Como gravar chamadas de vendas: o que os líderes de equipe precisam saber

Cada ligação de vendas é uma oportunidade – uma chance de aprender ou aumentar a receita.

As ligações de vendas estão repletas de feedback, momentos importantes de entusiasmo e insights para sua equipe de vendas. Esses insights entram na mente do vendedor e são rapidamente esquecidos ou desaparecem em post-its.

Se suas ferramentas de vendas também não ajudarem a registrar ligações de vendas, você corre o risco de perder esses insights acionáveis ​​e perder a cota deste trimestre.

Como líder de vendas, você precisa salvar gravações de chamadas para atualizar e aprimorar seus movimentos de entrada no mercado.

Continue lendo para descobrir métodos fáceis de registrar interações de vendas, práticas recomendadas e recursos úteis de call center para aumentar a receita.

5 maneiras de gravar chamadas de vendas

Os sistemas telefônicos em nuvem oferecem recursos de gravação de chamadas que permitem escolher formas adequadas para diferentes casos de uso. Dê um mergulho profundo para entender mais sobre quando usá-los.

1. Gravação automática de chamadas

O recurso de gravação automática de chamadas permite que os membros da equipe de vendas gravem todas as chamadas sem intervenção manual. Podem ser ligações não solicitadas, acompanhamentos, demonstrações ou conversas comerciais críticas.

Quando você grava todas as chamadas automaticamente, os representantes de vendas podem:

• Reproduza e ouça detalhes importantes compartilhados na chamada.
• Capture o contexto de conversas onde o sotaque do cliente potencial não é claro.
• Evite pedir aos clientes em potencial que repitam as mesmas informações nas ligações subsequentes.

Posteriormente, essas gravações se tornarão úteis para treinamento, integração de novos executivos de contas e garantia de qualidade. Eles auxiliam na conformidade legal para empresas de serviços financeiros, saúde e telecomunicações.

O que torna essas gravações automáticas? Você pode ativar a opção em seu sistema de telefonia em nuvem . Sem bipes, fios ou fitas cassete. Basta fazer login e você poderá ouvir chamadas a qualquer hora.

2. Gravação de chamadas sob demanda

Os vendedores podem iniciar e parar de gravar partes específicas da conversa.

Você pode respeitar a privacidade de seus clientes e cumprir os requisitos legais vinculados às principais discussões. Quando estiver ligado, ambas as partes ouvirão uma mensagem como “Gravação em andamento”.

Os sistemas telefônicos permitem que você personalize essas mensagens conforme sua escolha. Uma opção fácil é mencionar em seus fluxos de chamadas que as chamadas podem ser gravadas para fins de qualidade e treinamento.

Os vendedores estão mais bem equipados para gravar conversas de valor do que tudo. Quando você volta para os replays, há menos confusão. Você pode entrar no núcleo imediatamente, em vez de passar pelas conversas para encontrar o que precisa.

3. Gravação iniciada pelo supervisor

Os líderes de vendas usam a gravação iniciada pelo supervisor para monitorar chamadas de vendas remotamente e fornecer feedback.

Muitas vezes, essas gravações não anunciam se uma chamada está sendo gravada, evitando qualquer especulação do cliente. Por esta razão, os profissionais às vezes chamam isso de gravação silenciosa seletiva.

Aqui estão algumas situações em que as gravações iniciadas pelo supervisor ajudam:

• Monitorar o desempenho de uma equipe e ajudá-la a melhorar.
• Reconhecer e valorizar os vendedores que seguem as melhores práticas nos atendimentos.
• Revisitar discussões complicadas para resolvê-las por meio de suporte multifuncional.

4. Gravação de teleconferência

Grava as vozes de várias pessoas em uma chamada em conferência.

Grandes organizações usam a gravação de teleconferências para manter registros de prioridades e atualizações de diferentes setores verticais. É como uma reunião standup em grande escala, onde os chefes de departamento reportam.

As empresas o utilizam por vários outros motivos, incluindo os seguintes:

• Capturar detalhes em discussões em grupo ou sessões de brainstorming.
• Manter um registro das reuniões interdepartamentais.
• Fornecer acesso à gravação a todos os participantes após a chamada para que estejam na mesma página.

