerente. Saiba mais aqui sobre como a solução de colaboração Instapage pode aumentar imediatamente sua produtividade.

7. Reavalie seu padrão de produtividade

O atual ambiente de trabalho remoto é resultado de um fenômeno particular para o qual ninguém estava preparado. As equipes não foram treinadas para o trabalho remoto, os sistemas não foram implantados. E, por esse motivo, é irreal pensar que a produtividade de uma equipe remota atingirá os níveis de antes da transição. Pelo menos no curto prazo.

Compensar essa lacuna de produtividade com equipes sobrecarregadas terá o efeito pretendido oposto. O mais provável é que você os queime ou crie um ambiente de trabalho hostil. Os níveis atuais de produtividade nem sempre são fáceis de melhorar. Seria melhor um gerente reavaliar sua medida atual de produtividade e trabalhar para oferecer suporte aos funcionários remotos com o que eles precisam para realizar o trabalho.

8. Pergunte aos seus funcionários o que eles precisam de você

As expectativas de um gerente de funcionários remotos são muito diferentes do gerente de escritório médio. Como uma posição voltada para as pessoas, um gerente pode ter problemas para fazer a transição para um ambiente isolado onde a comunicação não é fácil e raramente face a face.

Se você está dirigindo uma nova equipe remota e não tem certeza de como apoiá-la, a pior coisa que pode fazer é fingir que sabe o que está fazendo ou presumir que sabe o que seus funcionários desejam. Cada negócio é diferente.

Onde um pode se beneficiar de um novo software, outro pode precisar de limites mais rígidos para recarregar quando terminar o dia de trabalho. Não há nada de errado em não saber exatamente o que sua equipe precisa. Perguntar a eles é melhor do que desperdiçar recursos em uma solução que não levará a uma melhor colaboração remota.

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Uma das maneiras mais eficazes de oferecer suporte a equipes remotas é garantir que você tenha as ferramentas de colaboração remota certas. O Instapage vem integrado com uma solução de colaboração para quebrar silos causados ​​por todos os três tipos de distância. Descubra como colocar toda a sua equipe na mesma página, criando páginas de destino pós-clique mais rápido do que nunca, reivindicando uma demonstração corporativa gratuita.