Como Rachael McDiarmid usa Clockify para controle de tempo e faturamento

É emocionante finalmente segurar um livro que você queria ler há tanto tempo – mas você já se perguntou por quantos estágios aquele livro passou antes de você colocar as mãos nele?

Do processo de escrita à distribuição e envio, é uma longa jornada até que o leitor possa desfrutar do livro em si. Pelo menos, esse era o caso antes da publicação digital começar a dominar a mídia impressa tradicional.

Embora a indústria editorial esteja em constante mudança (o que pode ser um desafio para as pessoas que fazem parte dela), a Diretora de Serviços de Marketing da RM, Rachael McDiarmid, acha-a bastante emocionante. Na verdade, a principal coisa que ela costumava ter problemas em seu trabalho era controlar o tempo gasto em tarefas e projetos .

Encontramos Rachael no LinkedIn, onde ela mencionou como Clockify a ajuda a monitorar o tempo que ela gasta no trabalho do cliente e a criar faturas para seus clientes, entre outras coisas.

Então, entramos em contato com ela para discutir:

• Como ela começou a trabalhar na indústria editorial,
• Por que ela decidiu começar seu próprio negócio e
• Como ela usa o Clockify para facilitar seu trabalho.

Sem mais delongas, vamos nos aprofundar!

A carreira de Rachael McDiarmid: acumulando conhecimento e iniciando seu próprio negócio

Antes de iniciar seu próprio negócio, Rachael McDiarmid trabalhou em diversas funções diferentes – de vendas e marketing a cargos de gestão. Ao longo do caminho, ela decidiu se especializar em terceirização, consultoria e coaching para autores, editores de livros e distribuidores.

Concluímos, ao conversar com Rachael, que sua jornada para estabelecer seu próprio negócio - RM Marketing Services - foi relativamente longa, mas diversificada e divertida. E tudo começou com a Pergamon Press, onde aprendeu muito sobre o poder do marketing direto e de nicho.

O início de Rachael: iniciando uma carreira na indústria editorial

Rachael atua no comércio de livros desde 1990, iniciando sua carreira na Pergamon Press, onde trabalhou principalmente com recursos educacionais e científicos. Ela adorava suas tarefas diárias e até hoje é conhecida por seu amor por “ todas as coisas acadêmicas ”, como ela disse certa vez.

Desde a Pergamon Press, Rachael começou a construir sua carreira no mercado editorial e atuou em diversas funções:

“Estou na indústria editorial há mais de três décadas. Comecei principalmente em funções de produto e marketing e depois fui para gerenciamento.

Embora tenha trabalhado principalmente em publicações acadêmicas e profissionais, RachaeI também adquiriu ampla experiência em fornecimento de bibliotecas e distribuição de livros — trabalhando com centenas de fornecedores e milhares de editoras, tanto local quanto internacionalmente.

Por mais de 10 anos, Rachael administrou um negócio de distribuição representando cerca de 100 impressoras para o comércio de livros da ANZ (Austrália e Nova Zelândia). Ela também trabalhou em estreita colaboração com Blackwell, YBP e Baker & Taylor.

Enquanto trabalhava no nível de gerenciamento sênior, Rachael começou a pensar em como avançar em sua carreira a partir daí, e um pensamento lhe ocorreu: talvez ela devesse começar seu próprio negócio.

Como surgiu a ideia de iniciar a RM Marketing Services

Embora Rachael tenha passado algum tempo pensando em seu próximo passo na carreira, ela não tinha certeza de que direção seguir.

Dado que ela reuniu todo esse conhecimento e atingiu um estágio em sua carreira em que não havia empregos semelhantes no setor que ela pudesse experimentar, ela se sentiu meio presa.

Felizmente, ela recebeu o conselho certo no momento certo:

“Na verdade, tenho que agradecer a um homem maravilhoso que foi diretor administrativo de uma das grandes empresas daqui. Ele me disse: 'Você é a pessoa com mais conexões na indústria. Por que você não faz sua rede trabalhar para você?'”

Foi então que ela percebeu o que estava faltando na indústria editorial: uma empresa que fornecesse uma solução de terceirização e serviços de consultoria para autores, editores, distribuidores e fornecedores de bibliotecas. Em outras palavras, ela pensou em um negócio que atendesse basicamente qualquer pessoa do setor editorial que precisasse de ajuda com vendas, marketing e distribuição.

E ela era a pessoa ideal para começar esse negócio.

Ela queria usar suas conexões e experiência para ajudar outras pessoas a atingir seus objetivos – seja fornecendo serviços de coaching para autores ineptos em marketing digital ou terceirizando para editoras e distribuidoras de livros.