5. Gravação de videoconferência

Os vendedores usam a gravação de videoconferências em setores onde apresentações visuais ou demonstrações são essenciais para vendas bem-sucedidas. As empresas de software como serviço contam com ele para avaliar os sentimentos dos clientes em potencial após a ligação.

As empresas veem seus benefícios em diversas áreas:

• Otimizando seu movimento de vendas para casos de uso específicos.
• Revendo as dores reais de seus clientes em potencial e envolvendo-os com materiais de marketing relevantes.
• Coletar feedback dos clientes potenciais sobre o que eles esperam do seu produto ou serviço.

Melhores práticas para gravar ligações de vendas

Agora que você sabe como escolher um método de gravação de chamadas, precisa de algumas práticas recomendadas para configurá-lo para o sucesso. Abaixo estão algumas práticas que você pode seguir ao gravar ligações de vendas.

Fique em conformidade

Leia as leis locais, estaduais e federais relacionadas a conversas gravadas. Muitas leis exigem que você obtenha o consentimento de ambas as partes antes do início da gravação.

Essas leis variam de estado para estado. Alguns exigem o consentimento de uma das partes, enquanto outros precisam do consentimento de todas as partes. Verifique o que se aplica ao seu negócio.

️ Automatize notificações de gravação

Seus vendedores podem perguntar verbalmente aos clientes em potencial e aos clientes se podem gravar a chamada. No entanto, isso não faz parte da conversa central. Os compradores em potencial confiam seu tempo em você. E você deverá ser capaz de compartilhar rapidamente como pode ajudar sem se desviar.

Os sistemas VoIP podem notificar automaticamente os clientes no início da chamada para que você possa direcioná-los imediatamente para a discussão principal.

️ Indique o propósito

É importante declarar e respeitar o propósito da gravação. Diga às partes por que você está gravando a conversa e cumpra a promessa.

Seja para treinamento, documentação legal ou garantia de qualidade, adicione-o à sua notificação de gravação ou declare-o verbalmente se não puder anexá-lo.

Mantenha as gravações seguras

Proteja os dados do cliente como se fossem seus. Proteja a gravação e transcrição de chamadas contra ameaças à segurança que afetam a confidencialidade. Você pode adotar controles de acesso baseados em funções para garantir que apenas pessoas ou sistemas autorizados possam acessar conversas de vendas.

O software de gerenciamento de identidade e acesso permitirá que você configure essas medidas de segurança, mantendo as gravações protegidas contra ameaças internas ou externas.

Rever chamadas gravadas

As gravações de chamadas fornecem inteligência de conversa para sua equipe, o que pode levar suas métricas de desempenho de vendas para o próximo nível. Você pode ver por que uma conta específica se transformou em um negócio ou foi cancelada. Esse feedback permite treinar as pessoas e oferecer dicas de vendas para que melhorem.

A revisão regular dessas gravações mantém um fluxo consistente de oportunidades para suas equipes de vendas, marketing e produtos e outras funções de negócios. O marketing recebe uma dica de quais ativos podem criar, e as equipes de produto recebem feedback real dos clientes para idealizar seus sprints futuros.

Respeite as preferências dos clientes

Se um cliente não quiser ser gravado, não registre. Mas tenha um processo para lidar com objeções, para que seus fluxos de trabalho normais não criem um obstáculo que impeça os clientes de terem a melhor experiência possível.

O coaching de vendas ajuda sua equipe a navegar nessas situações, ampliando seu desempenho geral.

Alternativas para gravação de chamadas

Existem várias alternativas para gravação de chamadas telefônicas. Com base no seu caso de uso, você pode decidir o que seria adequado para a situação específica.

1) Monitoramento de chamadas ao vivo

Os supervisores podem ouvir chamadas recebidas ou efetuadas com monitoramento de chamadas. Vendedores e clientes podem ou não estar cientes disso. Os líderes de vendas usam esse recurso para garantia de qualidade em tempo real. Isso motiva os representantes de vendas a seguir as melhores práticas de vendas.

Se as chamadas derem errado, você poderá fornecer orientação em tempo real para manter a qualidade da chamada de acordo com os padrões da empresa.

