Gerenciamento remoto: um guia detalhado sobre como liderar uma equipe remota

Se você lidera uma equipe remota há algum tempo ou está apenas pensando em fazer a transição de sua equipe para um acordo remoto, provavelmente já percebeu como o trabalho remoto se tornou difundido.

Na verdade, a pesquisa mostrou que mais de 40 milhões de americanos são altamente propensos a mudar para um ambiente totalmente remoto nos próximos cinco anos.

Portanto, os gerentes que dominam as nuances de liderar equipes remotas parecem muito propensos a prosperar.

Mas você provavelmente está ciente de que um acordo de trabalho em casa vem com seu quinhão de desafios, especialmente para iniciantes, que precisam:

• Organizar,
• Gerenciar,
• Supervisionar,
• Executar,
• Comunicar, e
• Informe o progresso.

E tudo isso de longe...

Ainda assim, existem maneiras de evitar que os desafios do trabalho remoto tirem o melhor do seu estilo de gerenciamento – e é exatamente por isso que esta postagem no blog está aqui.

Desde dar uma olhada em alguns dos desafios mais comuns enfrentados pelos gerentes remotos até listar todas as estratégias para ajudá-lo a evitar que o trabalho remoto cause estragos no fluxo de trabalho de sua equipe - este guia de gerenciamento remoto ajudará você a trazer o melhor de sua equipe, independentemente de seus localização.

O que é gerenciamento remoto?

O gerenciamento remoto é bastante semelhante ao gerenciamento regular, com uma grande diferença – toda a equipe, incluindo gerentes e funcionários, trabalha fora do escritório.

Enquanto estão no comando de uma equipe remota, os gerentes geralmente contam com diferentes ferramentas para:

• Atribuir tarefas,
• Acompanhe o progresso de sua equipe,
• Garanta que a comunicação e o fluxo de trabalho da equipe funcionem sem problemas.

5 desafios de gerenciar uma equipe remota

Todos nós já estamos cientes de que trabalhar remotamente vem com um punhado de desafios.

Mas terminar suas tarefas enquanto gerencia uma equipe remota apresenta todo um conjunto de desafios que você precisa enfrentar dia após dia - desde tentar facilitar o progresso de sua equipe até não conseguir alcançá-los quando uma tarefa urgente surge do nada .

As estatísticas também não parecem promissoras. Ou seja, uma amostra de pesquisa de 4.000 pesquisadores mostra que, embora 86% dos funcionários remotos se sintam conectados a seus colegas de trabalho diretos, apenas 14% se sentem conectados à sua sede.

No entanto, nem tudo é desgraça e melancolia.

Identificar os desafios exatos que a maioria dos gerentes, CEOs, CMOs, fundadores, cofundadores e outros profissionais remotos de todo o mundo enfrentam pode ajudar a encontrar uma solução viável para cada um deles.

Desafio nº 1: A falta de supervisão

Um dos maiores problemas do trabalho remoto, tanto para os funcionários quanto para os gestores, é a questão da supervisão remota.

Os gerentes geralmente se preocupam se os funcionários são eficientes o suficiente – e podem até ter dificuldades para acompanhar o progresso de sua equipe.

Às vezes, eles podem se sentir desconfortáveis ​​só de pensar no fato de que não podem ir pessoalmente à mesa de um membro da equipe para ajudar nas tarefas e discutir problemas.

Os funcionários sentem a frustração de não poderem consultar seus gerentes pessoalmente também.

Às vezes, eles também podem se sentir pressionados a provar sua produtividade, então tendem a trabalhar ainda mais, arriscando-se a trabalhar demais em condições graves, como o esgotamento.

Desafio nº 2: Atrasos no tempo de resposta na comunicação

Trabalhar remotamente significa naturalmente que toda a sua comunicação será tratada remotamente.

No entanto, a distância física às vezes vem com um tempo de resposta mais lento – já que até mesmo os problemas simples precisam ser tratados por meio de um software de bate-papo remoto.

Além disso, os problemas de confiança podem vir à tona novamente e os gerentes sentem a frustração de não conseguir obter uma resposta rápida.

Além disso, há um grande potencial para perder tempo enquanto espera por cada resposta, como enfatiza Lauren Mendoza, vice-presidente de marketing da Swipecast.com:

“Embora saibamos que existem muitas plataformas que podemos usar para tornar a comunicação eficiente, às vezes o tempo é um fator que pode jogar contra nós. E porque queremos respostas rápidas, às vezes esperar por uma mensagem ou uma ligação pode nos consumir muito tempo.”

Além da impaciência, o maior problema em relação aos atrasos na comunicação remota, de acordo com Nelson Sherwin, gerente de RH da PEO compare — são os próprios gerentes:

“Embora os gerentes remotos possam falar um bom jogo de comunicação com seus funcionários, muitos não praticam o que pregam. Para “remoto” com sucesso, é necessário entender que você está lidando com um tipo totalmente diferente de fera. Todas as pequenas interações tidas como garantidas em um ambiente de escritório centralizado desaparecem. O único tipo de comunicação é o que você configura e usa.”