“Hoje em dia, principalmente no que diz respeito ao marketing digital, há autores que são realmente experientes e autores que não o são, e eles precisam de ajuda com sites e mídias sociais e até mesmo com coisas como boletins informativos e publicidade. Então eu os treino e treino para fazer o que precisam fazer.”

Embora esteja baseada na Austrália, Rachael agora trabalha globalmente e tem clientes de todo o mundo:

“Estou no setor há muito tempo e adquiri muito conhecimento. É bom, você sabe, ter muitos clientes diferentes e fazer muitos trabalhos diferentes.”

Rastreando o tempo no Clockify: a virada de jogo na vida profissional de Rachael

Como ela trabalha com muitas pessoas e presta diversos serviços, Rachael precisava de uma maneira fácil de controlar o tempo gasto em tarefas e projetos para poder faturar seus clientes.

Inicialmente, Rachael acompanhou as horas que dedicava ao trabalho do cliente usando seu calendário e o Excel. No entanto, depois de um tempo, ela percebeu que a maneira como controlava seu tempo não era prática nem rápida o suficiente. Foi então que ela começou a procurar uma solução mais eficiente — como um aplicativo de controle de tempo.

Como Rachael descobriu o Clockify

Na esperança de encontrar o aplicativo certo para suas necessidades, Rachael entrou na Internet e começou a ler resumos e postagens em blogs sobre os melhores aplicativos de controle de tempo. Foi aí que surgiu o Clockify.

“Eu precisava de algo que pudesse me ajudar a controlar o tempo gasto no trabalho do cliente. Então comecei a usar a versão gratuita primeiro, para poder exportar essas informações e relatórios para meus clientes e depois faturá-los.”

Ao criar relatórios no Clockify, Rachael pôde compartilhar todas as informações importantes relacionadas ao projeto com seus clientes, incluindo o tempo gasto em cada projeto ou tarefa e seus custos.

O que levou Rachael a continuar com o Clockify

Com todos os recursos que o Clockify lançou ao longo do tempo, Rachael queria experimentar algumas das opções extras úteis – como arredondamento de tempo e acompanhamento do orçamento do projeto – então ela atualizou para uma versão paga.

O arredondamento de tempo no Clockify ajuda Rachael a manter seus relatórios organizados e organizados, arredondando suas entradas de tempo para cima ou para baixo para os minutos ou horas mais próximos.

Além do arredondamento do tempo, Rachael adora poder acompanhar o orçamento de cada projeto no Clockify.

“Se um cliente me disser: 'Tenho US$ 2.000 para gastar nesta campanha', você terá que acompanhar isso como um projeto para ter certeza de não ultrapassar o orçamento.”

Com as opções de rastreamento de orçamento de projeto do Clockify, Rachael é capaz de:

• Defina o orçamento do projeto e
• Acompanhe quanto do orçamento ela gastou definindo estimativas monetárias.

Manter o controle do orçamento de seu projeto ajuda Rachael a mantê-lo dentro dele.

Recursos do Clockify que Rachael mais gosta

Nesta seção, exploraremos os recursos do Clockify que Rachael mais usa - tanto para acompanhar seu trabalho quanto para faturar seus clientes de maneira fácil.

Recurso nº 1: Faturamento

O faturamento pode ser um processo tedioso e bastante difícil, especialmente se você tiver muitos clientes diferentes.

O que Rachael mais gosta no Clockify é que ela pode facilmente adaptar cada fatura de acordo com as necessidades de seus clientes:

“Clockify salvou minha sanidade, principalmente porque tenho muitos clientes – os clientes terceirizados e depois as consultorias. E existem taxas diferentes para as coisas, então ter que gerenciar tudo isso e fazer o faturamento é, hum, é um desafio.”

Recurso nº 2: Alertas

Quando se trata de acompanhamento do orçamento e estimativas do projeto, Rachael diz que gosta particularmente do recurso Alertas:

“Ele me envia uma notificação de que meu projeto atingiu 25%, 50%, 75% ou qualquer porcentagem do tempo estimado que defini anteriormente.”

Dessa forma, Rachael consegue cumprir o orçamento do cliente e não ultrapassar o prazo combinado.

Recurso nº 3: tags

Como Rachael trabalha em muitos projetos e tarefas, poder rotulá-los é útil. Então ela usa o recurso Tags para organizar seu trabalho.

Ela também pode usar tags para filtrar seus relatórios e encontrar exatamente o que precisa com base em palavras-chave.

Benefícios de usar Clockify para trabalho

Como alguém que agora não consegue imaginar seu dia a dia sem usar o Clockify, Rachael compartilhou conosco os benefícios que descobriu ao usar este aplicativo para trabalhar.

