Como escrever um e-mail de lembrete gentil? (Etapas e Exemplos)

Seja qual for a área de sua profissão, tudo caminha para a digitalização no mundo globalizado acelerado de hoje.

Você pode estar em qualquer negócio que envolva marketing por e-mail de uma forma ou de outra, apenas saiba que os lembretes são algo que você precisará levar em consideração e trabalhar.

Um e-mail de lembrete conduz com eficiência o tópico de volta para onde você deseja que ele vá, ajudará você a navegar nas conversas em uma direção específica, aumentará o envolvimento e as interações com os consumidores e ajudará na construção de relacionamentos comerciais duradouros.

Embora o conceito de um e-mail de lembrete gentil pareça bastante simples, ele deve ser bem planejado. Com isto, queremos dizer que tem de ser bem pensado na forma como está escrito, no tom, na escolha das palavras, etc. visa persuadir os leitores.

Continue lendo este blog para descobrir tudo o que você precisa saber sobre como criar um e-mail de lembrete gentil. Selecionamos as melhores dicas para ajudá-lo a aperfeiçoar seus e-mails de lembrete.

O que é um e-mail de lembrete e quando você deve escrever um?

Um e-mail de lembrete é um e-mail amigável que você envia a alguém para solicitar que tome uma ação. São e-mails que trazem mensagens que transmitem um certo ponto, mas não criam ressentimentos. Eles são, por natureza, profissionais e eficazes, mas, ao mesmo tempo, são amigáveis ​​e gentis.

Aqui está um exemplo simples para que fique ainda mais claro para você - se um cliente seu perdeu um prazo para fazer um pagamento, o e-mail que você envia para lembrá-lo gentilmente e talvez até perguntar quando você pode esperar um pagamento é o que é chamado de lembrete e-mail.

O envio de um e-mail de lembrete tem dois propósitos principais - o primeiro é uma forma de levar os clientes a uma resposta mais rápida e cortês, e o segundo é ajudar a restabelecer uma linha de comunicação que permite que você e as pessoas que recebem o e-mail para ficar na mesma página.

Existem muitas situações em que um e-mail de lembrete gentil é necessário, como casos em que algum evento importante deveria ocorrer ou quando algo deveria ter ocorrido e não aconteceu. Listamos alguns cenários importantes em que um e-mail de lembrete precisa ser enviado.

1. Próximos eventos importantes

Existem apenas alguns eventos que você não pode correr o risco de as pessoas esquecerem . Portanto, enviar um e-mail de lembrete é necessário.

2. Pagamentos atrasados

Este é um acéfalo. Quando os prazos de pagamento não são cumpridos, enviar um lembrete gentil é obrigatório.

3. Prazos de trabalho perdidos

Toda empresa opera com restrições de tempo. É necessário lembrar os funcionários de maneira cortês sobre os prazos de trabalho perdidos.

4. Compromissos pendentes

Quer se trate de entrevistas de emprego ou aplicativos pendentes , você deve enviar um e-mail de lembrete gentil nesses cenários.

5. Lapsos de comunicação

Com as agendas lotadas de todos, é fácil prometer fazer algo e esquecer de fazer. Acho que todos nós somos culpados disso. Portanto, enviar um e-mail de lembrete gentil para restabelecer o contato é uma boa jogada de sua parte.

Agora que você já sabe um pouco sobre e-mails de lembrete, vejamos a hora certa de enviar um!

Qual é a hora certa para enviar um e-mail de lembrete gentil?

Determinar o momento certo para enviar um e-mail de lembrete pode ser complicado. Você não quer enviá-lo muito cedo porque não quer correr o risco de parecer arrogante. Também depende muito do que você está enviando por e-mail. É um amigo pessoal? É sobre um evento importante? Ou talvez um prazo de trabalho perdido? Poderia ser um retorno de chamada de entrevista de emprego? A natureza do tópico determinará o prazo.

Por exemplo, se um prazo de trabalho for perdido, você pode enviar um e-mail de lembrete em um dia útil. Um cenário semelhante seria se um prazo de pagamento fosse perdido, enviar um e-mail de lembrete um dia útil após a data de vencimento é apropriado. Se você continuar adiando, a(s) pessoa(s) pode(m) eventualmente esquecê-lo(a). E então será mais difícil restabelecer a comunicação após um período prolongado.

