O que é um Pedido de Compra? Como criar o seu próprio?

Em relação ao gerenciamento de fornecedores, você precisará de um determinado produto ou serviço para operar sua pequena empresa, portanto, entre em contato com seus fornecedores e diga a eles o que precisa. Eles oferecem isso. Você os paga por isso.

Parece muito fácil? Sim, o processo de compra de produtos pode ser mais complicado do que a descrição. Pode haver problemas de pagamento, falta de fornecimento, falhas de comunicação que resultam em remessas incorretas e interrupções de agendamento.

No entanto, adquirir serviços de vendedores confiáveis ​​de maneira contínua e oportuna não precisa ser bom para ser verdade - pode ser possível, e a escolha de ordens de compra pode ajudar. É por isso que você deve seguir atentamente este artigo abaixo O que é um pedido de compra e como criar o seu próprio?

O que é um pedido de compra?

Definição

Um pedido de compra, também conhecido como PO, é um documento oficial enviado por um comprador que se compromete a pagar ao fornecedor a venda de determinados bens ou serviços a serem enviados no futuro.

O benefício que o comprador obtém é a capacidade de fechar um pedido sem pagamento imediato. Do ponto de vista do fornecedor, uma PO é um método para fornecer crédito aos compradores sem risco, porque o comprador é obrigado a pagar quando os bens ou serviços forem enviados.

Cada PO inclui um número exclusivo anexado que ajuda os compradores e fornecedores a acompanhar a entrega e o pagamento. Um PO geral está comprometido em comprar continuamente bens ou serviços até que um máximo específico seja alcançado.

Exemplos

Diferentes tipos de pedido de compra

1. Pedidos de compra padrão

As ordens de compra padrão são as mais populares e reconhecidas. Nesse caso, o comprador é claro nas informações de compra e pode determinar qual produto ou serviço está comprando, o número, os prazos de entrega e as políticas de pagamento.

Por exemplo, uma empresa com poucos cartuchos de impressora pode fechar um pedido de compra padrão, pois sabe exatamente quanto precisa e quando precisa obtê-lo.

2. Pedidos de compra planejados

Ao fazer um pedido de compra planejado, um comprador prevê as demandas futuras de sua empresa para o produto em questão, fazendo um pedido de compra com antecedência. Nessa situação, informações como o produto, o preço e as políticas de pagamento são conhecidas, mas o número é baseado em um palpite e a data de envio é provisória.

Por exemplo, se a mesma empresa que está com poucos cartuchos de impressora fizer um pedido de compra planejado, o comprador estimaria o número de cartuchos de impressora de que precisa com um cronograma de entrega mais flexível.

3. Pedidos de compra gerais

Com um pedido de compra aberto, um comprador faz vários pedidos ao mesmo tempo para negociar descontos de preço.

Por exemplo, se a mesma empresa pode negociar um acordo vantajoso comprometendo-se a fazer muitos pedidos de cartuchos de impressora e papel de um fornecedor, eles podem pensar em usar um pedido de compra geral para obter esses produtos.

4. Pedidos de compra do contrato

Um pedido de compra por contrato é considerado a variação mais formal. Nessa situação, o comprador e o fornecedor assinam um contrato sobre os termos do comprador antes que um pedido de compra referente ao contrato seja liberado. Esse tipo de ordem de compra oferece a maior proteção legal para os envolvidos.

Por exemplo, se a mesma empresa assinar um contrato com seu fornecedor descrevendo os produtos, número, preço e cronograma de entrega das mercadorias prometidas e acompanhar um pedido de compra padrão, essas empresas permanecerão sob um contrato de pedido de compra.

Ordem de compra x fatura: quais são as diferenças?

Os compradores criam os pedidos de compra e os fornecedores criam as faturas. Os fornecedores podem enviar uma fatura como método de cobrança - onde houver condições de pagamento específicas ou enviar uma fatura com saldo zero como forma de registrar que um pagamento foi confirmado para o pedido.

Tanto os pedidos de compra quanto as faturas incluem os mesmos detalhes, como endereço de cobrança e destino de envio. As faturas geralmente fazem referência ao número do pedido de compra, com a presença de um número de fatura para esclarecer que ambos os documentos estão associados e correspondem entre si. A principal diferença é que as informações do pedido e as informações técnicas adicionais contidas no pedido de compra não são adicionadas à fatura.

Dê uma olhada no exemplo a seguir:

John, o comprador, obteve informações de um departamento de sua organização: solicitando novos monitores para os computadores do escritório. Ele faz o pedido de compra que mostra o número e os requisitos detalhados para os monitores.

A empresa que vende os monitores recebe o pedido. Quando eles confirmam que podem fornecer o pedido, eles passam o pedido e recebem o pagamento, ou enviam a mercadoria esperando que o pagamento seja baseado nas últimas condições de pagamento acordadas. Quando o pagamento é recebido, ocorre o atendimento do pedido, e os monitores são entregues com a data de entrega e os detalhes de rastreamento, e John recebe a fatura.

