Como o Reboot Online usa o Clockify para aumentar sua produtividade

O que define uma empresa de sucesso? É a dedicação ao trabalho que, em última análise, leva aos lucros? Ou são anos de fidelidade e satisfação do cliente?

A resposta sempre depende da pessoa para quem você está perguntando. Ainda assim, o denominador comum sempre será a qualidade do trabalho – um esforço incansável para atingir seus objetivos com o máximo nível de qualidade sempre atrairá os clientes pagantes.

Tivemos o prazer de conversar com Oliver Sissons, um dos representantes da Reboot Online, uma empresa de SEO cujo destaque foi construído no trabalho duro e na entrega de resultados. Os funcionários da Reboot também são usuários orgulhosos do Clockify, por isso decidimos combinar o melhor dos dois mundos e compartilhar uma história única sobre sucesso e gerenciamento de tempo.

Abordamos muitos tópicos e os que provavelmente mais lhe interessarão são os seguintes:

• O que é Reboot Online e qual o segredo do seu sucesso?
• Como dominar a arte de gerenciamento de tempo e agendamento?
• Como o Clockify ajuda o Reboot Online a gerenciar suas agendas agitadas?

Vamos nos aprofundar e ouvir mais sobre isso de Oliver, o especialista na área de SEO.

Reboot Online: A ideia e a missão da empresa

Para entender toda a história do sucesso da empresa de SEO Reboot Online, teremos que retroceder e voltar às raízes.

É por isso que ligamos para Oliver Sissons, chefe e diretor de SEO, para ajudar a preencher as lacunas.

O início do Reboot Online: práticas e métodos

Reboot Online é uma agência de SEO digital especializada em combinar técnicas tradicionais de RP com práticas modernas de SEO para impulsionar as empresas em termos de:

• Conscientização da marca,
• Visibilidade,
• Classificações do Google e
• Presença nas redes sociais.

Eles estão no mercado há mais de uma década. Primeiro, o Reboot Online começou com muito trabalho técnico de SEO. Então, ao longo do caminho, eles implementaram relações públicas digitais, conteúdo e mídias sociais em seu repertório.

No entanto, apesar de seu caminho abrangente, as pessoas por trás do Reboot Online construíram seu conhecimento profundo sobre uma base técnica sólida de SEO – que é frequentemente chamada de “trabalho de detetive”:

“Fizemos muitas recuperações de penalidades do Google – ajudaríamos os clientes que foram atingidos por uma penalidade e saíram da classificação – a se recuperarem. Durante nossas auditorias, frequentemente víamos que as falhas eram causadas pela construção de links ruins para os backlinks que levavam de volta aos sites dos clientes.”

Assim, a oportunidade se apresentou – oferecer serviços de link building no pacote e ajudar as empresas antes que o problema ocorra. Então, o negócio começou a crescer e, antes que você percebesse, o pacote deles combinava vários serviços:

“Uma grande parte da evolução foi aparecer na grande imprensa, jornais e organizações comerciais. Portanto, começamos a fazer RP digital e, mais recentemente, começamos a fazer mídia paga e RP tradicional, bem como a ampliar o serviço que oferecemos aos clientes necessitados.”

A evolução do Reboot Online: Navegando no caminho para a excelência em SEO

O sucesso não acontece simplesmente fazendo o trabalho. Para ter sucesso, você precisará fazer seu trabalho corretamente. Essa premissa pode parecer simples, mas nem toda agência de SEO busca a perfeição em seu trabalho.

Por outro lado, a Reboot Online orgulha-se de evoluir continuamente e encontrar formas de melhorar o seu trabalho. Eles conseguiram diversificar suas operações comerciais implementando diferentes estratégias e contratando especialistas de diversas áreas - desde especialistas em marketing até profissionais do direito para atender seus clientes.

Quando se trata do trabalho em si, Oliver observa ainda que, para ter sucesso em SEO, você precisa aprender a delegar e adotar uma mentalidade baseada em dados:

“Acho que a chave para o sucesso nesta área é ter alguém no comando que seja organizado o suficiente para delegar adequadamente e cumprir os prazos – acompanhe para onde o tempo está indo, como as pessoas estão interagindo com os clientes e se estão se tocando. ter base suficiente e discutir as coisas com os clientes conforme necessário.