No entanto, se você pretende acompanhar algo sem data de vencimento específica, é cortês esperar um pouco mais – talvez até uma semana. Especialmente nos casos em que foi um favor, enviar um e-mail de lembrete muito cedo dá uma má impressão.

No caso de e-mails de acompanhamento para entrevistas de emprego, é preciso ter em mente que o processo de contratação de qualquer empresa não pode ser feito rapidamente. Em vez de se apressar para enviar um e-mail de lembrete gentil de sua parte, se você puder esperar pelo menos uma ou duas semanas (de preferência 10 a 14 dias), isso mostra a qualidade de paciência de sua parte, bem como o respeito pelo tempo e autoridade de seu possível empregador. .

Se for para um evento (trabalho ou pessoal), um lembrete gentil 2 dias úteis antes dá ao receptor tempo suficiente para se preparar física e mentalmente para o evento.

A conclusão de todos esses exemplos que explicamos é dar uma ideia de um prazo apropriado, dependendo da natureza do e-mail.

Como agora você sabe o momento apropriado para enviar um lembrete por e-mail, vamos ver como escrever um! Não pode haver um e-mail de lembrete gentil 'perfeito', mas aqui estão algumas dicas a serem lembradas ao redigir o seu.

Como escrever um e-mail de lembrete gentil?

1. Linha de assunto apropriada

Esta será a primeira coisa que o destinatário verá antes de abrir seu e-mail de lembrete. Portanto, escolher uma linha de assunto apropriada tem peso. Adicionar uma linha de assunto garante a quem recebe seu e-mail que você não é um spammer. Principalmente se for o caso de um entrevistador de emprego ou mesmo de um fornecedor que não te conhece bem e pode não necessariamente ter seus dados de contato.

Se o seu e-mail de lembrete for sobre algo urgente, como um prazo de trabalho perdido ou um pagamento perdido, linhas de assunto como – ' Ação necessária ' ou ' Resposta necessária ' chamam a atenção e convencem as pessoas a abrir seu e-mail de lembrete. Se for em casos de lembrar alguém sobre um favor que prometeu fazer, uma frase como 'Acompanhamento' é cortês.

2. Cumprimente seu destinatário

Um e-mail de lembrete gentil deve sempre começar cumprimentando o destinatário. Pular direto para o lembrete é rude e pode ser desanimador para o leitor. Cumprimentar o destinatário instantaneamente dá ao e-mail de lembrete uma vibração amigável e define o tom para o resto do e-mail.

Embora decidir como cumprimentar seu destinatário possa ser difícil, você não precisa se estressar com isso. Se o assunto estiver relacionado ao trabalho, então o padrão 'Sr.' ou 'Sra.' é profissional; se for um assunto mais pessoal, saudações como 'Caro' podem ser usadas. Para definir um tom casual, você também pode usar saudações como 'Oi' ou 'Olá'.

3. Comece com uma mensagem amigável

Após as saudações iniciais, você deve sempre iniciar seu e-mail de lembrete gentil com uma mensagem amigável. Não saia do assunto; é melhor ser específico e fazer referência a algo relacionado ao destinatário. Por exemplo – “Espero que tudo corra bem com o trabalho” ou “Parabéns pelo recente sucesso do seu….'.

Se o destinatário fez algo de bom para você ou prometeu fazer um favor, você pode começar seu e-mail de lembrete agradecendo. Um exemplo disso seria – “Muito obrigado por sua contribuição…” ou “Obrigado por sua proposta em…”. Se você não sabe para quem está enviando seu e-mail de lembrete, jogar pelo seguro e cumprimentá-lo com “Espero que você esteja tendo um bom dia/semana” também é bom.

4. Evite Usar Linguagem de Culpa

Tenha cuidado com a forma como escreve e tente não usar palavras acusatórias ou qualquer coisa que insinue que a culpa é da outra pessoa. É melhor evitar o uso de declarações literais como “Você está atrasado para o pagamento…” ou “Você perdeu o prazo…”, em vez disso, opte por declarações “Gostaríamos de lembrá-lo de ….”. Isso permite que você transmita sua mensagem e não coloque a culpa inteiramente no destinatário.