Além de dedicar seu tempo para escolher um software de comunicação em que possam confiar, os gerentes que se comunicam remotamente também precisam encontrar uma solução alternativa para as lacunas de comunicação e manter um fluxo de trabalho saudável.

Desafio nº 3: A falta de reuniões diárias presenciais

No escritório, você provavelmente teve reuniões semanais regulares ou reuniões diárias. Mas agora você não poderá enviar uma mensagem rápida e convocar todos os seus colegas de equipe para a sala de conferência em questão de minutos.

Naturalmente, sua primeira solução será hospedar regularmente videoconferências online.

No entanto, de acordo com Michael Alexis, CEO da Team Building, uma empresa totalmente remota com 80 funcionários, mesmo as reuniões online podem ser problemáticas para equipes maiores:

“Se você tiver muitas pessoas em suas teleconferências, existe o risco de que nem todas as vozes sejam ouvidas. Isso pode ser devido a atrasos na tecnologia ou à falta de espaço percebida por alguns participantes para compartilhar suas ideias.”

Além disso, agendar uma chamada rápida geralmente representa um desafio significativo para equipes que trabalham em fusos horários diferentes, o que pode aumentar ainda mais a lacuna de comunicação entre os membros da equipe remota.

Desafio nº 4: Dificuldades com a estruturação do trabalho

Manter seu fluxo de trabalho ao alternar para uma configuração remota pode parecer uma tarefa fácil de lidar. Depois de deixar para trás o som da copiadora e dar adeus aos seus colegas tagarelas, pode parecer que você está prestes a se transformar em seu eu mais produtivo.

No entanto, assim que você configurar seu escritório em casa, talvez seja necessário descobrir como lidar com diferentes distrações domésticas – desde animais de estimação que procuram atenção até parceiros, pais, irmãos ou colegas de quarto entrando em seu espaço de trabalho para conversar.

Como esperado, muitos em sua equipe também podem ser tentados por outras distrações domésticas, agora que não são responsabilizados pela presença física de seus colegas e gerentes. E esse aumento no potencial de procrastinação pode prejudicar a capacidade de um gerente de gerenciar seus funcionários adequadamente, o que pode levar a muito trabalho desestruturado e perda de tempo.

Desafio nº 5: Isolamento afetando a saúde mental

Embora 61% dos 2.118 trabalhadores entrevistados descrevam sua experiência de trabalho remoto como positiva, 21% apontam o isolamento e a falta de conexão social como a maior desvantagem de suas condições de trabalho alteradas.

Quando toda a equipe estava no escritório quase todos os dias, todos podiam colher os frutos da atmosfera conversadora.

Mas agora que muitos podem ter que trabalhar longe do centro social de suas vidas profissionais, o isolamento e a solidão tomam conta.

Esse problema deve afetar primeiro os extrovertidos, que, por sua natureza, recarregam melhor suas baterias quando estão perto de outras pessoas. Mas, eventualmente, o isolamento e a solidão começam a afetar também ambivertidos e introvertidos, apesar de seus meios mais “interiores” de recarregar suas baterias.

Naturalmente, se esse problema não for tratado adequadamente, pode até levar a um aumento na taxa de rotatividade, além de uma queda notável no desempenho de sua equipe.

19 dicas para um gerenciamento remoto bem-sucedido

Você provavelmente está ciente de que mudar do trabalho lado a lado para uma configuração remota requer uma abordagem de gerenciamento totalmente nova. Mas, às vezes, os líderes tendem a ignorar as soluções mais simples e eficazes para os desafios diários dos membros de sua equipe, especialmente quando eles têm suas próprias tarefas para enfrentar.

Portanto, para ajudá-lo a garantir que sua equipe mantenha os níveis de conexão e produtividade, apesar de não estarem juntos pessoalmente, contatamos especialistas para descobrir as melhores estratégias de gerenciamento remoto.

Dica #1: Esqueça o microgerenciamento

Embora possa ser tentador cair na armadilha de monitorar todas as tarefas em que sua equipe está trabalhando, convém reconsiderar essa ideia.

Ou seja, a pesquisa mostra que 69% dos pesquisadores consideraram mudar de emprego por causa do microgerenciamento, enquanto 36% realmente mudaram de emprego por causa disso.

Além de os funcionários serem mais propensos a dar adeus a uma atmosfera de desconfiança, examinar cada pequena escolha que seus funcionários fazem pode até levar à demissão silenciosa - o que significa que eles farão o mínimo dia após dia.