Como o SEO geralmente se resume a analisar números e mergulhar em análises complexas, é natural que Oliver acredite que os números também podem contar uma história maior de sucesso:

“Temos uma equipe de dados interna que gosta de encontrar conjuntos de dados exclusivos para nossos clientes, mas também internamente. Eles ajudam a explorar o quão produtivos somos e recomendam maneiras de melhorar nossas operações diárias.”

Como dominar a arte de gerenciamento de tempo e agendamento?

Como já estávamos no tema produtividade e prazos, naturalmente nos perguntamos se existe um segredo para dominar a gestão do tempo na área de SEO. Afinal, Reboot parece sempre encontrar uma forma de aliar a criatividade e o objetivo mantendo tudo dentro dos padrões.

Oliver acredita que a resposta provavelmente está na alocação eficaz de tempo e na dedicação adequada aos seus clientes:

“À medida que começamos a crescer, descobrimos que não era possível prestar tanta atenção em como todos (na empresa) gastavam seu tempo. Começamos a explorar maneiras de melhorar isso. Tivemos algumas pessoas orientadas a dados no mix que tiveram muitas ideias sobre como podemos melhorar as coisas e continuar a torná-las mais eficientes.”

Além das questões internas, Oliver também observou que habilidades adequadas de gerenciamento de tempo também eram necessárias no trabalho com clientes:

“Você tem que contabilizar quanto tempo pode oferecer a cada cliente e precisa ter certeza de que está cumprindo sua promessa, mas também precisa ter cuidado para que não vá longe demais e você gaste muito. tempo em qualquer cliente.”

Resumindo a história: a jornada acabou levando ao teste de um software de controle de tempo para aumentar a produtividade.

Descoberta do Clockify: Levando a produtividade para o próximo nível

Conforme mencionado anteriormente, Oliver e seus colegas lutavam para acompanhar tudo e todos, especialmente quando trabalhavam em contas grandes. A necessidade de gerir o seu tempo e tarefas era evidente e recorreram ao controlo manual do tempo:

“Nos primeiros dias vivíamos bem, porque não éramos tantos. Você pode conversar com todos e ficar conectado. À medida que crescemos, experimentamos planilhas de ponto manuais e arquivos Excel, mas não deu certo. Foi então que decidimos mudar para o Clockify.”

Assim, a jornada começou e eles rapidamente começaram a notar mudanças em suas rotinas diárias.

Recursos do Clockify que a equipe Reboot mais gosta

O ponto de venda foi a intuitividade do Clockify, como diz Oliver. Não houve necessidade de educar ninguém sobre as funcionalidades e recursos do Clockify - tudo era simples, exibido corretamente e pronto para ser usado:

“Você tem uma equipe de tamanho decente e nem todo mundo estará disposto a aprender como fazer software mais avançado. Portanto, ter uma ferramenta que as pessoas pudessem usar era importante e esse foi o caso do Clockify.

Vamos ver quais recursos do Clockify Oliver e sua equipe mais usam.

Recurso nº 1: relatórios resumidos

Oliver observou que os números que a Clockify forneceu por meio de relatórios resumidos provaram ser benéficos para o trabalho com seus clientes. Ter a capacidade de exportar dados e mostrar os resultados para sua equipe e clientes foi crucial para garantir ótimos negócios com clientes:

“Eu diria que isso também nos ajudou a aumentar as contas dos clientes. Somos capazes de demonstrar quanto tempo estamos gastando para fornecer nossos serviços.”

Além disso, Oliver destacou que os relatórios resumidos do Clockify ajudam muito a mostrar a necessidade de mão de obra adicional ao trabalhar em projetos:

“Você pode mostrar, por exemplo, por que precisamos de mais horas para, obviamente, investir mais energia e mais recursos na campanha do cliente. Portanto, em termos de desenvolvimento de negócios, tem sido útil, o que foi inesperado, pois pensamos que o Clockify só seria útil para uso interno.”

Recurso nº 2: cronômetro Pomodoro

Oliver também observou que usar o cronômetro Pomodoro – uma técnica de gerenciamento de tempo baseada em períodos de trabalho focado, que são divididos em intervalos de cinco minutos – provou ser um ótimo antídoto para o esgotamento.

Na verdade, ele rapidamente percebeu que fazer pequenas pausas durante o dia, especialmente em momentos difíceis, ajudava a realizar o trabalho sem estresse adicional.

“Muitas pessoas falaram sobre como tem sido útil poder definir incrementos menores de tempo para concluir algumas tarefas, mas depois dar um passo para trás e fazer uma pequena pausa ao longo do dia.”