A fatura identifica o pagamento enviado antes da entrega da mercadoria ou consiste na data de vencimento do pagamento, caso o dinheiro não tenha sido enviado primeiro. John verifica a fatura para garantir que ela corresponda ao pedido de compra e verifica a guia de remessa para garantir que todos os produtos pedidos foram recebidos e que o pagamento é emitido apenas para mercadorias encomendadas e recebidas, em um processo chamado de correspondência de três vias.

As ordens de compra são muitas vezes confundidas com outros tipos de documentos. É essencial conhecer as discrepâncias entre pedidos e contratos, discrepâncias entre ordem de compra e ordens de serviço e discrepâncias entre ordens de compra e ordens de venda.

Funções dos pedidos de compra

O comprador opta por encomendar produtos do fornecedor

Antes que um pedido possa ser fechado, o comprador deve esclarecer uma necessidade que o item ou serviço do fornecedor pode atender. Durante esta fase, o comprador deve certificar-se de quais bens ou serviços são necessários, quantos itens eles precisam (se possível) e quando eles precisam.

Por exemplo, se você precisar encomendar novas caixas para entregar seus pedidos de produtos aos consumidores, calcule o número de caixas que você precisará e o tempo necessário.

Digamos que você tenha um feriado esperado chegando; você pode olhar para o pedido de caixa do ano anterior e multiplicá-lo pelo seu crescimento estimado neste feriado para pedir a quantidade exata.

O comprador elabora pedidos de compra e envia ao fornecedor para aprovação

Com os detalhes acima, o comprador deve delinear o pedido de compra e enviá-lo ao fornecedor para aprovação. Ao enviar o pedido de compra a um fornecedor, mostre que é necessária aprovação para garantir que o processo esteja dentro do cronograma.

Idealmente, a resposta deve chegar a tempo de entregar os bens ou serviços no prazo ou dar ao comprador tempo suficiente para obtê-los de outro fornecedor.

A partir do exemplo acima, quando você tiver esclarecido um vendedor que pode fornecer suas caixas, saber quantas caixas você precisará e quando precisará delas, poderá usar essas informações para redigir seu pedido de compra.

O fornecedor revisa o pedido de compra e confirma se pode atender à solicitação

Quando o fornecedor recebe o pedido de compra, depende dele revisar a solicitação e verificar o estoque ou disponibilidade para confirmar se pode ser atendido até a data de vencimento da compra.

Na circunstância do envio da caixa, o vendedor revisou seu pedido e, após revisar seu estoque e capacidade de entrega, identifica que pode atender sua solicitação.

Aprovação do pedido de compra

Se o fornecedor puder atender à solicitação conforme orientado pelo comprador, ele aprovará o pedido de compra e tornará legal a vinculação.

Como a empresa de caixas pode atender sua solicitação, eles enviam uma cópia aprovada do pedido de compra para você fazer a confirmação.

Realização do produto ou serviço

Após a aprovação do pedido de compra, o fornecedor assume a responsabilidade de fornecer os bens ou serviços conforme acordado. Durante esta etapa, eles podem criar e enviar uma fatura ao comprador para a quantidade no pedido de compra. A fatura deve recapitular quais produtos foram oferecidos, quantidade relevante e valor devido.

Por exemplo, após aprovar o envio de caixas, você deve obter o pedido atendido e uma fatura da quantidade em dívida. Este vendedor tem prazo de pagamento líquido de 30, com expectativa de pagamento em até 30 dias após a emissão da nota fiscal.

Fatura paga

Durante esta etapa final, a responsabilidade do comprador é pagar a fatura de acordo com as condições de pagamento do fornecedor.

Depende do comprador enviar o pagamento da fatura com as condições de pagamento aprovadas.

Como criar um pedido de compra?

Deseja criar seu pedido de compra? Aqui está o que você precisa incluir:

• Cabeçalho - Mostre as informações da sua empresa, incluindo o nome da empresa, localização da empresa, data do pedido de compra e número do pedido.
• Informações do vendedor - Inclua o destinatário adequado para o pedido de compra. É aqui que você coloca o nome da empresa fornecedora, seu nome de contato detalhado e o endereço da empresa fornecedora.
• Enviar para - Identifique onde o pedido deve ser entregue, qual é o método de entrega, os termos de envio e a data de envio provisória.
• Informações do pedido - Para cada item incluído no pedido, forneça um item de linha com o código do produto ou número SKU, nome ou descrição do item, número de unidades necessárias, preço por unidade e data de envio de cada produto.
• Resumir - Finalize o pedido de compra oferecendo um subtotal, quaisquer descontos aplicáveis, impostos, taxas de envio e total geral.

Resumo

Por meio deste artigo, esperamos que você possa entender a definição de um Pedido de Compra e como criá-lo. Também incluímos o conhecimento sobre a diferença entre um pedido de compra e uma fatura para você.

Deixe qualquer dúvida que tenha na caixa de comentários; estamos aqui para ajudá-lo e apoiá-lo. Sinta-se à vontade para entrar em contato conosco.