Morgan Taylor, o CMO do LetMeBank, concorda, sugerindo que o microgerenciamento nunca é o caminho a seguir:

“Os maiores desafios são garantir que todos estejam fazendo o que devem fazer e mantê-los felizes enquanto fazem isso. Descobri que a melhor maneira de manter as pessoas fazendo o que deveriam fazer é realmente recuar e deixá-las fazer as coisas da maneira que melhor funciona para elas. Como estão todos em suas próprias casas, com suas próprias circunstâncias únicas, eles normalmente descobrem que sabem melhor como se adaptar à situação em que estão, e ser muito rígido no procedimento na verdade causa mais problemas do que conserta. ”

Então, em vez de desperdiçar sua energia em fazer a decisão final em todos os assuntos, faça o seguinte:

• Invista algum tempo analisando diferentes estratégias para construir confiança no local de trabalho,
• Concentre-se em melhorar suas habilidades de delegação,
• Tente definir expectativas claras antes de alocar uma tarefa.

Dica nº 2: Concentre-se em estabelecer responsabilidade

Ao contrário do microgerenciamento – um hábito que deveríamos ter deixado para trás assim que fechamos as portas do escritório – a responsabilidade é uma virtude que nunca saiu de moda.

O fundador e CEO do The Word Counter, Kevin Miller, concorda, enfatizando a importância de estabelecer responsabilidade nos momentos em que não podemos supervisionar nossas equipes pessoalmente:

“Criar horários de check-in e atribuir resultados claros tem sido muito útil para a prestação de contas. Temos todas as tarefas atribuídas em uma ferramenta de gerenciamento de projetos para manter as coisas rastreadas e organizadas. Também fazemos reuniões diárias às 10h PST. Durante essas reuniões, discutimos o que fizemos ontem, o que estamos trabalhando hoje e conversamos sobre quaisquer problemas que estamos enfrentando. Todas as nossas reuniões são realizadas via Zoom, o que também ajuda a manter todos responsáveis.”

A pesquisa apóia a afirmação de que estabelecer a responsabilidade é a chave para melhorar o desempenho no trabalho. Ou seja, um estudo feito pela Sociedade Americana de Treinamento e Desenvolvimento (ASTD) descobriu que se comprometer com alguém que você atingirá uma meta, na verdade, aumenta suas chances de fazer exatamente isso para 65%.

Dica nº 3: use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para rastrear metas

Se você não dedicar tempo suficiente para definir metas claras e identificáveis ​​antes de alocar tarefas, é provável que acabe com resultados que não atendam às suas expectativas.

No entanto, caso você tenha consciência da importância de definir objetivos precisos, mas não estabeleceu um sistema claro de avaliação de metas, pode até acabar tendo que lidar com o baixo desempenho e a falta de motivação.

O proprietário da Atlanta House Buyers, Shawn Breyer, propõe a implementação de métricas quantificáveis ​​para determinar quão bem as pessoas estão progredindo em seu trabalho:

“Ter que se adaptar à nossa equipe trabalhando remotamente foi mais fácil ao responsabilizá-los, acompanhando seus indicadores-chave de desempenho (KPIs) . A cada semana, realizamos uma reunião completa da equipe para revisar os KPIs de cada membro. Ao revisar a lista, perguntamos a cada membro se eles atingiram suas metas. As respostas devem ser “Sim” ou “Não” sem explicação. Se houver uma tendência de todos os membros da equipe não atingirem um determinado objetivo, discutimos quais recursos precisam ser disponibilizados para que eles possam alcançar seus objetivos quando estiverem trabalhando em casa .”

Naturalmente, quando você garantir que os funcionários estejam familiarizados com o sistema de avaliação e acompanhamento de seu progresso, será muito mais fácil reter sua motivação e direcioná-los para o sucesso.

Dica #4: Use aplicativos para acompanhar o progresso da sua equipe

A falta de interação face a face geralmente leva os gerentes a questionar se os membros de sua equipe estão trabalhando em suas tarefas atribuídas durante o horário de trabalho.

Às vezes, eles podem até não ter a capacidade de acompanhar o progresso de sua equipe, o que pode levantar mais dúvidas e aumentar as chances de recorrer ao microgerenciamento.

Ainda assim, existem maneiras de acompanhar o fluxo de trabalho de sua equipe, apesar da distância geográfica.

Se você está preocupado com o pensamento de alguns membros de sua equipe trabalhando fora do relógio, optar por um aplicativo de rastreamento de tempo que permita analisar a produtividade de sua equipe pode ser um ótimo ponto de partida.

Ao incentivar sua equipe a acompanhar suas horas de trabalho, você poderá gerar relatórios com base no tempo monitorado e ver instantaneamente no que os membros de sua equipe estão trabalhando no momento, olhando para a seção "Painel" do aplicativo.

Para gerenciar suas equipes e projetos de longe, você pode usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite acompanhar o status de suas tarefas e projetos e manter-se sempre atualizado com o progresso de sua equipe.

Dica #5: Seja compreensivo e paciente

Se os membros de sua equipe remota não responderem às mensagens de bate-papo de sua equipe imediatamente, na maioria das vezes, não há motivo para preocupação.

Tente ser paciente e se concentrar em uma tarefa prioritária diferente em sua agenda enquanto espera pela resposta.