Aqui estão alguns benefícios notáveis ​​do monitoramento de chamadas ao vivo:

• Melhora a comunicação com o cliente: os gerentes ouvem as ligações e fornecem feedback imediato, incentivando suas equipes a atender aos padrões de qualidade definidos e motivando os agentes a terem o melhor desempenho.
• Reduz os custos de treinamento periódico: À medida que os funcionários aprendem no trabalho, os custos de treinamento são reduzidos.
• Revela problemas em tempo real: o monitoramento de chamadas revela problemas que impedem os vendedores de envolver efetivamente seus clientes potenciais. Um gerente de vendas pode fornecer orientação ou intervenções oportunas, se necessário, usando o Barge-in.

2) Invasão

A funcionalidade de interrupção permite que os gerentes de vendas participem de uma chamada. Eles podem falar com todas as partes envolvidas na discussão para auxiliar em uma venda complicada. Quando uma chamada não corre conforme planejado, você pode corrigi-la com uma intervenção.

Abaixo estão alguns de seus benefícios notáveis:

• Fornece feedback direto: Obtenha feedback sobre a qualidade do serviço e a satisfação geral com o atendimento do vendedor.
• Aumenta a confiança com a colaboração: os vendedores têm a certeza de que terão ajuda quando precisarem. O Barge-in permite que você colabore com eles como líder, mostrando que você se preocupa com os números, mas está disposto a contribuir e navegar em situações complicadas com eles.
• Acelera o processo de vendas: se os vendedores precisarem do suporte dos engenheiros sobre uma customização específica, eles podem adicioná-los à mesma chamada para oferecer sugestões. Isso reduz as idas e vindas e acelera o processo.

3) Pesquisas pós-chamada

Em uma pesquisa pós-ligação, os clientes recebem uma ligação de uma empresa logo após falar com seu representante de vendas.

Eles atendem e ouvem: “Obrigado por falar com XYZ. Quão satisfeito você está com a ligação em uma escala de um a cinco? Cinco estando altamente satisfeitos.” Eles pressionam um número no telefone e dão feedback.

Algumas empresas fazem essas pesquisas de plantão, enquanto outras enviam uma mensagem de texto com um link para enviar feedback.

Uma pesquisa pós-chamada oferece muitos benefícios para as empresas que a implementam, incluindo:

• Aumenta a confiança dos clientes: Mostra aos clientes que as suas opiniões são valorizadas e consideradas.
• Auxilia no treinamento de funcionários: O feedback auxilia na melhoria dos programas de treinamento.
• Configuração rápida e fácil: uma pesquisa pós-chamada normalmente é fácil de implementar e executar.

4) Retornos de chamada do gerente de vendas

São acompanhamentos feitos por um gerente de vendas ao cliente após uma interação de vendas. Você pode realizá-los para compreender a experiência do cliente e resolver questões ou preocupações não resolvidas.

Vários benefícios vêm com retornos de chamada do gerente de vendas, incluindo:

• Aumenta a satisfação do cliente: os compradores percebem que você valoriza seus pontos fracos e feedback quando você define uma camada extra de garantia de qualidade e supervisão.
• Demonstra responsabilidade: você mostra que sua empresa assume a responsabilidade pela resolução de problemas caso um vendedor não consiga lidar com eles de maneira eficaz.
• Aumenta as oportunidades de vendas: Os gerentes podem identificar e agir em oportunidades de vendas adicionais durante essas ligações.

Contact centers simplificam a gravação de chamadas para equipes de vendas

Os contact centers baseados na nuvem trazem a escalabilidade e a flexibilidade da nuvem para as organizações de vendas, permitindo que você faça, registre, registre e analise chamadas telefônicas em grande escala. Aqui está uma visão geral rápida para você ficar atualizado sobre os contact centers na nuvem.

Aumenta a eficiência

Os sistemas telefônicos VoIP permitem gravar chamadas e salvá-las para fácil acesso quando necessário. Você pode evitar o incômodo de correr atrás de anotações ou encontrar trechos de conversas que enviou ao seu gerente.

Dá a você o contexto que você deseja no momento que você escolher. Mas, claro, só se você tiver permissão para acessar as gravações.