Recurso nº 3: Integrações

Além disso, ele afirma que as integrações do Clockify com o Chrome e o Trello foram um grande bônus, já que eles usavam os dois softwares na época.

“O fato de podermos integrar diretamente com as ferramentas de gerenciamento de projetos também foi muito útil e conveniente, pois significava que não estávamos nos esforçando para extrair dados de uma ferramenta para outra.”

Como Clockify ajudou a reiniciar o esgotamento da batalha online

Ao falar sobre gerenciamento de tempo, Oliver abordou o tema do esgotamento profissional e como ele é comum na área.

“O esgotamento é uma coisa real – se você gasta muito tempo trabalhando nas contas dos clientes, isso pode levar ao estresse e ao excesso de trabalho – você está cansado, não é tão criativo, o que é um grande problema se você é um agência criativa.”

No entanto, o uso de um rastreador de tempo ajudou os funcionários da Reboot Online a estabelecer um equilíbrio mais saudável entre vida pessoal e profissional e, eventualmente, perceber que seus níveis de estresse diminuíram:

“Portanto, descobri que, ao equilibrar quanto tempo gastamos com um determinado cliente, podemos fornecer algumas diretrizes à nossa equipe sobre quanto tempo eles devem gastar com determinado cliente. Eles não têm mais esse problema. Portanto, a qualidade de vida dos funcionários da Reboot aumentou dramaticamente.”

Para quem o Reboot Online recomendaria o Clockify e por quê?

Ao encerrarmos a entrevista, Oliver compartilhou algumas idéias sobre o Clockify em geral - ele considera o Clockify especialmente útil para agências de SEO:

“Eu certamente recomendaria o Clockify, em primeiro lugar, para agências de SEO. Qualquer equipe de agência que queira fornecer relatórios mais detalhados aos seus clientes e garantir que eles estejam trabalhando de forma lucrativa e melhorando a produtividade se beneficiará com o uso do Clockify.”

No entanto, embora SEO seja sua área, ele destacou que o valor do Clockify vai muito além do trabalho de qualquer agência de SEO:

“Na verdade, qualquer pessoa que esteja lutando para gerenciar cargas de trabalho ou que esteja procurando aumentar sua produção e eficiência deve procurar o Clockify. Somos uma equipe de mais de 75 pessoas e vimos o Clockify ter um impacto positivo nas pessoas de todos os departamentos, desde nossas equipes de desenvolvimento web e de dados até nossas equipes de design gráfico e RH.”

Visão geral final: Clockify ajudou a reunir pessoas de equipes diferentes

Por fim, Oliver elogiou ainda mais o Clockify – já que a ferramenta ajudou a agendar e conectar pessoas de diferentes equipes.

Ou seja, as contas de alguns clientes exigem que diferentes especialistas e equipes trabalhem juntos em uníssono, o que é essencial para realizar o trabalho.

“Todas essas equipes diferentes que gastavam tempo em uma conta nem sempre coordenavam e sabiam quanto tempo foi gasto em determinadas tarefas. Eles não conseguiam contabilizar essencialmente o trabalho que realizaram em seu faturamento, o que era um grande problema.”

Além disso, muitas vezes faltava coordenação da equipe devido à má comunicação e ao desconhecimento de quanto tempo era gasto em determinada tarefa, até começarem a usar o Clockify:

“Assim, com uma ferramenta como o Clockify, você pode realmente ver entre as equipes em que outras pessoas estão gastando seu tempo e podemos relatar quanto a equipe de dados, por exemplo, gastou com um cliente em um determinado mês. Então, poderíamos canalizar isso para a equipe de conteúdo, você sabe, ajustar ou diminuir a quantidade de tempo gasto nesse lado, se necessário.

Conclusão: o controle do tempo traz benefícios além da captura do tempo

Oliver abordou muitos tópicos em sua entrevista conosco, mas o único ponto que captura toda a experiência é o seguinte: o controle do tempo ajuda muito a garantir o sucesso.

O simples ato de monitorar o tempo não significa muito se for visto do ponto de vista dos dados ou como um simples cronômetro. Se tomarmos o Reboot Online como exemplo, o valor do controle de tempo para eles reside em como os dados coletados são usados ​​e analisados ​​– só então podemos sentir o verdadeiro valor do controle de tempo.

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