Se o atraso for maior e você estiver esperando um relatório de progresso ou um tipo diferente de resposta importante, é provável que seu funcionário remoto ofereça uma explicação adequada para o atraso, mesmo sem você perguntar.

Afinal, pesquisas mostram que organizações de alta confiança são muito mais bem-sucedidas na implementação de suas estratégias do que organizações de baixa confiança. Além disso, os funcionários que sentem que você confia neles provavelmente tentarão justificar essa confiança e se esforçarão para responder o mais rápido possível.

Dica nº 6: Seja fácil de alcançar

Para que a comunicação remota prospere, Nelson Sherwin acredita que os gerentes precisam intensificar seu jogo ainda mais do que em um escritório tradicional:

“Um gerente precisa garantir, REALMENTE, que os membros da equipe instalem e estejam ativos em todos os diferentes modos de comunicação. Mas esta é a parte fácil. O mais difícil para esse mesmo gerente é se colocar à disposição para qualquer dúvida que surja ao longo da jornada de trabalho. Isso significa que as notificações aparecem na tela o dia todo e que você está disposto e é capaz de ficar online e lidar com perguntas dentro de um prazo razoável. Caso contrário, os funcionários vão parar de perguntar, começar a se retirar, e então você terá um problema de moral.”

Além de se tornar facilmente disponível, Nicole Wood, CEO e cofundadora da Ama La Vida, enfatiza a importância de fazer com que sua equipe saiba que você é fácil de alcançar:

“Comunique claramente aos membros de sua equipe que eles não precisam esperar que uma pessoa formal venha até você com perguntas. Seja ainda mais intencional do que nunca com seu tempo individual cobrindo coisas como moral, compromissos pessoais, progresso no trabalho e como colaborar melhor nesse ambiente.”

Para garantir que os membros de sua equipe tenham a mensagem de que você está sempre disponível para suas preocupações, comece dedicando um dia por mês apenas para reuniões individuais casuais.

Ao alocar uma parte do seu tempo para sua equipe, você:

• Melhore significativamente o moral da sua equipe,
• Garantir a retenção de funcionários e
• Fortaleça os laços com os membros de sua equipe.

Dica #7: Treine seus gerentes em comunicação remota

Assim que você move toda a comunicação de sua equipe para uma plataforma online, você aumenta as chances de todos serem vítimas de

• Mal-entendidos,
• Falha de comunicação,
• Falhas de comunicação.

Mas, para evitar que a distância obtenha o melhor das mensagens da sua equipe, dê o exemplo.

Ou seja, Jennifer Walden, Diretora de Operações do WikiLawn, enfatiza a importância de treinar gerentes em comunicação remota e fazer com que eles estabeleçam um bom relacionamento com as pessoas que se reportam a eles:

“Não é suficiente para eles disparar seus relatórios e e-mails de vez em quando. Eles precisam manter contato, por meio de bate-papo por texto ou, idealmente, por voz ou videoconferência. Comece a treinar os gerentes o mais rápido possível e deixe que eles treinem seus subordinados no uso deste equipamento.”

Com a gerência fazendo um esforço para incorporar ferramentas de comunicação virtual em seu fluxo de trabalho, mudar de um escritório físico para um virtual torna-se menos difícil. Sua equipe pode se sentir mais preparada para se adaptar às novas condições de trabalho.

Dica nº 8: Quando estiver com pressa, faça uma videoconferência

Caso você ainda não tenha se acostumado a esperar uma resposta em seu aplicativo de bate-papo da equipe, você sempre pode optar por uma videochamada rápida para agilizar as coisas.

Lauren Mendoza sugere que as videoconferências podem ser uma ótima solução para o tempo que normalmente perdemos enquanto esperávamos por uma resposta textual:

“A cada reunião, onde toda a equipe está reunida, faça o máximo de perguntas e tire todas as dúvidas, para deixar a cabeça clara e direta sobre quais são os próximos passos do seu trabalho. Dessa forma, você reduzirá o tempo necessário para usar o e-mail.”

No entanto, tenha cuidado para não abusar da opção de videochamada. A fadiga do zoom ainda existe e pode ter um grande impacto nos níveis de energia dos membros de sua equipe e na capacidade de se concentrar ao longo do dia.

Dica nº 9: Aproveite ao máximo suas ferramentas de conferência online

Ao falar sobre a melhor forma de resolver o problema de ter muitas pessoas para videoconferências ideais, Michael Alexis sugere a utilização de um ótimo recurso disponível em um popular sistema de conferência online:

“Para criar espaço em grandes reuniões para todos os participantes, use as “salas temáticas” do Zoom. Em uma sala virtual, o moderador da reunião pode dividir as pessoas em pequenos grupos para discutir um tópico específico e depois convocá-los de volta para compartilhar suas ideias com o grupo maior.”

Muitas ferramentas de conferência também vêm com uma opção de chamada de voz, que pode reduzir a sobrecarga cognitiva e a fadiga ocular que a maioria dos funcionários remotos experimenta diariamente por ter que participar de reuniões virtuais após reuniões virtuais.