Veja como isso aumenta a eficiência:

• Adapta-se rapidamente: equipes em expansão lidam com volumes flutuantes de chamadas. Os sistemas VoIP podem ser facilmente ampliados ou reduzidos com base em suas necessidades, sem qualquer trabalho pesado para construir uma infraestrutura física.
• Melhora o treinamento: ajuda você a treinar representantes de vendas com exemplos reais, permitindo que eles se desenvolvam rapidamente e acelerem em suas funções.
• Torna a tomada de decisões baseada em dados: há menos chances de reiterações em seu processo de vendas quando você o configura com o que funciona melhor para os clientes.
• Conecta-se facilmente com sistemas de negócios existentes: Sistemas telefônicos VoIP, como Nextiva, oferecem integrações para conexão com seus CRMs existentes e outros sistemas.

Oferece melhores experiências ao cliente

Os sistemas VoIP permitem combinar a gravação de chamadas com outras alternativas e complementos, como monitoramento de chamadas ao vivo ou pesquisas pós-chamada. Isso melhora a experiência dos clientes , pois você pode fornecer assistência em tempo real e implementar o feedback do cliente à medida que ele chega.

Esses fatores desempenham um papel fundamental na melhoria da experiência do cliente:

• Otimize as táticas de vendas: você pode adaptar estratégias de vendas com base no feedback dos clientes para melhor atender às suas necessidades.
• Resolva problemas com mais rapidez: a gravação de chamadas VoIP fornece contexto sobre o problema, permitindo que as equipes de suporte contribuam e resolvam o problema.
• Mantenha a qualidade da comunicação consistente: as gravações de chamadas ajudam os gerentes a treinar toda a equipe. Permite que todos lidem com as situações da mesma maneira.

Reduz despesas e aumenta a segurança

Com um sistema telefônico VoIP gravando chamadas, você não investe significativamente para configurar uma infraestrutura física. Reduz suas despesas iniciais com a adoção de sistemas tradicionais.

Além disso, a segurança VoIP impõe estritamente a criptografia de chamadas e outras medidas para garantir que as comunicações empresariais sejam seguras e protegidas contra ameaças.

Aqui estão alguns outros benefícios que são um forte argumento para sistemas telefônicos VoIP:

• Atualizações automáticas: os provedores de soluções VoIP cuidam das atualizações e corrigem o sistema para protegê-lo contra vulnerabilidades.
• Reduz despesas de manutenção: Os custos de manutenção diminuem porque você não adiciona novas linhas à medida que aumenta.
• Mantém a confiabilidade e a segurança dos dados: Sistemas telefônicos VoIP como o Nextiva oferecem um tempo de atividade de 99,999%, mantendo seus telefones operacionais 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. Esses provedores de soluções realizam testes de penetração rigorosos para localizar vulnerabilidades e adotar estratégias de mitigação de fraudes.

Oferece alcance global

Os serviços VoIP baseados em nuvem proporcionam às empresas um alcance global. Você pode fazer ligações pela internet para qualquer pessoa, em qualquer lugar, sem custos elevados. Da mesma forma, os clientes no exterior podem ligar para você com tarifas locais, tornando seu negócio mais acessível em nível global.

Aqui estão alguns motivos para considerar o VoIP se você opera internacionalmente:

• Reduz despesas com ligações: Com o VoIP, as ligações internacionais acontecem pela internet e você pode salvar as gravações facilmente. Não exige que você pague tarifas de discagem internacional.
• Abre um mercado global: Ligar ou gravar não deve restringi-lo ao mercado local. Aproveite os recursos de VoIP para fazer chamadas internacionais e atrair clientes em todo o mundo.

Gravação simplificada com Nextiva

As ferramentas de gravação de chamadas de vendas fornecem o conhecimento de que você precisa para fechar mais negócios. Ao ligar para clientes potenciais em seu telefone ou hospedar uma demonstração em vídeo, use gravações de chamadas para refinar os fluxos de trabalho de vendas com insights valiosos.

O call center na nuvem do Nextiva registra essas chamadas de vendas. Facilita a análise e agiliza o gerenciamento do desempenho de vendas. Seguir um caminho pela nuvem é mais barato, mais seguro e, o mais importante, mais adaptável às necessidades da sua equipe.

Ele vem com confiabilidade e segurança de nível empresarial combinadas com ampla flexibilidade para lidar com chamadas do NextivaONE .