Benefício nº 1: Clockify é eficiente e fácil de usar

Quando você tem tanto trabalho quanto nossa entrevistada, Rachael - o que geralmente é muito - é essencial usar um aplicativo confiável para ajudá-lo a realizar seu trabalho com mais eficiência.

Clockify ajuda Rachael a concluir todas as tarefas relacionadas ao cliente com muito mais rapidez:

“É uma economia absoluta de tempo. Ele faz tudo o que alguém como eu precisa, desde relatórios aos meus clientes até a criação de faturas e registro de despesas de trabalho. Oh meu Deus, eu simplesmente adorei!”

Quando começou a usar o Clockify, Rachael também percebeu como ele era prático e fácil de usar.

Em comparação com antes, quando ela fazia todas essas tarefas da maneira mais difícil usando o Excel, Rachael agora tem dias de trabalho mais produtivos.

Benefício nº 2: Clockify é incrivelmente acessível

Um dos maiores pontos fortes do Clockify é que ele é extremamente acessível, considerando que oferece muitos recursos excelentes.

“Você pode fazer todas essas coisas diferentes em um aplicativo. Tem uma boa relação qualidade/preço.”

Como acrescenta Rachael, ter um aplicativo barato de controle de tempo que também ajuda a criar relatórios e faturas rapidamente é definitivamente um salva-vidas - especialmente para freelancers ou pessoas com orçamento apertado.

Benefício nº 3: Clockify oferece ótimo atendimento ao cliente

Quando você usa um aplicativo, é sempre uma grande vantagem se ele fornecer um bom suporte ao cliente, porque você nunca sabe quando encontrará algum tipo de complicação ou problema menor.

Quando algo assim acontece, você geralmente não tem muito tempo para tentar consertar o que deu errado – você precisa de ajuda imediatamente.

Um bom atendimento ao cliente é outro benefício que vem com o Clockify, algo que Rachael percebeu desde o início:

“Tive que fazer uma pergunta porque algo não estava aparecendo em um relatório e apenas porque não havia preenchido uma determinada parte ao montar um novo projeto. E o atendimento ao cliente foi excelente. Eles apenas garantiram que eu soubesse o que estava fazendo o suficiente para nunca mais cometer esse erro. Esse tipo de coisa também torna o Clockify agradável de se trabalhar.”

Para quem Rachael recomendaria o Clockify e por quê?

Como Clockify realmente mudou sua vida profissional para melhor, Rachael aproveita todas as oportunidades para compartilhar suas experiências com outras pessoas - tanto dentro da indústria editorial quanto fora dela:

“Outro dia eu estava conversando com alguém que está começando seu próprio negócio. Como eles trabalham com muitas pessoas diferentes e procuram uma maneira fácil de gerenciar relatórios e faturas, eu disse a eles: 'Vocês precisam deste aplicativo. Isso tornará sua vida muito mais fácil!'”

Como o Clockify oferece muito – desde o controle do tempo até a criação de relatórios – Rachael o considera muito útil para quem trabalha com muitos clientes e tem vários projetos e tarefas que precisa monitorar.

Ela também recomenda o Clockify para pessoas que não querem gastar muito dinheiro em um aplicativo de controle de tempo, pois é realmente acessível.

Por último, mas não menos importante, Rachael acredita que o Clockify pode ser benéfico para freelancers ou pessoas em geral que não têm equipe e fazem seu próprio faturamento manualmente.

Concluindo: usar o aplicativo de controle de tempo certo torna ainda mais agradável fazer o que você ama

Embora Rachael adore seu trabalho e o ache divertido e diversificado, reportar-se a vários clientes e acompanhar tantos projetos diferentes não é fácil. Para ser mais preciso – não foi fácil. Pelo menos não até que ela começasse a usar a ferramenta certa de controle de tempo.

Agora que ela usa o Clockify para controlar seu tempo, mas também para criar relatórios e faturas para seus clientes, Rachael percebe quanto tempo e energia ela desperdiçava tentando fazer tudo sozinha.

Se você é uma daquelas pessoas que tem dificuldade em controlar seu tempo e projetos, não se preocupe. Com um pouco de ajuda, você pode resolver esse problema facilmente.

Apenas certifique-se de encontrar a ferramenta de controle de tempo certa que atenda a todas as suas necessidades.

️ Você tem histórias interessantes sobre aplicativos de controle de tempo e como eles melhoraram sua vida profissional? Sinta-se à vontade para compartilhar suas idéias em [email protected], e poderemos escrever um blog sobre isso. Além disso, não se esqueça de compartilhar este artigo com alguém que possa considerá-lo útil.