Dica 10: Defina regras claras para reuniões online

Definir regras básicas para videoconferência é fundamental para manter o moral dos funcionários forte.

Sem a etiqueta de reunião online, alguns membros da equipe podem se sentir à vontade para interromper a qualquer momento durante a conversa online. Quando isso acontece, é provável que o resto da equipe não tenha a chance de falar e pode até deixar a ligação sentindo que sua opinião pode não ser valorizada o suficiente.

O ex-COO da The Slumber Yard, Matthew Ross, acredita em instigar regras claras para videoconferências:

“Exigimos que nossos funcionários usem a função de bate-papo para declarar que têm uma pergunta ou declaração primeiro, em vez de apenas deixar escapar. Quando vários funcionários estão em uma videochamada, pode ser um pesadelo se todos estiverem falando uns sobre os outros. Seguindo nossas diretrizes, garantimos que a convocação decorra de forma estruturada e organizada. Também fazemos com que os funcionários esperem dois segundos completos depois que alguém termina de falar antes de entrar. Isso dá tempo ao software de videoconferência para se atualizar. Percebi que o atraso no sistema pode criar uma chamada agitada e improdutiva se todos começarem a falar imediatamente.”

Embora você provavelmente não precise criar um livro de regras sobre etiqueta de videoconferência, definir limites claros estabelecerá as bases para um ambiente de trabalho remoto saudável.

Dica #11: Ajuste seus fluxos de trabalho para trabalhar online

Como nos despedimos de bater na porta do escritório de nossos colegas para uma pergunta rápida, é natural que aproveitemos ao máximo nossas ferramentas para garantir que nosso trabalho ainda funcione sem problemas.

Jennifer Walden sugere a criação de um sistema online simplificado para ajudar a equipe a colaborar, bem como receber e enviar documentos:

“Se você precisa de controle de versão, definitivamente aproveite este tempo para obter um SVN operacional. Caso contrário, use a nuvem. O G-Suite funciona bem para muitas empresas e é o que usamos. Então você pode se comunicar com esses arquivos abertos através do Google Hangouts (integrado através do G-Suite), Zoom ou algum outro software que permita o compartilhamento de tela e anotações.”

A maioria das ferramentas de colaboração permite que você receba notificações em tempo real, converse com sua equipe e atribua tarefas. Isso pode ajudar a gerenciar seu fluxo de trabalho com facilidade, pois as opções fornecidas são projetadas especificamente para equipes dispersas.

Dica #12: Implemente um sistema de check-in diário

A implementação de um sistema de check-in diário não é apenas essencial para criar um ambiente de trabalho transparente, mas também é benéfico para obter feedback dos funcionários e reestruturar seu fluxo de trabalho de acordo.

Matthew Ross sugere que os e-mails podem ser úteis para ajudá-lo a implementar um sistema de check-in diário:

“Eu recomendo que os gerentes remotos implementem um sistema de check-in diário com os indivíduos. Faça com que a pessoa lhe envie um e-mail detalhando no que ela está trabalhando naquele dia e como ela vai alocar seu tempo. Dessa forma, você pode facilmente intervir e fornecer sugestões ou dizer-lhes para passar para uma nova tarefa para garantir que eles não girem suas rodas e percam tempo . No final das contas, os gerentes precisam ser proativos em vez de reativos ao lidar com funcionários remotos para garantir que continuem avançando de maneira eficiente.”

Ao fazer um esforço para permanecer conectado com sua equipe, você também poderá resolver possíveis problemas imediatamente à medida que eles surgirem e informar sua equipe que você está presente apesar da distância, para que eles possam recorrer a você para obter ajuda.

Dica nº 13: Simplifique o trabalho remoto antecipadamente

A principal consultora de negócios da Clairly Creative International, Clair Kim, que ajudou mais de 250 organizações a melhorar suas operações, sugere pensar em simplificar vários processos de trabalho remoto desde o início:

“Desde “diretrizes de comunicação no mensageiro da equipe”, processo de gerenciamento de projetos, períodos frequentes de revisão de documentos de gerenciamento de conhecimento, check-in automatizado e padrões de retorno, garantimos que a forma como nos comunicamos e gerenciamos cada tarefa seja completamente simplificada. Isso elimina a maioria dos problemas!”

Além disso, simplificar o fluxo de trabalho de sua equipe remota é especialmente útil ao receber novos membros da equipe. Ao desenvolver planos e processos claramente delineados, você acelera o processo de integração e ajuda os novos contratados a se integrarem à equipe com muito mais rapidez.

Dica # 14: Atenha-se à sua agenda de escritório

Ao mudar para um ambiente remoto, os funcionários que estão acostumados a um estilo prático de seus gerentes podem lidar com a falta de capacidade de estruturar seu trabalho adequadamente.