5. Torne-o Específico

Depois de fornecer uma linha de assunto apropriada e terminar suas saudações, é melhor não enrolar demais. Não importa a natureza do conteúdo, ninguém tem tempo ou paciência para ler e-mails longos e elaborados. Então, você deve ir direto ao ponto sem ser contundente.

O objetivo final de um e-mail de lembrete é solicitar uma ação de acompanhamento. Portanto, você deve deixar claro que eles exigem uma ação de acompanhamento.

Você pode fazer isso e manter um tom amigável usando declarações como – “Eu agradeceria se você pudesse…” ou “Por favor, deixe-me saber quando posso esperar…”.

6. Incentive a comunicação de acompanhamento

Seu e-mail de lembrete deve incentivar a comunicação de acompanhamento. Depois de transmitir a mensagem necessária, você deve incluir uma ou duas linhas que abrem uma linha de comunicação.

Um exemplo seria usar declarações como “Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida…” ou “Estou ansioso para ouvir de você…”. Declarações como essas criam a base para o estabelecimento de relações cordiais e abrem canais para comunicação posterior.

7. Conclusão

A última dica é nunca esquecer de encerrar seu e-mail de lembrete assinando corretamente. Algumas palavras de encerramento apropriadas são: Atenciosamente, Atenciosamente, Atenciosamente, etc.

Depois disso, você pode terminar com seu nome completo ou, se o destinatário for um amigo pessoal, pode terminar apenas com seu primeiro nome. Você também deve observar que, antes de encerrar, uma boa frase de encerramento como “Obrigado por priorizar este e-mail…” ou “Aguardo notícias suas…” deve ser adicionada antes de assinar.

Agora você sabe como redigir um e-mail de lembrete gentil, mas ainda gostaríamos de mostrar alguns exemplos para ajudá-lo a entender como isso funciona! Dê uma olhada!

Exemplos de e-mail de lembrete

Aqui estão três exemplos de e-mail de lembrete que selecionamos para você:

1. E-mail de lembrete de pagamento gentil

Assunto: Remetente: fatura (76543) Pagamento em atraso

Dona Lena,

Espero que você esteja tendo uma linda semana.

Este é um lembrete gentil de que ainda não recebemos o pagamento de $ 200 de você em relação à nossa fatura (76543) com vencimento para pagamento em 15 de novembro de 2022.

Esta fatura está vencida e está se tornando bastante problemática para nós. Se você puder nos informar quando o pagamento pode ser feito de sua parte, será muito apreciado, pois este é um assunto bastante urgente.

Atenciosamente,

Ashley Miles

2. E-mail de lembrete de evento

Querida Susan,

Este é um e-mail de lembrete gentil para nosso próximo evento de lançamento de produtos da empresa em 3 de dezembro de 2022, às 10h. Estou ansioso para vê-lo lá. Sinta-se à vontade para entrar em contato e tirar todas as suas dúvidas sobre o evento.

Atenciosamente,

Anne Tucker

3. Lembrete de entrevista

Olá,

Este é um lembrete gentil de sua entrevista agendada com a empresa em 5 de dezembro de 2022 no Avery Building (3º andar, sala 3B).

Estamos ansiosos para discutir e testar sua experiência e avaliar se você será uma boa opção para nossa empresa.

Informe-nos se tiver alguma dúvida. Agradecemos antecipadamente pelo seu tempo. Estamos ansiosos para falar com você em breve!

Sinceramente,

Jaden Locke

Registros Avery

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Embrulhar

Um ótimo e-mail de lembrete é eficiente e impactante. Cumpre o objetivo pretendido e o faz de maneira gentil.

Os e-mails de lembrete ajudam a lembrar informações úteis e incentivam a conscientização sobre a aproximação de prazos e eventos para os destinatários, mantendo ao mesmo tempo relações amigáveis.

Agora que você conhece os meandros da criação de um e-mail de lembrete gentil, tudo o que resta é começar a redigir. Com o elink ao seu lado, seu trabalho também ficou muito mais fácil! Feliz e-mail, pessoal!

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