Para ajudá-los a lidar com essa questão, Jennifer Walden propõe manter pelo menos uma parte da antiga rotina de trabalho inspirada no escritório:

“Tente transferir rotinas antigas – mesmos horários de reunião, mesma estrutura de prazos, etc. – para reduzir os efeitos desse problema.”

As rotinas de escritório dos membros de sua equipe geralmente precisam ser reajustadas devido à própria natureza do trabalho remoto. Mas tentar manter seus velhos hábitos em um novo contexto ajudará sua equipe a fazer o mesmo.

Como a ciência mostrou que nossos hábitos são altamente dependentes do contexto, quando você oferece à sua equipe condições de trabalho semelhantes às que eles estavam acostumados no escritório, é mais provável que eles mantenham seus níveis de produtividade, apesar da mudança .

Dica #15: Ajude sua equipe a evitar distrações em casa

Para aumentar as chances de seus funcionários estruturarem seu trabalho adequadamente, eles devem tentar fazê-lo em um ambiente de trabalho bem estruturado.

Para ajudá-los a conseguir exatamente isso, você pode recomendar algumas dicas:

• Configure estações de trabalho dedicadas . Algumas pessoas simplesmente não têm um quarto vago separado (embora isso seja o ideal) para usar para realizar todas as tarefas de trabalho em casa. No entanto, todos podem improvisar um “cantinho do escritório” com uma mesa pequena e resistente e uma cadeira.
• Eu me isolo do ruído de fundo . Os funcionários podem simplesmente colocar seus fones de ouvido (um par de cancelamento de ruído seria o ideal, mas um par regular serve), ligar um gerador de ruído online, selecionar uma música favorável à produtividade e se concentrar no trabalho.
• Use um bloqueador de sites . As plataformas de mídia social podem ser um poderoso inimigo para estruturar o trabalho em casa (e elas são apenas a ponta do iceberg). Assim, você pode recomendar um bloqueador de sites para seus funcionários para ajudar a mantê-los longe de distrações online durante o horário de trabalho e mantê-los focados em seu trabalho.

Dica #16: Socialize online como uma equipe

Não é segredo que culturas de trabalho positivas, onde os funcionários podem criar vínculos e conexões significativas, impactam positivamente tanto sua confiança quanto seu desempenho no trabalho. Ainda assim, manter a conexão em um ambiente remoto requer um planejamento cuidadoso.

O CEO da Talk Travel App, Saurabh Jindal, propõe reunir-se online de vez em quando:

“Tente fazer ligações regularmente com seus colegas e discutir assuntos fora do trabalho, para aumentar o vínculo da equipe. Regularmente, fazemos almoços de equipe e sessões em que compartilhamos telas e damos as boas-vindas a outras pessoas em nossas estações de trabalho e na vida diária. Esses são geralmente momentos joviais e ajudam a quebrar o gelo e construir uma boa cultura de equipe.”

O diretor de marketing global da Prezi, Spencer Waldron, propõe trazer criatividade para esses encontros online:

“Se você está se conectando com amigos ou fazendo check-in com colegas de trabalho, use ferramentas de vídeo para ajudar a tornar seu conteúdo interativo e encontrar maneiras novas e criativas de se conectar com as pessoas. Por exemplo, você pode fazer isso hospedando uma noite de perguntas e respostas temáticas ou um quiz de pub, clube do livro virtual ou jogos como “duas verdades e uma mentira”. Conectar-se com colegas em um nível mais leve ajuda a fortalecer o vínculo de sua equipe e pode melhorar sua eficiência geral.”

O processo de nutrir as relações de trabalho, especialmente se implicar diversão em conjunto, é fundamental para o senso de propósito dos funcionários. Portanto, nunca é uma má ideia desenvolver rituais de equipe que envolvam jogos virtuais de união de equipes ou reuniões para um bate-papo.

Dica 17: Incentive a socialização individual

Talvez a frase 'conversa de bebedouro' pareça um clichê brega, mas, sem a opção de conversar depois de mudar para o trabalho remoto, os membros de sua equipe podem sentir que estão perdendo informações importantes - especialmente porque não é incomum para que uma pequena conversa se transforme em uma discussão séria de trabalho.

Spencer Waldron também destaca a importância de facilitar esse tipo de socialização enquanto trabalha em casa:

“É importante fazer um esforço para se conectar com seus colegas fora das reuniões de equipe agendadas, como faria normalmente em um ambiente de escritório. No Prezi, diferentes equipes têm uma sala de videoconferência aberta que funciona como um Lobby Virtual, onde qualquer pessoa pode encontrar alguém lá, ou apenas visitar para se conectar com colegas durante o almoço ou outros intervalos. Agendar bate-papos virtuais para café ou pausas para beber água para conversar com seus colegas de trabalho ou discutir tópicos não relacionados ao trabalho são ótimas maneiras de ajudar a fortalecer o vínculo de sua equipe.”

Os gerentes geralmente investem mais energia para ajudar os novos funcionários a se socializar. Mas, desenvolver um sistema de companheiros de trabalho que possa funcionar para toda a equipe é uma ótima maneira de começar a incentivar sua equipe a estar mais conectada.

Dica #18: Mostre à sua equipe que você se importa

Mostrar interesse em como as pessoas estão trabalhando em casa, em vez de se concentrar apenas no que estão fazendo, é fundamental para aliviar a sensação de isolamento.

O cofundador da SaveMyCent, que recentemente teve que fazer a transição de toda a sua equipe para o trabalho remoto, Milos Djordjevic, compartilha sua perspectiva sobre a importância de deixar sua equipe saber que você se importa:

“Uma das coisas que apresentei é o check-in matinal regular. Todos nos encontramos no Zoom por meia hora e essa reunião não tem nada a ver com trabalho. Eu tento manter uma atmosfera casual e realmente conversar com as pessoas e ver como elas estão. Até agora, consegui identificar vários problemas graças a esses cafés da manhã.”

Spencer Waldron acrescenta que você também deve observar a situação entre os membros de sua equipe durante cada videoconferência:

“Isso deve se aplicar a reuniões virtuais e presenciais, mas é especialmente importante agora. Inicie uma chamada verificando com as pessoas, avaliando a sala e observando as expressões faciais e a linguagem corporal de todos. Quem não tem uma câmera ligada? Talvez alguém tenha tido um dia ruim, uma discussão ou esteja lutando com a vida dentro de casa – tudo isso afetará a reunião, então seja sensível ao invisível.”

Como criar um ambiente de trabalho em casa saudável requer mais esforço do que estabelecer um fluxo de trabalho remoto, é crucial sempre tentar pensar nas lutas das pessoas e agir de acordo.

Dica nº 19: Automatize as operações

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

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Ótimos aplicativos para automatizar operações de marketing

• O software de marketing da HubSpot é uma ferramenta de automação de marketing que pode ajudá-lo a automatizar o marketing por e-mail e mídia social, acompanhar o ROI, criar páginas de destino e muito mais.
• Buffer é uma ferramenta de mídia social destinada a ajudar a gerenciar contas de mídia social. Agende e publique automaticamente nas mídias sociais e, em seguida, acompanhe e analise os resultados.
• Cobiro é uma ferramenta de IA para gerenciar anúncios do Google. Crie e siga planos de marketing personalizados, projete e implemente campanhas de marketing (no Google ou Facebook) e, em seguida, acompanhe e analise o sucesso de suas campanhas e anúncios na seção “Painel” da plataforma.
• O Marketo é uma ferramenta completa de automação de marketing destinada a ajudá-lo a gerenciar campanhas de marketing por e-mail, criar páginas de destino e formulários, enviar mensagens personalizadas entre canais e realizar análises de marketing.
• Mailchimp é uma plataforma de automação de marketing que ajuda você a executar campanhas de e-mail, obter análises para assinantes de e-mail individuais e até mesmo criar sua página de destino.
• Zalster é uma ferramenta de automação de marketing para o crescimento do comércio eletrônico que ajuda a automatizar e otimizar decisões para anúncios do Facebook, Pinterest, Google e Instagram. Agende suas postagens, impulsione-as e otimize a distribuição do orçamento de sua campanha.

Ótimos aplicativos para automatizar processos de vendas

• O HubSpot Sales é um sistema de comércio eletrônico destinado a ajudar a rastrear e agilizar os processos de vendas, acompanhar o status de seus negócios, organizar atividades de vendas e automatizar o alcance personalizado.
• O Salesforce é um serviço de gerenciamento de relacionamento com o cliente baseado em nuvem que ajuda a se conectar com clientes atuais, clientes em potencial e parceiros. Gerencie seus contatos, encontre novas oportunidades de vendas e envie PDFs de modelos aprovados automaticamente aos clientes por e-mail.
• O Pipedrive é um sistema de gerenciamento de pipeline e CRM baseado em nuvem destinado a ajudar a organizar leads. Automatize tarefas de vendas repetitivas, rastreie automaticamente chamadas de clientes potenciais e automatize o acompanhamento de negócios.
• Reply.io é um software de automação de vendas destinado a ajudá-lo a automatizar uma série de tarefas manuais de vendas. Automatize e-mails pessoais, acompanhamentos e pontos de contato sociais e, em seguida, execute as ações sugeridas com base na atividade de seus clientes em potencial.
• Divulgação é uma ferramenta de automação de vendas que permite organizar todas as suas atividades de vendas, obter dados e métricas detalhadas, acompanhar rapidamente novos leads e muito mais.

Ótimos aplicativos para automatizar processos de TI

• Selenium é um framework portátil para automatizar aplicações web para testá-las. Execute testes selecionados ou opte por executar todos os testes em vários navegadores da Web, usando diferentes linguagens de programação e para diversos sistemas operacionais.
• O Docker é um sistema para desenvolvimento de aplicativos destinado a ajudar a agilizar os processos de desenvolvimento executando testes em um ambiente isolado e integrando-se a aplicativos de terceiros. Configure compilações automatizadas, personalize-as e use uma variedade de testes de repositório automatizados da documentação do Docker para testar as compilações.
• O Ansible é um software de automação de TI de código aberto que automatiza o provisionamento de nuvem, a implantação de aplicativos e outros processos de TI. Crie e compartilhe sua infraestrutura, crie fluxos de trabalho exclusivos para diferentes casos de uso, resolva problemas uma vez e compartilhe-os com sua equipe para uso futuro.
• RunDeck é uma coleção de código aberto de runbooks automatizados destinados a ajudar os indivíduos a fornecer às suas equipes respostas prontas para solicitações e incidentes ad-hoc. Defina fluxos de trabalho, despache comandos, importe informações e estabeleça cronogramas de trabalho claros.
• O Resolve.io é outra ótima ferramenta de automação e orquestração de TI, destinada a ajudá-lo a automatizar tarefas simples e processos de TI mais complexos. Escolha entre mais de 1.000 automações pré-criadas e crie novas automações.

Ótimos aplicativos para automatizar processos de RH

• O Bamboo HR é um software de automação HRIS destinado a ajudar a criar e implementar fluxos de trabalho de RH personalizados. Gerencie benefícios e administração de folha de pagamento, acompanhe o status de seus candidatos a emprego, simplifique o gerenciamento de desempenho e use um banco de dados de funcionários centralizado.
• O Gusto é um software de automação de RH que ajuda a otimizar a administração de benefícios, folha de pagamento, impostos, integração e muito mais.
• Zenefits é um software de RH baseado em nuvem destinado a ajudar a lidar com RH, benefícios, processos de folha de pagamento e outras tarefas administrativas sem burocracia excessiva. Armazene e acesse perfis de funcionários e outras documentações relevantes em um banco de dados, acompanhe o status dos candidatos, simplifique os processos de recrutamento e muito mais.
• O Documate é um aplicativo de montagem de documentos sem código desenvolvido por advogados e engenheiros para ajudar a criar formulários e questionários da Web personalizados. Gere modelos personalizados em vários formatos de saída, adicione assinaturas digitais e simplifique sua administração à distância.

Ótimos aplicativos para automatizar o suporte ao cliente

• HelpDesk é uma abordagem minimalista para lidar com tíquetes de clientes. Converta e-mails de clientes diretamente em tickets, crie respostas prontas para perguntas recorrentes, configure a atribuição automática de tickets e receba notificações automáticas sempre que um novo ticket chegar.
• O TeamSupport é um conjunto de suporte ao cliente destinado a ajudar a implementar fluxos de trabalho de suporte avançado no setor de software B2B. Estabeleça portais de autoatendimento ao cliente que funcionem 24 horas por dia, 7 dias por semana, automatize o gerenciamento de tickets, colabore com outros departamentos para ajudar a melhorar a experiência do cliente e converse com outros agentes de suporte diretamente do aplicativo.
• O Freshdesk é um software de suporte ao cliente para categorizar, priorizar e atribuir tíquetes de suporte. Acompanhe e gerencie todos os tíquetes de suporte de sua equipe a partir de uma caixa de entrada, crie e envie respostas pré-formatadas para perguntas recorrentes e automatize o processo de gerenciamento de tíquetes com alguns cliques por meio da automação de cenários.
• O HubSpot Service Hub é um sistema de suporte ao cliente focado em melhorar o suporte ao cliente, extraindo informações do feedback do cliente. Automatize tickets e pesquisas relacionadas aos processos de vendas e marketing da sua empresa, colete pesquisas automatizadas sobre a experiência de suporte do cliente e, em seguida, acompanhe automaticamente os clientes insatisfeitos.

Resumindo: em caso de dúvida, recorra a especialistas em gerenciamento remoto

Para administrar e gerenciar seus negócios remotos, você precisará primeiro identificar os desafios que acompanham o conceito de gerenciamento remoto de negócios — e pensar sobre quais deles podem afetar mais sua equipe e seus negócios.

Mesmo que pareça não haver uma solução viável para os desafios que você enfrenta ao liderar uma equipe remota, certifique-se de que muitos profissionais estejam lidando com problemas semelhantes de trabalho remoto. Analisar mais de perto as experiências deles pode ajudá-lo a colocar suas próprias preocupações de gerenciamento remoto em perspectiva.

Além das dicas baseadas em especialistas, tente usar os aplicativos e ferramentas projetados especificamente para ajudá-lo a otimizar e automatizar suas operações comerciais.

Dessa forma, você estará preparado para quaisquer desafios que o trabalho remoto lhe apresente.

️ Sua equipe mudou recentemente para trabalhar remotamente? Talvez você esteja gerenciando uma equipe remota há algum tempo. Quais desafios você enfrentou desde que mudou seu ambiente de trabalho? Informe-nos em [email protected] e poderemos incluir sua experiência em um de nossos artigos futuros. E, se você gostou deste post do blog, compartilhe-o com alguém que você acha que seria útil.